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UNIVERSIDADE MUSSA BIN BIQUE
FACULDADE DE GESTÃO E CONTABILIDADE
CONTABILIDADE DE GESTÃO II
GESTÃO ORÇAMENTAL
Introdução
O funcionamento de uma empresa industrial caracteriza-se, de modo sucinto, pela aquisição, armazenagem e transformação de matérias em produtos acabados com recurso a máquinas e operários. Os produtos fabricados aguardam, no armazém, por sua vez, a recepção dos pedidos dos clientes, cuja execução dá origem a facturas e consequentes recebimentos.
Contudo, podem se levantar algumas questões: Como fixar o programa de fabrico? E o nível de stocks adequado? As matérias-primas são suficientes? Os meios envolvem o recurso ao crédito alheio? Etc...
Hoje não é conceptível que o gestor possa desempenhar a sua função na empresa sem dispor de um plano de acção, o qual tem que assentar em pressupostos minimamente válidos.
A gestão orçamental abrange as funções de planeamento e controlo; logo, não é mais do que uma aplicação restrita dos princípios gerais da gestão de empresas, abrangendo as referidas funções de planeamento e controlo.
Planeamento
A gestão tradicional é baseada na óptica da exploração: estar mais de perto relacionado com os problemas quotidianos da empresa e conduzir a resultados imediatos.
A gestão moderna das empresa tem que ser considerada segundo duas ópticas, que se completam: a óptica da exploração e a óptica do planeamento.
A óptica do planeamento consiste em fixar os objectivos da empresa nos domínios fundamentais da sua actividade, para um período determinado (um ou mais anos) e obter a adesão a esses objectivos por todos os elementos da empresa.
As necessidades de planeamento variam de empresa para empresa, dentre as quais destacamos:
- Razões de ordem externa:
- Evolução das condições políticas, sociais e económicas;
- Integração económica dos países;
- Exigência de uma análise de mercados aperfeiçoados, devido ao aumento progressivo dos rendimentos disponíveis;
- Aumento da dimensão das empresas, o que implica um investimento cada vez maior de capitais;
- Aceleração do ritmo do progresso tecnológico (computadores, robots, automação, etc.);
- Revisões dos métodos de gestão - aparecimento dos computadores, estatísticas, investigação operacional, etc.
- Imperativos de agressividade:
- No plano empresarial, os gestores têm cada vez mais necessidade de reagir ao meio que os rodeia;
- O improviso conduz normalmente a situações de desequilíbrio.
- Torna-se necessário definir um plano harmonioso de modo que a empresa tome a iniciativa das operações, propondo-se atingir os seus objectivos.
- Crise interna
- Abaixamento da taxa de crescimento das vendas (produtos secundários e de luxo);
- Envelhecimento dos produtos;
- Pressão da concorrência (nacional e internacional);
- Existência de recursos não aproveitados ou mal aproveitados (empresas de construção civil);
- Pressões salariais.
- Razões de oportunidade
- Reorganização de serviços;
- Adopção do planeamento por parte das empresas concorrentes;
VANTAGENS E DESVANTAGENS DO PLANEAMENTO
VANTAGENS:
A elaboração de planos cria custos para a empresa. Todavia, daí advêm vantagens que são:
- os planos permitem a detecção de dificuldades e estrangulamentos (a prior);
- os planos obrigam mesmo a fazer um diagnóstico da empresa: conhecimento dos seus pontos fortes e fracos, análise do meio em que a empresa se insere, detecção de ameaças futuras e ocasiões favoráveis a serem aproveitadas;
- os planos incitam os responsáveis a aplicar a direcção por objectivos;
- os planos facilitam a coordenação da gestão corrente;
- os planos conduzem à participação dos responsáveis na construção do destino da empresa.
DESVANTAGENS:
O insucesso do planeamento deve-se, fundamentalmente, às seguintes causas:
- os diversos elementos do plano não foram convenientemente apreendidos;
- alguns dos gestores não estão comprometidos no planeamento. Convém que estejam todos,
- a responsabilidade do planeamento pertence apenas ao departamento de planeamento; não pode ser;
A administração da empresa, após receber a justificação dos desvios, deve repensar a actividade e transmitir pelos respectivos órgãos hierárquicos directivas no sentido de corrigir as anomalias que se estão a verificar.
