¡Descarga Sistemas de gestión documental y más Apuntes en PDF de Biblioteconomía y Documentación solo en Docsity!
metadades, nous estàndards i tesaurus
TEMA 8 : Sistemes de gestió documental, catàlegs,
interoperatibilitat entre sistemes, metadades, nous estàndards i
tesaurus
A) Sistemes de gestió documental (SGD) A.1. El passat dels SGD a les biblioteques catalanes A.2. El mercat actual dels SGD A.3. SGD i el CRAI/UB A.4. Nous problemes i nous reptes en la gestió de la informació A.5. Quines característiques han de tenir els nous SGD A.6. Quins passos està donant el CBUC davant les noves necessitats A.7. Quins elements s’han de tenir en compte en la tria d’un SGD A.8. El calendari del canvi de SGD al CBUC A.9. Quins SGD s’estan considerant pel canvi B) Catàlegs B.1. Funcionalitats C) Interoperatibilitat entre sistemes: estàndards i protocols C.1. Z39. C.2. Unicode C.3. OAI-PMH D) Metadades D.1. Dublin Core D.2. Les metadades i el CBUC E) Nous estàndards E.1. MARC E.2. OpenURL F) Tesaurus G) Paraules clau
A) Sistemes de gestió documental (SGD)
A.1. El passat dels SGD a les biblioteques catalanes Els SGD de les biblioteques universitàries catalanes abans del 1990 passaren per les mateixes fases que biblioteques similars d’altres països. El panorama era el següent: L’automatització amb sistemes de primera generació ( in house o propis) té els seus inicis en la dècada dels 70 a països com els EUA, el Regne Unit i Holanda. A Catalunya els sistemes propis es desenvolupen bàsicament en la dècada dels 80 essent el primer sistema (també a nivell espanyol) l’iniciat conjuntament per la UB, la UPC (llavors UPB) i “la Caixa”. Els sistemes de segona generació (de claus en mà o integrats) es desenvolupen internacionalment però sobretot als EUA a partir dels anys 80 i arriben al nostre país a finals d’aquesta dècada. La nova oferta i les seves prestacions juntament amb les dificultats de mantenir sistemes propis condueix a una substitució progressiva del sistemes ‘in house’ per sistemes comercials (a nivell espanyol, per exemple, aquesta substitució no s’ha fet encara del tot). L’expansió del sistema universitari català a inicis dels anys 90 facilita que el pas de sistemes propis a sistemes de claus en mà s’hagi fet usant tots el mateix sistema automatitzat. Es va triar VTLS, sistema elegit prèviament per les biblioteques populars de la xarxa de la Diputació de Barcelona i, posteriorment, per les de la xarxa de la Generalitat de Catalunya i per la Biblioteca de Catalunya. Pel que fa a les universitats, la tria del mateix sistema es va fer amb les idees que: Si bé tenir un mateix sistema no era indispensable de cara a les automatitzacions respectives, les facilitava, Triar una mateixa opció millorava l’oferta de serveis i els costos i, Compartir sistema possibilitava cooperacions futures.
