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ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor Élvis Corrêa Miranda ABRIL DE 2010
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Prof. Élvis C. Miranda
Material para 4 aulas
ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor Élvis Corrêa Miranda ABRIL DE 2010
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
1. CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA
1.1. ARQUIVO
De um modo geral, arquivo é aquele local que utilizamos para guardar documentos. No entanto, é preciso destacar alguns detalhes que servem para complementar este conceito. Podemos afirmar, de forma mais precisa, que:
Arquivo é o conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa ou instituição ao longo de suas atividades.
Note que o arquivo pode ser pessoal ou institucional, e é formado a partir da necessidade que essas pessoas (físicas ou jurídicas) têm de guardar documentos que comprovem as atividades que desenvolveram ao longo da vida.
O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo é denominado acervo.
1.2. FUNÇÃO DO ARQUIVO
Basicamente, a função do arquivo é guardar e organizar os documentos acumulados pela instituição a que pertence, de forma a facilitar a localização destes documentos, quando necessário. Uma boa organização dos arquivos permite que a instituição ganhe tempo e otimize seus recursos.
1.3. FINALIDADES DO ARQUIVO
Ao organizar os documentos, o arquivo atende, fundamentalmente, a duas finalidades distintas: a administração e à história.
Finalidade administrativa: Num primeiro momento, as informações contidas nos arquivos servem de base ao dia-a-dia da empresa, onde os usuários seriam, basicamente, os funcionários, os clientes, os administradores e quaisquer outros indivíduos que busquem informações relativas às atividades da instituição.
Finalidade histórica: Num segundo momento, o arquivo pode também preservar, através de sua documentação, aspectos históricos relativos à instituição a que está inserido e mesmo à sociedade em geral. Neste momento, o usuário passa ser o pesquisador, o historiador ou qualquer pessoa interessada em conhecer o passado refletido nos documentos ali depositados.
1.4. DIFERENÇAS BÁSICAS ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA
Apesar de trabalharem com o mesmo objeto (organização e disponibilização da informação), arquivo e biblioteca possuem características distintas que os diferenciam. A seguir, apresentamos, de forma sintética, as principais diferenças encontradas entre as duas áreas.
Objetivo
Enquanto o arquivo guarda e organiza os documentos com objetivos funcionais (atender a administração é a sua principal finalidade), a biblioteca organiza a informação para fins culturais.
Desta forma, informações orgânicas (que comprovam as atividades da instituição e são criadas em decorrências destas atividades) são organizadas e conservadas nos arquivos, enquanto que informações não orgânicas (que não refletem as atividades da instituição) são conservadas nas bibliotecas.
Formas de ingresso dos documentos na instituição
Arquivos e bibliotecas mantêm em seu acervo um volume enorme de documentos. Tais documentos ingressam na instituição de formas variadas.
Os documentos de arquivo são produzidos pela própria instituição, no desempenho de suas atividades, ou recebidos de outras instituições, sempre num contexto administrativo ou funcional, ou seja, no interesse das atividades orgânicas da instituição.
Os documentos de biblioteca, pelo seu caráter não-orgânico (como visto no tópico anterior) são escolhidos pela instituição e adquiridos conforme sua conveniência, formando coleções. Tal aquisição se dá, normalmente, através da compra do material escolhido, ou, ainda, através de doações efetuadas por usuários ou mesmo a permuta (troca) com outras bibliotecas. Quantidade de exemplares de cada documento
Os documentos de arquivo caracterizam-se por serem produzidos em um único exemplar , tendo, no máximo, um limitado número de cópias para atender a eventuais necessidades administrativas. Já os documentos de biblioteca (os livros, por exemplo), são produzidos em numerosos exemplares, espalhados por bibliotecas diversas.
Classificação ou codificação dos documentos
Existem várias maneiras diferentes para se organizar os documentos, como veremos no item Métodos de arquivamento , sendo que uma delas é através da classificação ou codificação (anotação de um código em cada documento) a fim de ordená-los nas pastas, estantes ou prateleiras.
Arquivos e bibliotecas se utilizam da classificação/codificação, com a diferença de que, enquanto a biblioteca adota esquemas pré- estabelecidos e padronizados (não variam de biblioteca para biblioteca), os arquivos elaboram seus códigos de classificação a partir das atividades desenvolvidas pela instituição, de forma que cada empresa adotará códigos específicos, de acordo com os tipos de documentos gerados por suas atividades rotineiras.
Em resumo, podemos afirmar que arquivos e biblioteca diferem entre si a partir dos seguintes aspectos:
2. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
2.1. QUANTO À ENTIDADE QUE O MANTÉM
De acordo com a entidade mantenedora, a bibliografia arquivística divide os arquivos em públicos ou privados.
Arquivos públicos são aqueles mantidos pelos órgãos públicos em todas as suas esferas (federal, estadual e municipal) em todos os poderes (executivo, legislativo e judiciário). São ainda considerados arquivos públicos aqueles mantidos por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.
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Confidenciais: São classificados como confidenciais a assuntos, que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos. Reservados: São assuntos que não devam ser do conhecimento do público em geral.”
4. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
Em tópico anterior, classificamos os arquivos, quanto ao estágio de evolução de seus documentos, em correntes, intermediários ou permanentes. Esta classificação é conhecida como ciclo vital dos documentos ou ainda teoria das três idades.
4.1. VALOR DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Na distribuição dos documentos nos arquivos de 1ª, 2ª e 3ª idades (corrente, intermediário e permanente) há que se observar, em primeira análise, a importância que este documento apresenta e que justifica a sua preservação e guarda em um arquivo. É o chamado valor do documento, que pode se apresentar de duas formas: primário ou secundário.
4.1.1. Valor Primário
Entende-se por documento de valor primário aquele que atende às necessidades da instituição no seu dia-a-dia, ou seja, o documento que ainda serve para fins administrativos, legais ou jurídicos e que pode, a qualquer momento, ser solicitado para resolver alguma pendência funcional.
Na prática, todo documento nasce com valor primário, que também é comumente chamado de valor administrativo , devido às suas características. Durante um determinado período, que varia de documento para documento, este valor desaparece. É a chamada prescrição do documento.
Os arquivos corrente (1ª idade) e intermediário (2ª idade) são os responsáveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua criação até a prescrição para fins administrativos.
4.1.2. Valor Secundário
Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para fins administrativos, são conservados pela instituição por serem considerados importantes para preservar a memória ou história da empresa ou da sociedade. São os chamados documentos de valor secundário ou histórico.
Na prática, nem todos os documentos apresentarão esse valor (a maioria dos documentos não apresentará valor secundário/histórico).
Ao contrário do valor primário, o valor secundário é definitivo, ou seja, uma vez considerado histórico, o documento será guardado em caráter permanente, e sua guarda se dará no arquivo de 3ª idade, o arquivo permanente.
4.2. ARQUIVO CORRENTE
O arquivo permanente, também chamado de arquivo de 1ª idade, é assim definido por Marilena Leite Paes: “É o arquivo constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente, localizados nos próprios setores que os receberam ou produziram ou em dependências próximas e de fácil acesso”.
Desta forma, podemos considerar que o arquivo corrente apresenta as seguintes características:
- É a fase em que os documentos são produzidos;
- É constituídos pelos documentos mais novos da instituição;
- Apresenta grande freqüência de consulta aos seus documentos;
- Nesta fase, os documentos estão em tramitação (circulam pelos setores do órgão a fim de cumprir sua finalidade); e
- Os arquivos correntes, por conservarem documentos consultados freqüentemente, devem estar localizados nos próprios setores que os utilizam (arquivos setoriais) ou em locais de fácil acesso (arquivo central ou geral).
4.3. ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
O arquivo intermediário, por sua vez, é aquele que guarda os documentos que, mesmo não sendo de uso freqüente pelos setores que os produziram, podem ainda ser solicitados para tratar de assuntos que guardam relação com seu conteúdo.
