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TEMA 7
CONCEPTO DE DOCUMENTO. CLASIFICACIÓN.
A.- Concepto de documento Etimológicamente, la palabra “documento” procede del latín “docere” que significa “ enseñar” y de este verbo deriva “documentum”, “lo que se enseña”. Por tanto, documento es “ cualquier cosa que enseña, instruye o da noticia de algo, con independencia de cuándo haya sucedido ”. Según esta definición un documento es un pliego escrito, una piedra tallada, una grabación, una película, etc. En este sentido amplio, el concepto de documento puede identificarse con el de fuente de conocimiento e información. Si descendemos un poco en la definición para hacerla más concreta e incluirla dentro del ámbito de estudio de la Diplomática, podemos decir que documento es “ la noticia escrita de un acontecimiento ” que según su contenido, modo de plasmación y la finalidad que persiga se engloba en la siguiente tipología general: 1.- Documento histórico. Es el testimonio escrito que da noticia de un hecho sin tener fuerza legal. Son ,por ejemplo, las crónicas, los anales o las biografías. Son las llamadas fuentes narrativas para la Historia. 2.- Documento jurídico – administrativo. Son la representación escrita de las relaciones políticas, jurídicas, sociales y administrativas establecidas entre los hombres, tanto a nivel particular como oficial; por ejemplo, los documentos de tipo económico, padrones, deslindes de tierra, etc. Pueden conservarse en un archivo o circular por cualquier oficina pública o privada o, incluso, estar en poder de los particulares. Son las fuentes documentales. 3.- Documento diplomático. En él encontramos una subdivisión:
- Documento diplomático estricto Teodoro Sickel ( 1867 – 1968 ) lo define como “ el testimonio escrito redactado según una forma determinada ( que varía según las circunstancias de la persona, el lugar, la época y el negocio ) sobre un hecho de naturaleza jurídica “.
- Documento diplomático lato o en sentido amplio Que es cualquier escritura de carácter legal, histórico y administrativo que existe en los archivos y tiene alguna relación con los documentos propiamente dichos. Por ejemplo, proyectos de leyes, órdenes, minutas y borradores, relaciones de noticias y sucesos, cartas, solicitudes, cuentas, informes, etc, todos los cuales, de forma indirecta o parcial, pueden ser objeto de la Diplomática. Todo documento escrito implica: a) Un soporte o vehículo sustentador y transmisor del mensaje o asunto ( texto). Estos soportes pueden ser duros : lápida de mármol, bronce, arcilla, madera, de cuyo estudio se encarga la Epigrafía y soportes blandos como pergamino, papel, papiro, etc que entran en el estudio de la Diplomática. b) Un contenido textual gráfico expresado como lenguaje, vocabulario, escritura, estilo o fórmulas de acuerdo con su naturaleza, de su importancia y en relación
directa con la época, cancillería, notaría, el lugar, el ambiente cultural, el autor y el destinatario. c) Determinada finalidad e ideología. B) Clasificación de los documentos Podemos establecer numerosas clasificaciones dependiendo del criterio adoptado. Así, podemos dividir los documentos según las diferentes personas o instituciones de que procedan, la naturaleza de su contenido, su forma externa, los efectos jurídicos que producen, la nomenclatura empleada en diferentes épocas, los sistemas de tradición y conservación, la organización de las oficinas expendedoras, etc. Sin embargo, las dos clasificaciones más frecuentes son las que se fundamentan en los efectos jurídicos del documento y en la categoría de los autores del mismo. 1.- Por su naturaleza jurídica los documentos se dividen en: a) Dispositivos. Son aquellos que expresan un acto de voluntad de una persona pública o privada. Su carácter dispositivo se desprende, en numerosas ocasiones, de la propia redacción del documento. En ella el autor “ dispone ”, “ manda ”, “ ordena ” creando una situación jurídica nueva que, de otro modo, no podía nacer ni quedar establecida. b) Administrativo. Destinados a dar órdenes o impulsar tramitaciones en curso. c) Descriptivos. Que son relaciones, noticias institucionales o inventarios. d) Mixtos. Que contienen testimonios de hechos jurídicos, como las notificaciones y los pregones. e) Documentos de prueba. Son los que dan testimonio de haber realizado un hecho o acto de carácter jurídico o de haber producido los efectos esperados de tal hecho o acto. 2.-Por la categoría del autor acto jurídico (institución que los crea):
- Documentos públicos. Son los que emanan de las autoridades públicas investidas de la competencia necesaria para expedir documentos en el ejercicio de su función pública. Así, por ejemplo, son documentos públicos cuando un gobernante da una ley pues afecta al derecho general o cuando un Rey concede a una persona una determinada gracia aunque el destinatario y el asunto en cuestión sean algo particular. Así un privilegio real es, de por sí, un documento público y solemne aunque su contenido puede afectar a una persona.
