APOSTILA DE Excel Basico, Notas de estudo de Matérias técnicas

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APOSTILA | 2018

EXCEL BÁSICO

Eixo Conhecimento em Rede

ESCOLA DE SERVIÇO PÚBLICO DO ESPÍRITO SANTO - ESESP

• 1. EXCEL
  • 1.1. A TELA DE TRABALHO
  • 1.2. MOVIMENTANDO-SE PELA PLANILHA
  • 1.3. INSERINDO OS DADOS
  • 1.4. ALTERAÇÃO DO CONTEÚDO DE UMA CÉLULA
  • 1.5. SALVANDO UMA PLANILHA
  • 1.6. CARREGANDO UMA PLANILHA
  • 1.7. FORMATAÇÃO DE CÉLULAS
  • 1.8. IMPRESSÃO DA PLANILHA
  • 1.9. FECHANDO A PLANILHA ATUAL
  • 1.10. CRIAÇÃO DE UMA NOVA PLANILHA
  • 1.11. FECHANDO O EXCEL
• 2. ENTRADA DE DADOS
  • 2.1. TEXTOS
  • 2.2. TEXTO DE NÚMERO
  • 2.3. RETORNO AUTOMÁTICO DE TEXTO
  • 2.4. NÚMEROS
  • 2.5. DATA E HORA
  • 2.6. AUTO PREENCHIMENTO
  • 2.7. EDIÇÃO DE DADOS
  • 2.8. EDIÇÃO DO CONTEÚDO DE UMA CÉLULA
• 3.FÓRMULAS E FUNÇÕES, CRIAÇÃO E MANUTENÇÃO
  • 3.1. OPERADORES
  • 3.2. FUNÇÕES
• 4. PASTAS DE TRABALHO
  • 4.1. APAGANDO UMA PLANILHA................................................................................................................
  • 4.2. INSERÇÃO DE PLANILHAS
  • 4.3. MOVIMENTAÇÃO DE PLANILHAS
  • 4.4. MUDANÇA DE NOME DAS PLANILHAS
  • 4.5. PLANILHAS TRIDIMENSIONAIS
• 5. COPIAR, MOVIMENTAR E APAGAR DE CÉLULAS E COLUNAS
  • 5.1. COPIAR CÉLULAS E COLUNAS
  • 5.2. MOVIMENTAÇÃO DE CÉLULAS
  • 5.3. INSERINDO COLUNAS E LINHAS
  • 5.4. EXCLUSÃO DE LINHAS E COLUNAS
• 6. FORMATAÇÃO DA PLANILHA
  • 6.1. A BARRA DE FORMATAÇÃO
  • 6.2. AUTOFORMATAÇÃO
  • 6.3. COMENTÁRIO
  • 6.4. A CAIXA DE DIÁLOGO FORMATAR CÉLULAS
  • 6.5 CONGELAMENTO DE PAINÉIS
  • 6.6 CRIAR FILTROS
• 7. GRÁFICOS
  • 7.1. CRIANDO GRAFICOS
  • 7.2. TÍTULOS
  • 7.3. RÓTULO DOS DADOS

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Marcadores de página (Guias): Servem para selecionar uma página da planilha, da mesma forma que os marcadores de agenda de telefone. Esses marcadores recebem automaticamente os nomes Plan1, Plan2, etc., mas podem ser renomeados.

Barra de fórmulas: Tem como finalidade exibir o conteúdo da célula atual e permitir à edição do conteúdo de uma célula.

Linha de status: Tem como finalidade exibir mensagens orientadoras ou de advertência sobre os procedimentos que estão sendo executadas, assim como sobre o estado de algumas teclas do tipo liga desliga, como a tecla Num Lock, END, INS, etc.

Janela de trabalho: Uma planilha do Excel tem uma dimensão física muito maior do que uma tela/janela pode exibir. O Excel 2010 permite a criação de uma planilha com 1.048. linhas por 16.384 colunas.

1.2. MOVIMENTANDO-SE PELA PLANILHA

Para que uma célula possa receber algum tipo de dado ou formatação, é necessário que ela seja selecionada previamente, ou seja, que se torne a célula ativa. Para tornar uma célula ativa, você deve mover o retângulo de seleção até ela escolhendo um dos vários métodos disponíveis.

