PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTAL, Guías, Proyectos, Investigaciones de Biblioteconomía y Documentación

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PROCEDIMIENTO CONTROL

DOCUMENTAL

MAQUILAB CS S.A.S.

MAQUILAB CS S.A.S VERSIÓN: 000 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DOCUMENTAL FECHA DE EMISIÓN: DD/MM/AAAA PAGINA 2 DE 13 CAJAS DE CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL ● ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL DOCUMENTO ACTIVIDAD NOMBRE CARGO FECHA FIRMA ELABORÓ Jeni Andrea Ferrucho Aprendiz 11/03/ Jeni Andrea Ferrucho REVISÓ APROBÓ ● CONTROL DE CAMBIOS FECHA REVISIÓN VERSIÓN ORIGINADOR DEL CAMBIO NATURALEZA DEL CAMBIO PÁGINAS AFECTADAS APROBADO POR 28/03/2022 00 00 Aprendiz líder Creación del documento Todas Aprendiz líder ● LISTA DE DISTRIBUCIÓN No. COPIA ÁREA CARGO ORIGINAL TALENTO HUMANO DIRECTOR TALENTO HUMANO 1 digital TALENTO HUMANO COORDINADOR TALENTO HUMANO ● DOCUMENTOS RELACIONADOS CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO MQ-TH-IN- INSTRUCTIVO DE CODIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA MQ-TH-IN- INSTRUCTIVO DECAJAS DE CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA MQ-TH-IN- INSTRUCTIVO DEL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS MQ-TH-IN- INSTRUCTIVO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIDAS MQ-TH-MT-000 MATRIZ DETALLADA

MAQUILAB CS S.A.S VERSIÓN: 000 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DOCUMENTAL FECHA DE EMISIÓN: DD/MM/AAAA PAGINA 4 DE 13 identifique el nombre de la empresa, segundo, la sigla que identifica el proceso al que pertenece el documento, tercero, la sigla según el tipo de documento que se está generando, como: un Instructivo, formato, Plantilla, formulario, etc. Y, por último, un consecutivo que permite identificar cuentas veces se ha generado dicho documento.

3. Se debe asignar un nombre que identifique el documento, es muy importante que el nombre que se le asigne sea acorde con su contenido
4. Debe haber una persona encargada de la información registrada, teniendo en cuenta la forma o el medio establecido para su elaboración. En la empresa MAQUILAB CS SAS, la persona encargada de registrar la información es la Asistente Administrativa.
5. El deber de la persona encargada de registrar la información, es teniendo en cuenta los distintos criterios y medios de comunicación de la siguiente manera: ● Confidencial: (Nivel alto de confidencialidad) ● Restringida: (Nivel medio de confidencialidad) ● De uso intermedio: (Nivel bajo de confidencialidad) ● Publico: (Cuando la información es de total acceso al público). REVISIÓN:
6. La información documentada deberá ser controlada y revisada en un periodo de tiempo de 6 meses.
7. Al momento de la revisión del documento se debe en cuenta la Norma ISO 9001 del 2015 del capítulo 7.5, ya que esta certifica que una organización cumple con los diferentes requisitos de calidad que garantizan la satisfacción de los clientes, además de informar a los clientes internos y externos que la organización cumple con un Sistema de Gestión de Calidad.
8. Al momento de la revisión del documento se tiene en cuenta la norma ISO 10013 siendo que esta es la que gestiona la implementación del sistema de gestión de calidad en una organización, además de determinar las directrices para llevar a cabo su procedimiento, y la organización de documentos o información documentada que lo regula.

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4. Se deberá nombrar una autoridad con la responsabilidad principal, que lidere, revise, verifique la aptitud, distribuya internamente y mantenga de manera organizada y controlada la documentación original y sus copias según el Sistema de Gestión de Calidad. En el caso actual de la empresa Maquilab CS SAS, la Asistente Administrativa, deberá capacitarse en temas de Control y Documentación en Gestión de Calidad para que de la misma manera pueda revisar, verificar y aprobar.
5. Realizar la identificación y actualización de la información documentada de origen interno, facilitando el control documental. Identificar cada vez que se actualice un documento, el número de páginas que fueron modificadas según los cambios realizados en el documento y si es el caso, actualizando la versión del mismo. Esto, ya dicho en la política número 1 de Revisión, cada 6 meses. APROBACIÓN: 1. Una vez revisado y aprobado, se debe indicar en donde se encuentra almacenado el documento y de qué manera, si es de manera Física o virtual
6. Cuando el documento es aprobado por la persona o el área encargada se debe verificar que se asigne, una fecha de emisión en la que se aprobó dicho documento, de la siguiente manera: Una sigla; 2 silabas para definir el día, Una sigla; 2 silabas para determinar el mes, Una sigla; 4 silabas para determinar el año. De esta manera: DD/MM/AAAA
7. Cada vez que se actualiza un documento no se debe botar la versión anterior, se almacenará de manera privada y restringida al personal y al público en general, solo la persona encargada podrá tener acceso a este.
8. Se prohíbe el uso de manera inmediata en documentos desactualizados, procurando eliminar la copia de formatos existentes para no provocar confusión.