Nesta fase, não há mais a necessidade de os mesmos serem conservados próximos ao setor que os utiliza, uma vez que a freqüência de uso já é bastante reduzida. Por uma questão de economia, é normal a criação de arquivos intermediários em locais afastados dos grandes centros das cidades, de forma a armazenar um grande número de documentos a um custo bastante reduzido.
Os documentos encaminhados aos arquivos intermediários permanecem como propriedade exclusiva do setor que os enviou, ou seja, o acesso é restrito a este setor, que conserva os direitos sobre os mesmos.
Nos arquivos intermediários, os documentos aguardam a sua prescrição, onde serão submetidos à destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente). Esta destinação é determinada a partir da existência ou não do valor secundário (histórico). Os documentos destituídos de valor histórico devem ser destinados à eliminação. Os documentos considerados importantes na preservação da memória da instituição, entretanto, deverão ser destinados ao arquivo permanente, onde serão guardados em caráter definitivo.
Em alguns países, o arquivo de 2ª idade, por suas características, recebeu o nome de limbo ou purgatório.
A eliminação de documentos deve ser feita de forma racional. Os processos mais indicados são a fragmentação e a maceração (reciclagem). Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem de eliminação de documentos , que conterá a relação de todos os documentos submetidos a este processo.
4.4. ARQUIVO PERMANENTE
No arquivo de terceira idade ou permanente são preservados os documentos que, já tendo cumprido a sua função administrativa, são conservados pelo valor secundário ou histórico que apresentam para a instituição.
Como visto anteriormente, o valor secundário é um valor definitivo, ou seja, não prescreve. Desta forma, documentos da fase permanente jamais serão eliminados.
A função básica do arquivo permanente é preservar e divulgar a história da instituição. Para tanto, na terceira idade os documentos estarão disponíveis para consulta pelo público em geral, não apenas às pessoas envolvidas diretamente com as atividades administrativas da instituição, como ocorre nos arquivos de primeira e segunda idade.
Em geral, devem ser preservados historicamente documentos que provem como a instituição foi organizada (origem) e como a mesma funcionou ao longo do tempo (normas, regulamentos, diretrizes etc).
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4.5. AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Para que os documentos cumpram o seu ciclo de vida, é necessária uma análise de suas características, de forma a identificar os prazos que cada tipo de documento levará para cumprir sua finalidade administrativa (valor primário), bem como sua importância histórica (valor secundário).
Esta análise é chamada tecnicamente de avaliação de documentos e será desenvolvida por uma comissão formada por pessoas que conheçam bem a estrutura e o funcionamento da instituição avaliada.
Documentos Prazos de guarda
Corrente Intermediário
Destinação
Final
Observação
Legislação de Pessoal
Admissão de Pessoal
Férias
Frequência
Aposentadoria
Greves
Normas Internas
10 anos 10 anos Guarda Perm. -
5 anos 47 anos Eliminação -
7 anos - Eliminação -
5 anos 47 anos Eliminação Microfilmar após 5 anos
5 anos 95 anos Eliminação Microfilmar após 5 anos
5 anos 5 anos Guarda Perm. -
Enqto. Vig. - Guarda Perm. -
Esta avaliação resultará na elaboração de um instrumento, que regulará o prazo de guarda e a destinação final de cada documento da instituição. É a chamada tabela de temporalidade , que, uma vez criada, deverá ser aprovada por uma autoridade competente do órgão , para que possa ser aplicada na instituição.
Cada instituição deverá possuir sua própria tabela de temporalidade, uma vez que os documentos variam de empresa para empresa, de acordo com as atividades específicas de cada uma.
A seguir, apresentamos uma tabela de temporalidade com exemplos hipotéticos, a fim de permitir uma melhor compreensão do assunto.
Observe que, de acordo com a tabela de temporalidade, todos os documentos deverão, necessariamente, possuir um prazo de guarda para a fase corrente, uma vez que é ali que o mesmo tem sua origem.
A fase intermediária não é obrigatória na vida do documento, sendo que alguns podem, inclusive, serem eliminados ainda na fase corrente e outros, ainda, poderão ser recolhidos da fase corrente diretamente para a permanente.
As passagens dos documentos para as fases intermediária e permanente recebem os nomes de transferência e recolhimento , respectivamente.
Transferência é o envio de documentos da fase corrente para a fase intermediária.
Recolhimento é o envio de documentos da fase corrente ou intermediária para a fase permanente.
4.5.1. Vantagens da avaliação para a instituição
Definir os prazos de guarda e a destinação final de cada documento da instituição pode trazer inúmeras vantagens para a instituição:
- Ganho de espaço físico;
- Maior facilidade na organização e recuperação da informação, uma vez que a massa documental terá seu volume reduzido;
- Economia nos gastos com recursos humanos, financeiros e materiais empregados na guarda dos documentos nos arquivos. 5. PROTOCOLO
Como visto anteriormente, durante a fase corrente, os documentos se caracterizam por sua grande freqüência de consulta e por sua movimentação (tramitação) constante. É necessário, portanto, que a instituição adote mecanismos capazes de controlar esta tramitação, de forma a permitir a localização de um documento, quando necessário. Esta atividade de controle é conhecida como protocolo , que e constituído pelas seguintes tarefas:
- Recebimento da correspondência que chega na instituição;
- Separação da correspondência particular da correspondência oficial (da instituição);
- Distribuição da correspondência particular para os destinatários;
- Separação da correspondência de caráter ostensivo da correspondência sigilosa;
- Encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários;
- Abrir a correspondência ostensiva;
- Classificar o documento de acordo com seu assunto, buscando identificar o destinatário (setor competente);
- Efetivar o registro (cadastro dos dados básicos do documento em um sistema de controle ou ficha de protocolo);
- Efetivar a autuação dos processos (inserção de capa, onde serão registrados os dados básicos do processo);
- Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinatários internos ( distribuição ) ou externos ( expedição );
- Controle da tramitação ou Movimentação , feita normalmente através de sistema informatizado ou livros de protocolo. 6. MÉTODOS DEARQUIVAMENTO
Métodos de Arquivamento são as diferentes maneiras utilizadas para colocar documentos em ordem em um arquivo.
Os métodos mais comuns e mais utilizados são: alfabético, geográfico, numérico e ideográfico. Cada método tem suas particularidades, a saber:
6.1. Método Alfabético
No método alfabético, o principal elemento a ser considerado para a organização dos documentos e a sua posterior localização é o nome. Este método é muito utilizado nas organizações, e apresenta como vantagens ser um método fácil e rápido. No entanto, ao armazenar um grande volume de informações, é comum a ocorrência de erros, devido ao cansaço visual por parte do funcionário e à grande variedade de grafia dos nomes.
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Exemplo: Bahia Salvador Ilhéus Itabuna Porto Seguro Ceará Fortaleza Crateús Juazeiro Quixadá Goiás Goiânia Anápolis Rio Verde
- Quando o arquivamento é feito por cidades , sem haver a separação por estado, não há a necessidade de se colocar as capitais no início. A ordenação será simplesmente alfabética, com o detalhe de que, ao final de cada cidade, deve ser identificado o estado correspondente, para o caso de cidades com o mesmo nome. Exemplo: Anápolis (Goiás) Crato (Ceará) Custódia (Pernambuco) Passo Fundo (Rio Grande do Sul) Vitória (Espírito Santo)
6.3. Método Numérico
O método numérico, como o próprio nome diz, é aquele em que os documentos são ordenados por número. Na utilização deste método, pode-se optar por três maneiras distintas: numérico simples, cronológico ou dígito-terminal.
O método numérico simples é adotado quando a organização é feita pelo número do documento ou da pasta em que este foi arquivado. É um método muito utilizado na organização de prontuários médicos, pastas de funcionários, processos e filmes.
No entanto, ao se trabalhar com números maiores, com vários dígitos, o método numérico simples acaba por se tornar muito lento e trabalhoso, tanto na organização quanto na localização do documento. Neste caso, é indicada a utilização do método digito-terminal , onde a ordenação é feita pelos dois últimos dígitos, o que torna o arquivamento mais rápido e eficiente.