- Descentralização da responsabilidade
Esta técnica pressupõe uma descentralização da responsabilidade por centros de responsabilidade (direcção) e estes divididos por centros de custos (departamentos), mas também pressupõe a responsabilidade global por parte da administração.
- Responsabilidade
A responsabilidade de um orçamento implica o acordo do responsável pelo orçamento e do seu superior hierárquico. Só assim é possível a co-responsabilidade.
- Filosofia da empresa
Por vezes, surgem dificuldades na montagem desta nova filosofia nas empresa, devido, fundamentalmente, ao seguinte:
- ignorância em matérias de gestão por parte dos gestores;
- há relutância por parte das pessoas em debruçar-se sobre o futuro e elaborar previsões;
- normalmente, mantêm-se as previsões como certezas, o que, no nosso entender, são estimativas e não certezas;
- resulta de uma má informação. O controller não consegue transmitir aos responsáveis as vantagens e benefícios que esta nova técnica permite. Este pode ajudar os outros órgãos a elaborar os orçamentos, mas deverá explicar que o interesse destes é para eles e não para si.
Não podemos ter pretensões de logo no primeiro ano termos bons resultados na elaboração dos orçamentos. A experiência diz-nos que só ao fim de três a quatro anos nos é possível elaborar bons orçamentos, apurar desvios e tomar medidas correctivas acertadas. Regra geral, o pivot dos orçamentos é o orçamento das vendas, pois sem mercado nada feito.
Dentre as várias técnicas de gestão, entende-se por controlo orçamental a tradução quantitativa e previsional de um programa de acção, que virá, mais tarde, a ser comparado com os resultados efectivos dessa acção.
Nem sempre é fácil projectar o futuro da vida de empresa. Todavia, nos dias de hoje, torna-se imperiosa a implantação do controlo orçamental, dadas as seguintes vantagens:
- elaborar previsões, sendo avaliado o risco das decisões a tomar,
- descentralização eficaz e segura;
- participação do pessoal na vida e no comportamento da empresa.
Para a sua implementação os passos a seguir são os seguintes:
1º. Previsão - inventariação das hipóteses; 2º. Programa - escolha e quantificação das hipóteses; 3º. Orçamento - valorização das hipóteses; 4º. Controlo - comparação com a realidade; 5º. Desvios- determinação das causas dos desvios, 6º. Tomada de decisões - tomada de decisões correctivas de molde a evitar os mesmos desvios.
Gerir uma empresa, tal como governar um país, implica sempre uma acção e a necessidade de previsão.
FASES DO MÉTODO ORÇAMENTAL
1ª) Previsão A previsão consiste no estudo antecipado da decisão, bem como a possibilidade e o desejo de a concretizar.,
Este estudo compreende:
- Definição do estudo previsional propriamente dito
- desejo de fundamentar o conhecimento futuro em métodos científicos e quantitativos;
- desejo de que seja reconhecido entre os participantes na vida da empresa;
- (^) a previsão deve ser uma atitude voluntária entre os compromissos dos vários intervenientes.
- Objectivos e meios de acção
- a previsão contém a vontade de querer modificar a situação actual da empresa, mas melhorá-la;
- estabelecer compromissos entre os objectivos e os meios que a empresa dispões e definir os objectivos razoáveis.
2ª) Programa e o Orçamento Consiste em definir o programa de acção da política geral para cada uma das suas funções (vendas, aprovisionamento, produção, etc.) e traduzir este programa no orçamento (em quantidades e valores).
Nesta fase temos que ter em atenção:
- A organização da empresa
- divisão dos orçamentos por níveis de responsabilidade;
- reorganização das estruturas da empresa;
- utilização da contabilidade analítica, adaptando esta à medição da organização orçamental;
- identidade entre centros de custo e centros de responsabilidade.
- O equilíbrio microeconómico
- o orçamento representa, entre encargos e proveitos, bem como entre receitas e despesas, bem como entre pagamentos e recebimentos;
- (^) o equilíbrio global deve ser ponderado, tendo em vista o ano futuro, como os próximos anos (é o caso do orçamento dos investimentos);
- reflexão da evolução económica, nomeadamente: variação da actividade, variação dos preços e conjuntura actual.
- Revisão do orçamento, ou seja, qualquer orçamento pode ser revisto, sempre que as circunstâncias o exigirem.
