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- Abra o arquivo Microsoft Word.doc que está na pasta C:\Meus documentos\WordAvançado
- Insira no final do texto o gráfico Usuários do Word.xls que está na pasta C:\Meus documentos\WordAvançado.
- Crie uma legenda para este gráfico com o seguinte texto: Gráfico1.
- Crie para as palavras Processador de textos a nota com o seguinte texto: Programa para digitação de textos.
- Salve e feche o arquivo
O que as Quebras de Seção Fazem e qual a sua Aplicabilidade
Divide o documento em seções, possibilitando formatar cada um de modo diferente. Cada seção é como um documento dentro de um documento.
Se você tem um documento de 7 páginas e deseja que as 2 primeira sejam impressas em modo retrato e as 5 restantes em modo paisagem, você precisará utilizar as quebras de seção para aplicar formatações de páginas diferentes ao documento.
Como Utilizar as Quebras de Seção
Até que você o modifique, um documento contém apenas uma seção. Uma quebra de seção marca o ponto em seu documento onde começa a nova formatação. Ela pode acontecer dentro de uma mesma página, na próxima página ou na próxima página par ou ímpar.
Abra o arquivo Contrato de Compra e Venda.doc. que está em C:\Meus documentos\WordAvançado. Triplique este arquivo (usando o copiar/colar ) para que ele fique com pelo menos 3 páginas. Vamos inserir primeiramente uma quebra de seção entre a primeira página e o restante do documento:
- Posicione o ponto de inserção após a data (final do primeiro texto); O texto que estiver após o cursor passará para a próxima seção.
- Clique Inserir/Quebra. A janela abaixo é exibida:
- Na caixa Quebras de seção escolha Próxima Página.
- Clique em OK.
- A quebra foi inserida. Vamos visualizar a quebra de seção: mude o modo de visualização para Normal ( Exibir/Normal ).
- Após visualizar a quebra volte ao modo Layout da página.
Configurando as Páginas de Maneira Diferente em Cada Seção
Vamos modificar a configuração de página para a primeira seção.
- Vá para a primeira página.
- Clique em Arquivo/Configurar Página e na guia Tamanho do papel modifique a orientação para Paisagem. Certifique-se que na caixa Aplicar esteja mostrando Nesta Seção.
- Clique em OK.
- Visualize a impressão. Você deve estar visualizando o documento da seguinte maneira:
- Vá para a primeira página do contrato. Posicione o cursor antes das palavras Cláusula Primeira. Criaremos uma quebra contínua a partir deste ponto.
- Clique em Inserir/Quebra e na caixa Quebras de Seção marque a opção Contínua.
- Aparentemente nada acontece, mas a quebra foi inserida. Para verificarmos iremos ao modo de exibição Normal. Após visualizar a quebra, volte ao modo de exibição Layout da página.
- Posicione o cursor na seção 1, ou seja, no início da página.
- Clique em Arquivo/Configurar Página.
- Na guia Margens modifique a margem esquerda para 5 cm e a direita para 4 cm.
- Certifique-se que a caixa Aplicar exibe Nesta Seção. Clique OK.
- Vamos visualizar a impressão. Sua página ficará da seguinte forma:
- Salve seu arquivo.
Além da quebra de seção na Próxima Página e Contínua , você pode aplicar quebra de seção a Páginas Pares que cria uma quebra na próxima página de n.º par a partir de onde está o cursor e Páginas Impares que cria uma quebra na próxima página impar.
O que é e qual a Aplicabilidade do Inserir Campos
Insere informações em seu documento que mais tarde podem ser atualizadas automaticamente, como por exemplo, os campos data e hora.
Imagine que você queira saber quanto tempo está gastando para realizar a digitação de um documento. Não será necessário se preocupar com a hora em que você começou a trabalhar no mesmo e a hora em que terminou. Você poderá utilizar o recurso campo do Word.
Utilizando o Recurso Inserir Campos
Você vai criar um novo documento no Word e precisa saber quanto tempo levou para edita-lo e quantas vezes ele foi salvo.
Você não precisará se preocupar em fazer este controle, pois irá inserir neste documento dois campos que farão todo o trabalho para você.
- Crie um novo documento no Word.
- Digite no início da página: Tempo total de edição:
- Coloque o cursor na frente da frase que acabou de digitar.
- Agora iremos inserir o campo que controlará o tempo total de edição.