- Documentos privados. Son los que se refieren a asuntos de derecho privado y están escritos no por mano de cualquier sino de un notario o escribano. Es posible, pues, que documentos procedentes de personas públicas, pero que se refieran a asuntos particulares y estén redactados en la forma correspondiente a estos, sean documentos privados y no públicos; por ejemplo un contrato entre particulares. El problema a la hora de establecer la división entre documentos públicos y privados se plantea cuando tratamos de definir quién es autoridad pública y quién no. Sobre el Papa, el Emperador o el Rey no hay discusión. Esta surge en torno a las autoridades intermedias tanto del ámbito civil ( nobles, señores, municipios,…) como en el eclesiástico ( obispos, abades, cabildos, …). La solución no es fácil y habrá que estudiarla en cada caso concreto. 3 .- Por las formalidades utilizadas, los documentos pueden ser: a) Solemnes si cuentan con los elementos que le dan soberanía como los símbolos y las fórmulas de autoridad. Por ejemplo un Privilegio Rodado o una Bula. b) Simples si carecen de signos de solemnidad, aunque contengan los de autoría o función como la firma del notario. Por ejemplo una escritura de compraventa, un memorial, etc.
2.- El destinatario o destinatarios. Si el acto o negocio contiene contraprestaciones o derechos para ambas partes, cada uno de ellos será, a la vez, autor y destinatario. Por ejemplo en las escrituras de compraventa o permuta; ambos tienen un derecho ( la casa y el dinero) y a ambos se les dirige una acción, uno recibe un bien y otro el dinero. Cuando estos actos o negocios se ponen por escrito se necesita de una persona o institución especializada que lleva a cabo todas las etapas de la tramitación del asunto o negocio. Esta persona o institución se conoce como rogatario y pueden una o varias personas o bien una institución cuya principal actividad sea la confección y libranza de documentos escritos. Las dos primeras personas, es decir, las partes creadoras de un determinado negocio jurídico se denominan “ actor ” y “ destinatario ”. Aparecen integrados dentro del propio documento. El actor o autor aparece incluido en la intitulación y el destinatario en la dirección. El rogatario , es decir, la persona o institución que ha puesto por escrito el negocio también aparece dentro del documento, normalmente en el escatocolo del documento y puede ser el canciller, el notario o el escribano. Las funciones que son propias de los otorgantes, es decir, del actor y destinatario quedarán concretadas en la realización de la actio ( negocio jurídico). La del rogatario se encierra en la conscriptio o redacción. Cuando hablamos de génesis documental, es decir, del proceso creador de un documento escrito no podemos olvidar que lo que pretendemos es dejar constancia por escrito de un negocio jurídico, constancia que puede ser establecida por ley o el resultado de la libre voluntad de los otorgantes. La actio Llamamos actio a la creación o establecimiento de una determinada situación jurídica, la modificación y extinción de otra ya existente. Es decir, la acción o actuación de la parte o partes interesadas en aquella creación, modificación o extinción. La actio es el proceso creador; comienza siempre con una declaración de la voluntad de la persona que desea otorgar un negocio jurídico. Esta declaración de voluntad cuando emana de una institución investida de autoridad, constituirá un acto de gobierno o de administración. Pero cuando la declaración de voluntad emana de una persona o institución privada es la manifestación de un deseo o de la necesidad de otorgar un negocio. En este caso, el interesado puede manifestar su voluntad siguiendo dos procedimientos diferentes para dirigirse a la autoridad cuya competencia pueda satisfacer su pretensión. En el primer caso la declaración de voluntad adopta la forma de ruego, súplica o, simplemente, petición. En el segundo, se reduce a una simple declaración de voluntad que puede ser única, como en el caso del testamento o del otorgamiento de un poder, o doble y recíproca como en los supuestos de contratos bilaterales “ otorgo e conosco …”. En la actio podemos encontrar una serie de fases distintas que provocan el nacimiento del acto jurídico o que participan de él. Entre las primeras tenemos la petitio y la intercessio, y entre las segundas la interventio y la testificatio.
- La petitio Es la petición motivada, escrita u oral y presentada o dirigida a una autoridad por el futuro beneficiario de un acto o por su representante para que se tome en su favor una decisión. Es lo que hoy conocemos como solicitud o instancia.
