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O que o Word Avançado faz
O Word permite que se crie textos com estética profissional tendo a vantagem de se usar a interface gráfica do Windows, mas existe ainda uma gama de outras ferramentas que permite criar documentos ainda mais bem elaborados com recursos sofisticados além de facilitar bastante o trabalho de quem o utiliza devido a seus recursos de automatização e padronização.
O que o Inserir Objetos faz e qual a sua Aplicabilidade
A inserção de objetos possibilita utilizar recursos de outros programas que estejam instalados em seu computador.
Você está digitando um documento que fala sobre a população no mundo e deseja ilustrar graficamente este texto utilizando um gráfico feito no Excel. Então você poderá inserir em seu documento este gráfico deixando assim seu documento com aparência mais elaborada.
Como o Inserindo Objetos Funciona
Você pode inserir um objeto já existente (por exemplo um gráfico feito no excel) ou pode inserir um novo objeto e a partir daí criá-lo.
Para exibir a janela do inserir objeto:
Vá até o menu Inserir e selecione a opção Objeto.
Aparecerá a seguinte janela:
A janela acima é composta de duas guias:
Criar novo: abre o aplicativo pedido para que você possa criar o que deseja.
Criar do arquivo: abre uma janela para que você busque um arquivo já existente.
A guia Criar do arquivo traz a seguinte janela:
Para escolher o objeto que deseja inserir em seu documento clique em Procurar. Informe a unidade, a pasta e o nome do arquivo que deseja inserir e clique em OK. A janela do inserir objeto retornará mostrando o nome do arquivo pedido.
Digite o texto abaixo seguindo suas formatações:
Imobiliária Casa Nova
A Imobiliária Casa Nova está no mercado de imóveis a mais de 10 anos. Compramos e vendemos imóveis residenciais e comerciais. Veja abaixo onde se situa nossa empresa:
Insira logo abaixo do texto o arquivo informações.ppt do Power Point que se encontra na pasta Meus documentos\WordAvançado.
Salve seu texto com o nome Imobiliaria na pasta Meus documentos\WordAvançado
O que os Estilos Fazem e qual a sua Aplicabilidade
Armazena formatações no Word para que seja possível aplicar estas formatações automaticamente a textos ainda não formatados.
Se você precisa manter um padrão de estética para seus documentos; por exemplo, todos os contratos da sua empresa tem o título com a fonte Arial, negrito , caixa alta e centralizado , o corpo do texto tem outra formatação e as assinaturas outra formatação, ao invés de você ficar formatando todos os contratos que você faz, você pode criar um estilo para o título, outro para o corpo do texto e outro para as assinaturas. Assim, sempre que você digitar um novo contrato não será necessário formatá-lo manualmente. Usando os estilos criados, o Word o formatará automaticamente para você.
Como Criar Estilos
Para criar Estilos, é necessário que você digite um texto e deixe-o com as formatações que deseja armazenar. A partir do texto modelo será possível guardar os formatos desejados
- Primeiramente digite o texto abaixo sem colocar qualquer formatação:
Belo Horizonte 20 de Novembro de 1999
Prezado Sr. Faria Mesmo
Venho por meio desta pedir a V.S.a. um grande favor.
Devido ao feriado que se segue, tenho grande interesse em viajar com meus familiares. Tomei a iniciativa de fazer uma reserva no Hotel Praia Encantada para mim, minha família e para o Sr. também.
Certo de sua colaboração e companhia, agradeço desde já,
Atenciosamente
Maria Filisbina Croquenta
Chefe de Seção
- Agora formate o texto seguindo as orientações abaixo.
- Todo o texto tem fonte Verdana.
- O título e o destinatário estão em negrito, com tamanho de fonte 12 em caixa alta (para formata-los vá no menu formatar/fonte ) e com alinhamento esquerdo.
- O corpo do texto está com tamanho de fonte 10 e alinhamento justificado.
- Da palavra Atenciosamente para baixo o tamanho da fonte também é 10, o texto está em itálico e o alinhamento é a direita.
- O texto ficará como a seguir:
- Depois de formatados os parágrafos de modo que eles contenham todas as formatações de fonte e de parágrafo que você deseja guardar no Estilo; selecione o 1º parágrafo (o que tem a data) e clique em Formatar/Estilo. Aparecerá a seguinte caixa de diálogo:
lembrar qual a formatação daquele estilo. Vamos chamar este estilo de CabeçalhoCarta.
Obs.: Não é possível criar dois estilos com o mesmo nome, portanto se já existir em seu computador um estilo com o nome de CabeçalhoCarta , você deverá mudar seu nome ou excluir o já existente como veremos mais adiante.