metadades, nous estàndards i tesaurus A.2. El mercat actual dels SGD Actualment s’ha passat de sistemes propietaris i sistemes integrats a sistemes estàndards de 3ª generació. Aquesta generació, ja prou consolidada, han esdevingut la base de qualsevol desenvolupament dels sistemes automatitzats actuals. A més, L’aparició del web i la informació electrònica ha provocat canvis radicals en la gestió i evolució d’aquests productes. En aquests darrers anys la concentració de venedors ha augmentat (la majoria de les empreses son dels EUA) i els consorcis bibliotecaris apareixen com les principals unitats de compra i, per tant, davant aquesta realitat els venedors proporcionen solucions consorciades als SGD. A.3. SGD i el CRAI/UB A les biblioteques de la UB (al igual que en totes les biblioteques membres del CBUC) el SGD actual és VTLS. Aquest sistema s’ha utilitzat durant 12 anys i des de 1998 ja no admet més evolucions. Tampoc bona part de les instal·lacions actuals d’aquest programa que estan en ordinadors i sistemes operatius obsolets que ja no son mantinguts ni actualitzats. La versió actual de VTLS del CRAI/UB ha vist mermada les seves capacitats per la ràpida evolució tecnològica del moment i de forma més genèrica en els serveis prestats per la biblioteca i fins i tot en la forma en com es presten. Davant aquesta nova realitat cal un nou sistema de gestió que doni resposta a tots els requeriments actuals i futurs del CRAI/UB i, en cap cas, aquests canvi es pot deslligar de les necessitats comunes derivades de la participació del CRAI/UB al CBUC. A.4. Nous problemes i nous reptes en la gestió de la informació Els principals motius que apunten la necessitat d’un canvi tecnològic en els sistemes actuals de gestió de documental es poden resumir en els següents punts: En aquests anys hi ha hagut una eclosió de la informació electrònica en diferents formes i a banda dels problemes ‘tradicionals’ de les biblioteques d’organitzar aquests recursos (catalogar i indexar) han aparegut problemes nous com mantenir-los i preservar-los També ha caigut la barrera que hi havia entre la informació bibliogràfica i la informació pròpiament dita. Avui, en molts casos, localitzar la informació bibliogràfica suposa accedir-hi de forma immediata als continguts del documents sempre que alguna biblioteca hagi prèviament organitzat el recurs i l’hagi contractat. La funció de col·leccionar de les biblioteques adquireix més rellevància sobretot pel que fa a la gestió de biblioteques repositori d’objectes digitals. Els catàlegs (ara ‘enriquits’ amb enllaços) es consoliden com eines d’accés a les col·leccions de la biblioteca. Els catàlegs tradicionals es combinen amb eines noves (com la BBDD de sumaris en el cas del CBUC) i hi ha la tendència de que es puguin interrogar diferents bases de dades des d’una sola pantalla d’interrogació. Es busca que l’usuari pugui accedir de forma remota als serveis bibliotecaris i que ho pugui fer de forma personalitzada. La multiplicació d’eines per accedir a la informació i les necessitats dels usuaris han fet aparèixer nous instruments de recerca. La interfície de la biblioteca, fins ara única per tothom, tendirà a poder-se personalitzar. Els serveis tradicionals d’informació bibliogràfica (potser de forma virtual i cooperativa) augmentaran en importància així com la funció de formació d’usuaris. Finalment, En els darrers anys el panorama de les biblioteques ha canviat radicalment amb l’emergència de consorcis i la creació de biblioteques digitals territorials (com la
metadades, nous estàndards i tesaurus L’accés a recursos-e des dels catàlegs Els lligams del CCUC a la BBDD de sumaris i viceversa La possibilitat d’iniciar un servei de PI des del CCUC o des de la bbdd de sumaris-e. Els filtres en la consulta de catàlegs per la consulta de recursos-e (revistes, llibres o pàgines de recursos-e). El retard en el canvi de SGD ha permet fer avui la tria amb més seguretat, menys riscos i havent amortitzat més les inversions inicials ja que des del punt de vista de consolidació de les ofertes en sistemes de nova generació el moment és adequat. A.7. Quins elements s’han de tenir en compte en la tria d’un SGD Els principals poden ser: Basar les opcions de canvi en sistemes comercials experimentats per altres biblioteques i consolidats en el mercat a més de triar aquests per la seva adhesió a estàndards. Considerar el treball col·lectiu com una tecnologia i un actiu a usar intensivament. (es a dir que cada membre del consorci tingui el mateix