3ª) Controlo e análise dos desvios Consiste na comparação entre as previsões e as realizações, bem como na análise dos desvios. Nesta fase temos que ter em atenção:
- para uma perfeita comparação, torna-se necessário comparar as rubricas orçamentadas e contabilísticas (idênticas);
A implantação da Contabilidade Analítica exige que a estrutura orgânica da empresa (organograma, funções dos órgãos e seus responsáveis) se encontrem convenientemente definidos. Se assim não for, é difícil atribuir responsabilidades pelos desvios;
2- Reacção dos quadros Deve-se estar preparado para a reacção que certos quadros da empresa manifestam em relação à implantação da Gestão Orçamental, fundamentalmente por duas razões:
- os hábitos adquiridos de não planificar as actividades e com a aversão a pensar no futuro;
- o facto de sentirem que irão ser controlados se se implantar o sistema;
3- Os objectivos que se fixarem devem ser aqueles que é possível alcansar em condições normais de funcionamento da empresa e do meio em que se insere. Portanto, não devem ser estabelecidos objectivos não alcançáveis e que por isso desinteressem os gestores que por eles devem responder, nem o caso inverso.
4- Formação A implantação da Gestão Orçamental deve ser precedida de acções de formação tendentes a que os responsáveis das diversas áreas da empresa disponham dos conhecimentos mínimos necessários sobre as técnica orçamental, conheçam o sistema em termos gerais e sejam predispostos psicologicamente para as tarefas que implica.
Também, a implantação da gestão orçamental exige o empenho da administração da empresas e dos seus quadros superiores, sem o qual tal acção estará certamente condenada ao fracasso.
A implantação de um orçamento leva tempo. Muitas vezes a administração se impacienta e perde interesse, pois espera grandes coisas cedo demais.
IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO ORÇAMENTAL
A implantação da Gestão Orçamental exige as seguintes condições prévias:
- Organização racional da empresa e definição de responsabilidades;
- Existência de informação de base de dados computarizados;
- Adaptação da Contabilidade Geral e Analítica;
- Adesão dos responsáveis;
- Bom clima de trabalho;
- Definição dos objectivos.
O programa da implantação deve ser desta ordem:
- Preparação, dois meses:
- divisão da empresa em centros de responsabilidade;
- preparação dos standards;
- definir os encargos fixos e variáveis;
- sessão de infromação e propostas de orçamentos;
- Arranque, dois meses:
- exame do primeiro mês de resultados;
- análise dos primeiros desvios;
- convocação de reuniões orçamentais.
- Revisão, um mês:
- revisão dos standards;
- sessões de aperfeiçoamento;
- melhoramento da qualidade dos resultados.
- Sistematização, três meses:
- divulgação dos primeiros resultados, a 15 do mês seguinte;
- divulgação semanal de determinados resultados.
FUNÇÕES DO CONTROLO ORÇAMENTAL
Deve ser criado um departamento de controlo da gestão sempre que a empresa tivere um volume de negócios significativo, um número de efectivos e um volume de investimentos considerável.
Nas pequenas e médias empresas, a função é desempenhada pelo director financeiro. Nas empresas com mais de 1 000 pessoas devem criar um serviço próprio a nível de director de serviço ou chefe de divisão.
Independentemente da posição hierárquica que possa desempenhar, o controller ou controlador de gestão, deve possuir as seguintes qualidades:
- Ser um bom manipulador de números;
- Deve familiarizar-se com os serviços ou departamentos,
- Deve ter preocupações de rentabilidade;
- Deve inspirar confiança para poder convencer;
- Deve ser aberto, isto é, ter espírito diplomático;
- Prática na condução de reuniões.
ORÇAMENTOS DA EMPRESA
Os orçamentos resultam de previsões feitas no curto prazo (até um ano). Tais planos devem ser sempre fixados, para cada nível de decisão, com acordo mútuo do responsável de determinado nível e do responsável do nível imediatamente superior. Este princípio é fundamental para a ulterior responsabilização pelos desvios verificados, além de envolver o princípio da participação de todos os responsáveis (cada um a seu nível) no processo de gestão da empresa.
Um orçamento é um documento formalmente escrito para os planos da gestão a desenvolver no futuro. Um orçamento indica o curso da acção futura, servindo às principais funções da gestão, do mesmo modo que os desenhos do arquitecto ajudam o construtor e o plano de voo auxilia o piloto de um avião.