A seguir, temos um exemplo prático da utilização do método dígito-terminal. 14-25- 78-44- 22-26- 99-15- 36-27-
Observe que a ordenação foi feita pelos dois últimos dígitos. Quanto estes são iguais, a ordenação se dará pelos dois dígitos anteriores.
O método numérico cronológico é aquele utilizado para organizar os documentos por data. É um método largamente utilizado na organização de fotografias, documentos financeiros e outros em que a data seja o principal elemento na busca da informação.
6.4. Método Ideográfico
O método ideográfico é utilizado quando a ordenação dos documentos é feita por assunto. É também um método muito utilizado no dia-a-dia das instituições.
O método ideográfico tem algumas subdivisões que serão detalhadas a seguir:
Na organização por assunto, estes podem ser ordenados de forma alfabética ou numérica.
A ordenação alfabética dos assuntos pode ser feita em um único nível ( método dicionário ) ou em vários níveis hierarquizados ( enciclopédico ). Observe a seguir a diferença entre os dois métodos.
Suponha que um setor separou seus documentos por assunto, onde foram criadas as seguintes pastas:
- Férias
- Contas a pagar
- Aposentadoria
- Empréstimos bancários
- Licença médicas
- Contas a receber
- Freqüência
- Licença maternidade
- Empréstimos rurais
A ordenação destas pastas de forma alfabética pode se dar em um único nível ou em níveis hierarquizados, de acordo com a conveniência do usuário. Na prática, a ordenação será efetivada da seguinte forma:
Observe que, enquanto no método dicionário os assuntos são ordenados de maneira simplesmente alfabética (em um único nível), no método enciclopédico a ordenação dos assuntos se dá em vários níveis hierarquizados, partindo de assuntos gerais para assuntos mais específicos, onde cada nível é ordenado alfabeticamente. Neste caso, o arquivo será composto por pastas e subpastas, em diferentes níveis.
Os assuntos podem, ainda, ser ordenados de forma numérica, onde serão atribuídos para cada assunto códigos que servirão para identificá-los e permitirão a sua localização no acervo.
Utilizando os mesmos assuntos descritos anteriormente, teríamos como possível organização, utilizando-se o método ideográfico numérico: 1 – PESSOAL 1-1 - FÉRIAS 1-2 – LICENÇAS 1-2-1 – MÉDICA 1-2-2 – MATERNIDADE 1-3 – APOSENTADORIA 2 - FINANCEIRA 2-1 – EMPRÉSTIMOS 2-1-1 – BANCÁRIOS 2-1-1 – RURAIS 2-2 – CONTAS 2-2-1 – A RECEBER 2-2-2 – A PAGAR
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Observe que, na organização por código numérico, não há a preocupação de organizar os assuntos em ordem alfabética. São criados níveis hierarquizados, onde os assuntos são numerados na ordem em que forem sendo relacionados. Esta relação de assuntos com seus respectivos códigos comporá o plano de classificação da instituição, que servirá para classificar os documentos (atribuir a cada documento um código de acordo com seu assunto) antes de seu arquivamento.
Os métodos decimal e duplex são bastante parecidos, com a particularidade de que, no método decimal , o número de classes em cada nível é limitado a 10, e no método duplex , o número de classes é ilimitado.
6.5. Métodos diretos / Indiretos
Consideram-se diretos os métodos que permitem que a busca do documento se dê no próprio local em que o mesmo está arquivado, sem a necessidade de um índice auxiliar. É uma característica dos métodos que organizam por nome (alfabético, geográfico, dicionário e enciclopédico).
Consideram-se indiretos os métodos em que, para localizar o documento no arquivo, é necessária a adoção de um índice por nome , que indicará a localização do documento dentro do arquivo. É uma característica dos métodos em que a ordenação é feita por número (numérico simples, cronológico, dígito-terminal, decimal e duplex).
6.6. Método horizontal / Vertical
Quando o documento é acondicionamento em seu local de guarda (pasta, gaveta ou caixa) o arquivamento pode ser feito de forma horizontal ou vertical.
O arquivamento horizontal, no qual os documentos são acondicionados uns sobre os outros, só é indicado para documentos de grandes dimensões, como mapas, plantas e papéis de grandes dimensões.
O arquivamento vertical, onde os documentos são arquivados lado a lado, é o mais comum, sendo largamente adotado nos arquivos correntes e intermediários, onde o acondicionamento é feito em caixas ou pastas suspensas.
6.7. Escolha do método a ser adotado
A escolha do método de arquivamento a ser adotado em um arquivo deverá ser precedida de uma análise minuciosa dos documentos a serem arquivados e da estrutura da instituição que está sendo organizada. Um mesmo arquivo pode utilizar, em seu acervo, vários métodos de arquivamento simultâneos, de forma a bem organizar sua documentação.
Num arquivo fotográfico, por exemplo, seria possível a seguinte organização:
BATIZADOS de 1960 a 1980 de 1981 a 2000 após 2001 CASAMENTOS de Araújo, José até Ferreira, Maria de Garcia, Paulo até Martins, Severino de Nascimento, João até Ximenes, Raimundo VIAGENS Bahia Ceará Santa Catarina
Observe que, no exemplo apresentado, foi utilizado, num primeiro momento a organização por assunto (quando as fotografias foram separadas em batizados, casamentos e viagens) e, num segundo momento, foram utilizados os métodos cronológico, alfabético e geográfico, de acordo com as particularidades de cada assunto. Essa
mistura de métodos é conhecida como classificação ou arranjo que será definido de forma a melhor atender as necessidades de cada instituição organizada.
7. PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
Preservação de documentos é o conjunto de medidas adotadas visando proteger, conservar ou restaurar os documentos armazenados em um arquivo.
Na conservação dos documentos, vários elementos devem ser evitados, pois tendem a danificar ou acelerar sua degradação.
Podemos destacar estes elementos em três grandes grupos: físicos, químicos e biológicos.
7.1. Elementos físicos
Os elementos físicos são aqueles relacionados ao local em que os documentos se encontram armazenados. São os principais: umidade, temperatura e luminosidade.
O desequilíbrio da temperatura e da umidade relativa provoca no acervo uma dinâmica de contração e alongamento dos elementos que compõem o papel, além de favorecer a proliferação de agentes biológicos, tais como: fungos, bactérias, insetos e roedores. A umidade também afeta seriamente o papel: se muito elevada, apressa a degradação ácida e se for muito baixa, facilita o ataque de agentes biológicos. Recomenda- se, portanto, um controle de umidade e temperatura de acordo com os documentos ali depositados.
A luminosidade , seja natural (luz do sol) ou artificial, tende a danificar os documentos a partir do momento em que provocam seu amarelamento, enfraquecimento e envelhecimento precoce. É recomendável, portanto, que o arquivo seja instalado em locais que não recebam diretamente a incidência da luz solar e que documentos históricos ou documentos com grande prazo de guarda sejam armazenados em locais com pouca incidência de luz artificial, visando sua maior durabilidade.
- 2. Elementos químicos
Dentre os elementos químicos que mais contribuem para a degradação do acervo, podemos destacar a poluição ambiental, a poeira, objetos metálicos e elementos com alto grau de acidez.
A poluição ambiental , destacadamente a poluição do ar pode diminuir sensivelmente a longevidade de um documento.
O ar dos centros urbanos e industriais contém uma grande diversidade de partículas e gases. As partículas compõem a parte sólida de dimensões microscópicas dos poluentes. Reúnem especialmente o pó, a fuligem e os esporos dos microorganismos. Os gases formam os poluentes mais reativos e perigosos para os documentos.
O dióxido de enxofre é lançado na atmosfera, principalmente pela queima dos combustíveis fósseis empregados nos fornos industriais e nos automóveis. Ele também se combina com o oxigênio, transformando- se em trióxido de enxofre. Tal reação química é catalisada por pequenas partículas metálicas.A combinação do trióxido de enxofre e a água, seja a do ar ou do papel, formará o ácido sulfúrico, que provoca manchas e escurecimento do papel, além da perda de sua resistência.
Recomenda-se, portanto, a instalação do arquivo em ambientes distantes de garagens ou locais em que a poluição do ar seja excessiva.