sistema, encara que sistemes diferents són acceptables, però donen més feina.) Tenir en compte que les noves eines permeten millores però suposen alhora canvis en la manera de treballar. Això comportarà resistències que hauran de ser solucionades per un fort liderat en tot el procés. A.8. El calendari del canvi de SGD al CBUC Al llarg del 2002 la Comissió Tècnica del CBUC va treballar en aconseguir una visió conjunta de futur i va elaborar un document ( Request for Proposals ) amb les característiques necessàries i desitjables del nou sistema. El Request for proposal (RFP) é s un qüestionari d’especificacions tècniques que es va enviar als venedors de sistemes on se’ls demanà informació sobre el seu sistema de gestió de bases de dades, estructura de la base de dades, estàndards, funcions, interfícies d’usuari, llengües, formats, formació, suport, preus i plans de futur de l’empresa de cara al seu sistema. Durant el 2003 es va dur un pla de treball que tenia per objectiu principal dur a terme els processos que permetessin canviar el sistema VTLS per un de nou l’any 2004. A.9. Quins SGD s’estan considerant pel canvi Dynix (sistema Horizon) Endeavor (sistema Voyager) VTLS (sistema Virtua) Ex-libris (sistema Aleph) Innovative Interfaces (sistema Millenium) Sirsi (sistema Unicorn)
B) Catàlegs
L’objectiu principal dels catàlegs és donar accés a la consulta i/o recuperació de la informació de la biblioteca. La interfície d’usuari dels catàlegs de biblioteca s’anomena OPAC ( Online Public Access Catalogue ) Els catàlegs actuals estan lligats a un SGD i pel que fa als software emprat a les universitats, cal dir que en els darrers anys s’ha produït un cert relleu generacional. Mentre que fa 10 anys VTLS , Dobis/Libis i Libertas eren moneda comuna en les universitats espanyoles, la situació és ara la següent:
metadades, nous estàndards i tesaurus El sistema amb més implantació és Innopac Millenium, d’Innovative Interfaces que ha absorbit als usuaris de Libertas i alguns de Dobis/Libis En segon lloc s’ha mantingut VTLS , de gran implantació a les universitats catalanes i, en general, a totes les biblioteques d’aquesta comunitat. La seva clientela s’ha mantingut estable. Un altre programa que també s’usa a diverses universitats és Unicorn de Sirsi, que ha recollit antics clients de Libertas o Dobis/Libis. Aquests darrers programes es continuen usant en algunes universitats bé que es tendeix a migrar a Innopac en el cas de Libertas i a Amicus en el cas de Dobis/Libis. B.1. Funcionalitats a) Consulta del fons bibliogràfic de la biblioteca (catàleg): b) Consulta de fons bibliogràfic extern a la biblioteca c) Visualització de la informació recuperada d) Impressió i emmagatzematge dels resultats e) Integració amb d’altres mòduls f) Elaboració d’estadístiques i informes sobre processos d'informació bibliogràfica
C) Interoperatibilitat entre sistemes: estàndards i protocols
L’ús de diferents SGD alhora és necessari per a facilitar l’accés a la informació. L’aplicació de protocols i estàndards facilita la interoperatibilitat entre els diferents sistemes de gestió documental. Entre els protocols i estàndards que faciliten aquesta tasca podem destacar els següents: C.1. Z39. És un estàndard i protocol de comunicacions creat en 1997 que te per objectiu la cerca i recuperació d’informació en bbdd amb diferents estructures utilitzant una interfície única per a executar la cerca com per a la recuperació de la informació. Permet amb un programa client fer consultes a diferents catàlegs al mateix temps donant els resultats com si fos un de sòl i per tant, allibera a l’usuari de la necessitat d’aprendre diferents llenguatges d’interrogació, agilitzant les cerques i la fent-les més amigables. Fa possible la creació de catàlegs únics i agilitzin les tasques de catalogació, però sense la necessitat de crear una bbdd comuna. C.2. Unicode El consorci Unicode es una organització sense fins de lucre creada per a desenvolupar, difondre i promoure l’ús de la norma Unicode. Aquesta norma especifica la representació del text en productes i estàndards de software moderns. Bàsicament Unicode proporciona un número únic per a cada caràcter, sense importar la plataforma, ni el programa, ni l’idioma, permet un fàcil traspàs entre diferents sistemes de codificació i plataformes. C.3. OAI-PMH Es tracta d’un nou protocol per a la transmissió de continguts en Internet denominat OAI-PMH ( Open Archives Initiative – Protocol for Metadata Harvesting ). Els primers treballs es van iniciar el 1999.
