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FUGEMSS - DEC/GSI
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FUGEMSS - DEC/GSI
- INTRODUÇÃO AO MS-ACCESS: ................................................................................................... ÍNDICE
- RECAPITULAÇÃO: ...................................................................................................................................
- Tabelas: ............................................................................................................................................
- Consultas:.........................................................................................................................................
- Formulários:.....................................................................................................................................
- Relatórios: ........................................................................................................................................
- SEGURANÇA: ....................................................................................................................................
- ANTES DE COMEÇAR :.............................................................................................................................
- PROTEÇÃO DOS DADOS...........................................................................................................................
- CONSULTAS: .....................................................................................................................................
- USANDO SQL NO MS-ACCESS ...............................................................................................................
- CONSULTAS UNIÃO ................................................................................................................................
- CONSULTA DEFINIÇÃO DE DADOS ..........................................................................................................
- Tipos de dados do SQL compatíveis com o Access...........................................................................
- CONSULTA PASSO ATRAVÉS...................................................................................................................
- CRIAR SUB-CONSULTAS..........................................................................................................................
- DIFERENÇAS ENTRE CONSULTAS AÇÃO E CONSULTAS SELEÇÃO ................................
- ALTERANDO DADOS COM CONSULTAS AÇÃO ....................................................................
- CONSULTA CRIAÇÃO DE TABELA: ........................................................................................................
- CONSULTA EXCLUSÃO:.........................................................................................................................
- CONSULTA ATUALIZAÇÃO:...................................................................................................................
- CONSULTA ANEXAÇÃO: ........................................................................................................................
- ESTRUTURANDO FORMULÁRIOS ............................................................................................
- CRIANDO CONTROLES ..........................................................................................................................
- Controles vinculados, não vinculados e calculados.......................................................................
- Definindo propriedades de controle...............................................................................................
- PERSONALIZANDO FORMULÁRIOS.........................................................................................................
- Alterando ordem de tabulação .......................................................................................................
- Criando outros controles utilizando a caixa de ferramentas .........................................................
- Fornecendo uma lista de opções com uma caixa de listagem ou uma caixa de combinação ........
- CRIANDO UM FORMULÁRIO/SUB-FORMULÁRIO SEM A AJUDA DO ASSISTENTE .....................................
- Vinculando um formulário e um sub-formulário ............................................................................
- CALCULANDO UM TOTAL PARA UM GRUPO DE REGISTROS ....................................................................
- ESTRUTURANDO RELATÓRIOS ................................................................................................
- ADICIONANDO SEÇÕES .........................................................................................................................
- Cabeçalho do Relatório..................................................................................................................
- Cabeçalho da Página .....................................................................................................................
- Para adicionar cabeçalho e rodapé a um relatório ou página ......................................................
- Cabeçalho do Grupo ......................................................................................................................
- Para adicionar cabeçalho e rodapé a um grupo............................................................................
- Seção detalhe..................................................................................................................................
- Rodapé do grupo ............................................................................................................................
- Rodapé da página...........................................................................................................................
- Rodapé do relatório........................................................................................................................
- USANDO EXPRESSÕES EM RELATÓRIOS................................................................................................. ii
- MACROS ...........................................................................................................................................
- O QUE É UMA MACRO? .........................................................................................................................
- PORQUE USAR MACROS? ......................................................................................................................
- Fazer seus formulários e relatórios trabalhem juntos....................................................................
- Encontrar e filtrar registros automaticamente ...............................................................................
- Definir valor em controles..............................................................................................................
- Garantir a precisão dos dados .......................................................................................................
- Definir propriedade de formulários, relatórios e controles. ..........................................................
- Automatizar transferências de dados .............................................................................................
- Criar o seu próprio ambiente de trabalho personalizado ..............................................................
- CRIANDO UMA MACRO.........................................................................................................................
- Para criar uma macro ....................................................................................................................
- A Janela Macro ..............................................................................................................................
- Adicionando ações a uma Macro ...................................................................................................
- Definindo argumentos ....................................................................................................................
- Salvando uma Macro......................................................................................................................