La petitio puede hacerse de dos formas: como simple y llana petición o como “memorial”, es decir, un escrito por el que se pide algo alegando méritos o motivos como fundamento de la pretensión solicitada. Tanto la solicitud como el memorial quedaban incorporados al cuerpo del documento original, cuando este se otorgaba, integrando parte de su exposición. Tanto la petición como el memorial recogen las partes esenciales de cualquier documento y que podemos dividir en cuatro:
- Recoge los dos elementos personales que intervienen: el peticionario , interesado o su representante y la autoridad ante quien se eleva la petición; ambos quedan integrados, como en cualquier otro documento, en la intitulación y en la dirección del escrito.
- Los motivos que inducen al peticionario a presentar su instancia que formarán luego la exposición documental y que, en el caso de los memoriales, irá enriquecida con la enumeración o mención de méritos, títulos y demás circunstancias que pueden avalar la petición.
- El contenido de la petición que formará el cuerpo del documento de solicitud. El contenido se termina con la súplica propiamente dicha, en la que se reitera y resume lo anteriormente expuesto. A partir del siglo XVIII estas súplicas aparecen de forma destacada del resto del texto. Para ello se acostumbraba a sacar fuera del cuerpo del texto y poner al margen la palabra “ suplico”, “suplica a V. S.” o “ suplica a Vuestra Merced”, escribiéndola con letras versales o mayúsculas.
- Finalmente, el escrito de petición se cierra con la data completa ( lugar, día, mes y año) y las suscripciones. La petitio o peticiones tienen su origen en el mundo romano cuando los interesados en obtener alguna gracia del Emperador debían entregar en el despacho de la Cancillería unas preces formuladas según modelos establecidos. De la Cancillería romana pasó a la pontificia y de aquí a la imperial y a la real. Desde el siglo XIII las peticiones o súplicas se fueron conservando y coleccionando, ya en original, ya en copia, ya en resumen. Entre ellas destacan las series de preces conservadas en el Archivo Vaticano con un total de 7.000 volúmenes que arrancan desde el siglo XIV. En España contamos con interesantes series de súplicas como las conservadas en el Archivo de Indias en las que se pedía licencia para embarcar con rumbo a América. También son interesantes las súplicas que se han conservado en el Archivo de Simancas en la sección “Cámara de Castilla” y que pertenecen a los siglos XV y XVI. La intercessio Las peticiones o súplicas rara vez eran presentadas por elpropio interesado. Este se buscaba para presentarla y recomendarla a algún intermediario, surgiendo así esta segunda fase de la actio. Los intercesores solían ser personas que estaban cerca de quien había de resolver la súplica: familiares del Rey, servidores, personajes civiles y eclesiásticos y, más tardíamente, funcionarios de la administración. Esta intercesión, recomendación o mediación que se hacía por escrito, era después incorporada al documento definitivo. Dado que estas recomendaciones favorecían la incorporación al documento de datos falsos y abusos fueron suprimidas y prohibidas bajo rigurosas penas. Más adelante, en lugar de estas recomendaciones se acostumbró a recabar un informe oficial acerca del asunto. Aparecen así y se incorporan a la actio otras personas que no son ni el peticionario ni el dador, pero cuya intervención es condición indispensable para que el proceso no se paralice. Como hemos visto la intervención de estas personas se produjo al principio como consulta ocasional y privada que el Rey hacía antes de atender la petición o súplica. Más adelante, esa consulta se convirtió en habitual y reglamentaria y
escrito. Distintas fórmulas documentales aluden a la orden de expedición que suelen aparecer en expresiones como “ que quise hacer esta carta”, “ mandó hacer”, “ por mandato de mi señor el rey” o “ rogado, escribí y suscribí”. 2.