Arquivologia , Notas de estudo de Serviço Social

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Arquivologia

Prof.: Ana Paula Abruzzi

Ministério Público da União

Técnico

DOCUMENTAÇÃO

Conceito Documentação é um conjunto de técnicas cujo objetivo primordial é a produção, sistematização, distribuição e utilização de documentos. Em seu conceito mais amplo, documentação envolve todas as técnicas de controle de informações, análise da produção bibliográfica, mecanização das informações, reprodução de documentos, controle e produção de traduções, trabalhos de referência em todas suas formas, publicação e divulgação de informações. A legislação arquivística nacional, através da Lei nº 8.159/1991, define gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos.

Importância Devido ao desenvolvimento e crescimento de vários setores tanto nos órgãos públicos como nas empresas é necessário cada vez mais estabelecer serviços especializados com o objetivo de facilitar a obtenção e localização de informações e dados atualizados.

Natureza A documentação pode ter natureza comercial, científica ou oficial, conforme sua organização, utilização e finalidade. A documentação apresenta natureza comercial quando é, principalmente, organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins estritamente comerciais. A natureza científica da documentação está presente quando o objetivo principal é o de proporcionar informações científicas ou mesmo didáticas, sem visar diretamente o lucro. A documentação assume natureza oficial quando sua organização e utilização têm por finalidade auxiliar e assessorar a Administração Pública, atual e futura, pressupondo a coleta e classificação de documentos oficiais, como, por exemplo: Leis, Leis complementares, Decretos, Tratados, Convênios, Convenções, Portarias, Resoluções e demais atos normativos próprios da Administração, Federal, Estadual ou Municipal.

Finalidade A documentação tem por finalidade reunir e organizar todos os conhecimentos que o homem adquiriu através dos tempos e com isso permitir sua divulgação e utilização, proporcionando o desenvolvimento da ciência e da tecnologia. Procura, também, facilitar o acesso e a obtenção de dados atualizados de modo que ofereça melhor rendimentos dos estudos e trabalhos. Numa abordagem restrita, a finalidade da documentação, na maioria dos casos, depende da forma como foi organizada e de

A classificação mais famosa e difundida é a de Melvil Dewey, que publicou sua “Classificação Decimal” em 1876. O Plano de Dewey divide os ramos do conhecimento em 10 grupos, que são, por sua vez, subdivididos inúmeras vezes, a fim de que possam proporcionar grupos específicos de assuntos. Cada subdivisão recebe um número decimal, daí o nome de Sistema. Esse número é usado nas lombadas dos livros e nas fichas catalográficas para facilitar a localização. Organizar documentos na empresa é uma atividade de grande importância, principalmente quando for simples, dinâmica e eficiente. A classificação representa um agrupamento de documentos distribuídos em classes, que designam grupos de coisas, de assuntos, de ideias ou de pessoas ou de pessoas. Os procedimentos utilizados para a catalogação baseiam-se na semelhança do conteúdo das palavras dos documentos. De modo geral, determina-se que certos documentos pertencem à mesma classe se forem semelhantes entre si, dependendo das palavras que têm em comum. Pode-se, portanto, dizer que a classificação procura dar ordem aos documentos que se encontram desordenados. Levando em consideração que a organização de documentos mais comumente se baseia em nome, assunto, origem, destino, ordem cronológica e local, os principais sistemas de classificação são:  Alfabético;  Numérico;  Alfanumérico;  Assunto em ordem alfabética;  Assunto em ordem de codificação;  Cronológico;  Origem ou destino em ordem alfabética;  Origem ou destino em ordem de codificação;  Geográfico;  Natureza do documento.

Alfabético: é o sistema mis simples e mais utilizado. Os documentos podem ser ordenados por nome, assunto, origem, destino ou por local.