- Criando um grupo de macro ..........................................................................................................
- Usando condições em macros ........................................................................................................
- LISTA DE AÇÕES DE MACRO .................................................................................................................
- RESPONDENDO A EVENTOS EM FORMULÁRIOS......................................................................................
- Fazendo Formulários trabalharem em conjunto............................................................................
- Atribuindo macros de validação a eventos de formulário e de controle ........................................
- Exibindo mensagens de validação diferentes para condições diferentes .......................................
- CRIANDO NOSSOS PRÓPRIOS MENUS .....................................................................................................
- Definição do Menu .........................................................................................................................
- Definição da Barra de Menu ..........................................................................................................
- Atribuindo uma Barra de Menu a um formulário...........................................................................
- MÓDULOS ........................................................................................................................................
- ESTRUTURA DO MÓDULO .....................................................................................................................
- DECLARANDO VARIÁVEIS ....................................................................................................................
- Tipos de Dados ...............................................................................................................................
- USANDO DADOS CONTIDOS NOS FORMULÁRIOS....................................................................................
- OBJETOS DE BANCO DE DADOS............................................................................................................
- VALIDAÇÃO DE CAMPOS COM MÓDULOS ..............................................................................................
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Segurança:
Antes de começar :
Deve-se criar uma cópia de reserva do banco de dados do grupo de trabalho, SYSTEM.MDA, onde o Microsoft Access armazena as especificações das opções de cada usuário e as configurações da barra de ferramentas. Em um ambiente de multi-usuário, o banco de dados do grupo de trabalho também contém as informações de cadastro de segurança do seu grupo. Se o seu arquivo SYSTEM.MDA for perdido ou danificado, você não poderá iniciar o Microsoft Access. Uma vez feita uma cópia de reserva desse arquivo, só será preciso copiá-lo novamente caso haja mudanças nas opções, barra de ferramentas ou nas informações da cadastro de segurança.
Proteção dos dados
Proteger uma informação pode ser uma parte importante no desenvolvimento de um banco de dados do Microsoft Access. Através da proteção ao seu banco de dados, você poderá controlar o que um usuário ou um grupo de usuários pode fazer com objetos do banco de dados.
A segurança do Microsoft Access é composta de várias partes que precisam estar no lugar antes que a segurança se conclua: grupos de trabalho, usuário e contas do grupo, posse, e atribuições de permissão.
Para proteger um banco de dados:
1 Atribuir senha ao usuário Administrador; sair do Access e Logar como Administrador 2 Definir grupos de usuários 3 Definir permissões do grupo 4 Criar usuários 5 Tirar as permissões dos grupos Usuários e Administradores 6 Colocar os usuários que vão administrar o banco de dados no grupo Administradores
Importante: Você precisa remover as permissões do usuário administrador e do grupo de usuários, que inclui todos os usuários em um grupo de trabalho. Até que você remova estas permissões, os usuários poderão ter permissões involuntárias para objetos. Tendo, uma vez, as permissões removidas, os usuários passarão a ter somente as que você atribuiu.
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Para assegurar a proteção do banco de dados, é importante acrescentar uma senha à conta do administrador e às contas do proprietário e administrador designadas. Adicionalmente, você poderá acrescentar uma senha às contas criadas para usuários ou instruí-los para acrescentar às suas próprias senhas.
Observações: A segurança depende da relação entre contas do grupo de trabalho do Microsoft Access e das atribuições de permissão em seu banco de dados. O Microsoft Access armazena informação de conta com o grupo de trabalho e atribuições de permissões no arquivo (.MDB) do banco de dados.
Exercício:
Implemente a segurança no banco de dados do curso, criando três grupos:
· DBA - administrador (Todas as permissões) · Gerentes - usuário (somente para leitura) · Digitadores - usuário (com permissões para leitura, gravação, exclusão e atualização)
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A seguinte consulta união seleciona o nome de todas as empresas e cidades que estejam nas tabelas Fornecedores e Clientes e classifica alfabeticamente os dados por cidade.