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8. COMPRAS: Es el aseguramiento de los productos y servicios comprados que cumplen con unos requisitos especificados.
9. CONDICIONES DE USO: Especificaciones a cerca de la población, dentro del alcance del documento.
10. CONDICIONES GENERALES: Agrupan los requisitos generales, del manejo operativo para la ejecución del contenido del documento.
11. CONSERVACIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
12. CONTROL DE CAMBIOS: Es el registro de los cambios o modificaciones que se efectúen a los documentos. Contiene la fecha en que se realiza el cambio, la descripción del cambio y la nueva versión del documento.
13. CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN Y LOS DATOS : Implica controlar los documentos y los datos mediante los procedimientos adecuados
14. CONTROL DE LOS PRODUCTOS SUMINISTRADOS POR EL CLIENTE: Se establecen en los procedimientos para la verificación de almacenamiento y mantenimiento de los productos suministrados
15. DEFINICIONES: Palabras, siglas o conceptos utilizados en el documento, para tener claridad y unicidad en el criterio.
16. DIAGRAMA DE FLUJO: Es una herramienta técnica para mostrar en forma lógica los pasos de un procedimiento. Es opcional su elaboración.
17. DOCUMENTO ACTIVO : Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
18. DOCUMENTO BORRADOR: Documento provisional previo al original.
19. DOCUMENTO COPIA: Ejemplar de un documento cuyo texto presenta todos los requisitos que lo habilitan y que cumplen el objetivo para el cual fue destinado.
20. DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Toda información generada enviada, recibida o almacenada en algún medio electrónico.

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21. DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
22. DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN: Se consideran documentos del procedimiento de selección, todo aquel documento que suministre lineamiento de operación de algún proceso de la empresa tales como: mapa de procesos, caracterización de procesos, procedimientos, instructivos, guías, entre otros, los cuales pueden ser utilizados para su mejora o adecuación continua.
23. FECHA: Parte superior del encabezado que hace parte de algunos documentos en su fecha aprobación.
24. FORMATOS: Verifica el control y evidencias de los servicios realizados, utilizando documentos digitales y físicos en la parte interna y externa de las actividades.
25. INSTRUCTIVO : Es la descripción de actividades o instrucciones de trabajo que requieren ser detalladas minuciosamente y que hacen parte de un proceso
26. Manual: Documento en que se establece directrices generales de varios temas, procesos o métodos, los cuales incluyen información de interés.
27. MAPA DE PROCESOS: Por medio de una representación gráfica identificamos los niveles jerárquicos que se clasifican por niveles estratégicos, tácticos y operativos para facilitar la información de la empresa.
28. NORMATIVIDAD: Según la norma iso 9001 es un requisito que genera diferentes documentos del día a día como facturas, contratos actas y documentos aplicando la política de calidad y de todos los procedimientos.
29. NORMOGRAMA: Normas de carácter constitucional, legal, reglamentaria y de autorregulación que le son aplicables al proceso e indicen en el sigepre.
30. ORDEN: Es el método que se utiliza para organizar los elementos y documentos, permitiendo ejercer un control y ubicación de los mismos. Responsabilidad es una tarea de dedicación y actualización.
31. PLANTILLA: Estructura predefinida para ser diligenciada, por ejemplo, una pieza publicitaria.

MAQUILAB CS S.A.S VERSIÓN: 000 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DOCUMENTAL FECHA DE EMISIÓN: DD/MM/AAAA PAGINA 10 DE 13 ISO 9001- 2015 Según la Norma ISO 9001-2015 Es una herramienta como requisito que nos permite medir el cumplimiento de las metas y los objetivos cumpliendo con los documentos de información propuestos en tiempo y forma, mejorando de manera estratégica los procesos y procedimientos sistemas de gestión de calidad en las empresas, tomando como base la eficiencia, la eficacia y la efectividad, para la mejora continua y el aumento de productividad en la organización para toma de medidas necesarias para la organización. Teniendo en cuenta la ISO 9001 del 2015 en el capítulo 7 nos indica que la organización cumple con los diferentes requisitos de calidad que garantizan la satisfacción de los clientes, además de informar a los clientes internos y externos que permite una óptima gestión en la documentación de la información de una organización, por eso de acuerdo con esta norma requiere que la organización conserve información documentada para la operación. NTC 10013 - 2021 NORMA TECNICA COLOMBIA NTC ISO 10013 de 2021 , siendo esta la que gestiona la implementación del sistema de gestión de calidad en una organización, para esto se requiere que el sistema de gestión de la calidad de una organización esté documentado además de determinar las directrices para llevar a cabo su procedimiento, y la organización de documentos o información documentada que lo regula, En la distribución interna, la información documentada está destinada al personal interno de la propia empresa, con el fin de que cuenten con todos los conocimientos necesarios. En la distribución externa, se entrega a una persona o entidad que no pertenece a la empresa.

MAQUILAB CS S.A.S VERSIÓN: 000 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DOCUMENTAL FECHA DE EMISIÓN: DD/MM/AAAA PAGINA 11 DE 13 ARCHIVOS ANEXOS FORMATO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

LISTADO MAESTRO

DE DOCUMENTOS

MATRIZ DETALLADA Y

DIAGRAMA DE FLUJO

INSTRUCTIVO DE

FORMATO DE

ACCIONES

CORRECTIVAS Y

PREVENTIVAS

INSTRUCTIVO

CODIFICACIÓN DE LA

INFORMACIÓN

DOCUMENTADA

INSTRUCTIVO DE

DILIGENCIAMIENTO

DE CAJAS DE

CONTROL

INSTRUCTIVO DEL LMD

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