metadades, nous estàndards i tesaurus D.1. Dublin Core El seu origen es de 1995 i consta de 4 principis fonamentals: Simplicitat de creació i manteniment: consta d’un número d’elements molt reduït (15) Semàntica universalment entesa Abast internacional (hi ha versions en 30 llengües) Extensibilitat: permet afegir elements específics segons les necessitats Dublin Core consta de 15 elements diferents, tots repetibles i cap obligatori. Aquests són: title creator subject description publisher contribution date type format identifier source language relation coverage rights. A més, alguns dels elements tenen desenvolupats o en procés de desenvolupament els qualificadors, o llistes controlades dels valors que pot assumir un element. Per exemple, l'element Relation té proposats els següents qualificadors per precisar el parentiu amb un altre document: IsPartOf , HasPart , IsFormatOf , HasFormat , IsVersionOf , etc. Es poden trobar diferents versions del Dublin Core depenent de la sintaxi o el llenguatge en el qual s'expressa, ja sigui incrustat dins HTML o tractat per una base de dades relacional o una altra aplicació. Des de l’aparició de la recomanació RDF ( Resource Description Framework ) però, el contenidor més eficient per les metadades és el llenguatge XML. D.2. Les metadades i el CBUC El Pla de treball del CBUC per al 2000 es planteja definir el projecte de seleccionar, mantenir, indexar i donar accés de forma cooperativa a recursos d'Internet, d'interès per a les biblioteques del Consorci, i continuar mantenint i creant, en el que sigui possible, lligams electrònics entre el CCUC i els productes que formin part de la biblioteca digital. Les conclusions de l'informe L’accés als recursos web des de les biblioteques , encarregat pel CBUC a Ernest Abadal i Assumpció Estivill, es materialitzen en una sèrie de recomanacions per la constitució de grups de treball que emprenguin la catalogació dels recursos digitals amb tecnologia i estàndards oberts a la interoperatibilitat i en cooperació amb els projectes internacionals en marxa. Segons les recomanacions del CBUC aquestes metadades haurien de ser incloses en les pàgines web de cada institució membre amb l’objectiu de poder facilitar, assegurar i uniformitzar en un futur la recuperació pertinent de la informació.
E) Nous estàndards
E.1. MARC
És un estàndard de catalogació i intercanvi de registres bibliogràfics creat el 1999 per la Library of Congress i la National Library of of Canada i actualment és el format més estès i utilitzat a les biblioteques d’arreu. Les seves avantatges principals són: Afavoreix l’intercanvi d’informació entre biblioteques i assegura la compatibilitat Documentació i manteniment millor respecte al CATMARC Cobreix nous formats bibliogràfics i és especialment indicat per a la catalogació de documents digitals i materials no llibre
metadades, nous estàndards i tesaurus Facilita l’adopció d’estàndards com ara el Dublin Core (en MARC21 ja te les taules de conversió) Es cada cop més present en sistemes bibliotecaris i en els softwares de gestió (SGD) La Comissió Assessora de Catalogació de la BC va adoptar en la seva reunió de 2 d’octubre de 2001 d’iniciar els processos per a l’adopció del format MARC21 per part de les biblioteques catalanes. El canvi de format, de CATMARC a MARC21, ha estat la decisió més important dins la comunitat bibliotecària catalana dels darrers anys. Aquest pas significa l'adopció d'una normativa internacional versus una solució local, que dóna com a avantatges una millora en la comunicació i intercanvi de la informació bibliogràfica. La gestió del canvi de format correspon a la Subcomissió per al Canvi de Format. Les biblioteques del CBUC treballen amb registres bibliogràfics en format CATMARC. El canvi a MARC21 comporta nombrosos avantatges, però per recomanació del grup de treball responsable del canvi de SGD s’ha decidit que el millor moment de fer aquesta migració és el de migració de dades al nou sistema. E.2. OpenURL Nou estàndard creat per la NISO (National Information Standard Organization dels EUA) per fer lligams a recursos digitals que s’ha introduït ràpidament a sistemes com ara SFX de Ex-Libris
F) Tesaurus
En aquests moments es torna a pensar en els tesaurus com a eines de precisió per a la recuperació de la informació a Internet. La darrera generació de tesaurus postcoordinats difereixen dels tesaurus precoordinats (preferits en les dècades dels 60 i 70) en la seva compilació, feta a partir del subllenguaje científic i en la seva utilització preferent per a la recuperació de documents. Aquests nous tesaurus s'integren en els SGD i milloren la pertinència de les cerques, a causa de les nombroses relacions associatives i contextuals que presenten. Els SGD utilitzen els descriptors precoordinats dels tesaurus per a indexar els documents i després d'un procés estadístic de ponderació dels descriptors més repetits, els reutilitzaran com descriptors postcoordinats en la recuperació. Els vocabularis controlats busquen un acostament als conceptes documentals i lingüístics que millori l'anàlisi i la indexació de la informació emmagatzemada en les bbdd documentals, per a la seva exacta recuperació.
