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SENA
CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS
LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN
PROYECTO: 12645 FORTALECIMIENTO A LAS MICROEMPRESAS DE BOGOTÁ EN
LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
INSTRUCTORA
YOHANA MARÍA HEREDIA ALMONACID
APRENDICES
CHAPARRO CARRILLO EDY SANTIAGO
LÓPEZ PIÑEROS BELLA CATALINA
POSSO VARGAS SANTIAGO JOSÉ
ROJAS MONROY JUAN CAMILO
FICHA: 2501543
TRIMESTRE I 2023 BOGOTÁ D.C., ABRIL 2023
INTRODUCCIÓN
Tecnicarretillas S.A.S, es una empresa dedicada a la fabricación y comercialización de carretillas ubicada en la ciudad de Bogotá, que cuenta con una sede principal o taller y una sucursal. Esta empresa ofrece una amplia experiencia en el sector industrial, diseñando y fabricando con altos estándares funcionales y de calidad, contando con diseño 3D digital de prototipos, lectura de planos o muestra física de partes, equipos completos, reconstrucción y mantenimiento de los mismos, entre otros servicios de utilidad para la sociedad. Una vez entendido a qué se dedica la microempresa, se resalta la importancia de los documentos de la empresa bien sea legales, comerciales, fiscales y demás; que permiten guardar evidencia de las salidas o entradas de dinero, pedidos que se realicen, los contratos u otros trámites que se lleven a cabo y que sean del interés de la microempresa de forma tanto interna abarcando información desde su constitución hasta su actual y correcto funcionamiento, teniendo en cuenta que dichos documentos deben contar con una buena seguridad y acceso restringido para ciertas personas, cargos o dependencias. Generalizando, la Gestión Documental es la encargada de reunir, almacenar y recuperar los documentos bien sea en formato físico o digital que se generan o que llegan a la organización basado en ocho pasos que se van a presentar posteriormente. Lleva ciertas técnicas y herramientas las cuales permiten el control y la administración de los documentos de una forma eficiente, así como la implementación de políticas y procedimientos para el manejo de documentos, evitando la perdida de los mismos, puesto que todo se integra en un mismo sistema. Las ventajas de que una empresa tenga buena Gestión Documental, es que le permite a esta ahorrar tiempo, evitar la explosión de documentos pues todo va a esta clasificado y organizado en el archivo que maneja la empresa, facilita la recuperación de la información, es decir, la búsqueda en el sistema o en el respectivo archivo, disminuye la posibilidad de que se pierdan los registros o información de valor primario y finalmente, constituye el archivo histórico, compuesto por toda la documentación que se debe guardar indefinidamente.
OBJETIVOS
Objetivos Generales:
● Implementar el Manual de Gestión Documental con el fin de mejorar los procesos archivísticos en la microempresa ● Guiar a la microempresa en la Gestión de los documentos facilitado el acceso búsqueda
Objetivos Específicos:
● Reconocer el sistema de ordenación que se evalúa en la microempresa ● Llevar el control adecuado de los documentos en la microempresa poniendo en prácticalos pasos de la Gestión Documental ● Garantizar que los procesos que se ejecuten en la Gestión Documental satisfaganlas necesidades de la organización en cuanto al archivo
desarrollo de sus funciones o actividades.