- Minuta o borrador ( imbrevatio) A la Iussio o rogatio sigue, necesariamente, lo que pudiéramos llamar hechura o confección del documento, es decir, un escrito donde debía expresarse el negocio jurídico mediante fórmulas exactas que no diesen lugar a interpretaciones ambiguas del asunto que se trata de documentar. Esta es la razón por la cual antes de la redacción definitiva del documento se hacía un escrito preparatorio del mismo. Un borrador es un proyecto informal de redacción de un texto al que se pueden aportar todas las correcciones necesarias. En la documentación privada, estos borradores son notas muy breves que recogían las partes esenciales del contrato escritas, a veces, en el dorso o en alguno de los márgenes del propio pergamino sobre el que, posteriormente, un amanuense escribiría la redacción definitiva del documento. Desde el siglo XII, los notarios comenzarán a escribir sus notas no ya en el dorso o en el margen del pergamino, sino en una hoja aparte llamada “ minuta”. La minuta en la Baja Edad Media, puede ser definitiva como la primera redacción de un acto cuyo texto se establece de tal manera que puede servir para la expedición del acto. Las minutas de un notario se reúnen formando minutarios; estas se asientan, normalmente, en un registro que recibe también el nombre de minutario. En la Cancillería pontificia existieron minutas desde el siglo IX. Las minutas notariales hacen su aparición a mitad del siglo XII en Génova, las de la Cancillería real a lo largo del siglo XIII como piezas sueltas y los registros de minutas no aparecen hasta el siglo XIV. 3.- El mundum, documento definitivo ( ingrossatio) Una vez que la minuta había sido revisada, corregida y aprobada por el funcionario competente, se procedía a ponerla en limpio, lo que ya era obra de un escribano, personaje distinto del que realizó la minuta. A este documento nuevo, en limpio, sólo le falta para estar completo la fecha de otorgamiento y los signos de su validación que en cada caso requiera la Ley, normalmente suscripciones y sellos. 4.- La lectura, reconocimiento o recognitio Una vez puesto en limpio, el documento debía ser revisado para comprobar que su redacción era correcta y que respondía a las intenciones de su autor. La recognitio ( reconocimiento) de Cancillería es una suscripción de la Cancillería hecha por un oficial que declara hacerse responsable del documento y añade una señal, normalmente, una rúbrica. Todavía se sigue esta práctica notarial, haciendo constar en las escrituras haberse verificado su lectura por las partes o por el notario. Por ejemplo, en la constitución de una hipoteca, en una compraventa o en la lectura de un testamento. 5.- Registro o registratio. Procedimiento que consiste en transcribir, de forma íntegra o en extracto, el texto o el contenido de los actos, a medida que son expedidos o recibidos. 6 .- Validación o Validatio Esta fase de la conscriptio tiene una triple manifestación: la de los signos y suscripciones o firmas y los sellos con se cerraba el texto documental para darle fuerza de derecho.
- Las suscripciones o firmas son las fórmulas por las cuales las partes, los testigos del acto jurídico o del acto escrito y el escribano marcan la participación que han tenido en dicho acto y manifiestan su voluntad personal su consentimiento o su presencia. Al principio eran autógrafas, aunque después generalmente escritas por el rogatario, las suscripciones comportan con frecuencia, la palabra “subscripsi”, completa o abreviada y, a veces, bajo una fórmula de la forma “ Yo N que hice esta venta, la rogué, escribí t suscribí” o “N, notario, a ruego de NN escribí, completé y suscribí”. La suscripción notarial es la fórmula por la cual un notario se nombra, indicando la parte que ha tenido en la puesta por escrito del acto, responsabilizándose del mismo, particularmente, por la aposición de su signo manual para darle su valor auténtico. En ciertas Cancillerías, como la francesa, la signatura real era, a veces, trazada por un oficial especialmente encargado de esta misión; era el llamado “ secretario de la mano”. Desde mediados del siglo XIV se generalizan las firmas autógrafas, tanto reales como particulares. En los documentos reales hispanos es frecuente que los monarcas firmen expresando su título “ Yo el Rey”.
- El signo que es la marca personal que se inserta o que se permite poner por las partes o los testigos de un acto. A menudo, el signo es una cruz autógrafa que precede o acompaña a la suscripción trazado por la persona que no sabía o no podía escribir. Era un sustituto de la suscripción. A veces, en lugar de consistir en una cruz, el signo manual es un monograma o figura compuesta de letras dispuestas según un dibujo más o menos geométrico. Un signo de validación es la Rota, figura de forma circular, propia de ciertas Cancillerías ( pontificia, algunas eclesiásticas, la Normanda de Sicilia y la de los reinos hispánicos occidentales) dibujada al pie de ciertos documentos solemnes como el Privilegio pontificio y el Privilegio Rodado para darle un suplemento de solemnidad y validez.
