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Proceso: Control Interno Códig o: CI-P1-F Versió n: 1 Fecha : 6 de Noviembre 2022 Formato de Informe de Auditoría Págin a: Página 1 de 1 Elaborado por: Chary Dayana Negro V. Revisado por: (^) Lina María Zamora H. Aprobado por:
Proceso o procedimiento
verificado
CONTROL INTERNO
Responsable del proceso:
Michael Daniel Merchán
Marroquín
Jefe Auditor
Informe
No.
Equipo Auditor
Lina María Zamora Hernández-Aprendiz
Chary Dayana Negro Valencia-Aprendiz
Harold Harvey Mancilla Villarraga-Aprendiz
Michael Daniel Merchán Marroquín
Objetivo de
la
auditoría
Verificar el grado de implementación y cumplimiento de los
requisitos establecidos en los procesos que hacen parte del
Sistema de Gestión de Operaciones de Seguridad para contribuir
al logro de las metas y el óptimo funcionamiento de los procesos
de la Secretaría, mediante la ejecución de actividades de
aseguramiento que promuevan la administración efectiva y la
corrección oportuna de las desviaciones que puedan afectar su
desempeño.
Alcance
Verificación de la efectividad en el manejo de la documentación
asociada al proceso de gestión documental, evaluación del
procedimiento adoptado, revisión de formatos, guías, instructivos
manuales, comunicaciones enviadas internas y/o externas,
correspondencia recibida y demás documentos.
Dependencias - Personas Entrevistadas y Cargo Dependencia Nomb re Cargo SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN Coordinadora de Gestión
LOGÍSTICA (^) Stephanie Sabogal Documental SUBDIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO Patricia Díaz Jefe de Talento Humano SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD María Cristina Díaz Secretaria Ejecutiva SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN OPERATIVA Darwin Gomez Tulio Coordinador de Operaciones SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE Olga Sofia Mercado Jefe de Contabilidad DIRECCIÓN COMERCIAL Martha Flores Caro Jefe de Ventas DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Gineth Carrillo Gonzales Asistente Administrativa DIRECCIÓN DE GERENCIA Hector Antonio Hurtado Hurtado Director General Metodología La auditoría se realizó mediante aplicación y verificación de entrevistas presenciales de control interno, solicitud de información por cualquier tipo de medio, ya sea físico, virtual o correo electrónico y su revisión documental: LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN , ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN Y RESULTADOS Los formatos Utilizados para el manejo de las comunicaciones: GD-P3-F18 Memorandum GD-P3-F19 Oficio GD-P3-F20 Circular GD-P4-F 13 Planilla de Correspondencia GD-P4-F14 Trámite Correspondencia Recibida OBSERVACIONES INICIALES Las observaciones que se establecen en los informes de auditoría interna, dan lugar a que el área encargada del proceso de Gestión Documental, implemente acciones de mejora dentro del Plan de Mejoramiento de la Entidad, ya que estas constituyen incumplimiento de algún aspecto establecido en la normatividad vigente y aplicable. Por tal motivo, los responsables y líderes de procesos deben analizar las causas y definir las acciones correctivas o preventivas a que haya lugar.
2. COMUNICACIONES ENVIADAS EXTERNAS - GD-P
La SDDE cuenta con el correo Contá[email protected] en el que se maneja la correspondencia recibida.
1. Para la elaboración de las comunicaciones externas se utilizan los formatos establecidos (Memorando u oficio) que se encuentran parametrizados en el SIG- MIPG, que exige los siguientes parámetros: 1.1 Los funcionarios(s) que elaboran el documento deben validar con el Vo.Bo. en las casillas establecidas. 1.2 Funcionario(s) que revisa (n) el documento (Profesional o profesionales que revisaron el contenido del documento y sus anexos). 1.3 Funcionario(s) que aprueba el documento (Directivos y/o jefes de oficina). 2. De la información recibida en las entrevistas a diferentes dependencias de la SDDE, se tomó una muestra de algunas de las comunicaciones de los derechos de petición y comunicaciones externas enviadas, encontrando las siguientes deficiencias en la Subdirección de Empleo. 3. No se está cumpliendo con los protocolos de firmas (Elaborado, Revisado y Aprobado) en el documento interno, incumpliendo las políticas de operación del formato de Gestión Documental- código GP-3, de las comunicaciones enviadas (Internas- Externas) en el ítem “Funcionario(s) que elaboran el documento (todas aquellas personas que aportan insumos o anexos a dicha comunicación o respuesta) los cuales deben contar con el Vo.Bo. en las casillas establecidas”. 4. Cabe resaltar, que las comunicaciones externas información enviada por la Secretaria Ejecutiva Subsecretaría, si, se está cumpliendo, con los protocolos de los funcionarios que participan en el proceso de las comunicaciones en objeto de esta auditoría.