Numérico: esse método classifica os documentos pela ordem de entrada, sem considera sua ordem alfabética. Ignora qualquer outro tipo de planejamento. O sistema, para funcionar a contento, exigia antigamente organização de dois índices, preferencialmente em fichas. Num deles, as fichas eram dispostas em ordem alfabética, e no outro de acordo com a ordem numérica que o documento recebia ao dar-se entrada dele no fichário. Modernamente, tudo isso pode ser arquivado eletronicamente em disquetes. Esse sistema

é também chamado de cronológico, pois a classificação vai-se desenvolvendo

numericamente, conforme a entrada de novos documentos. A única exceção ocorre

quando se aproveita algum número baixo que ficou vago devido ao cancelamento do documento antigo, ou invasivo, ou em desuso. O sistema é realmente econômico, não pressupões qualquer planejamento, porém sua utilização é morosa, já que exige a consulta prévia a um ou aos dois índices.

Alfanumérico: esse sistema procura aproveitar as vantagens dos sistemas alfabético e numérico.

Assunto em ordem alfabética : esse sistema é uma derivação do sistema alfabético e já foi analisado.

Assunto em ordem de codificação : esse sistema pressupõe a organização de um índice. Assim, por exemplo:

1. Pedidos – A
2. Contratos – B
3. Correspondência – C
4. Catálogos – D
5. Reclamações – E

Naturalmente, a organização do índice, dos assuntos e dos catálogos correspondentes não obedece a nenhum outro critério que não seja o de facilitar o trabalho. A principal vantagem do sistema é que ele dificulta o acesso aos documentos, pois há necessidade de consultar previamente o índice. Uma carta em que se faz um pedido de mercadorias será classificada em A e poderá receber um número que significa uma ordem de chegada.

Cronológico : o sistema é também conhecido comonumérico.

Origem ou destino em ordem alfabética: esse sistema deriva do sistema

alfabético, e já foi analisado.

Origem ou destino em ordem de codificação: sistema semelhante ao assunto em ordem de codificação.

Geográfico: os documentos são classificados conforme divisão geográfica previamente estabelecida. Assim, o critério será determinado pela própria empresa, não havendo uma regra uniforme para todos os casos. É claro que uma empresa dedicada principalmente à exportação de seus produtos precisará de uma classificação que inclua os países importadores. Outra que esteja voltada para o mercado interno, com relações e negócios em todos os Estados da federação, deverá possuir classificação por estados, por cidades, talvez por regiões. Outra empresa, menor e com negócios apenas em um outro Estado, sem dúvida terá classificação por Estados,

Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referência à identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem:

I - as formas de expressão;

II - os modos de criar, fazer e viver;

III - as criações científicas, artísticas e tecnológicas;

IV - as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados às manifestações artístico- culturais;

V - os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico, paisagístico, artístico, arqueológico, paleontológico, ecológico e científico.

§ 1.º O poder público, com a colaboração da comunidade, promoverá e protegerá o patrimônio cultural brasileiro, por meio de inventários, registros, vigilância, tombamento e desapropriação, e de outras formas de acautelamento e preservação.

§ 2.º Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

§ 3.º A lei estabelecerá incentivos para a produção e o conhecimento de bens e valores culturais.

§ 4.º Os danos e ameaças ao patrimônio cultural serão punidos, na forma da lei.

§ 5.º Ficam tombados todos os documentos e os sítios detentores de reminiscências históricas dos antigos quilombos.

No Brasil, o Arquivo Nacional, previsto na Constituição de 1824, foi criado em 1836.

No passado, a preservação do patrimônio documental era encarada principalmente por seu valor histórico, Após a segunda Guerra Mundial, começaram a aparecer as primeiras preocupações comum a nova concepção arquivística, em que o documento perdia seu exclusivo enfoque histórico. Surgiam outros aspectos relevantes, como a racionalização da informação, a eficiência administrativa e a finalidade prática na toma da de decisões.

Organização O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione de:

• Segurança
• Precisão
• Simplicidade
• Flexibilidade
• Acesso

O arquivo não se reduz apenas a guardar documentos; significa também uma fonte inesgotável de informações, que pretende atender a todos e a todas as questões.

Conceitos fundamentais de arquivologia

Vamos começar diferenciando os acervos de ARQUIVO, Biblioteca e Museu:

ARQUIVO Biblioteca Museu Origem/função Documentos produzidos e conservados com objetivos funcionais

Documentos produzidos e conservados com objetivos culturais e/ou de pesquisa

Documentos produzidos e conservados com objetivos culturais.