- El sello de validación tiene como fin dar garantía de autenticidad al documento. El sello es el elemento esencial y último de la validación. Sólo quien guarda la matriz, a menudo el canciller, el protonotario o guarda – sellos en la Cancillería aragonesa, puede, aponiéndolo, dar plena validez al acto y, en consecuencia, el sellado esta muy reglado. En el siglo XVII se introdujo el papel sellado para todo instrumento público, implantándose por la ley de 15 de Diciembre de 1636. 7 .- La taxatio o tasación Es la operación por la cual se estimaba, tras la tarifa y, según las modalidades de cada Cancillería, la tasa que había que pagar por el derecho de sello y otras tasas como el registro o la iluminación de los documentos más solemnes. 8 .- Traditio o entrega En realidad, se trata de una fase que sale ya del ámbito de la conscriptio propiamente dicha pero sin la cual ésta no serviría para nada, pues el documento no surte efectos hasta ser recibido de algún modo por aquel a quien va dirigido. Tras el pago de los derechos correspondientes o la promesa de abonarlos, los documentos eran entregados a los destinatarios o a sus representantes. C.- LA TRADICIÓN DOCUMENTAL. LOS ORIGINALES Y SUS CLASES. LAS COPIAS Y SUS CLASES. REGISTROS Y CARTULARIOS. LOS FALSOS
Entre el original y la copia podemos encontrar una serie de clases intermedias que participando de la naturaleza de los dos, parecen estar más cerca del original. Se elaboran a instancia del interesado para sustituir a otro, bien porque se ha perdido ( por hurto, incendio, humedad, polilla) o bien porque se quiere tener otro ejemplar; por consiguiente, estos documentos, cronológicamente, son posteriores al original primitivo. Estos documentos situados entre originales y copias pueden ser de cuatro categorías: 1.- Ampliación o reexpedición. Es un duplicado revestido de formalidades suficientes para que tenga carácter de autenticidad pero varía en algunos detalles externos y en la fecha que es posterior a la del original. 2.- Renovatio o reparatio scripturae. Es un documento que se hace para sustituir a otro perdido. Estas pérdidas son un hecho explicable y frecuente en la historia de la documentación escrita y que se dan en todas las épocas: por hurto, incendio, deterioro, etc. 3.- Inserción. Es un tipo de renovación que solía hacerse en los casos en que el original no estuviese perdido y consistía en una reproducción íntegra en el nuevo documento, es decir, la inclusión total o parcial en otro documento con algunas variaciones formales y fecha posterior a la de la expedición. Este tipo tiene la misma o mayor autoridad que la que tuvo el original. En la documentación española suelen aparecer inserciones en: a.- Documentos insertos para justificar, renovar, confirmar, ampliar o delimitar un derecho ante la Cancillería regia o los tribunales de justicia. b.- Poderes que se exhiben como garantía de un mandato para intervenir en cualquier negocio o acción.
- Consentimiento o licencia marital.
- Credenciales.
- Documentos soberanos que se muestran para exigir su cumplimiento.
- Testimonios de autos y diligencias en materia procesal. 4.-Confirmaciones. Son documentos no originales que sirven para ratificar acuerdos consignados en documentos anteriores a fin de mantener su fuerza jurídica y su vigor legal. En realidad es una clase de inserción. Cuando el documento que se quiere confirmar se introduce total e íntegramente, se le denomina “ confirmación in extenso ”, mientras que cuando se hace sólo parcialmente y de forma fragmentaria recibe el nombre de “ confirmación in exentia ”. Las confirmaciones pueden hacerse bien por el mismo autor que concedió el primitivo documento, bien por su sucesor o por una autoridad superior. C) Las copias y sus clases El término copia, según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, se define como el “traslado o reproducción de un escrito”. En Diplomática, se denomina “copia” a la “ transcripción literal de un texto anterior”. Ambas definiciones tienen la misma finalidad: trascribir, trasladar o reproducir, es decir “llevar un texto de un documento a otro”. En la Edad Media solía denominarse como “exemplar”, “exemplum”, “transumptum” y “transcritum”. Atendiendo a su mayor o menor relación con el original y a su valor jurídico, podemos encontrar dos tipos de copias: 1.-Copia auténtica. Son aquellas que poseen un cierto valor probatorio que le viene dado por la autoridad de la persona que las hace o las manda hacer. Pueden sustituir
perfectamente al original y surtir los efectos que produciría aquél. Las copias auténticas pueden presentarse de dos formas distintas: a.- Vidimus. Son documentos por los cuales una autoridad atestigua, bajo su sello, haber visto un documento anterior que posee todos los caracteres de autenticidad y en el que describe sus caracteres externos, principalmente el sello y los hilos de los que pende. Los Vidimus están hechos en la Cancillería y reproducen, íntegramente, el texto sin modificación alguna a fin de darle autenticidad al documento transcrito. Toman su nombre de la fórmula que suele aparecer en su protocolo inicial “ … vidimus cartam”, “vimos”, o “hemos visto”. El Vidimus es un documento inserto, distinto a las confirmaciones por carecer de la finalidad de éstas: la renovación jurídica de un documento anterior; el Vidimus es sólo una transcripción certificada con determinadas formalidades. Este documento aparece por primera vez a finales del siglo XII en la Cancillería francesa; de aquí se fue trasladando al resto de las Cancillerías, llegando a utilizarse en Italia hasta el siglo XVI. Hacia la segunda mitad del siglo XV estos documentos se irían reemplazando por traslados notariales. b.