- Selecione a opção Adicionar ao Modelo para que o estilo seja válido para todos os novos documentos a serem criados;
- Se você marcar a caixa Atualizar Automaticamente e futuramente formatar manualmente um parágrafo que está utilizando estilo, o Word alterará automaticamente todos os outros parágrafos daquele documento que utilizam o mesmo estilo.
- Clique OK. A janela Novo estilo é fechada e a janela Estilo volta a ser exibida.
- Clique em Fechar na janela Estilo ;
- Pronto! O estilo para o cabeçalho de suas cartas está pronto.
- Agora faça o mesmo procedimento para o corpo do texto dando para seu estilo o nome de CorpoCarta. E depois para o Atenciosamente dados o nome de AssinaturaCarta para o estilo. Não se esqueça de marcar a caixa Adicionar ao Modelo.
- Agora você precisa salvar o arquivo. Para isso, vamos criar uma pasta dentro da pasta meus documentos para o curso de Word Avançado:
- Clique no menu Arquivo / Salvar. Abra a pasta Meus documentos , que está no Winchester do seu computador e em seguida clique no ícone ( Nova pasta ) que está na janela Salvar como.
- Será aberta a janela Nova pasta (veja a figura abaixo):
- Digite o nome da nova pasta ( WordAvançado ) e clique no OK.
- No campo Nome do arquivo , digite CartaConvite. e clique no botão Salvar.
Observações:
Não crie mais de um estilo para parágrafos que tenham a mesma formatação.
Seus estilos finalmente estão prontos. Agora é só usar.
O que os Estilos Prontos Fazem e qual a sua Aplicabilidade
Permite formatar automaticamente textos utilizando estilos criados anteriormente.
Você digitou uma carta e deseja dar a esta a mesma formatação de suas cartas anteriores. Não será necessário formatar a carta manualmente se você criou estilos com as formatações que você costuma usar em suas cartas.
Como os Estilos Prontos Funcionam
O estilo só é válido para os novos documentos criados depois da criação dos mesmos. Portanto se você tem um documento que já existia antes da criação do estilo, será necessário você usar o Copiar/Colar para poder levar este documento para um novo e em branco.
Agora vamos ver como utilizar um estilo em um novo documento.
o estilo, pois é pelo nome do estilo que você identificará facilmente o que ele faz.
- Pronto! O texto selecionado foi formatado com o estilo pedido. Se você der enter e digitar algo o texto obedecerá a formatação do estilo aplicado no parágrafo da linha acima.
- Agora vamos formatar o corpo do texto. Selecione-o e na caixa de estilos escolha CorpoCarta. 7. Faça o mesmo processo de Atenciosamente até o fim aplicando o estilo AssinaturaCarta.
Agora sua carta está formatada e padronizada.
Alternando Estilos
Se for necessário alterar a formatação de algum estilo, você não precisará fazer a alteração em cada um dos parágrafos que o utiliza, apenas selecione um parágrafo que use o estilo que precisa ser modificado, efetue as alterações necessárias. Clique sobre o nome do estilo na caixa Estilo , na Barra de Formatação. Uma caixa de diálogo será mostrada perguntando o que você deseja fazer.
Marque a opção Redefinir estilo para refletir alterações recentes? e clique em OK , todos os parágrafos do documento atual que utilizam esse estilo serão reformatados automaticamente.
A opção Reaplicar a formatação do estilo à seleção? cancela a alteração que você fez no parágrafo e restaura a formatação antes da alteração.
A opção Atualizar estilo automaticamente a partir de agora? Elimina a caixa Modificar Estilo vista logo acima, e toda vez que é feita uma alteração no estilo alterará a formatação de todos os parágrafos que utilizam este estilo para o documento atual. Para desativar a atualização automática vá até o menu Formatar/Estilo , clique sobre o estilo que desejado e clique em Modificar. Desmarque a caixa Atualizar Automaticamente.
Exemplo
A empresa Minas Trade resolveu padronizar todos os novos comunicados internos da empresa. Para isto criará um documento que conterá esta estética padrão e a partir dele criará estilos para facilitar o trabalho para os posteriores comunicados internos que forem criados.
Digite o texto seguindo a formatação a seguir:
Todo o texto tem fonte Verdana
Todo o texto tem espaçamento de parágrafo com 12 pontos (menu formatar/parágrafo/espaçamento/depois: 12 pt)
Os dois primeiros parágrafos (data e Comunicação Interna) estão alinhados à esquerda e em negrito
O terceiro parágrafo (Setor) tem borda e sombreamento ( menu formatar/bordas e sombreamento)
O corpo do documento tem alinhamento justificado e recuo esquerdo de 3 cm (menu formatar/parágrafo/recuo especial/primeira linha: 3 cm)
De atenciosamente para baixo o alinhamento é direito, e o texto está em negrito e itálico.