Na poeira estão contidas partículas de substâncias químicas cristalinas e amorfas, como terra, areia, fuligem e grande diversidade de microorganismos, além de resíduos ácidos e gasosos provenientes da combustão em geral e de atividades industriais.
ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor Élvis Corrêa Miranda ABRIL DE 2010
CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA
FUNÇÃO E FINALIDADES DOS ARQUIVOS
CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE
ARQUIVOLOGIA
Conceito deArquivo
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de ativi- dades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o supor- te da informação ou a natureza dos documentos. Lei 8.159/
- (Cespe-UnB - MPS / 2010) Documento é toda informação registrada em um suporte material que pode ser consultada para fins de estudo e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos e pensamentos da hu- manidade nas diferentes épocas e nos diversos lugares.
- (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Entende-se por documento de arqui- vo qualquer documento produzido ou recebido por pessoa física ou jurídica, acumulado naturalmente ao longo das atividades e preserva- do como prova de tais atividades.
- (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos de arquivo são provas de transações realizadas nas organizações.
- (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) Os documentos podem servir de prova de transações realizadas.
- (Cespe-UnB-CLDF / 2006) Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoa física ou jurídica, pública ou pri- vada. É conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação.
- (Cespe-UnB-MEC / 2005) Os documentos existentes nos arquivos são o resultado das atividades desenvolvidas pela instituição produ- tora.
Suporte dos documentos
Suporte: Material no qual são registradas as informações. Dicionário de Terminologia Arquivística. Arquivo Nacional. p. 159 O arquivo pode guardar documentos em diversos suportes diferentes. Exemplos de suporte: papel, CD, disquete, DVD, fita de vídeo.
- (Cespe-UnB - TRE/BA 2010) O arquivo é constituído de documen- tos em variados suportes, entre outros: papel, papel fotográfico, película fotográfica e mídias digitais.
- (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) O termo suporte é utilizado em arquivologia para denominar qualquer material que contém informa- ções registradas. Alguns exemplos, além do mais comum hoje, que é o papel, são: papiro, pergaminho, disco magnético, entre outros.
- (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Os documentos produzidos no âmbi- to da instituição, mesmo que não estejam em suporte papel, são considerados documentos de arquivo.
- (Cespe-UnB-TRE/TO / 2005) Os acervos arquivísticos são consti- tuídos por um mesmo tipo de suporte.
- (Cespe-UnB- STM / 2004) A composição do conceito de arquivo adotado pela arquivística define que seus documentos devem pos- suir um mesmo tipo de suporte físico.
Função do arquivo
Função do arquivo: A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. PAES, Marilena Leite. Arquivo : Teoria e Prática.
- ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 20
- (2008 / Cespe-UnB - FUNDAC-PB) Um arquivo tem como função principal tornar disponível as informações contidas no acervo docu- mental.
- (Cespe-UnB-INPI / 2006) O arquivo tem como função básica tornar disponíveis as informações contidas nos documentos mantidos sob sua guarda.
- (Cespe-UnB-Min Meio Ambiente / 2003) A função principal do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo docu- mental sob sua guarda.
- (Cesgranrio-Assistente Legislativo PE) O arquivo deve ter o propó- sito de possibilitar a guarda e a ordenação sistemática dos documen- tos, visando permitir sua consulta rápida e eficiente.
Finalidades do arquivo
Finalidades dos arquivos: A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história. PAES, Marilena Leite. Arquivo : Teoria e Prática.
- ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 20
Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à admi- nistração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
Lei 8.159/
- (Cespe-UnB - ANAC/2009) A função primária do arquivo é funcio- nal, isto é, ser instrumento da administração. Em um segundo mo- mento, considera-se o valor para a história e a cultura de uma socie- dade.
- (Cespe-UnB - Min Saúde / 2008) A legislação arquivística brasileira, apesar do grande avanço, não considera os arquivos como instrumen- to de apoio à administração.
- (Cespe-UnB-MPE/AM / 2008) O arquivo, cujo principal objetivo é ser um instrumento de apoio à administração, constitui com o decor- rer do tempo, base do conhecimento da história da instituição a que pertence.
- (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) A principal finalidade dos arqui- vos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da história.
- (Cespe-UnB-Min Meio Ambiente / 2003) A principal finalidade dos arquivos é servir à administração. Eles constituem-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história.
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CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
Teoria das 3 Idades
Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, inter- mediários e permanentes. Lei 8.159/
- (Funiversa - Adasa/2009) - De acordo com Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, é correto afirmar que são tipos de arquivos. (A) correntes, intermediários e permanentes. (B) correntes, temporários e permanentes. (C) privados, intermediários e permanentes. (D) correntes, intermediários e provisórios. (E) correntes, temporários e provisórios.
- (Cespe-UnB - MCT/2008) Arquivo de primeira idade ou corrente, arquivo de segunda idade ou intermediário e arquivo de terceira idade ou permanente são estágios de evolução dos arquivos.
- (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) Os arquivos podem ser divididos em: correntes, semipermanentes e permanentes.
- (Cespe-UnB-TCE/AC / 2006) As fases do ciclo de vida de um arqui- vo são duas: corrente e permanente.
- (Cespe-UnB-TRE/TO / 2005) Atualmente, com a evolução da arquivística, o ciclo vital dos documentos passa por 4 fases: arquivos setoriais, correntes, inativos e permanentes.
Valor dos Documentos
Valor Primário:
- Documentos que servem de apoio às atividades da instituição;
- Todo documento nasce com esse valor e depois o perde;
- É um valor temporário Valor Secundário:
- Documentos que preservam a memória/história da instituição;
- Nem todo documento apresentará esse valor;
- É um valor definitivo (permanente).
- (Cespe-UnB - TRE/BA 2010) Os documentos que não apresentam mais valor primário, mesmo que tenham valor secundário, podem ser eliminados, pois não são mais necessários como prova de uma ativi- dade desenvolvida pela organização.
- (Cespe-UnB - ANAC/2009) O arquivo intermediário, assim como o arquivo corrente, é constituído de documentos de valor primário.
- (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivão / 2009) -A teoria dos valores de documentos não permite definir se o documento é da fase corrente, da intermediária ou da permanente.
- (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os arquivos correntes são forma- dos por documentos com valor secundário.
- (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos do arquivo perma- nente têm valor primário.
- (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitória-ES / Arquivista 2008) A história se faz com documentos que nasceram para ser históricos.
- (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitória-ES / Arquivista 2008) Os arquivos intermediários são constituídos por documentos ainda com valor primário.
- (Cespe-UnB-UnB/Pref. Rio Branco/AC / 2007) O valor primário pode ser encontrado nos documentos nas fases corrente e intermedi- ária.
- (Cespe-UnB - TSE / 2007) Prevalece, na fase corrente, o valor secun- dário dos documentos, pela importância administrativa que eles têm.
Arquivo Corrente
Arquivo de 1a Idade ou Corrente Constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. PAES, Marilena Leite. Arquivo : Teoria e Prática.
- ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 21
Art. 8º - § 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüen- tes. Lei 8.159/
- (Cespe-UnB - MPS / 2010) Fase corrente é a fase em que os docu- mentos estão ativos, em curso e que ainda são muito consultados pela administração e, por isso, são conservados junto aos órgãos produtores.
- (Cespe-UnB - Anatel/2009) - Os documentos que entram no órgão público e que vão para os setores destinatários irão formar os arqui- vos correntes dessas unidades.
- (Cespe-UnB - Antaq-Arquivista/2009) - De acordo com os funda- mentos da arquivologia, é correto que o arquivo corrente que existir na ANTAQ seja formado pelo conjunto de documentos mantidos nos diversos setores da agência para apoio às atividades cotidianas.
- (Cespe-UnB - MI/2009) Os arquivos correntes são constituídos de documentos com pouca frequência de uso e que são mantidos próxi- mos de quem os recebe ou os produz.
- (Cespe-UnB - MI/2009) Enquanto tramitam pelas unidades político- administrativas, os processos fazem parte dos arquivos ativos ou correntes do órgão ao qual pertencem.