- Clique Inserir/Campo. A janela abaixo é exibida:
- Do quadro de listagem Categorias , escolha Data e Hora.
- No quadro Nomes de campo escolha EditTime. Observe o quadro de descrição na parte de baixo da caixa de diálogo para ver uma breve descrição do campo.
- Clique no botão de comando OK.
- Na linha logo abaixo digite: N.º de vezes em que o documento foi salvo :
- Repita o processo anterior, inserindo na frente do texto o campo RevNum da categoria Numeração.
- Clique no botão Avançado para dar mais informações sobre o arquivo que estamos procurando.
- Em Definir mais critério é possível dar mais informações a respeito do arquivo que se procura. Por exemplo: Podem haver
vários arquivos com a palavra "Contrato", mas nem todos tem 4 ou menos páginas.
- Na caixa Propriedade escolha Número de Páginas. Na caixa Condição escolha no máximo e na caixa valor digite 4. É possível criar mais de um critério na caixa Propriedade. As opções E e OU servem como conectores dos critérios escolhidos, ou seja, E quando todos os critérios têm que ser verdadeiros, OU quando um critério ou outro tem que ser verdadeiro. Clique no botão Adicionar à lista.
- É possível excluir critérios escolhidos, selecionando-os na caixa de critérios e clicando no botão Excluir.
- Na caixa Examinar deixe apenas C: para que o Word procure em todo o Winchester.
- Marque a caixa Pesquisar subpastas.
Clique no botão Localizar Agora. A janela Abrir é exibida e os arquivo que correspondem aos critérios mostrados.
- Selecione o arquivo desejado e clique sobre o botão Abrir.
Exercícios:
Pratique os conhecimentos adquiridos:
- A Imobiliária Casa Nossa pediu a você que modifique a formatação do Contrato7.doc (o arquivo está na pasta C:\Meus documentos\WordAvançado ) que tem 3 páginas de forma que
- Na caixa Tipo escolha Texto normal pois o que será digitado no campo serão letras.
- Na caixa Texto Padrão digite Nome do Funcionário. Isto significa que antes do funcionário preencher seus dados este texto aparecerá no campo. Só use o texto padrão para formulários que forem preenchidos no computador. Se eles forem impressos deixe Texto Padrão em branco.
- Na caixa Comprimento máximo digite 20. Estamos especificando o número máximo de caracteres que poderão ser inseridos.
- Na caixa Formato do texto escolha Maiúsculas para que o Word transforme em maiúsculas o texto digitado.
- Clique no botão OK.
Inserindo Campo de Formulário Drop Down
- Agora vamos criar um outro campo. Digite na linha de baixo: Escolaridade.
- Na barra de ferramentas do formulário clique ícone (Campo de formulário Drop Down).
- Vá até o propriedades deste campo e na caixa Item drop Down digite 1º grau. Clique no botão Adicionar. Faça a mesma coisa com 2º grau e 3º grau. O que estamos fazendo é criando uma caixa onde será possível escolher uma destas três escolaridades.
- Clique no botão OK.
Inserindo Campo de Formulário Caixa de Seleção
- Abaixo da escolaridade digite Quais os cursos você gostaria de fazer?.
- Digite: Inglês e na barra de ferramentas do formulário clique no ícone ( Campo de formulário caixa de seleção).
- Crie também as opções Espanhol e Informática.
- As propriedades deste tipo de campo permitem escolher na caixa Tamanho do campo de seleção o tamanho que terá o quadradinho e na caixa Valor Padrão se ele deve vir marcado ou não. Para este campo não modificaremos as propriedades.
Protegendo o Formulário
Formate o documento a seu gosto com os recursos normais do Word.
Agora vamos proteger o documento.
- Selecione o texto.
- Para proteger o formulário e ativar os campos clique o ícone Proteger Formulário da barra de ferramentas de Formulários.
OBS : Proteger o formulário ativa os campos e permite que os usuários on line o completem. As outras áreas do formulário ficam protegidas de alterações, o que impossibilita que o usuário faça qualquer tipo de modificação nas mesmas.
- Salve o modelo na pasta Modelos que é sugerida pelo Word com o nome de FormPesquisa e feche o arquivo.
Preenchendo o Formulário Online
Você pode usar os formulários criados no Word for Windows imprimindo-os e deixando que as pessoas os preencham com uma caneta ou lápis, ou pode usá-los on-line.