Aquisição ou custódia

Os documentos não são objeto de coleção; provêm tão só das atividades públicas ou privadas. Ou os documentos são produzidos num único exemplar ou em limitado número de cópias. Há uma significação orgânica entre os documentos.

Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra, doação ou permuta.

Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra, doação.

Método de avaliação

Preserva-se a documentação referente a uma atividade, como um conjunto, e não como unidades isoladas. Os julgamentos são finais e irrevogáveis. A documentação não raro existe em via única.

Aplica-se a unidades isoladas. O julgamento não tem caráter irrevogável. O julgamento envolver questões de conveniência, e não de preservação.

Finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público.

Método de classificação

Estabelece classificação específica para cada instituição, ditada pelas suas particularidades. Exige conhecimento da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos órgãos.

Utiliza métodos predeterminados. Exige conhecimento do sistema, do conteúdo e da significação dos documentos a classificar.

Métodos descritivo

Aplica-se a conjuntos de documentos. As séries (órgãos e suas subdivisões, atividades funcionais ou grupos documentais da mesma espécie) são considerados unidades para fins de descrição.

Aplica-se a unidades discriminadas. Os documentos (anuários, periódicos, etc.) são unidades isoladas para catalogação.

Aplica-se a conjuntos e unidades de peças e objetos de valor cultural (escultura exclusiva, coleção de quadros)

Tabela adaptada: REIS, J.T.L. Arquivologia facilitada, Rio de Janeiro: Elsevier, 2011.

PRINCÍPIOS DE ARQUIVOLOGIA

Os princípios teóricos-metodológicos da terias arquivística podem ser definidos em cinco:

1 – Proveniência: os arquivos devem ser organizados porfundos de documentos,

de modo a respeitar a origem dos documentos, e não podem ser misturados a outros fundos. 2 – Organicidade: reflete a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora, em suas relações internas e externas. 3 – Indivisibilidade: determina que os fundos arquivísticos devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição ou acréscimos indevidos ou não autorizados. 4 – Unicidade : conservam o caráter único em função do contexto em que foram produzidos. 5 – Cumulatividade: os arquivos constituem uma formação progressiva e natural decorrente das funções e atividades de um organismo.

FUNDO FECHADO FUNDO ABERTO Quando o órgão gerador da documentação não mais produz ou acumula documentos em virtude geralmente da cessação de suas atividades. Por exemplo: uma instituição governamental que deixou de funcionar e foi extinta.

Quando o organismo produtor e acumulador da documentação ainda se encontra em atividade, continuando a gerar documentos arquivísticos.

FONTE: REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada: teoria e questões comentadas. Rio de Janeiro: Elsevier, 2011.

Arquivos públicos: são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por órgãos governamentais, em nível federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas atividades administrativas, judiciárias ou legislativas.

Arquivos privados: são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por instituições não públicas, ou por pessoas físicas, devido a suas atividades específicas. Assim, o arquivo de uma empresa, por exemplo, reflete sua atividade, seu porte e seus objetivos. Documentos de natureza diversa, colecionados com outros objetivos, não devem misturar-se com o arquivo principal, já que o tratamento que a eles se deve dar é diferente.

FUNDO: conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo. Dicionário de terminologia Arquivística, 2005

Ciclo vital arquivístico ou Teoria das Três Idades O gerenciamento dos documentos seguem três etapas e o objetivo aqui é classificar os estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição: corrente, intermediária e permanente.

Correntes Temporários Permanente Conjuntos de documentos atuais, em curso, que são objeto de consultas e pesquisas frequentes.

Conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes e que ainda podem ser consultados pelos órgãos que o produziram.

São conjuntos de documentos de valor histórico, científico ou cultural que devem ser apreensivos ser preservados indefinidamente. E poderão vir a ser consultados por terceiros.

GESTÃO DE DOCUMENTOS (administração de documentos)

A lei 8.159/91 define gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento.