- (Cespe-UnB - SEAD/SES/FHS/SE - 2009) - Os arquivos correntes são formados pelo conjunto dos documentos produzidos e(ou) rece- bidos pelos vários setores de trabalho da instituição e que precisam, pelo seu grande potencial de uso, ficar próximos aos seus usuários diretos.
- (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Os documentos considerados cor- rentes são caracterizados por estarem ativos, ou em curso, além de serem alvos de consultas frequentes.
- (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os arquivos correntes são alocados perto dos seus usuários diretos, devido à grande possibilidade de uso que apresentam, e são conhecidos também como arquivos ativos.
- (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - O arquivo corrente é constituído de documentos com grande possibilidade de uso e com valor primário.
- (Cespe-UnB - Fundac-PB / 2008) A primeira idade é constituída de documentos em curso ou consultados freqüentemente.
Arquivo Intermediário
Arquivo de 2a Idade ou Intermediário Constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente con- sultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um pro- blema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arqui- vos é transitória. Por isso, são também chamados de "limbo" ou "purga- tório". PAES, Marilena Leite. Arquivo : Teoria e Prática.
- ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 21-
ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor Élvis Corrêa Miranda ABRIL DE 2010
Documentos
Prazos de guarda
Corrente Intermediário
Destinação
Final
Observação
Legislação de Pessoal
Admissão de Pessoal
Férias
Frequência
Aposentadoria
Greves
Normas Internas
10 anos 10 anos Guarda Perm. -
5 anos 47 anos Eliminação -
7 anos - Eliminação -
5 anos 47 anos Eliminação Microfilmar após 5 anos
5 anos 95 anos Eliminação Microfilmar após 5 anos
5 anos 5 anos Guarda Perm. -
Enqto. Vig. - Guarda Perm. -
Avaliação de Documentos / Tabela deTemporalidade
Avaliação é a definição dos prazos de guarda e da destinação final dos documentos. É realizada por uma Comissão de Avaliação e resulta na elaboração da tabela de temporalidade da instituição, que deverá ser aprovada por uma autoridade competente da instituição para que possa ser implementada no órgão.
- (Cesgranrio - BACEN / 2010)A destinação final, elemento importan- te da tabela de temporalidade, apresenta duas possibilidades, que são: (A) eliminação ou guarda permanente. (B) digitalização ou microfilmagem. (C) arquivo corrente ou arquivo intermediário. (D) conservação ou restauração. (E) proteção ou sigilo.
- (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Os órgãos públicos devem constituir uma comissão permanente de avaliação de documentos com a responsabilidade de orientar e realizar o processo de avaliação dos documentos no âmbito de sua atuação.
- (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A destinação dos documentos é indicada (A) pela tabela de temporalidade (B) pela tipologia documental (C) pelo plano de classificação (D) pelos instrumentos de pesquisa
- (Cespe-UnB - Min Saúde / 2008) A aplicação da teoria das três idades documentais permite melhor fluxo documental na unidade, melhorando as condições de seus arquivos.
- (Cespe-UnB - M. Saúde / 2008) O arquivo pode, anualmente, elimi- nar os documentos sem uso, independentemente de autorização.
- (Cespe-UnB-UnB/TSE / 2007) O instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda é o(a) (A) plano de preservação (B) plano de classificação (C) listagem de eliminação (D) tabela de temporalidade
- (Cetro - Confea / 2007) Instrumento aprovado por autoridade com- petente que regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente), define prazos para sua guarda temporária (vi- gência, prescrição, precaução), em função de seus valores adminis- trativos, legais, fiscais etc. é denominado tabela (A) de descarte (B) de desentranhamento (C) de temporalidade (D) de expurgo (E) cronológica
Vantagens daAvaliação para a Instituição
Vantagens da avaliação:
- Ganho de espaço físico;
- Facilidade na organização e localização dos documentos;
- Economia de recursos humanos e materiais.
- (Cespe-UnB-MI / 2006) Os resultados esperados de um processo de avaliação de arquivo incluem o aumento do índice de recuperação da informação.
- (Cespe-UnB-MI / 2006) Os resultados esperados de um processo de avaliação de arquivo incluem a conquista de espaço físico e redução de peso.
- (Cespe-UnB-Funag / Arquivista - 2005) A avaliação de documentos possibilita ganho de espaço físico nos depósitos de documentos.
- (Cespe-UnB-Funag / Arquivista - 2005) A avaliação de documentos possibilita maior agilidade ao recuperar documentos e informações.
- (Cespe-UnB / Pol. Fed. / 2004) A avaliação documental provoca, necessariamente, aumento de recursos humanos e de materiais.
Prazos de Guarda
O prazo de guarda varia de documento para documento e estará expresso na tabela de temporalidade da instituição.
- (Cespe-UnB-DFTrans Anal. Adm. / 2008) Os documentos de guarda temporária devem ser mantidos por cinco anos.
- (Cespe-UnB-FUNCAP/PA / 2004) Todo documento com mais de cinco anos arquivado em um arquivo corrente deve ser eliminado.
- (Cespe-UnB-MME/CPRM / 2004) O prazo máximo de retenção de documentos na fase corrente é de seis meses.
- (Cespe-UnB-TRE-AL / 2004) O prazo indicado para o arquivamen- to de documentos na fase intermediária é de 10 a 20 anos.
- (Cespe-UnB-MEC / 2003) Após cinco anos, os documentos da fase corrente devem ser completamente eliminados.
- (Cespe-UnB-TRE/MT / 2005) Serão preservados, em caráter per- manente, todo e qualquer documento com produção anterior ao sé- culo XIX.
ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor Élvis Corrêa Miranda ABRIL DE 2010
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
- (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Todos os documentos produzidos por uma instituição são considerados de valor histórico após um período superior a setenta anos de sua produção.
Cumprimento do Ciclo Vital
(Transferência / Recolhimento / Eliminação)
- Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e intermedi- ária.
- Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fases intermediária e permanente.
- Transferência: Envio de documentos da fase corrente para a fase inter- mediária.
- Recolhimento: Envio de documentos da fase corrente ou intermediária para a fase permanente.
- (Cespe-UnB - Antaq/2009) - O recolhimento é a passagem dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermediári- os.
- (Cespe-UnB - IBRAM / 2009) Findo o prazo de guarda no arquivo corrente, os documentos devem ser recolhidos ao arquivo interme- diário.
- (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente, (A) avaliação e seleção. (B) transferência e recolhimento. (C) arranjo e classificação. (D) arquivamento e acondicionamento.
- (Cespe-UnB - TRT 17ª Região / 2009 - Arquivista) Os documentos podem passar diretamente dos arquivos correntes para o arquivo permanente, sem necessidade de armazenamento no arquivo inter- mediário.
- (Cespe-UnB-INSS / 2008) Os documentos podem passar pelas três idades documentais, mas, obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes.
- (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitória-ES / Arquivista 2008) Definido o fim da permanência do documento no arquivo corrente, ele deve ser transferido ao arquivo permanente.
- (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitória-ES / Arquivista 2008) Atualmente, com o aumento da complexidade das organizações, determinados documentos nem passam mais pelos arquivos correntes.
- (Cespe-UnB - Pref. Vila Velha-ES / Arquivista 2008) Os documentos, independentemente do valor, passam obrigatoriamente pelas três fa- ses documentais: corrente, intermediária e permanente.
- (Cetro - Radiobrás / 2005)Ao processo de envio de documentos para o arquivo intermediário dá-se o nome de
(A) transferência (B) recolhimento
(C) destinação (D) empréstimo
(E) custódia
Quanto à Entidade Mantenedora
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzi- dos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decor- rência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. § 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público ou por entidades priva- das encarregadas da gestão de serviços públicos. Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decor- rência de suas atividades. Lei 8.159/
- (Cespe-UnB - Min Saúde / 2008) Os documentos acumulados por órgãos públicos e entidades públicas, em decorrência de suas funções e atividades, são considerados arquivos públicos.