3. COMUNICACIONES RECIBIDAS -gd-p El proceso de reparto de correspondencia ha experimentado cambios durante la época de la pandemia, no obstante, la correspondencia se está manejando a través de la secretaría ejecutiva. Este proceso, aún no se encuentra documentado.
- Sistema Distrital de Quejas y Soluciones, canal de comunicación con que cuenta la Secretaría de Desarrollo Económico, para radicación de solicitudes de Derechos de Petición quejas y reclamos, notificaciones, PQRS, defensor del ciudadano entre otros.
- La solicitud de derechos de petición, se están respondiendo en cada Subdirección, la respuesta no se está canalizando a través del Sistema Distrital de Quejas y Soluciones (PQRS), se está realizando por parte de los funcionarios con sus claves y se sube cada respuesta al aplicativo direccionado a cada peticionario.
- Se encuentra cerrada temporalmente, y durante el tiempo de la presente emergencia, la oficina de correspondencia de la SDDE, las comunicaciones se canalizan a través del canal Contáctenos, y pocas veces llega en físico a la plaza de los Artesanos.
- La Subdirección Administrativa y Financiera- Gestión Documental, esta aplicando la normatividad vigente para el cumplimiento de las respuestas de los derechos de petición, como lo señala la imagen No. 11, según encuesta a la fecha y se ha dado respuesta dentro de los términos de ley.
- Las entrevistas realizadas por el equipo auditor de la OCI, pudieron establecer las ventajas y desventajas que se han generado durante el teletrabajo ocasionado por el COVI 19, se refleja un cambio positivo en la óptica y sensibilización frente a los recursos, el medio ambiente, la movilidad y compromiso de los funcionarios durante esta pandemia, pero a su vez, también resaltan desventajas como el ambiente laboral, costos trasladados a los funcionarios y contratistas.
RECOMENDACIONES Definir un procedimiento para la firma electrónica o digital, que garantice el cumplimiento de los requisitos como autenticidad de las misma, con el fin de garantizar la confiabilidad de las actuaciones que se manejan por este medio, para los funcionarios que deben suscribir las comunicaciones Antes de radicar las comunicaciones en Cordis, se verifica que cuente con el diligenciamiento debido en todas las firmas requeridas. Establecer un proceso por parte de la Subdirección Administrativa y Financiera para la recepción de documentos en forma física o digital, con el fin de evitar la duplicidad al subirlos al aplicativo Alfresco. Se recomienda establecer políticas sobre el manejo de las comunicaciones, para la coyuntura actual, de manera especial, sobre la confidencialidad de información sensible y copias de seguridad. Se recomienda, de acuerdo al mapa de riesgos adelantado por la OCI, “realizar seguimientos y monitoreos a la administración de los riesgos asociados al proceso de Gestión Documental, analizando la transformación del riesgo, efectividad de los controles y medición de los indicadores formulados.” Adelantar y adoptar las acciones de mejora para las recomendaciones registradas en el presente informe e incluirlas en el formato establecido como CI-92-FI Formato: seguimiento a los planes de mejoramiento de la institución, resultado de las auditorías internas. CONCLUSIONES La secretaría de Desarrollo Económico, no es ajena al estado de Emergencia decretado por el gobierno nacional, hecho que tomó por sorpresa a diferentes estamentos del estado, sin embargo, las dependencias de la entidad deben propender por adoptar los ajustes del caso a los procesos de comunicación y correspondencia, que permitan su consulta y obtención de manera más expedita. Cabe resaltar que las comunicaciones internas y externas manejadas por la Secretaria Ejecutiva de la Subsecretaría de la SDDE, cumplen con todos los protocolos de firma. La situación actual ha conllevado a la sobrecarga laboral de los funcionarios que participan en el proceso de gestión documental. En la revisión efectuada sobre la efectividad del proceso de Gestión Documental y Correspondencia, se evidencia que la entidad tiene establecidos controles internos sobre los procedimientos de entrada, salida y seguridad de información, pero debido a la emergencia económica - Covi19- se han tenido que obviar algunos procesos, sin embargo, la información se sigue generando por el sistema de manera satisfactoria.
Firma del
Auditor Líder
Fecha 15 No
v