Objetivos da gestão de documentos:

• Assegurar, de modo eficiente, a produção, a administração e a destinação de documentos;
• Garantir que a informação arquivística esteja disponível em tempo hábil, isto é, quando e onde for solicitada.
• Assegurar o uso adequado da reprografia, processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas, econômicas e eficientes de gestão da informação.
• Assegurar a eliminação do documentos que não apresentem valor primário – administrativo, fiscal, técnico, legal – ou valor secundário, ou seja, importância histórica para a pesquisa científica.
• Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que merecem guarda permanente por seus valores históricos e científicos.

Gestão de documentos correntes Conjuntos de documentos atuais, em curso, que são objeto de consultas e pesquisas frequentes. Estes arquivos estão localizados no local em que foram produzidos os documentos.

Avaliação documental A avaliação de documentos consiste, fundamentalmente, em identificar seus valores e definir seus prazos de guarda. O processo de avaliação é vinculado a legislação e em alguns casos também segue definições das empresas.

ESTRUTURA DE UMA TABELA DE TEMPORARIEDADE

FONTE: REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada: teoria e questões comentadas. Rio de Janeiro: Elsevier, 2011.

PROTOCOLOS

Podemos dizer que o protocolo executa as seguintes ações:

• recebimento de correspondência (malotes, etc)
• separação da correspondência oficial da particular
• colocação de carimbo ou etiqueta de protocolo, com dados como data, hora do recebimento e outras informações pertinentes.
• elaboração de resumo do assunto.
• encaminhamento ao indivíduo ou órgão destinatário.
• controlam os documentos que ainda tramitam no órgão.
• expedição de correspondências.

TABELA DE TEMPORARIEDADE: instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, o recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos. Fonte: Dicionário de terminologia Arquivística, 2005

As atividades e suas respectivas características no setor de protocolo:

1. Recebimento Nesta etapa, o setor de protocolo recebe documentos provenientes de várias origens. Por exemplo, recebe correspondências advindas do correio, de malotes, assim como outros documentos encaminhados por terceiros à instituição. É, nesse sentido, a porta de entrada de qualquer documento enviado por terceiros à instituição. 2. Registro e Autuação É o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um número codificado de acompanhamento. A autuação, utilizada geralmente para processos, é também conhecida como protocolização. O protocolo também é responsável pela autuação de documentos advindos dos próprios setores da organização, dando início a processos administrativos internos. 3. Classificação Etapa em que o protocolo efetua a análise do documento a fim de identificar o assunto do mesmo, classificando-os de acordo com o plano de classificação da instituição. É importante enfatizar que, nesta etapa, os envelopes das correspondências devem ser abertos pelo setor de protocolo, para que seja efetuada a classificação efetiva dos mesmos, desde que não sejam sigilosos ou particulares. Esses documentos de caráter confidencial só devem ser abertos por seus destinatários. 4. Expedição/Distribuição É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Chama-se

dedistribuição quando é interna, eexpedição quando direcionada a outra instituição.

5. Controle da Tramitação/Movimentação O protocolo deverá fazer o controle da tramitação dos documentos, mediante sistema manual ou informatizado, no sentido de identificar os departamentos pelos quais passam os documentos. Tal controle sobre a movimentação dos documentos é importante para se saber em que local se encontra determinado documento em um dado momento, bem como para se consultar os últimos andamentos realizados na sua tramitação.

Documentos Sigilosos e Ostensivos Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. OSTENSIVOS ou ordinário: documentos cuja divulgação não prejudica a administração. SIGILOSOS: devem ser de conhecimento restrito e precisam de guarda especial. Os sigilosos se classificam em quatro tipos: ultrassecretos, secretos, confidenciais e reservados.

Arquivos públicos: são criados e mantidos por entidade de caráter público, seja na esfera federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. Exemplo: Arquivo do Supremo Tribunal Federal, Arquivo da Prefeitura Municipal do RJ. Arquivos privados: são aqueles criados e mantidos por instituições de caráter particular. Exemplo: arquivo do banco Itau. IMPORTANTE: o conceito de entidade arquivística está atrelado à natureza jurídica da entidade que gera os documentos: instituição de direito público ou de direito privado.