- Para preenche-los on line: Abra o menu Arquivo / Novo.
- No quadro de listagem Modelo , destaque o modelo FormPesquisa
- Clique no botão de comando OK. O Word for Windows começa um novo documento baseado no modelo do formulário especificado.
- Somente os campos de formulário estão disponíveis, porque o resto do documento está protegido. Um campo de formulário pode ser movimentado clicando sobre ele, um quadro de listagem pode ser aberto clicando sobre a seta próximo a ele e um quadro de seleção pode se preenchido clicando sobre ele.
- Preencha os dados do formulário e o salve com o nome de Pesquisa1.doc na pasta C:\Meus documentos\WordAvançado. Ele será salvo como um documento normal do Word.
- Abra o arquivo Cobrança.doc que está em C:\Meus Documentos\WordAvançado.
- Clique o menu Ferramentas / Proteger documento. Aparecerá a seguinte caixa de diálogo 3. Na caixa Proteger documento exceto em: é possível escolher uma das opções abaixo: 4. Alterações controladas : Realça todas as alterações para que o autor possa controlá-las; 5. Comentários : protege seu texto para que os caracteres digitados não sejam alterados apenas possam ser inseridos comentários.
- Formulários : Protege de forma a permitir a digitação somente para preencher os campos do formulário.
- Marque a opção: Alterações Controladas.
- Clique na caixa de texto Senha (opcional) : e digite a senha de proteção TESTE.
- Clique no botão OK.
- Salve o arquivo e feche-o. Vamos testar a proteção: Abra-o novamente. Digite a senha Teste10 e faça qualquer alteração.
- Vamos desproteger o arquivo: Para desprotege-lo clique em Ferramentas/Desproteger Documento e digite a senha.
- Salve o documento e feche-o.
Como Proteger Documentos Contra Leitura e Gravação
- Abra o documento Contrato.doc.
- Clique o menu Ferramentas/Opções. Aparecerá a seguinte caixa de diálogo:
3. Clique na guia Salvar e na caixa Opções de compartilhamento de "nome_arquivo" defina as senhas de Proteção e/ou de Gravação.
- Proteção : O arquivo só pode ser exibido na tela se a senha correta for digitada;
- Leitura : As alterações feitas só podem ser salva neste arquivo se a senha correta for digitada. Quando o usuário não sabe a senha, o arquivo pode ser aberto como leitura e salvo com outro nome.
- Vamos testar a senha de proteção. Na caixa Senha de Proteção digite a senha TESTASENHA. Uma confirmação será pedida. Digite a senha novamente. Clique em OK e feche o arquivo.
5. Feche o arquivo e abra novamente. A senha que você definiu lhe
será solicitada. Digite-a e clique em OK.
Exercícios:
Pratique os conhecimentos adquiridos:
- Abra o arquivo FormFunc.doc que está na pasta C:\Meus documentos\WordAvançado
- Proteja o documento para que o mesmo só seja aberto com uma senha de acesso. OBS: lembre-se que o word faz distinção entre caracteres maiúsculos e minúsculos na hora de digitar a senha.
O que o Exportar Documentos Faz e qual a Sua Aplicabilidade
Salva um documento do Word for Windows em um formato diferente do oferecido por ele, para que o mesmo possa ser aberto em outro software ou outra versão do Word.
Imagine que você usou o Word97 para digitar um documento e sabe que posteriomente precisará abri-lo em uma versão antiga. Neste caso, você precisará salva-lo com um formato diferente do que o oferecido pelo Word97.
Como Exportar um Documento
Vamos utilizar o documento usado anteriormente para o recurso de importação de arquivos.
- Abra o arquivo Mais importante.doc
- Para salvar um documento do Word for Windows em um formato diferente do oferecido por ele, clique no menu Arquivo / Salvar como e no quadro de listagem Salvar arquivo como selecione o tipo de formato que deseja exportar o seu documento. No nosso exemplo, escolheremos Word 6.0/95 (.doc)* que é a versão anterior ao 97.
- Após escolher a maneira como o arquivo será salvo clique no botão Salvar.
Pronto! Agora o arquivo pode ser aberto na versão anterior do Word.
Exercícios:
Pratique os conhecimentos adquiridos:
- Abra o arquivo Mais importante.doc que está na pasta C:\Meus documentos\WordAvançado.