- Traslado notarial. Es una transcripción certificada, semejante al Vidimus cuya autenticidad está avalada por la suscripción y el signo del notario que lo realiza. Suele iniciarse con la notificación en la que se reproduce la calificación diplomática “ Este es un traslado bien y fielmente sacado …. A continuación y de forma separada se transcribe el documento original y se hace constar la fecha tópica y crónica, volviendo a indicar la calificación diplomática de traslado, la suscripción y el signo notarial. Su origen habría que buscarlo en el norte de Italia, coincidiendo con el florecimiento del notariado durante los siglos XI – XII. De allí, pronto se extendió por Francia y llegó hasta Cataluña, generalizándose como sistema principal de copias documentales en el siglo XVI. c.- Copias simples o “Informe”. Se llaman así a las “copias de un documento que no lleva marca alguna de autenticidad jurídica puesta por autoridad competente”. Es decir, aquellas que carecen de todo signo. d.- Copias autógrafas. Es aquella que está escrita por la misma mano que escribió el original, la cual la convierte, de algún modo, en un duplicado del mismo al que puede sustituir en caso de extravío. e.- Copia figurada o imitativa. Son aquellas en las que el autor no sólo se limita a trasladar el texto, sino que se esfuerza por imitar, con la mayor exactitud posible, el tipo de escritura, su disposición, las suscripciones, las firmas. Su intención no es suplantar al original sino reproducirlo lo mejor posible. D) Los Registros y Cartularios El Registro Etimológicamente, el término registro procede del latín “ regestum” que es el participio del verbo “regenere” que significa llevar o traer hacia atrás. El registro es un libro o cuaderno donde se transcriben los documentos otorgados por una persona o entidad inmediatamente después de su redacción. Los documentos se registran siguiendo el orden cronológico de su expedición. Normalmente no se registra el documento completo sino que del protocolo sólo se mantiene la dirección; el dispositivo va completo, abreviando las fórmulas más frecuentes y en el escatocolo, la fecha suele ir reducida a uno sólo de sus elementos y las suscripciones, casi siempre, faltan. Los registros tienen una doble finalidad: por un lado dejan constancia de los actos de gobierno de su autor: Papa, Rey, Obispo, etc y, por otro, sirven de garantía a
En España, su uso se remonta al siglo XI, generalizándose su uso durante los siglos XIII, XIV y XV sobre todo en monasterios y cabildos, seguidos de instituciones laicas como príncipes, señores y organismos administrativos, eclesiásticos ( parroquias, cofradías) y colegios. En cuanto a su forma, gran parte de los conservados tienen forma de códice o libro manuscrito, formado por la unión de varios cuadernos. La materia escriptoria es el pergamino que perdurará hasta el siglo XVII, siendo el papel quien lo suplantará a partir del siglo XIV en la mayoría de los casos. En su estructura interna los documentos van escritos uno a continuación de otro, raramente siguiendo un orden cronológico, dejando un espacio en blanco entre uno y otro o bien separados por títulos en tinta roja que resume el contenido de los documentos. E) Los falsos Diplomáticamente, un documento es falso cuando” quiere parecer o aparentar lo que no es”. Es decir, será falso aún cuando dice la verdad y muestra hechos de acuerdo con la realidad y aunque supla a un documento auténtico, ya que su imperfección o falsedad no está ni en su forma ni en su contenido, sino en la intención misma de hacerse pasar por un original. Se pueden distinguir tres categorías: 1.- Ex caducate. Cuando se busca la sustitución del original, ya deteriorado, sin intervención de ninguna autoridad ni garantía y sin la garantía de la ausencia de dolo. 2.- Ex iactura. Cuando se pretende sustituir a un documento desaparecido. Se hace a imitación de otro perdido cuyo contenido se intenta conseguir con mayor o menor precisión. 3.- Ex dolo malo. Cuando es una falsificación `premeditada con el fin de engañar, es decir, los totalmente falsos. LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL I. LOS CARACTERES INTERNOS DEL DOCUMENTO: EL PROTOCOLO INICIAL, EL TEXTO Y PROTOCOLO FINAL. El texto documental es la plasmación en fórmulas o cláusulas jurídico – literarias de las ideas que constituyen el fondo del documento y reflejan las fases de la actio y la conscriptio. Estas cláusulas se ordenan según unas normas constantes que dan origen a lo que llamamos partes del documento que, básicamente, son tres: Protocolo, cuerpo o centro y escatocolo o protocolo final. El Protocolo inicial es donde aparecen, además de algunos formulismos, como el saludo y la invocación a la divinidad, la identificación del emisor del documento y el destinatario del mismo. El cuerpo del documento es donde se contiene el mensaje que se desea comunicar y toda una serie de cláusulas y formulismos con los que este se justifica, tanto en términos intelectuales como jurídicos. El escatocolo o protocolo final contiene la data y los signos y cláusulas de validación del documento. Cada una de estas tres partes pueden subdividirse en otras que no necesariamente tienen que aparecer, cuando lo hacen, ni el orden en que las vamos a describir. 1.-El protocolo inicial.