SELECT [Nome da empresa], [Cidade] FROM [Fornecedores]
UNION SELECT [Nome da empresa], [Cidade] FROM [Clientes] ORDER BY [Fornecedores], [Cidade];
A consulta união a seguir renomeia o campo "Nome da empresa" para "Nome do cliente/fornecedor" na saída da consulta;
SELECT [Nome da empresa] AS [Nome do cliente/fornecedor], [Cidade] FROM [Fornecedores] UNION SELECT [Nome da empresa] AS [Nome do cliente/fornecedor], [Cidade] FROM [Clientes];
A consulta união a seguir utiliza a instrução UNION ALL para recuperar registros duplicados:
SELECT [Nome da empresa], [Cidade] FROM [Fornecedores]
UNION ALL SELECT [Nome da empresa], [Cidade] FROM [Clientes];
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Consulta Definição de Dados
Este tipo de consulta cria uma tabela sem adicionar nenhum registro a ela, é interessante quando precisamos criar tabelas temporárias. Veja o exemplo:
CREATE TABLE [SÓCIOS]
(Código COUNTER, Nome TEXT (50), Rua TEXT (50), (CONSTRAINT CódigoDoSócio PRIMARY KEY ([Código]));
No exemplo acima é criada uma tabela Sócios com os seguintes campos:
Campo Tipo Tamanho Código Contador 4 bytes Nome Texto 50 Rua Texto 50
A palavra chave CONSTRAINT indica que em seguida vem o nome de um índice chamado CódigoDoSócio, entre parêntesis vem o nome do campo que faz parte deste índice e opcionalmente a clausula PRIMARY KEY para indicar a chave primária da tabela.
Tipos de dados do SQL compatíveis com o Access
Tipo de dado Tamanho Descrição BINARY 1 byte Para consultas em tabelas anexadas em produtos de banco de dados que definem um tipo de dados Binário. O Microsoft Access não usa o tipo de dados Binário. BIT 1 byte Valores Sim e Não e campos que contém apenas um entre dois valores. BYTE 1 byte Um valor inteiro entre 0 e 255. COUNTER 4 bytes Um número incrementado automaticamente pelo Microsoft Access quando um novo registro é adicionado a uma tabela. No Jet database engine, o tipo de dado para este valor é Long. CURRENCY 8 bytes Um inteiro dimensionado entre - 922.337.203.685.477,5808 e 922.337.203.685.477,5807.
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Consulta Passo Através
As consultas passo através não são executadas pelo Access, elas são executas pelo servidor SQL, por isso não é possível usar o SQL do Access, visto que ele não segue o padrão ANSI como os servidores SQL.
Esta consulta manipula os dados diretamente no servidor então as tabelas utilizadas não precisam estar anexadas.
Criar sub-consultas
para criar uma sub-consulta, você usa a grade QBE, mas insere uma instrução SQL SELECT como critério. Para maiores informações consulte Criando uma Sub-consulta dentro de SQL: sub-consultas na ajuda do MS-Access.
Diferenças entre consultas Ação e consultas
seleção
Quando se cria uma consulta, o MS-Access cria uma consulta seleção, a não ser que se escolha um tipo diferente no menu consulta.
Quando uma consulta seleção é executada, o MS-Access exibe o Dynaset, os registros recuperados de suas tabelas. Pode-se, então, visualizar o dynaset e fazer alterações em seus dados. Entretanto, ao fazer alterações, elas são inseridas registro a registro.
Caso haja um grande número de alterações similares, você pode poupar tempo usando uma consulta ação. Uma consulta ação faz quaisquer alterações em apenas uma operação. Por exemplo, caso deseje excluir todos os produtos que tenham sido descontinuados, você pode executar uma consulta ação que remova todos esses produtos.
Para se garantir que alterações indesejadas não sejam feitas se você executar inadvertidamente uma consulta ação, o MS-Access exibe na janela Banco de dados, um ícone especial para identificar as quatro consultas ação.
Consulta Anexação Consulta Atualização Consulta Criação de Tabela
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Consulta Exclusão
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Exercício I
Crie uma consulta de Criação de tabela para listar o Nome do produto, Quantidade em estoque e o Fornecedor , Código do Fornecedor, onde a quantidade em estoque seja menor que 20. O nome da tabela de saída será Produtos em Baixa. Salve a consulta como Cria Produtos em Baixa.
