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Informe relacionado con la gestión documental.
Tipo: Apuntes
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concluciones...................................................................................................... 2 Bibliografía............................................................................................................ 2 INTRODUCCION En el siguiente informe se da a conocer básicamente que es la Gestión documental y sus diferentes clasificaciones. Del mismo modo se conoce también la correlación que existe entre los instrumentos administrativos y el quehacer funcional de una entidad. Se hace referencia a la administración pública y privada donde a lo largo del suscrito documento se involucran y se aclaran todos los ítems que se encuentran ligados
a este tema, con la finalidad de mejorar los conocimientos que se tienen hoy en día sobre los variados archivos de documentación. DESARROLLO La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una entidad. En Gestión documental se encuentran muchos temas que son importantes al igual que son muy vistos en toda la vida empresarial. Algunos documentos muy importantes en contexto de una oficina se encuentran: archivo de gestión, archivo central, soporte físico o electrónico. Todos los nombrados anteriormente cumplen diferentes labores en un a entidad, la cuales se deben tener muy en cuenta al generar un documento en específico. Se conocen todas las características y una de las mas importantes y que son de suprema prioridad son las series de estos. Se observan las características de la retención documental y se ofrecen definiciones de los diferentes criterios de una serie, donde se ofrecen ítems para las acreditaciones de alta calidad. Se logra conocer que, en el momento de tener un expediente, siempre la primera hoja debe ser la” hoja de control”. A la hora de realizar su creación se debe tener una guía y al hacer las perforaciones se dan a conocer las dos medidas en cm, algo que es muy importante destacar en un expediente es que el gancho legajador debe ser plástico y se debe sellar por la contra caratula, al hacer la inserción de un nuevo documento se debe saber que el documento más antiguo debe estar al inicio y el mas reciente al final del expediente. Se anexan diferentes guías para un expediente y se realizan explicaciones de la estructura del expediente y el propio y adecuado diligenciamiento, al terminar un expediente posteriormente este se debe ir archivando, un paso muy importante es que los documentos en blanco o copias se deben eliminar y únicamente se deben dejar los expedientes con el formato original. Una palabra que es muy utilizada son los gabeteros y estos cumplen la función de guardar archivos asignados por números. De igual formas están los separadores hechos en cartulina los cuales tienen la función de anteceder sobre los expedientes. Por ultimo se sabe que al desarrollar y ejecutar una foliación se debe tener presente lo siguiente. FOLIACIÓN Numerar de manera consecutiva empezando desde el documento más antiguo. Escribir el numero en la esquina superior de la primera cara del folio. No foliar utilizando números con el complemento A, B, C. Utilizar lápiz de mina negra y blanda.