Sirve, básicamente, para identificar al destinatario del documento; su importancia es evidente. Lo normal es que aparezca encabezando el escrito, aunque en la documentación privada y contemporánea hay muchas excepciones. Sus partes son: a.- Invocatio o Invocación Es una referencia a la divinidad mediante la cual se le ofrece la escrituración del documento. Puede ser representada de forma simbólica, mediante una cruz, que es la forma más simple, o con diversos símbolos o monogramas y de forma verbal mediante determinados formulismos. En la primera, en la monogramática se solía colocar o bien en el primer renglón en el margen izquierdo y, más adelante, al comienzo del pliego en la parte central. Este monograma se conoce con el nombre de crismón o monograma elaborado. Presenta las letras griegas c (chi) y R (ro) entrelazadas, que representan las iniciales de la palabra Cristo en griego; a veces se le añaden las letras A (alfa) y W (omega) que simbolizan que Dios es el principio y el fin de todas las cosas, y una “ese” en el caído de la letra “ro” como indicación desinencial de la terminación “us” de la palabra Christus. Otras veces se utilizan las letras latinas IHS ( Ihesus) o IC ( Ihesus Christus). Se sabe que este tipo de monogramas se empleó desde el siglo VI aunque fue en la Baja Edad Media cuando alcanzó su máximo desarrollo técnico. Posteriormente y ya en la Edad Moderna, lo frecuente es que aparezca sólo una cruz en el encabezamiento del documento. a) b)
e) f)
Junto a la invocación monogramática y desde el siglo X se comenzó a utilizar otro tipo de invocación, esta vez verbal. Consiste en el ofrecimiento a Dios del documento pero con palabras escritas. Su evolución ha sido muy variada y se extiende desde la más simple “ In Dei nomine “ ( en el nombre de Dios) o “In Dei Christi” cuando se invoca el nombre de Jesucristo, hasta las más complejas en que se hace una larga y prolija enumeración de invocaciones comenzando con las de la Santísima Trinidad, a la Virgen, a los Santos, en especial a Santiago y a los de una especial devoción. Estas invocaciones adoptan la forma de una auténtica profesión de fe. Así el siguiente ejemplo del testamento de Isabel I de Castilla ( Isabel la católica).
encontrar intitulaciones simples como la de Alfonso VII “ Hispanie imperator” ( 1137), hasta de los Reyes Católicos o Carlos V. Don Fernando e doña Ysabel por la graçia de Dios rrey e rreyna de castilla, de leon, de aragon, de seçilia, de toledo, de valençia, de galliçia, de mallorcas, de sevilla, de çerdeña, de cordova, de córcega, de murçia, de iahen, de los algarves, de algeçira, de gibraltar, conde e condesa de barçelona e señores de vizcaya e de molina, duques de atenas y de neopatria, condes de rrosellon e de çerdeña, marqueses de oristan e de goçiano … (Reyes Católicos, 1479). Don Carlos por la divina clemençia electo emperador semper augusto e doña johana su madre, y el mismo don Carlos su hijo rreyes de castilla, de leon, de aragon, de la dos seçilias, de iherusalem, de navarra, de granada, de toledo, de valençia, de galiçia, de mallorcas, de sevilla, de çerdeña, de cordoba, de corcega, de murçia, de jaen, de los algarbes, de algezira, de gibraltar, de las islas canaria y de las indias, islas e tierra firme del mar oçeano, condes de barçelona, señores de vizcaya y de molina, duques de atenas e de neopatria, condes de rosellon, de çerdaña, marqueses de oristan y de goçiano, archiduques de austria, duques de borgoña, de bravante, condes de flandes y del tirol, e çetera ( Carlos V , 1528) c.- Directio o dirección. Es la identificación del destinatario del documento siguiendo criterios similares a la intitulación. Comprende los nombres, títulos y condición de la persona o personas a quienes se dirige el documento. Podemos encontrar tres grandes tipos de dirección:
- Individualizada, cuando aparece el nombre de las personas o entidades a quienes va dirigido el documento: “ a vos, nuestro capitán general de la Frontera de Navarra ”, o “ Venerabili in Christo patri …. Archiepiscopo toletano ”.
- Genérica, cuando el documento no tiene un destinatario concreto, empleándose entonces la fórmula: “ Sepan quantos esta carta vieren ”.