- Você vai disponibilizar esse arquivo para um colega seu, mas no computador dele tem Word 6.0 instalado. Salve o arquivo no formato diferente (Word6.0/95) para que seu colega possa abrí- lo.
- Feche o arquivo.
O que a Numeração de Títulos faz e qual a sua Aplicabilidade
Cria numeração automática para cada tópico que tiver com estilos de Títulos e que for determinado pelo usuário.
Você está criando uma apostila que contém vários capítulos que você deseja que venham com uma numeração. Você pode pedir ao Word que
crie esta numeração automaticamente para você se você trabalhar com a numeração de títulos.
Como utilizar a Numeração de Títulos
Quando você numera títulos, o Word For Windows procura diferentes estilos de títulos para determinar como numerar cada parágrafo. Os parágrafos formatados com o estilo Título 1, por exemplo, são numerados com o primeiro nível de tópicos (I.,II,.), parágrafos com o estilo Título 2 são numerados com o segundo nível (A, B,) e assim por diante.
Atenção : Apenas parágrafos com estilos de nome Título 1,2,3 (e assim por diante) receberão a numeração. O formato destes estilos pode ser alterado, desde que não mude o nome.
- Abra o arquivo Laboratórios.doc que está na pasta C:\Meus Documentos\WordAvançado
- Vamos precisar aplicar estilos aos tópicos que terão numeração de títulos. Selecione o texto Laboratório1 e aplique a ele o estilo Título1. Lembre-se que para aplicar estilos, basta selecionar o texto e escolher o estilo desejado na caixa de estilos que fica na barra de formatação. Faça a mesma coisa com Laboratório.
- Selecione ( Rede Windows/NT ) - Uso Geral e ( Rede Windows/95) - Uso Geral e aplique a eles o estilo Título.
- Para numerar títulos siga os seguintes passos: Selecione o texto que contém os títulos a serem numerados (os títulos já devem estar com os estilos adequados);
- Clique Formatar/Marcadores e numeração, guia Vários Níveis ;
- Guia Geral : Apresenta o nome, o tipo, o local onde foi armazenado, o tamanho, a criação, modificações e datas de acesso e os atributos do arquivo;
- Guia Resumo : Apresenta o Resumo Informativo incluindo título, nome do autor, assunto, palavras-chave e comentários que podem ser editados e inseridos;
- Guia Estatísticas : Apresenta o número de palavras, linhas, parágrafos, etc.
- Guia conteúdo : Exibe tópicos para textos que utilizam Títulos do Word.;
- Guia Personalizar : Permite adicionar informações do tipo: para onde o documento foi enviado, qual foi o cliente, qual a data de conclusão, quem foi o digitador, o verificador, dentre outras opções. Para adicionar estas informações, basta escolher as opções desejadas: o nome, o tipo e digitar o valor, depois clique Adicionar.
- Na guia Personalizar digite os dados desejados.
- Salve o arquivo.
O que é e para que serve o Índice Remissivo
Cria referências para tópicos em um documento em ordem alfabética de forma que fique mais fácil achar o que se deseja.
Você digitou um manual para a empresa que trabalha e este manual tem 30 páginas. Para que fique mais fácil para quem vai usa-lo achar o que está procurando, você pode criar índices onde o usuário do manual poderá procurar por ordem alfabética o que deseja.
Criando Entradas para o Índice Remissivo
O Word tem dois tipos de índices. Os remissivos que mostram os tópicos de um documento em uma lista em ordem alfabética e os analíticos que mostram os tópicos na ordem em que eles se encontram no documento. Aprenderemos primeiro a trabalhar com os índices remissivos.
O índice remissivo fornece ao usuário os números de página de itens que ele deseja consultar no documento. As variáveis de índice remissivo aparecem numa lista em ordem alfabética, geralmente colocada no final do documento.
- Abra o arquivo Receitas.doc que está em C:\Meus Documentos\WordAvançado.
- Vamos criar as entradas de índice remissivo. Selecione, no documento " Pão de Queijo " que será a primeira entrada que criaremos;
- Clique no menu Inserir / Índices.
- Clique no botão Marcar Entrada ; A janela abaixo é exibida:
- Na caixa Entrada Principal aparece o texto selecionado.
- Na caixa Opções marque a opção Página atual para que o número da página atual seja a referência para o item selecionado. Marque a caixa Negrito para que os números de páginas no índice apareçam em negrito.
- Clique no botão Marcar para marcar a entrada de índice remissivo.