- (Cespe-UnB - MTE/2008) O conjunto documental produzido e(ou) recebido pelo MTE em decorrência de suas funções administrativas é considerado arquivo público, diferentemente dos conjuntos docu- mentais produzidos e recebidos por instituições de caráter público ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos, que são considerados arquivos privados.
- (Cespe-UnB - Pref. Vila Velha-ES / Arquivista 2008) São arquivos públicos os conjuntos documentais acumulados pelos órgãos públi- cos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, além daqueles produzidos e recebidos por empresas privadas encarregadas de serviços públicos no exercício de suas atividades.
- (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) São considerados documentos públicos aqueles produzidos e recebidos por institui- ções de caráter público, e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
- (Cespe-UnB - TSE / 2007) São considerados documentos públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por insitutições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos, no exercício de suas atividades.
- (Cetro - Radiobrás / 2005) Segundo a natureza da entidade a que está vinculado, os arquivos podem ser: (A) ativos e inativos (B) públicos e privados (C) nacionais e intermediários (D) permanentes e de guarda (E) históricos e de pesquisa
Quanto à Natureza dos documentos
Arquivos especiais : São aqueles que têm sob sua guarda documentos de formas físicas diversas - fotografias, discos, fitas, clichês, microformas, slides, disquetes, CD-ROM - e que, por esta razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, con- trole, conservação etc. Arquivos especializados : São aqueles que têm sob sua custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo específi- co, como, por exemplo, os arquivos médicos ou hospitalares, os arquivos de imprensa e os arquivos de engenharia. PAES, Marilena Leite. Arquivo : Teoria e Prática.
- ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 22-
- (Cespe-UnB - Sebrae/2008) O arquivo especializado se refere à existência de documentos de formas físicas diversas, como fotografi- as, discos, fitas, microfilmes e slides.
ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor Élvis Corrêa Miranda ABRIL DE 2010
DIFERENÇAS BÁSICAS ENTRE ARQUIVOS E BIBLIOTECAS
- (Cespe-UnB - MEC/2009) As correspondências consideradas os- tensivas são classificadas, pelo grau de sigilo, em confidenciais, sigilo- sas e ultrassecretas.
- (Cespe-UnB - MCT/2008) A classificação de ostensivo é dada aos documentos de arquivo cuja divulgação não prejudica o órgão ou o ministério.
- (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) Os documentos sigilosos devem ser de conhecimento restrito, e requerem medidas especiais de salvaguar- da para sua custódia e divulgação.
- (Cespe-UnB - SEAD-UEPA / 2008) São denominados ostensivos os documentos que requerem cuidados extremos da unidade de arquivo na sua guarda e na sua divulgação.
- (Cespe-UnB-TJDFT / 2008) Reservado, confidencial, secreto e ultrassecreto são graus de sigilo aplicados a documentos que necessi- tam de medidas especiais de guarda e divulgação.
- (Cespe-UnB-Ipajm / 2006) Informações sigilosas são classificadas em ultrassecretas, secretas, confidenciais e ostensivas.
- (Cespe-UnB-MDIC / 2006) Os documentos cuja divulgação de seu conteúdo não apresenta qualquer restrição são classificados como ostensivos.
- (Cespe-UnB-SEAD/UEPA / 2008) Documentos classificados como reservados, secretos ou ultrassecretos não podem ser expedidos por meio postal.
- (Cespe-UnB-TST / 2008) Desclassificação é o ato pelo qual a auto- ridade competente estabelece o grau de sigilo de determinado docu- mento.
- (Cespe-UnB-TST / 2008) Na expedição e tramitação de documen- tos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o acon- dicionamento desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope externo.
- (Cespe-UnB-TJPA / 2006) Entre as regras para tramitação de docu- mentos sigilosos, está o seu acondicionamento em envelope duplo.
- (Cespe-UnB-ANA / Arquivista - 2006) Um significado para o ter- mo classificação, muito utilizado na prática arquivística, diz respeito à atribuição de graus de sigilo a documentos e(ou) informações.
PAES, Marilena Leite. Arquivo : Teoria e Prática.
- ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 16-
- (Cespe-UnB - Antaq/2009) - Os documentos de arquivo não são objeto de coleção, mas produtos das funções e das atividades de uma organização pública ou privada e das atividades de uma pessoa física.
- (Cespe-UnB - Antaq-Arquivista/2009) - Os arquivos de uma insti- tuição são formados a partir da informação registrada orgânica, inter- na ou externa, dessa instituição.
- (Cespe-UnB - TRE/MT / 2009) De acordo com o conceito de arquivo, uma coleção de manuscritos históricos colecionados por uma pessoa física não é considerada arquivo.
- (Cespe-UnB - TRE/MT / 2009) Os documentos são produzidos em exemplares múltiplos e inexiste uma significação orgânica entre esses documentos.
- (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos de arquivo exis- tem em vários exemplares, não tendo limitação quanto ao número de cópias.
- (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - O arquivo é criado e recebido por um órgão, empresa ou instituição no desenvolvimento de suas ativi- dades, não sendo colecionado por motivos culturais.
- (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - Uma característica do arquivo é a organicidade, que afirma que um documento se liga a outros do mesmo conjunto.
- (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - Uma característica do arquivo é a existência de uma coleção de manuscritos de valor histórico ajuntados por um órgão, uma empresa ou uma instituição.
- (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) O arquivo é produzido com objeti- vos culturais.
- (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) Os documentos nos arquivos exis- tem em numerosos exemplares.
- (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) Um arquivo é formado por docu- mentos produzidos e(ou) recebidos a partir das atividades desenvolvi- das por uma instituição pública ou privada.
- (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) Os documentos de um arquivo são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação.
- (2008 / Cespe-UnB - FUNDAC-PB) Um arquivo tem como função principal colecionar documentos históricos.
- (Cespe-UnB-MPE/AM / 2008) As coleções de documentos de outras instituições adquiridas por órgãos públicos, por instituições de caráter público e por entidades privadas são consideradas arquivo.
- (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) Uma coleção de manuscritos históri- cos reunidos por uma pessoa pode ser considerada arquivo.
- (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) Manuscritos colecionados por uma instituição podem ser considerados arquivos.
- (Cespe-UnB-Anvisa / 2007) O caráter orgânico é uma das caracterís- ticas básicas dos arquivos.
- (Cespe-UnB-Anvisa / 2007) Os arquivos são constituídos pelos do- cumentos produzidos pela própria organização. Quando recebidos de outras organizações, os documentos não são considerados arquivísticos.
PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
Fatores físicos
Principais fatores físicos prejudiciais à conservação dos doc umentos: umidade alta, ar seco, temperatura inadequada, exposição à luz natural ou artificial
- O arquivo deve ter controle de umidade e temperatura de acordo com os documentos mantidos sob sua guarda (aproximadamente 21º e 55%); - Água e fogo não devem entrar no ambiente de arquivo; - A limpeza do piso, estantes e móveis deve ser feita com pano úmido/aspirador. - A higienização dos documentos deve ser feita com uma trincha ou flanela. BECK, Ingrid. Manual de conservação de documentos. Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 1985.
ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor Élvis Corrêa Miranda ABRIL DE 2010
- (Cespe-UnB - TRE/MT 2010) A conservação compreende os cuida- dos prestados aos documentos e, consequentemente, ao local de sua guarda.
- (Cespe-UnB - TRE/MT 2010) O ar seco é um elemento que benefi- cia as condições físicas do papel.
- (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) Uma das consequências da exposição dos documentos em papel à luz é o seu amarelecimento.
- (Cespe-UnB - ANAC/2009) O ar seco e a alta umidade são fatores de enfraquecimento do papel.
- (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) Um programa de pre- servação preventiva deve prever, entre outros fatores, o controle da temperatura e umidade do ambiente e a incidência direta de luz, natu- ral ou artificial, sobre os documentos.
- (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivão / 2009) - A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o mofo, as grandes variações de temperatura e a poeira são, a médio e longo prazos, prejudiciais à conservação dos documentos.
- (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e não se refere ao local de guarda.
- (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - A luz do dia e a umidade são prejudiciais à conservação do acervo documental.