metadades, nous estàndards i tesaurus recursos web. El RDF serveix per generar les metadades DC dels recursos web que lo les portin incorporades URI (Uniform Resource Identifier) Defineix o identifica una entitat (potser qualsevol cosa: documents, àudio, vídeo…). S’utilitza per a explicar el significat o concepte d’un terme URL (Uniform Resource Locator) És el tipus més familiar de URI, identifica pàgines web URN (Uniform Resource Name) Nom lògic que enllaça amb una direcció física HTML (Hypertext Markup Language) Llenguatge de marques derivat del SGML. Descriu la distribució i estil de cadascun dels elements que composa una pàgina web. Està format per un conjunt d’instruccions que no es visualitzen al document final. És un llenguatge multiplataforma CATMARC Format de catalogació automatitzada utilitzat a Catalunya. El seu origen es de 1981 quan es va veure la necessitat de catalogar la BNC GNU El projecte GNU (GNU és acrònim recursiu de "Gnu No és Unix") va començar en 1984 per a desenvolupar un sistema operatiu tipus Unix complet amb la peculiaritat de ser un software lliure. La Free Software Foundation finança aquest projecte. Wireless Tecnologia sense cable de connexió a Internet Tecnologia WI-FI Tecnologia wireless de connexió sense cables a Internet des de les biblioteques de la UPC CrossRef Iniciativa de cooperació entre els editors de publicacions acadèmiques que usen aquest sistema d’identificació de documents (DOI) CORC (Cooperative Online Resource Catalog) Projecte bibliotecari cooperatiu de selecció I indexació de recursos DTD Document Type Definition Open Source System Com a particularitat més destacable dels programaris de codi obert, cal fer esment que si el projecte és prou atractiu, la col·laboració entre diferents usuaris de tot el món el fan molt dinàmic, afavorint l'intercanvi d’experiències i problemes. La despesa en programari és nul·la.
metadades, nous estàndards i tesaurus KOHA És un sistema de gestió de biblioteques tipus Open Source , es a dir, un sistema de codi obert i de lliure distribució. Tant el codi, com aplicacions i mòduls són oberts i a l’abast de tothom. OAI (Open Access Initiative) L’OAI és una organització que es va crear amb la missió de desenvolupar i promoure estàndards d’interoperatibilitat per a facilitar la difusió de continguts en Internet. Va sorgir com un esforç per a millorar l’accés a e-prints i per a incrementar la disponibilitat de les publicacions científiques. L’OAI té la financiació de la National Science Foundation dels EUA. Neix del moviment d’e-prints que té per objectiu el posar a disposició del públic documents en format electrònic via repositoris de documents. Per a facilitar aquesta tasca han aparegut una sèrie de programes que permeten a qualsevol institució (universitat o centre d’investigació) crear el seu propi arxiu de documents al temps que els fa compatible amb el protocol OAI-PMH. Exemples d’aquests programes són: Eprints i Dspace entre altres. Eprints És el més popular de tots el programes repositoris de documents. És un software desenvolupat pel Open Citation Project en la University of Southampton (RU). Està gratuït i es distribueix sota llicència GNU, la qual cosa significa que el codi font es accessible i modificable per qualsevol programador amb la condició que les modificacions també es facin públiques i accessibles. Funciona sota qualsevol ordinador amb Linux Dspace Programa desenvolupat a finals del 2002 per HP i les biblioteques del MIT. També és tipus Open Source i té per objectiu ajuda a una institució d’organitzar, gestionar, emmagatzemar i descriure documents electrònics i distribuir-los per Internet. Està pensat per a funcionar sota diferents plataformes i suportar la versió 2 de OAI-PMH. E-LIS (Eprints in Library and Information Science) És un projecte Open Access internacional per a crear un arxiu multinacional i multilingüe de documents científics de biblioteconomia i documentació. Ha estat finançat parcialment pel Ministeri d’Educació.
