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1. CONCEPTO DE APROVISIONAMIENTO
La función de aprovisionamiento es clave para la empresa, por ello los departamentos deben estar coordinados para asegurar una buena gestión. Para tener aprovisionamiento tenemos en cuenta los factores:
1.1 Ventajas e inconvenientes del aprovisionamiento.
VENTAJAS
● Económicas. Una buena gestión permite a la empresa tomar buenas desiciones que retornen en una serie de ventajas competitivas en los aspectos:
- costes trabajando con proveedores más económicos.
- el Bº manteniendo los precios
- Incrementar calidad de productos.
● Técnicas. Una organización eficiente permite maximizar recursos de la empresa
- Evitando roturas de stock - Optimizando espacio.
- Maximizando recursos propios.
● Relacionales. La buena relación con proveedores proporciona una actividad comercial satisfactoria, que causa:
- Información fluida de pedidos, nuevas mercancias y resolución de problemas
- Mejor abastecimiento.
Una buena gestión del aprovisionamiento capacita a la empresa alcanzar los objetivos marcados y desarrollar su actividad de manera exitosa.
INCONVENIENTES
- Se puede llegar a producir desabastecimiento de materiales, lo que incapacita a la empresa hacer frente a la demanda de clientes produciendo costes:
Es el conjunto de actividades encaminadas a garantizar el suministro de materias primas necesarias para la actividad de la empresa (producción y/o ventas) y almacenarlas mientras se inicia cada proceso de producción o comercialización.
- Optimización de gestión de stocks en el almacén.
- Previsión de las compras.
- Comunicación fluida con los proveedores
- Atención de demandas y necesidades de los clientes.
Eficacia : Capacidad de alcanzar objetivos propuestos.
Eficiencia : Capacidad de logar objetivos con los mínimos recursos.
- C. Laborales : Proceso productivo interrumpido pero se mantienen salarios y pago a la SS.
- C. de rotura : Cliente quiere comprar producto del que no hay existencias, esto ocasiona pérdida de confianza, de cliente o mala reputación
- Es necesario volver a optimizar los costes de almacenamiento.
- La empresa deberá pagar un precio superior por los mismos materiales o productos.
- La información del inventario será imprecisa, esto origina problemas en inventario y programa de aprovisionamiento.
1.2 Objetivos del aprovisionamiento.
Estos se marcan a partir de los objetivos generales de la empresa, por tanto, la comunicación y coordinación, en las diferentes áreas, son esenciales para el buen funcionamiento de la cadena productiva.
El objetivo principal es que la empresa tenga los productos o materiales precisos con la calidad necesaria, cantidad adecuada, en el momento oportuno y al menor coste posible.
Objetivos específicos:
1. Conseguir un inventario suficiente capaz de proporcionar un suministro
permanente de materiales y servicios.
2. Minimizar la inversión en existencias con el propósito de evitar roturas,
perdidas u obsolescencia de productos.
3. Reducir los costes de almacenamiento derivados de la maquinaria,
equipos de almacén…
4. Disponer de un sistema eficiente de información de inventarios, que
proporcione información en tiempo real de las existencias.
5. A l canzar una correcta coordinación con el departamento de compras,
con el fin de disponer información sobre la capacidad de almacenaje …
La finalidad es alcanzar el máximo de objetivos previstos ya que de ello depende el éxito o fracaso de almacenaje.
2. FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO
Aprovisionamiento está sujeto a control presupuestario por ello debemos optimizar los recursos para cubrir todas las necesidades. Por ello se compagina dos criterios:
- Económico. Reduce el coste de aprovisionamiento.
- Técnico. Dispone de la cantidad máxima de existencias para prevenir retrasos en entregas de los proveedores. Depende de la capacidad de almacenaje.
A veces es alterada por una serie de factores:
- Descuentos por volumen de compras.
- Oscilaciones de precios.
- Estacionalidad de productos
A la hora de armonizar estos criterios estriba en que las empresas no tienen almacenes ilimitados y deben atender a otras demandas internas.