2 – Genêro dos Arquivos Os documentos podem ser classificados quanto ao gênero, segundo o modo em que a informação foi registrada no mesmo. Classificação quanto ao gênero: Documentos textuais: documentos cuja informação esteja em modo escrito ou textual. Os documentos textuais se apresentam, basicamente, manuscritos, datilografados e impressos. Exemplo: contratos, atas, relatórios, certidões, Documentos iconográficos: são os que têm suas informações em forma de imagem estática (que não estejam em movimento) Exemplo: fotografia, negativos, diapositivos, slides, desenhos e gravuras. Exemplo de arquivo iconográfico: arquivo fotográfico de uma revista. Documentos sonoros : aqueles cuja informação esteja em formato de som. Exemplo: fitas k7, discos de vinil, CDs musicais. Documentos filmográficos : todos que possuem suas informações representadas por um filme. Exemplo: filmes antigos sem tecnologia sonora. Documentos audiovisuais : são os que têm suas informações em forma de som e imagem em movimento. A junção de documentos sonoros com de documentos filmográficos resulta nos documentos Audiovisuais. Exemplo: programas de Tv. Documentos informáticos : são os que necessitam do computador

para que sejam lidos. Essa leitura se dá através de umsoftware, que tem a capacidade

de decifrar as informações em linguagem de máquina (bits e bytes) contidas num

hardware e traduzi-las para a linguagem humana. Esse hardware (ou suporte) que

comporta as informações pode ser um HD (disco rígido), um CD- ROM, um CD-R, um CD- RW etc. Eles são também denominados documentos digitais, uma vez que são constituídos por dígitos binários (Zeros e Uns - 0 e 1). Ex.: um arquivo do processador de texto MSWord, da planilha MSExcel, um arquivo de áudio do formato MP3, etc. Também conhecido como documentos eletrônicos. Documentos cartográficos: aqueles que representam, de forma reduzida, uma área maior. Apresentam-se em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Exemplo: mapas, plantas. Documentos Micrográficos: arquivos em suporte fílmico resultante da microrreprodução de documentos. Eles se apresentam como microformas, tais como os

microfilmes e as microfichas. A microfilmagem, por exemplo, é a técnica de reprodução de documentos aplicada para a geração desse tipo documental.

3 – Espécie dos Arquivos Atos normativos : expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Exemplo: medidas provisórias, decretos, estatutos, regimentos, regulamentos, resoluções, portarias, instruções normativas, acórdãos. Atos enunciativos: são aqueles de caráter opinativo, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma solução. Exemplo: pareceres, relatórios. Atos assentamentos: são os configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrências. Exemplo: apostila, atas, termos. Atos comprobatórios: são documentos que comprovam assentamentos, decisões etc. Como o próprio nome sugere, são direcionados a certificar ou atestar determinadas situações. Exemplo: traslados, certidões, atestados, cópias autênticas. Atos de ajuste: são representados por acordos em que a Administração Pública Federal, Estadual ou Municipal é parte. Exemplo: tratados, convênios, contratos, termos aditivos. Atos de correspondência : objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo. Exemplo: avisos, cartas ofícios, memorando, edital, intimação, notificação, telegrama, alvará, circular.

4 – Natureza dos Arquivos Quanto à natureza, os documentos arquivísticos são classificados em especiais eu especializados.

Arquivos especiais: aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas – fotografias, discos, fitas, microformas, slides, disquetes, Cds, etc.

• e que , por essa razão,merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao

seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle e

conservação.

Arquivo especializado: aquele que tem sob sua custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independentemente da forma física que apresentem, como, por exemplo, os arquivos médicos ou hospitalares, os arquivos de imprensa, os arquivos de engenharia, arquivos jurídicos.

ATENÇÃO não confunda natureza do assunto com a natureza dos documentos de arquivos. Natureza do assunto: ostensivos e sigilosos. E sigilosos em ultrassecretos, secretos, confidenciais e reservados. Natureza dos documentos de arquivos: especial ou especializado

MICROFILMAGEM

Introdução à Microfilmagem A necessidade de alteração de suporte em algumas instituições também é conhecida como atualização de arquivo, isto é, a informação de documentos originais é migrada para outros tipos de suporte, como o microfilme, por exemplo.