1. Use as teclas de seta para mover o retângulo célula a célula na direção indicada pela seta.
2. Use as teclas de seta em combinação com outras teclas para acelerar a movimentação.
3. Use uma caixa de diálogo para indicar o endereço exato.
4. Use o mouse para mover o indicador de célula e com isso selecionar uma célula específica.

1.2.1. USANDO TECLAS

A próxima tabela mostra um resumo das teclas que movimentam o cursor ou o retângulo de seleção pela planilha:

Ação Teclas a serem usadas Mover uma célula para a direita seta direita Mover uma célula para a esquerda seta esquerda Mover uma célula para cima seta superior Mover uma célula para baixo seta inferior Última coluna da linha atual CTRLseta direita Primeira coluna da linha atual CTRLseta esquerda

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Última linha da coluna atual CTRLseta inferior Primeira linha da coluna atual CTRLseta superior Mover uma tela para cima PgUp Mover uma tela para baixo PgDn Mover uma tela para esquerda ALT+PgUp Mover uma tela para direita ALT+PgDn Mover até a célula atual CTRL+Backspace Mover para célula A1 CTRL+HOME F5 Ativa caixa de diálogo

1.2.2. USANDO A CAIXA DE DIÁLOGO

Se você sabe exatamente para onde quer movimentar o cursor, pressione a tecla F5 para abrir a caixa de diálogo Ir Para. Quando ela aparecer, informe a referência da célula que você deseja.

Esse método é muito mais rápido do que ficar pressionando diversas vezes uma combinação de teclas. Depois de informar o endereço, pressione o botão OK.

1.3. INSERINDO OS DADOS

Para inserir os dados você deve selecionar a célula que receberá os dados. Em seguida, basta digitar o seu conteúdo.

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Se durante a digitação algum erro for cometido, pressione a tecla Backspace para apagar o último caractere digitado. Como padrão, adotaremos sempre o pressionamento da tecla ENTER para encerrar a digitação de uma célula.

Agora insira os números mostrados na figura abaixo:

1.3.2. ENTRADA DE TEXTOS

Inserir um texto em uma célula é igualmente fácil, basta selecionar a célula, digitar o texto desejado e pressionar uma das teclas ou comandos de finalização da digitação. Além da tecla ENTER, que avança o cursor para a célula de baixo, e da caixa de entrada, que mantém o retângulo de seleção na mesma célula, você pode finalizar a digitação de um texto ou número pressionando uma das teclas de seta para mover o retângulo de seleção para a próxima célula.

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Agora insira os textos, conforma a figura abaixo:

1.3.3. ENTRADA DE FÓRMULAS

É na utilização de fórmulas e funções que as planilhas oferecem real vantagem para seus usuários. Basicamente, uma fórmula consiste na especificação de operações matemáticas associadas a uma ou mais células da planilha. Cada célula da planilha funciona como uma pequena calculadora que pode exibir o conteúdo de uma expressão digitada composta apenas por números e operações matemáticas ou então por referências a células da planilha. Se você fosse fazer a soma dos valores da coluna C, escreveria a seguinte expressão em uma calculadora: "150+345,8+550+35" e pressionaria o sinal de igual para finalizar a expressão e obter o número no visor. No EXCEL 2010, você pode obter o mesmo efeito se colocar o cursor em uma célula e digitar a mesma expressão só que começando com o sinal de mais: "+150+345,8+550+35". Essa possibilidade de uso do Excel é conveniente em alguns casos, contudo na maioria das vezes você trabalhará fornecendo endereços de células para serem somados.

Posicione o cursor na célula C8, digite a fórmula mostrada, e pressione ENTER.

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Posicione o retângulo de seleção na célula D8. Em seguida, pressione o botão Autosoma

que se encontra na barra de ferramentas, como mostra a próxima figura..

Ao pressionar o botão, o EXCEL 2010 identifica a faixa de valores mais próxima e automaticamente escreve a função SOMA() com a faixa de células que deve ser somada. Após aparecer a fórmula basta pressionar ENTER para finalizar a sua introdução.

1.4. ALTERAÇÃO DO CONTEÚDO DE UMA CÉLULA

Se você quiser alterar o conteúdo de uma célula, pode usar dois métodos bem simples que ativarão a edição.

1. Dê um duplo clique sobre a célula.
2. Posicione o retângulo de seleção sobre a célula e pressione F2.

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Complete a planilha como mostra a próxima figura:

1.5. SALVANDO UMA PLANILHA

Quando você salva uma planilha pela primeira vez no EXCEL 2010, é solicitado que você forneça um nome para ela. Nas outras vezes, não será necessário o fornecimento do nome.