Belo Horizonte, 29 de Maio de 1999
Comunicação Interna N.º 158/
Setor: Administrativo
Como é sabido, estamos participando do processo de qualidade total ISO9001.
Para manter tal qualidade necessitamos da colaboração de todo o corpo de funcionários da empresa.
Afim de traçar estratégias para alcançarmos nosso objetivo, convocamos uma reunião com o setor acima citado.
O encontro acontecerá em nosso auditório, na próxima quarta-feira às 17:00.
Contamos com a presença de todos,
Atenciosamente,
José Mandabem
Chefe de Produção
Após o texto estar digitado, você deverá aplicar os estilos criados a ele. Vamos começar aplicando o estilo de cabeçalho. Selecione os 2 primeiros parágrafos (o da data e Comunicação Interna). Para aplicar o estilo a este parágrafo clique na caixa de estilos (que está na barra de formatação) e escolha o estilo cabec-ci. Faça o mesmo com os parágrafos de setor (estilo: setor-ci ), o corpo do comunicado (estilo: corpo-ci ) e para as assinaturas (do parágrafo Atenciosamente em diante. Estilo: ass-ci ).
Agora seu texto deve estar com a mesma formatação do primeiro comunicado. Salve-o na pasta com as iniciais de se u nome com o nome de CI089.doc
Exercícios:
Pratique os conhecimentos adquiridos:
- A imobiliária Casa Nossa pediu a você que criasse um padrão para seus recibos. Para criar os estilos você irá utilizar um texto já digitado que se encontra na pasta curso \ textos do word utilizando a formatação descrita abaixo:
- Todo o texto tem fonte Verdana e espaçamento de parágrafos (formatar/parágrafo) antes de 12 pts.
- Os dois primeiros parágrafos (Imobiliária e Recibo) estão: com fonte Verdana, tamanho 14,centralizados, negrito, sublinhado e caixa alta (formatar/fonte:caixa alta).
- O terceiro e quarto parágrafos (locatário e locador) estão em negrito, tamanho 12,centralizados e com borda.
- O corpo do recibo (5º, 6º e 7º parágrafos) estão alinhados à esquerda, tamamho:12.
- As assinaturas: tamanho 10, alinhados à esquerda e itálico.
- A data está alinhada a direita, tamanho 10 e em itálico.
Após a formatação, o texto deverá ficar da seguinte maneira:
- Agora que o texto já está com a formatação correta, crie os seguintes estilos:
- Selecione o primeiro parágrafo e crie para ele um estilo com o nome de rec-cab (não se esqueça de selecionar a caixa Adicionar ao modelo).
- Agora crie um estilo para o terceiro parágrafo com o nome de rec-loc.
- Para 5º parágrafo crie um estilo com o nome de rec-corpo.
- Para as assinaturas: rec-ass.
- Para a data rec-data.
- Agora que os estilos já estão criados, salve seu arquivo na pasta WordAvançado que está na pasta Meus documentos com o nome de ReciboAluguel
- Em um novo documento, digite o texto abaixo:
Imobiliária Casa Nossa
Recibo de Pagamento Compra de Imóvel
Locatário: Ana Maria Padilha
Locador: Gustavo Leônidas Marçal
Recebi do Sr:
A quantia de :
Referente a recebimento de aluguel.
estar ativo (aberto e sua janela deve estar ativada caso existam outras janelas abertas).
- Clique no botão Novo na barra de ferramentas padrão. Um documento baseado no modelo normal é criado.
- Digite o texto da maneira como você está vendo-o colocando inclusive os marcadores.:
Caepa Sociedade Comercial
Pauta: Relatório Mensal de Compra de Material de Escritório
Responsável: José Vitor
Itens a serem abordados na reunião:
- Desperdício de material
- Qualidade do material
- Aplique a este texto os seguintes estilos baseados no modelo Normal.dot (modelo que você está utilizando): - Lembre-se que para alterar o estilo de um parágrafo, você deverá seleciona-lo e escolher o estilo desejado na caixa Estilo que está na barra de formatação. - Para o primeiro parágrafo escolha o estilo Título. - Para o segundo parágrafo o estilo Título - Para o terceiro parágrafo o estilo Título 3 - Para o restante do documento o estilo a ser usado será o normal (o estilo atual). Neste caso não é necessário muda-lo.