3. CICLO DE APROVISIONAMIENTO.
Tiene como finalidad adquirir materias primas o productos terminados dirigidos a la venta del producto final, en el menor tiempo posible.
Esta función involucra a varios departamentos:
- Primero almacén y después departamentos identifican sus necesidades.
- Necesidades comunicadas al departamento de compras.
- Selección de proveedores más adecuados.
- Se tramita orden de pedido.
- Recepción y evaluación de mercancía en almacén o departamento correspondiente.
El ciclo de aprovisionamiento constará de diferentes etapas según el tipo de empresa (industrial o comercial). A) E. Industrial. Comprende más etapas debido a que elaboran sus propios productos, una mala gestión conlleva no disponer de materias primas necesarias para el poder desarrollar el proceso productivo y detener la fabricación.
PEDIDO COMPRA RECEPCIÓN ALMACENAJE PRODUCCIÓN ALMACENAJE VENTA
B) E. Comercial. Es más corto ya que compran y venden productos terminados sin transformarlos. La falta de stock es consecuencia de una mala gestión.
PEDIDO COMPRA RECEPCIÓN ALMACENAJE VENTA
4. NECESIDADES DE APROVISIONAMIENTO.
Tenemos que dar respuesta a una serie de preguntas clave cuyas respuestas se basarán en las necesidades de aprovisionamiento.
- ¿QUÉ COMPRAR?: Se compraran los productos y servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa.
-¿CUÁNDO COMPRAR?: Las compras se realizaran con una periodicidad en el momento preciso.
-¿A QUIÉN COMPRAR?: Seleccionamos los proveedores mediante una serie de criterios.
-¿CÓMO PAGAR LAS COMPRAS?: La forma de pago será la que más convenga.
Periodo de tiempo que transcurre desde que se detecta necesidad de comprar materias primas o productos terminados hasta que el producto final es vendido y entregado a cliente.
5. PLAN DE APROVISIONAMIENTO.
No todas las empresas tienen a trabajadores que se encarguen de cada una de las funciones de aprovisionamiento, pero en el caso de que tenga deberá establecer un plan de aprovisionamiento que organice y marque pautas de actuación en cada departamento.
La tarea de aprovisionar debe perseguir los mismos objetivos que la organización y llevarse de manera ordenada y coordinada con el resto de departamentos.
Para la empresa es un documento muy importante por:
- Contiene de forma programática los puntos claves para un buen plan de aprovisionamiento eficiente.
- Incluye algunos objetivos globales de la empresa.
- Se redacta de forma ordenada y coordinada con los demás departamentos.
- Debe mejorar el plan del año anterior.
- Una vez aplicado, se evalúan los resultados con el fin de diseñar el próximo plan.
El plan de aprovisionamiento deben contener los apartados:
ANÁLISIS PREVIO
- Análisis del plan de aprovisionamiento anterior.
- Definición de objetivos globales.
- Comparación con el resto de objetivos.
CONTENIDO
- Definición de los objetivos específicos de aprovisionamiento.
- Análisis de los criterios de almacenaje, aprovisionamiento y compras
- Programación puesta en marcha del plan.
- Desarrollo de calendario realista.
PUESTA EN
MARCHA
- Aplicación del plan.
- Comprobación del buen funcionamiento del plan.
- Cumplimiento de los plazos establecidos en el calendario.
CONTROL
- Control de los objetivos planificados.
-Valoración de los criterios de calidad.
La importancia de la coordinación entre los departamentos reside en el departamento de marketing o ventas (previsión de demandas), en el de almacén (info. de costes de almacenaje, stock ..), en el de producción (ritmo de fabricación), y en el de compras.
Cuando se ponga en marcha el plan se comprobará la evolución de los proveedores mediante diversos indicadores que permiten tomar decisiones sobre cambios o medidas de mejora.
Documento que tiene como objetivo la elaboración, programación e implantación del programa de compras para todos los departamentos de la empresa y para un periodo de tiempo determinado.