Para salvar uma planilha, você pode optar pelo menu Arquivo, e em seguida menu Salvar.

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Outra opção é pressionar a combinação de teclas CTRL+B.

A terceira opção é a mais rápida para quem gosta de usar mouse. Basta dar um clique no botão salvar, o primeiro botão da barra de ferramentas de acesso rápido.

Qualquer uma dessas opções abrirá a caixa de diálogo mostrada a seguir:

No EXCEL 2010, toda vez que uma nova planilha é iniciada, ele recebe o nome de Pasta1. Se em uma mesma seção de trabalho mais de um novo documento for criado, os nomes propostos pelo Excel serão Pasta2, Pasta3 e assim por diante. É por isso que você deve fornecer um nome específico para a planilha que está sendo criada.

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1.6. CARREGANDO UMA PLANILHA

Se posteriormente você necessitar utilizar a planilha novamente, você deve abrir a planilha, ou seja, ler o arquivo do disco para a memória.

No menu Arquivo existe uma opção chamada Abrir. Você pode ativar esse comando ou então, se não gostar de usar muito os menus, pode pressionar a combinação de teclas CTRL+A.

Qualquer uma dessas opções abrirá a caixa de diálogo Abrir:

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1.7.2. SELECIONANDO COM O MOUSE

Para selecionar uma faixa com o mouse, você deve posicionar o cursor na célula inicial e em seguida manter o botão esquerdo do mouse pressionado enquanto arrasta o retângulo de seleção até a célula correspondente ao final da faixa. Enquanto o cursor vai sendo movido, as células marcadas ficam com fundo escuro para que visualmente você tenha controle da área selecionada. Quando chegar com o cursor na célula final, o botão do mouse deve ser liberado.

1.7.3. SELECIONANDO COM O TECLADO

Para selecionar uma faixa de células com o teclado, você deve posicionar o retângulo de seleção sobre a célula inicial da faixa. Em seguida, deve manter a tecla SHIFT pressionada enquanto usa uma das teclas de seta ou de movimentação para mover o retângulo de seleção até o final da faixa. Ao atingir essa posição, a tecla SHIFT deve ser liberada.

1.7.4. DESMARCANDO UMA FAIXA

Para desmarcar uma faixa, ou seja, retirar a seleção feita, basta dar um clique sobre qualquer célula da planilha que não esteja marcada.

1.7.5. FORMATAÇÃO DE TEXTOS E NÚMEROS

No EXCEL 2010, pode-se mudar o tamanho e os tipos das letras, aplicar efeitos especiais tais como negrito, itálico, sublinhado entre outros. Um texto pode ser alinhado dentro de uma coluna à esquerda, à direita ou centralizado.

Você pode ativar um desses efeitos durante a digitação do conteúdo de uma célula, ou posteriormente, bastando para tal selecionar a célula desejada e pressionar o botão do efeito desejado. Você pode aplicar mais de um efeito na mesma célula.

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1.7.6. FORMATAÇÃO DE NÚMEROS

Além da formatação genérica que se aplica tanto a textos como a números, o EXCEL 2010 possui formatos específicos para serem aplicados a números. Na guia Página Inicial , grupo Número estão os botões específicos para esse fim.

1.7.7. ALTERAÇÃO DA LARGURA DAS COLUNAS

Você pode alterar a largura de uma coluna aumentando ou diminuindo suas margens por meio do uso de uma caixa de diálogo ou do mouse.

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Com uma ou mais colunas selecionadas, o comando exibe uma caixa de diálogo onde você deve informar a largura da coluna em centímetros.

1.7.9 ALTERANDO ALTURA DA LINHA

Para alterar a altura da linha com o mouse, você deve mover o cursor até a divisão das linhas até o cursor mudar de formato.

Neste instante você deve manter o botão esquerdo do mouse pressionado enquanto arrasta a linha até a altura que achar conveniente. Ao atingir a altura desejada, é só liberar o cursor do mouse.

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1.7.9.1 ALTERANDO A ALTURA DA LINHA POR MEIO DA CAIXA DE DIÁLOGO

Outra forma de alterar a altura de uma linha é por meio de uma caixa de diálogo que é acionada a partir da guia Página Inicial, grupo Células, botão formatar, item Altura da Linha. Esse comando atuará sobre a linha atual, a menos que você selecione mais de uma linhas antes de ativá-lo.