Consulta exclusão:
- Quando desejamos excluir vários dados de uma tabela com dados alguns dados em comum, nós devemos criar uma consulta seleção para exibir estes registros e depois transformará numa consulta exclusão.
- Quando você clicar no botão Executar, o MS-Access informa quantas linhas ( registros ) serão excluídas da tabela, nesta mensagem, você pode confirmar a eliminação ou não.
- Se você clicar no botão Modo Folha de Dados, a consulta seleção será executada e você verá os registros que vão excluídos.
Exercício II
Crie uma consulta para excluir todos da tabela de produtos, todos os produtos que estejam com a quantidade em estoque abaixo de 20. Salve com o nome de Exclui Produtos em Baixa.
Consulta Atualização:
- A consulta atualização atualiza os dados de um ou mais campos, cria-se a consulta seleção com os campos desejado e depois pressione o botão da consulta atualização e na linha atualizar para você coloca o valor ou expressão que irá atualizar o campo.
Exercício III
Crie uma consulta para atualizar o campo Unidades em estoque em 50% se o valor for diferente de 0 (zero) ou 50 se for igual a 0 (zero).
Salve com o nome Atualiza Produtos.
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Consulta anexação:
- A consulta anexação nos permite anexar dados de uma tabela a outra. Para isso devemos criar uma consulta seleção com os campos que desejamos anexar, e depois clicamos no botão da consulta anexação e está pronta a consulta anexação.
- Quando você clicar no botão Executar, o MS-Access informa quantas linhas ( registros ) serão anexadas da tabela, nesta mensagem, você pode confirmar a anexação ou não.
- Se você clicar no botão Modo Folha de Dados, a consulta seleção será executada e você verá os registros que vão ser anexados.
Exercício IV
Criar uma consulta para Anexar os campos para a tabela Informações do produto.
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Se você comparar um formulário no modo estrutura e no modo folha de dados, poderá ver a conexão entre os controles do formulário e os campos da tabela de origem do formulário.
Definindo propriedades de controle
No MS-Access, as propriedades são usadas para determinar as características das tabelas, consultas, campos, formulários e relatórios. Cada controle de um formulário tem também propriedades. As propriedades de controle determinam a estrutura e a aparência de um controle bem como as características do texto ou dos dados que ele contém. Por exemplo, você pode definir propriedades que formatem os valores de um controle como moeda e os exiba em negrito. Pode-se ver as propriedades de um controle exibindo sua folha de propriedade.
Para exibir a folha de propriedade de um controle
Clique duas vezes no controle (esse método funciona com todos os tipos de controle exceto sub-formulários, sub-relatórios e objetos OLE não vinculados). -Ou- Selecione o controle e escolha Propriedades no menu Exibir ou clique no botão “Propriedades” na barra de ferramentas. Se o controle tem uma etiqueta anexada, selecione o controle e não sua etiqueta (para exibir a folha de propriedades de uma etiqueta, selecione a etiqueta).
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Aqui teremos algumas propriedades, comuns para vários Objetos, essas propriedades podem ser definidas nos controles tanto para formulário quanto para relatório, visto que cada controle tem em média 20 a 30 propriedades teremos aqui somente algumas que são comuns a vários controles, como por exemplo.
Propriedade Descrição Origem do Controle Nome de Campo ou Expressão para usar como fonte de dados para Controle Tabular Automaticamente Pode gerar ou não uma tabulação quando o último caracter permitido em uma máscara de entrada de uma caixa de texto é inserido. Comportamento da Tecla Enter Padrão troca de campo e Nova Linha no campo, cria uma linha em branco no mesmo campo para inserção. Visível Torna o objeto visível Ativado Habilitar controle no modo formulário Parada de Tabulação Permite tabulações no controle Índice de Tabulação Definir ordem de tabulação Pode Ampliar Controle ou seção expande automaticamente para caber no texto., Pode Reduzir Determina se o tamanho de uma sessão ou controle será Reduzido verticalmente para acomodar a quantidade de dados. Ao Entrar Macro ou função executada quando o controle recebe o primeiro foco Ao Sair Macro ou função executada quando o controle perde o foco no mesmo formulário.