- (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - A umidade mais alta e a baixa temperatura são condições ideais para a preservação dos documentos arquivísticos em papel.
- (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - A luz solar é menos nociva que a luz artificial na conservação e na preservação dos documentos de arquivo.
- (Cespe-UnB - TRE/MT / 2009) O ar seco é um elemento que beneficia as condições físicas do papel.
- (Cespe-UnB-DFTrans Anal. Adm. / 2008) As oscilações freqüentes das condições climáticas ambientais no espaço físico destinado à guarda de documentos são prejudiciais à conservação dos documen- tos.
- (Cespe-UnB-FUB Arquivista / 2008) Em um depósito de arquivo deve-se dar preferência à utilização da iluminação natural, que dimi- nui o ritmo de desaparecimento das tintas e evita o enfraquecimento do papel.
- (Cespe-UnB - Min Saúde / 2008) O ar seco e a umidade são fatores de enfraquecimento do papel.
- (Cespe-UnB - SEAD-UEPA / 2008) A instalação do arquivo de material impresso deve ser feita em ambiente ventilado e que receba luz direta do sol, para se evitar a formação de mofo.
- (Cespe-UnB-TJDFT / Anal. Jud. / 2008) O depósito de arquivo deve privilegiar o uso de luz natural, que ajuda na conservação dos documentos em suporte papel.
- (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) Temperatura, umidade relativa, luz e qualidade do ar são fatores de deterioração dos documentos de arquivo
- (Cespe-UnB-CLDF / 2006) A luz, a umidade e a temperatura do ambiente devem ser controladas.
- (Cespe-UnB-Ipajm / 2006) O local para instalação de unidade de arquivo não deve receber luz direta do sol.
- (Cespe-UnB-TJPA / 2006) Acerca do local para instalação do arqui- vo, é correta sua escolha em ambientes arejados e que recebam luz direta do sol para evitar a formação e a proliferação de fungos.
- (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Quanto às instalações físicas da uni- dade de arquivo, devem ser evitados locais com muita umidade e com ar seco.
- (Cesgranrio-ANP / 2005) A umidade e o ar seco são fatores de enfraquecimento do papel, sendo que a primeira provoca mofo.
Fatores químicos
Principais fatores químicos prejudiciais à conservação dos documentos: poeira, sujeira, fumaça, colas, fitas adesivas, objetos metálicos, alimen- tos. BECK, Ingrid. Manual de conservação de documentos. Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 1985.
- (Cespe-UnB -ANAC/2009) A higienização mecânica dos documen- tos feita com uma trincha ou uma flanela é uma ação importante para a conservação dos documentos em papel.
- (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Vários fatores podem apressar o processo natural de deterioração dos documentos, sobre- tudo os índices extremos ou as flutuações de temperatura e umidade relativa do ar, o contato com poluentes atmosféricos e a exposição a radiações luminosas, como os raios ultravioleta.
- (Cespe-UnB-INSS / 2008) Na higienização dos documentos, além de remover a poeira, devem ser retirados objetos metálicos, como grampos, clipes e prendedores metálicos.
- (Cespe-UnB - Min Saúde / 2008) A higienização e o acondiciona- mento são ações de conservação dos documentos.
- (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) Deve-se evitar a limpeza do piso, das estantes e dos móveis do arquivo para preservar os documentos.
- (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) A higienização é um dos procedimentos mais significativos do processo de conserva- ção de documentos e deve ser feita em períodos regulares.
- (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) Os conjuntos documentais que pos- suam mais de duas folhas devem ser juntados por meio de grampo.
- (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) Deve-se proibir a entrada de pesso- as transportando alimentos líquidos no espaço destinado ao acervo arquivístico, sendo permitido somente o acesso de pessoas com ali- mentos sólidos.
- (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Com o objetivo de minimizar o ruído no ambiente, é indicado que o piso dos espaços onde são preservados os documentos seja revestido com carpete.
- (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Para reparos em documentos, como enxertos e rasgos provocados pelo manuseio constante, é indicado o uso de cola plástica comum.
- (Cespe-UnB-PRG-DF / Arquivista - 2004) Para os depósitos de documentos, é indicado o piso de carpete, desde que seja limpo diariamente.
- (Cespe-UnB-STM / 2004) O piso do espaço reservado à guarda dos documentos deve ser lavado semanalmente com água e sabão neutro a fim de se evitar as ações de agentes nocivos.
- (Cespe-UnB-STM / 2004) No caso de ser imprescindível a junção de anexos aos documentos, é indicado o uso de clipe plástico.
- (Cespe-UnB-STM / 2004) No caso de ocorrerem rasgos, é indicado o uso de fitas adesivas para as pequenas restaurações dos documen- tos em suporte papel.
- (Cespe-UnB-TRT 10a Região / 2004) Nos processos que tramitam no TRT, em virtude da inserção freqüente de novos documentos, é indicado o uso de hastes plásticas.
- (Cespe-UnB-CREA/DF / 2003) O papel, que se tem revelado como um suporte documental de grande durabilidade, deve estar isento de objetos metálicos, como clipes e grampos.
ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor Élvis Corrêa Miranda ABRIL DE 2010
PROTOCOLO
Protocolo é o controle da tramitação dos documentos que tramitam no órgão, de forma a permitir a sua rápida localização e informação aos interessados. É uma atividade típica da fase corrente. MIRANDA, Élvis Corrêa. Arquivologia para concursos : Teoria e questões gabaritadas e comentadas. Brasília, 2007
Atividades de protocolo:
- Recebimento (Recepção dos documentos)
- Registro (Cadastro dos dados dos documentos)
- Autuação (formação/abertura de processos)
- Classificação (separação por assunto)
- Expedição/Distribuição (encaminhamento ao destinatário)
- Controle/Movimentação (controle da tramitação / andamento)
PAES, Marilena Leite. Arquivo : Teoria e Prática.
- ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 55-
- (Cespe-UnB - Embasa 2010) Protocolo é o setor encarregado do recebimento e da expedição de documentos. É o responsável, tam- bém, pelo arquivamento, que consiste em definir o tipo de armazenamento correto (pasta, caixa, prateleira) para a guarda de cada documento, segundo o suporte (papel, filme, fita magnética) e o formato (caderno, mapa, fotografia).
- (Cespe-UnB - Embasa 2010) Uma das atividades realizadas pelo serviço de protocolo é a classificação de documentos, no caso de instituições que possuam um código ou plano de classificação de documentos.
- (Cespe-UnB - MPS / 2010) Protocolo é o serviço encarregado de recebimento, registro, distribuição, controle da tramitação e expedi- ção de documentos.
- (Cespe-UnB - MPS / 2010) O protocolo do órgão deve manter controle da expedição de correspondência, de modo a ser capaz de informar sua localização aos usuários em tempo real.
- (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) Nos órgãos ou instituições públicas, protocolo é geralmente o setor encarregado de atividades como recebimento, expedição, registro, distribuição e controle da movimentação de documentos em trâmite.
- (Cespe-UnB - Anatel/2009) - O registro dos documentos que che- gam a um órgão público deve ser feito no setor de protocolo e consis- te na reprodução dos dados do documento destinada a controlar a movimentação e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados.
- (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) O protocolo é responsável pelas atividades de registro, de controle da tramitação, de distribui- ção, expedição e abertura de processos.
- (Cespe-UnB - IBRAM / 2009) O serviço de protocolo é responsá- vel pelas atividades de recebimento, classificação, controle da tramitação e expedição de documentos.
- (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) O recebimento, o regis- tro, a classificação, a distribuição, o controle da tramitação e a expe- dição de documentos são atividades de protocolo.
- (Cespe-UnB - MI/2009) - O recebimento, o registro, a movimenta- ção e a expedição de documentos são atividades de responsabilidade do setor de protocolo.
- (Cespe-UnB - MI/2009) - A autuação é o termo que caracteriza a abertura do processo.