O orçamento deve integrar objectivos sérios e atingíveis, o que determina que o planeamento deve ser baseado em estudos cuidadosos. Os fundamentos da orçamentação são:
- estabelecer objectivos específicos para as operações futuras;
- comparar periodicamente os resultados actuais com aqueles objectivos.
Entre o objectivos fundamentais a atingir por uma empresa privada pode considerar-se uma determinada rendibilidade do seu activo ou dos capitais próprios.
- prever a capacidade de produção e de distribuição;
- tradução do volume de negócios em horas de mão de obra, horas/máquina e áreas de vendas, etc.;
- estrangulamentos do sector;
- (^) estudo das tendências a médio e longo prazos, a partir das curvas de trend e das correlações;
- estudos de mercado (para os próximos anos);
- a previsão final será discutida ao mais alto nível entre o Director Geral e os seus colaboradores mais próximos: Directores Financeiro, Comercial, de Produçao, do Pessoal, da Distribuição, etc.
A previsão a curto prazo deve ter em atenção:
- a gama dos produtos, ainda está para durar;
- encomendas em carteira (caso das indústrias metalomecânicas);
- (^) estudo do mercado em curvas de correlação e tendências;
- questionários aos vendedores e concessionários;
- os meios comerciais: redes de vendas, vendedores, publicidade e preços de venda;
- as margens dos produtos;
- lançamento de novos produtos (reacção do público e dos concorrentes);
Os métodos mais utilizados para a previsão das vendas são:
1º- Métodos qualitativos:
- júris de opinião (directores e quadros);
- questionários (vendedores);
- (^) estudos de mercado (clientes);
2º - Métodos causais:
- correlações;
- econométricos;
3º - Métodos quantitativos:
- Trend
- Total móvel
- Alisamento exponencial. 2. ORÇAMENTO DE PRODUÇÃO
Um orçamento de produção é estabelecido em unidades físicas. Com frequência, ele é meramente o orçamento de vendas ajustado para quaisquer mudanças de inventário.
O orçamento de produção, à semelhança de outros orçamentos será pormenorizado por meses ou trimestres, ao longo de um orçamento anual. O orçamento detalhado deve ser dividido pelos locais de trabalho para comparaçao com a produção real. A disposição da fábrica, o tipo da produção e outros factores, determinarão a natureza da divisão.
A coordenação do orçamento da produção com o orçamento de vendas é de extrema importância; de outro modo, pode se desequilibrar. O departamento de vendas pode acentuar o volume e menosprezar o equilíbrio. O pessoal de vendas pode concentrar-se na venda do que julgue ser as linhas mais lucrativas e subestimar os produtos para os quais a empresa tem instalações para produzir e que não podem ser usadas para outros produtos. Tal condição pode resultar em capacidade ociosa, com perdas resultantes maiores do que se o esforço de vendas se concentrasse de outra forma.
3. ORÇAMENTO DOS CUSTOS DAS SECÇÕES HOMOGÉNEAS
De um ponto de vista orçamental, a secção homogénea representa um conjunto de meios criados com vista a permitir uma certa actividade.
Um primeiro passo será referenciar os meios e determinar os custos.
Outro passo será determinar a actividade da secçaõ, em função do volume de produçao estabelecido
A seguir é estabelecer aquilo que deverá ser um emprego óptimo da secção, ou seja, a actividade normal. Para uns, será a actividade…..
4. ORÇAMENTO DE IMOBILIZAÇÕES
Quando a empresa não tem capacidade para cumprir o programa de produção derivado da previsão de vendas e da política de aprivionamento de produtos fabricados, uma das hipóteses que se colocam é a ampliação do parque de máquinas e/ou dos próprios edifícios. O orçamento onde se incluem tais custos é o orçamento de imobilizações ou investimentos.
O orçamento de imobilizações engloba ainda os investimentos necessários à substituiução dos equipamentos com vista a manter o nível de produção - os denominados investimentos de substituição. Sabemos que qualquer bem imibilizado tem uma determinada vida útil ao fim da qual a sua exploração deixa de ser económica, pelo que se torna necessário promover a sua substituição.