Definição Microfilmagem é uma técnica que permite criar uma cópia do documento em gênero micrográfico (microfilme ou microficha). A microfilmagem surgiu para ajudar na redução e racionalização da produção de documentos, bem como sua conservação e arquivamento.

O microfilme é um processo de reprodução fotográfica reduzida, chegando a quase 95% do documento original

A microfilmagem pode ser usada se necessário:

• devolver às pessoas os originais;
• conservar os documentos por mais de cinco anos;
• conservar os documentos por tempo indeterminado ou permanente;
• proteger os documentos dos riscos de incêndio, inundação ou furto.

Aspecto legal da microfilmagem A legislação brasileira determina a guarda de originais por tempo determinado ou indefinidamente. A reprodução de um microfilme no formato do documento exige, para sua validade, que seja autenticado em cartório e à vista do documento original. Portanto, a microfilmagem não deve ser entendida apenas como substituidora de documentos originais.

IMPORTANTE: antes de qualquer alteração de suporte de arquivo, devem ser considerados fatores relacionados a questões legais e também do estudo de viabilidade econômica desta mudança.

Processos de reprodução por microfilmagem:

1 ª Estratégia - Microfilmagem de Substituição - É aplicada quando o objetivo é microfilmar documentos tendo-se em vista a eliminação futura dos mesmos, com a finalidade de redução de espaço. Como o próprio termo diz, substituem-se os arquivos de outro suporte (por exemplo, papel) pelo microfilme. É aplicada no âmbito dos arquivos correntes e intermediários. Essa estratégia é perfeitamente possível porque a legislação brasileira autoriza a microfilmagem e reconhece que o microfilme possui a mesma força probante dos originais inclusive em juízo.

2ª Estratégia - Microfilmagem de Preservação - É aplicada quando o objetivo é microfilmar documentos tendo-se em vista a conservação dos originais, com a finalidade de preservá-los dos desgastes relacionados a consultas, por exemplo. É aplicada principalmente na esfera dos arquivos permanentes, pois é nesta idade que são arquivados os documentos históricos. Os originais dos documentos considerados de valor permanente jamais poderão ser eliminados, por força da legislação em vigor. Portanto, mesmo já microfilmados, tais documentos deverão permanecer arquivados também em sua forma original.

Chama-se demicrofilme de segurança, aquele que serve de cópia de segurança,

devendo ser armazenado em local distinto daquele dos originais, de preferência em câmara de segurança.

Na microfilmagem, principalmente na estratégia de preservação, utilizam-se rolos de

filmes constituídos por sais de prata, uma espécie de material químico destinado a

prolongar o tempo de vida útil dos microfilmes. Esse tipo de filme, de acordo com pesquisas científicas, possui uma expectativa de vida útil de até 500 (quinhentos) anos, se for conservado em condições adequadas de armazenamento (20°C e 40% UR - umidade relativa). O microfilme, após produzido, só poderá ser lido por máquina específica que também permitem a geração de uma cópia em papel do documento microfilmado.

São várias as vantagens obtidas na microfilmagem de documentos:

1) Validade legal: a microfilmagem é um processo de reprografia autorizado pela

Lei Federal nQ^ 5.433/1968 e pelo Decreto Federal nQ^ 1.799/1996. Isto confere ao

microfilme o mesmo valor legal do documento original, inclusive em juízo.

2) Redução de espaço: no modal de substituição, a microfilmagem é capaz de anular a

necessidade de serem mantidos os arquivos em suportes convencionais, como o papel.

Uma vez microfilmados, os documentos poderão ser eliminados, desde que não sejam

arquivos históricos.

3) Segurança: por determinação legal, para cada microfilme produzido deverá ser

extraído um filme cópia, que deverá ser armazenado em local distinto do filme original.

Isto contribui para a segurança da informação microfilmada.

4) Preservação longa: respeitando-se as normas técnicas da microfilmagem e

observando-se medidas adequadas de acondicionamento, conservação e manuseio, os

microfilmes podem perdurar por longos tempos.