- Corporativa, cuando el documento va dirigido a determinados colectivos sociales más o menos amplios, pero sin especificar nombres propios de personas “ a todos los corregidores, asistentes y gobernadores, alcaldes mayores y ordinarios de todas e cualesquier ciudades, villas e logares de nuestros reinos y señoríos …”. d.-Salutatio o Salutación. Es una fórmula de cortesía hacia la persona o entidad a quien va dirigido el documento. Las expresiones más tradicionales empleadas desde la Edad Media, solían ser diversas variantes de “ Salud e graçia ”. En los documentos papales o de origenpontificio prevalecióprimero el “ Salutem in Domino ” y,posteriormente, se generalizó el “ salutem et apostolicam benedictionem ” fórmula que ha llegado a la actualidad. Frecuentemente la salutación se suprimía en los documentos con dirección genérica, mientras que en los documentos privados o cartas misivas se acostumbraba a utilizar fórmulas menos protocolarias. 2.-Cuerpo o texto del documento. El cuerpo del documento contiene el mensaje que se desea transmitir. En términos generales, incluye el acto que ha generado el documento, es decir, una orden, petición, certificación, los motivos que lo justifican y determinan su cumplimiento. Esta parte del documento presenta muy diversas formulaciones según el
tipo documental de que se trata y del grado de solemnidad que se le de al asunto. El cuerpo del documento lo podemos dividir en las siguientes partes: a.- Preambulum o Preámbulo. A menudo tiene un alto grado protocolario, de ahí que sólo aparezca en documentos dotados de una gran solemnidad en la que se expresan cuestiones de carácter genérico, no relacionadas directamente con el asunto, pero que justifican de algún modo el contenido del mismo. El preámbulo estaba destinado a preparar el ánimo de los oyentes y ganarse su benevolencia; así, contiene sentencias, proverbios, dichos de sabios, citas de legisladores que sirven para declarar en forma general la legalidad, moralidad y hasta la oportunidad de los acuerdos y decisiones declarados en el documento. El preámbulo no es algo necesario y ni siquiera importante o conveniente para la integridad del documento. Sus temas varían mucho de unos documentos a otros. Así algunos proclaman los derechos y deberes de la autoridad pública, la conveniencia de premiar los servicios prestados, las utilidades que reportan los beneficios concedidos, el deseo de alcanzar la prosperidad en este mundo y en la vida eterna en el otro, motivos de justicia y caridad, consideraciones de orden religioso, moral o jurídico o ventajas que se siguen de dejar constancia de las cosas por escrito. Los preámbulos nos ayudan a conocer los usos y costumbres documentales de cada Cancillería, en cada época o en cada región. Un preámbulo breve y concreto nos puede indicar que estamos ante un documento falso o un interpolado que habrá que tener en cuenta. b.-Notificatio o Notificación. Es una fórmula por la que se advierte al destinatario que a continuación se van a exponer las razones o motivos que explican el documento, es decir, la exposición y el tipo de documento ante el que se encuentra. Se introduce con las fórmulas “ Sépades… ”, “ Conocida cosa sea …”, “ Como bien sabéis …”, “ Sepan quantos …”. Si se trata de un mandato real que se apoya en otro documento dictado con anterioridad se dirá “ bien sabedes ” o “ debéis saber ”, con lo cual se recuerda el principio de Derecho de que la ignorancia de las leyes no excusa de cumplimiento. c.-Expositio o Exposición. Recogen las razones, motivos y antecedentes que explican o justifican el contenido dispositivo del documento. Su extensión puede variar desde un breve “ por haceros bien e merced ” hasta decenas de folios que narran circunstancias administrativas o de otro tipo que explican determinada resolución. A menudo aparecen también copias insertas de documentos anteriores que sirven como elemento legitimador del ahora expedido. d.- Dispositio o Disposición. Disponer se entiende aquí como sinónimo de mandar y disposición es aquella parte sustancial e insustituible de todo documento en que se expresa el objeto del mismo y la voluntad del autor al respecto. La Disposición es el objetivo por el que es expedido un documento, de ahí que en la redacción de los documentos se pusiese el mayor celo en identificar sin posibilidad de duda cuál era la orden concreta que se dictaba. Aparecerá enlazada con la exposición mediante la expresión “ porque vos mando ”. Si el mandato se dirige a garantizar una merced, el dispositivo se introducirá por la fórmula “ E por la presente confirmo a vos … ”. e.- Sanción y corroboración. El cuerpo del documento se cierra con una serie de formulismos, cláusulas, con los que el emisor trata de garantizar que el contenido jurídico del documento va a hacerse efectivo; a esto se le llama “ sanción” y que ha sido elaborado de acuerdo a unas formalidades necesarias para dar validez al escrito se le llamará “corroboración”. Aunque se pueden clasificar de diversas maneras, es usual hacerlo agrupándolas en 10 grandes tipos genéricos: 1.-Cláusulas preceptivas. Son órdenes dirigidas a oficiales inferiores para que tomen las resoluciones necesarias para hacer efectiva la disposición que contiene el