Para obter mais informações consulte Definindo Propriedades no Help do MS-Access.
Personalizando formulários
Você pode ser mais produtivo com formulários personalizados que se adaptem às suas necessidades particulares. Por exemplo, você pode personalizar que apresente listas de opções para sua escolha, adicionar um botão que torne fácil a abertura de um formulário relacionado e usar imagens em vez de texto em botões.
Alterando ordem de tabulação
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Criando outros controles utilizando a caixa de ferramentas
Se você deseja criar controles não vinculados ou calculados, use a barra de ferramentas. Também pode usar a caixa de ferramentas para criar controles vinculados que não sejam caixas de textos. A caixa de ferramentas é uma barra de ferramentas especializada: você pode escolher Barras de Ferramentas no menu Exibir, para ativar ou desativar a caixa de ferramentas.
O MS-Access exibe automaticamente a caixa de ferramentas quando você abre um formulário no modo estrutura, se as barras de ferramentas estiverem ativadas. A caixa de ferramentas tem ferramentas para todos os tipos de controles que você pode criar na estrutura de um formulário. Move-se a caixa de ferramentas selecionando e arrastando a mesma, e pode fechá- la clicando na caixa controle no canto superior esquerdo.
Para exibir ou fechar a caixa de ferramentas No menu exibir, escolha caixa de ferramentas (ou clique no botão “caixa de ferramentas” na barra de ferramentas).
Para determinar a finalidade de uma ferramenta Posicione o ponteiro do mouse sobre a ferramenta O MS-Access exibe o nome da ferramenta.
Fornecendo uma lista de opções com uma caixa de listagem ou
uma caixa de combinação
Uma caixa de listagem é uma lista simples de valores para você selecionar. Uma caixa de combinação é como uma caixa de texto e uma caixa de listagem combinadas em um controle, você tanto pode digitar um valor na caixa de texto como selecionar um valor na lista.
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Vantagens da caixa de listagem A lista aparece todas as vezes e o valor do controle fica limitado a o conjunto de alternativas da lista. Para mover rapidamente para o primeiro iniciado com uma determinada letra você pode digitar essa letra. Quando se está usando um formulário para inserir ou editar, não se pode adicionar um valor que não esteja na lista.
Vantagens de uma caixa de combinação Uma vez que a lista não é exibida até que se abra, o controle ocupa menos espaço no formulário. Você pode digitar os primeiros caracteres de um valor na caixa de combinação para rapidamente encontrar esse valor. Além disso, pode-se optar por permitir a entrada de valores novos na caixa de combinação ou impedir a entrada de valores novos.
Criando um Formulário/sub-formulário sem a ajuda do
Assistente
Quando está criando um formulário e um sub-formulário sem a ajuda do assistente de Formulário/Sub-formulário, inicialmente você cria o formulário e o sub-formulário separadamente. Em seguida, insere o sub-formulário no formulário. Este método é útil se você já criou um formulário e deseja inseri-lo em diversos outros formulários. Pode, também, preferir criar o seu próprio sub-formulário quando quiser criar um sub-formulário que seja diferente do formulário que o Assistente projetou.
Criando um formulário e um sub-formulário Um sub-formulário é um formulário separado, que você cria e salva da mesma forma que qualquer outro formulário. Então, adiciona-o ao formulário de modo a se assegurar o seu vínculo ao formulário. Na maioria dos casos, o MS-Access vincula o formulário automaticamente quando você o adiciona. Existe, porém, situações onde você tem que definir as propriedades para vincular o formulário ao sub-formulário.
Preparando o formulário
- Crie o formulário. Deixe espaço no formulário para o sub-formulário.
- Salve e feche o formulário.
Preparando o sub-formulário
- Crie um formulário e defina as propriedades de formulário VisualizaçãoAutorizada e ModoPadrão