18. Ordenación documental: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística. 19. Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos. 20. Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. 21. Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. 22. Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. 23.Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones. 24. Protocolo: Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales que los escribanos y notarios autorizan con formalidades. 25. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. 26. Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos. 27. Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales. 28. Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad. 29. Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. 30. Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos. 31. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
32. Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos 33. Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. 34. Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 35. Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final. 36. Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión. 37. Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa. 38. Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. 39. Unidad administrativa: Unidad técnico – operativa de una institución. 40. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos. 41. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente. 42. Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades. 43. Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. 44. Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada. 45. Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad. 46. Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública. 47. Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad. 48. Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables 49. Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional. 50. Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
PLANEACIÓN
El archivo centralizado tiene la función de custodiar la documentación que se transfiere por distintas unidades porque garantiza la existencia de una correcta gestión documental, por lo tanto, es la encargada de una adecuada tramitación de documentos, se asegura de su conservación, brindar un buen servicio de consulta, elimina intermediarios y así garantizar mayor eficiencia en los procesos internos. La microempresa Tecnicarretillas S.A.S maneja un archivo centralizado ya que al ser pequeña solo el área administrativa lo maneja y de vez en cuando el cuándo se trata de documentos de su interés o relacionados con los ingresos o egresos de la misma. Este se puede tanto en formato físico contador como digital y reduce el costo de material, tiempo, equipo y espacio. Este tipo de archivo cuenta con distintas ventajas tales como controlar la duplicación de los documentos, es decir, restringir la cantidad de copias que se generen, racionalizar la adquisición de material o de equipo, facilitar la unificación del sistema de archivo y en ocasiones requiere de un personal especializado para su respectivo manejo.
El modelo correspondiente o que maneja la microempresa para la producción de sus documentos es estilo Bloque Extremo. Se utiliza porque es el estilo más fácil y cómodo por eso todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel, respetando sus zonas, información e interlineados correspondientes.
Certificado: El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial). Con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse certificados de: ● Calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos ● Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción, y ● Becas, donaciones, exenciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos, documentos de identidad, entre otros. Constancia: La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal. Según el hecho o el acto, se clasifican para: Tiempo de servicio, Experiencia, Salarios u honorarios, Clases de trabajo, Cumplimiento del trabajador, entre otros. Tienen como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter personal. Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortés; Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo; Utilizar los formatos establecidos en cada organización Distribuir el texto de acuerdo con su extensión: Suministrar la información en forma personalizada, y Expedir siempre en original Partes Código Lugar de origen y fecha de elaboración Cargo Identificación del documento Texto Remitente y firmas del responsable.
GESTIÓN Y TRÁMITE
Consiste en el análisis de la documentación que se genera en la empresa, mediante sus procesos tanto internos como externos según sufuncionalidad. Lo cual permite gestionar de manera eficaz diversos documentos diarios, semanales, mensuales y anuales, que son de relevancia para seguir con diversos procesos administrativos. Por otro lado, es un conjunto de acciones para el registro, la incorporación, la descripción, la recuperación y el acceso a la consulta de cualquier documento que fue o es creado y recibido de la microempresa. Este paso permite la revisión más profunda de los documentos y la creación de trámites los cuales deben servir de guía para la elaboración de estos desde el inicio hasta el final de un documento o archivo dentro de la microempresa. Esto con el fin de concertar los pasos que se deben seguir para la creación de un documento, teniendo en cuenta su registro, almacenamiento, calidad, accesibilidad y monitoreo para llevar a cabo cualquier procedimiento de gran importancia en la trayectoria diaria o futura según la necesidad de la microempresa. Cabe resaltar que este paso dentro de la Gestión Documental es de gran importancia por su principal función es que tanto las empresas grandes, medianas y pequeñas empresas identifiquen y controlen el verdadero propósito de los documentos, en base a su intervención directa con los procesos administrativos, legales, de consulta y demás.
Recibo de documentos
Es una tarea muy importante, por lo tanto, se debe crear un control que permita comprobar el recibo y la transmisión de las comunicaciones tanto oficiales como no oficiales recibidas. Permite establecer la responsabilidad a una persona o varias que se encarguen del almacenamiento, recepción organización y de la ubicación de los documentos, por lo tanto, es necesario canalizar el recibo de la información en la entidad, para así establecer criterios y procedimientos que ayuden a la optimización de los tiempos que se van a presentar en el próximo flujograma, como también la diligencia y espacio que se va presentar en el siguiente formato.
Despacho de documentos
Conjunto de operaciones o pasos de verificación y control que una institución realiza para admitir los documentos remitidos bien sea por una persona natural o jurídica. Esto bajo los criterios de un paso a paso que s e presenta a continuación y un formato que evidencie el procedimiento realizado.