O estudo e aprovação dos investiementos a efectuar pela empresa (investimentos de expansão e de substituição) envolve, normalmente, as seguintes etapas:
- (^) elaboração de propostas de investimentos pelos vários responsáveis susceptíveis de produzir economias ou lucros adicionais em relação à situação presente;
- realização de estudos técnicos e de comercialização com vista a tornar efectivo o investimento se vier a ser adoptado;
- reunião de todos os dados relativos a cada investimento e elaborar os respectivos estudos de viabilidade;
- comparação dos diferentes investimentos propostos em funçao dos critérios definidos e determinar o montante a investir e a sua repartição pelos diferentes projectos de investimento.
5. ORÇAMENTO DOS CUSTOS COMERCIAIS
O que é que se entende por custos comerciais (também designados por custos de distribuição e de venda)? São custos relativos à função comercial. Por outras palavras, são os custos administrados pelo departamento comercial com vista a vender e entregar os produtos aos clientes.
Os custos comerciais pode assumir a natureza de variáveis, fixos e semi variáveis. Os primeiros são aqueles que varia directamente com o volume de vendas ou com o respectivo valor. São exemplo dos primeiros os transportes, dado que o preço destes varia normalmente em função das vendas. Os custos fixos são os que não variam directamente com o volume de vendas (departamento comercial da sede), delegação comercial da sucursal, etc.).
Do ano anterior Do ano corrente Compras Despesas correntes Ordenados Telefones Água … Impostos Soma
- Superavit/Deficit
- Superavit/Deficit acumulado
7. ORÇAMENTO FINANCEIRO
O objectivo deste orçamento é o planeamento dos movimentos financeiros da empresa, é um complemento do orçamento de tesouraria. É importante para a indicação das datas em que é necessário recorrer a financiamentos internos ou externos, permitindo, assim , negociar com tempo as melhores condições.
È também a partir dele que o director financeiro pode programar a aplicação das disponibilidades excedentárias.
Sempre que haja actualização e ajustamentos no orçamento de tesouraria, terá que se fazer o mesmo no orçamento financeiro, desde que aqueles sejam profundos.
Temos que ter sempre presente que o ciclo do numerário compreende:
"A transformação do numerário disponível em bens e serviços e, pela venda destes, a sua subsequente entrada nos cofres da empresa".
Este ciclo tem de ser rápido e para tal devem contribuir todas as funções e órgãos da empresa. Compete ao gestor financeiro controlar e medir a rapidez do mesmo.
No desempenho das suas atribuições deve o gestor financeiro tomar as medidas adequadas para as cobranças se processarem como o previsto, bem como controlar os pagamento. Deve ser definido quem pode autorizar os pagamentos e os respectivos montantes, bem como quem pode assinar os cheques, livranças, letras a pagar e a receber e outros compromissos.
A manutenção de um saldo mínimo de numerário adequado tem que ser uma das preocupações fundamentais do director financeiro a fim de evitar estrangulamentos.
Mais uma vez se realça que não se devem esquecer as boas relações pessoais com os bancos comerciais e de investimento. Eles devem ser tratados como amigos da empresa.
Não se deve esquecer que vale mais ter previsões menos precisas, mas actualizadas do que ter valores melhor preparados mas desactualizados. A melhor previsão é aquela que fornece à gestão os dados mais realistas que permitem tomar as decisões racionais em tempo oportuno.
O traçado do mapa do orçamento financeiro será idêntico ao seguinte exemplo:
Descrição Janeiro Fevereiro Março … Total
- Origens de fundos
Saldo inicial de caixa/bancos Superavit de tesouraria Fundos necessários Soma
- Aplicações de fundos
Saldo mínimo de caixa/ bancos Deficit de tesouraria Fundos disponíveis Soma
- Fundos necessários
Disponível acumulado
- Novos financiamentos
- Redução de financiamento
- Excesso de disponível
- Aplicações de Tesouraria
NÃO TE ESQUEÇA DE AGRADECER
Nome: Sérgio Alfredo Macore ou Helldriver Rapper Nascido: 22 de Fevereiro de 1992 Natural: Cabo Delgado – Pemba Contacto: +258 826677547 ou +258 846458829 Email: [email protected] Facebook: Helldriver Rapper Rapper ou Sergio Alfredo Macore Formação: Gestão de Empresas e Finanças
NB: Se precisar de algo, não tenha vergonha de pedir, estou a sua disposicao para te ajudar,me contacte.