Após esta alteração nos estilos, você notará que seu texto já tem uma formatação diferente. Usando a galeria de estilos você poderá mudar a aparência deste documento de uma forma bem simples e rápida.
- Com a janela do documento que deseja formatar ativa, clique em Formatar/Galeria de estilos. A janela abaixo será exibida.
- No canto esquerdo da janela, são exibidos os modelos existentes no Word.
No grupo Visualização (canto inferior esquerdo da janela) você pode optar por visualizar:
- Documento: Exibe o documento ativo da maneira como ele ficará formatado com o estilo que for selecionado na caixa Modelo.
- Exemplo: Mostra um "texto exemplo" formatado com o estilo que for selecionado na caixa Modelo. Assim, você tem uma idéia de como cada estilo poderá ficar.
- Amostras : mostra os estilos disponíveis para o modelo selecionado e qual é a formatação para cada estilo.
- Clique no modelo Relatório Elegante e visualize as três opções: Documento , Exemplo e Amostras.
- Escolha o modelo Relatório Elegante , a visualização Documento e clique em OK.
Pronto! O seu texto já está utilizando os estilos do modelo Relatório Elegante.
e necessidade. Se for usado o ícone Novo da barra de ferramentas para iniciar um documento, o modelo Normal é automaticamente escolhido.
- Abra o menu Arquivo / Novo. Aparecerá a seguinte caixa de diálogo.
- Na guia Geral clique sobre Documento em Branco escolha Modelo e escolha o botão de comando OK. Um novo documento aparece na tela com o nome Modelo 1.
- Neste documento pode ser colocado qualquer formatação de um documento comum. Vamos formatá-lo da seguinte maneira:
- Insira o cabeçalho: Transportadora Vai que é sua com fonte Arial, tamanho 14, negrito e itálico. Lembre-se: Para colocar Cabeçalho/Rodapé você deverá clicar no menu Exibir/Cabeçalho e Rodapé. Para fechar o Cabeçalho e Rodapé você também deverá proceder da mesma maneira.
- Insira o rodapé: Rua Papaléguas, 171, Belo Horizonte – MG. Formate-o com fonte Arial, tamanho 12 e itálico.
- Vá até o Arquivo/Configurar Página/Tamanho do Papel escolha Tamanho do Papel A4 e orientação Paisagem.
- Crie a seguinte tabela (Tabela/Inserir Tabela) :
- Pronto! Agora que o texto já está com a formatação desejada é só salvar o modelo do mesmo modo que salvaria um novo
documento, observando que o Word já mostra o caminho onde deverá ser salvo seu arquivo modelo: C:Arquivos de Programas\MsOffice\Modelos. Vamos salva-lo com o nome de Relat1. Seu Documento Modelo será salvo com a extensão DOT e não DOC. Feche o documento.
- Depois de criado o modelo, para utilizá-lo, clique Arquivo/Novo. Na caixa Novo e na guia Geral aparecerá além do Modelo Normal o documento que você criou. Clique sobre o mesmo. Observe que na caixa Criar Novo ele marcou a opção Documento. Isto significa que você estará abrindo um documento e não um modelo.
- Clique OK.
Ao salvar seu documento, observe que ele sugerirá a pasta de costume (geralmente Meus Documentos ) e não a pasta Modelo. Isto se dá porque este documento apesar de ser baseado em um Modelo é um documento comum e portanto deve ser tratado como tal
Usando Modelos Predefinidos do Word
O Word possui vários modelos predefinidos que podem ser usados para Cartas e Mensagens de Fax, Memorandos, Relatórios, Currículuns, etc. Estes documentos além de já virem com uma formatação predefinida trazem muitas vez instruções de onde digitar cada parte do documento além da garantia de que o documento terá um aspecto Harmonioso e Profissional.
Para criar documentos (por exemplo um Relatório) baseados em modelos predefinidos pelo Word:
- No menu Arquivo escolha Novo.
- A janela Novo é exibida. Os modelos ficam divididos em guias da janela. Para criar um relatório escolha a guia Relatórios.
- Os modelos de relatórios serão mostrados. Escolha um modelo. Use a caixa Visualizar para ter uma prévia de como é a aparência do modelo.
- Se você escolher o modelo e na caixa Criar Novo escolher Modelo , você poderá alterar o modelo já existente. Ao salvar este arquivo você poderá salva-lo na pasta Modelos para que ele apareca na guia Geral quando você pedir Arquivo/Novo , ou poderá substituir o anterior salvando dentro da pasta Relatórios que está na pasta Modelos.
- Se você escolher um modelo e na caixa Criar Novo escolher Documento você estará criando um documento baseado no modelo escolhido. Lembre-se que este documento não será salvo