- (Cespe-UnB - MI/2009) - O controle da tramitação dos processos pelos setores de trabalho responsáveis pela condução dos assuntos
tratados nos processos é de responsabilidade do setor de protocolo e dos próprios setores de trabalho por onde tramitam os processos.
- (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivão / 2009) - O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e, por suas características, faz parte das atividades dos arquivos correntes.
- (Cespe-UnB - SEAD/SES/FHS/SE - 2009) - Protocolo é a denomi- nação atribuída a setores encarregados do recebimento, expedição e distribuição de documentos..
- (Cespe-UnB - TRT 17ª Região / 2009 - Arquivista) A distribuição e a tramitação de documentos são atividades desenvolvidas pelos seto- res de protocolo.
- (Cespe-UnB-INSS / 2008) O documento que entra no órgão deve seguir diretamente para o destinatário, sendo prescindível (dispensá- vel) registrá-lo no setor de protocolo do órgão.
- (Cespe-UnB-INSS / 2008) Os documentos de arquivo protocolados devem ser arquivados permanentemente nos setores de protocolo.
- (Cetro - Liquigás 2007) O conjunto de operações que visa ao contro- le dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos documentos, corresponde às atividades de (A) gestão. (B) protocolo. (C) recuperação. (D) guarda. (E) classificação.
Documentação particular / sigilosa / ostensiva
Não devem ser abertos e nem registrados pelo protocolo, devendo ser encaminhados diretamente aos destinatários:
- Documentos particulares
- Documentos sigilosos Devem ser abertos e registrados pelo protocolo:
- Documentos ostensivos
MIRANDA, Élvis Corrêa. Arquivologia para concursos. Teoria e questões gabaritadas e comentadas. Brasília, 2007
- (Cesgranrio - BACEN / 2010) Um profissional do Banco Central do Brasil é o responsável por analisar os documentos que o banco rece- be, dando o encaminhamento devido às áreas. Esse profissional rece- be os seguintes documentos: I - envelope com periódicos mensais da classe dos bancários endere- çados funcionários; II - envelope endereçado ao Departamento Financeiro do Banco; III - envelope para um funcionário, com informação pessoal; IV - envelope destinado à Ouvidoria. Que documentos serão abertos, registrados e distribuídos? (A) I e II. (B) I e IV. (C) II e III. (D) II e IV. (E) III e IV.
- (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) Os documentos de natureza ostensiva recebidos pelo protocolo não podem ser abertos, analisados e classificados e devem ser encaminhados aos seus desti- natários.
- (Cespe-UnB - MEC 2009) A correspondência oficial, com indica- ções de confidencial, reservado ou particular no envelope deve ser aberta para registro no sistema de protocolo antes de ser encaminha- da ao destinatário.
ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor Élvis Corrêa Miranda ABRIL DE 2010
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
- (Cespe-UnB - MI/2009) - A correspondência recebida que tiver caráter ostensivo não deve ser aberta pelo protocolo.
- (Cespe-UnB - Fundac-PB / 2008) A correspondência particular recebida em um órgão público deve, obrigatoriamente, ser registrada no setor de protocolo do órgão.
- (Cespe-UnB - Fundac-PB / 2008) O setor de protocolo deverá abrir as correspondências oficiais mesmo que sejam confidenciais ou re- servadas.
- (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitória-ES / Arquivista 2008) Os docu- mentos particulares recebidos pelo protocolo de um órgão público ou de uma empresa não devem ser registrados nem classificados, mas apenas remetidos aos destinatários.
- (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) As correspondências particula- res recebidas por um órgão público devem ser registradas no proto- colo e enviadas aos seus destinatários.
- (Cespe-UnB - STJ/2008) O protocolo deve separar as correspon- dências oficiais das particulares e a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.
CORRESPONDÊNCIA - É toda espécie de comunicação escrita, que circula nos órgãos ou entidades, à exceção dos processos (ofícios, car- tas, telegramas, avisos memorandos etc.)
Classificação das correspondências :
a) Interna e externa
A correspondência interna é mantida entre as unidades do órgão ou entidade. A correspondência externa é mantida entre os órgãos ou entidades da Administração Pública Federal.
b) Oficial e particular
A correspondência oficial é a espécie formal de comunicação mantida entre os órgãos ou entidades da Administração Pública Federal ou des- tes para outros órgãos públicos ou empresas privadas.
A correspondência particular é a espécie informal de comunicação utilizada entre autoridades ou servidores e instituições ou pessoas es- tranhas à Administração Pública Federal.
c) Recebida e expedida
A correspondência recebida é aquela de origem interna ou externa recebida pelo protocolo central ou setorial do órgão ou entidade.
A expedição é a remessa da correspondência interna ou externa no âmbito daAdministração Pública Federal.
- (Cespe-UnB - Embasa 2010) Qualquer espécie de comunicação escrita que circule nos órgãos ou entidades - exceto os processos - é denominada correspondência. Quanto à sua natureza, ela pode ser interna ou externa, oficial ou particular, recebida ou expedida. Quanto ao grau de sigilo, a correspondência oficial pode ser ostensiva ou sigilosa.
- (Cespe-UnB - MPS / 2010) Correspondência é o nome dado a todas as espécies de comunicação escrita que circulam nos órgãos ou nas entidades, exceto os processos. Classifica-se em interna ou externa, oficial ou particular, recebida ou expedida.
- (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008)A correspondência externa é aquela trocada entre os órgãos de uma mesma instituição.
- (Cespe-UnB - Min. Esporte 2008) Correspondência é toda espé- cie de comunicação escrita que circula nos órgãos ou entidades, à exceção dos processos. Quanto à sua natureza, a correspondência classifica-se em interna ou externa, oficial ou particular, recebida ou expedida.
- (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) A correspondência oficial externa é aquela que trata de assunto de serviço ou de interesse específico das atividades de uma instituição e é trocada entre uma instituição e outras entidades ou pessoas físicas.
- (Cespe-UnB-SESPA/PA / 2004) A correspondência é interna quan- do trocada entre os órgãos de uma mesma instituição.
- (Cespe-UnB-SESPA/PA / 2004)A correspondência é oficial quando trata de interesse pessoal de servidores de uma instituição pública.
Recebimento e Registro da correspondência
Correspondência Recebida
A correspondência recebida será entregue no protocolo de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal, para posterior distribui- ção.
O protocolo receberá a correspondência e verificará se o destinatário ou a unidade pertencem ou não ao órgão ou entidade; em caso negativo, devolverá a correspondência ao remetente, apondo o carimbo, e identifi- cando o motivo da devolução.
Ao receber a correspondência e proceder à abertura do envelope, o protocolo setorial deverá observar: a) se está assinado pelo próprio remetente, por seu representante legal ou procurador, caso em que deverá ser anexado o instrumento de procu- ração; b) se está acompanhado dos respectivos anexos, se for o caso; c) se contém o comprovante de recebimento, e providenciar a respec- tiva devolução; d) se a correspondência será autuada ou não;
Nenhuma correspondência poderá permanecer por mais de 24h (vin- te e quatro horas) nos protocolos, salvo aquelas recebidas às sextas- feiras, véspera de feriados ou pontos facultativos.
- (Cespe-UnB - Embasa 2010) Ao receber a correspondência, o pro- tocolo setorial deve abrir o envelope e verificar se o documento está assinado pelo remetente, por um representante legal ou procurador, caso em que deverá ser anexado o instrumento de procuração.
- (Cespe-UnB - MPS / 2010) Ao receber a correspondência, o servi- dor deverá proceder à abertura do envelope, observar se a assinatura é do próprio remetente, de representante legal ou procurador. Nesse caso, deverá estar anexado o instrumento de procuração.
- (Cespe-UnB - MPS / 2010) Toda correspondência recebida na sex- ta-feira deve ser encaminhada no mesmo dia, pois a lei determina que nenhuma correspondência permanecerá por mais de vinte e quatro horas no setor de protocolo.
Expedição da correspondência
a) Toda correspondência oficial expedida deverá conter, para sua iden- tificação em sistema próprio, a espécie do documento e o órgão emissor, seguido da sigla da unidade, do número de ordem, destinatário, assunto e da data da emissão.
