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atribuí-la tanto a um botão na barra de ferramentas ou a uma combinação de teclas no teclado.
Suponhamos que você semanalmente tenha que fazer relatórios para a empresa que trabalha e estes tem algumas configurações padrões, como por exemplo: o papel utilizado é A4, margem esquerda 5 cm e direita 2,5 cm. Você pode criar uma macro que faça esta tarefa para você, bastando que você pressione uma combinação de teclas ou então clicando sobre um botão na barra de ferramentas.
Criando Macro
A criação de uma macro funciona da seguinte maneira: você deverá fazer sequencialmente as tarefas que serão armazenadas na macro. Todas as ações que você fizer serão gravadas, por isso é importante que antes de gravar a macro você verifique se sabe exatamente o que deseja fazer para que não erre durante a sua gravação pois seus erros também serão gravados e consequentemente executados toda vez que você utilizar a macro.
Antes de começar a criação da macro, é bom fazer todos os passos, como se fosse um treinamento.
Vamos criar uma macro que configura o tamanho do papel para A4 e sua orientação paisagem:
- Crie um novo documento no Word.
- Clique Ferramentas/Macro/Gravar nova macro… , aparece a seguinte caixa de diálogo:
- Na caixa Nome da Macro digite Configpapel ;
O botão Ferramentas faz o nome da macro criada aparecer dentro de um dos menus do Word For Windows;
O botão Teclado atribui um conjunto de teclas (atalho) para executar a macro;
- Clique no botão Ferramentas. Será exibida a janela Personalizar:
- Na caixa Comandos do lado direito da janela é exibido Normal.NewMacros.ConfigPapel. Esta é a sua macro. Para leva-la para a barra de ferramentas, clique em cima dela e arraste-a até o local onde deseja na barra. Para modificar seu nome clique com o botão direito do mouse no botão que você arrastou para a barra de ferramentas. Na caixa Nome digite o nome desejado. Por exemplo: Configura Papel. Clique no botão Fechar da janela Personalizar.
Se no lugar do botão Ferramentas o botão Teclado for escolhido, será exibida uma janela onde na caixa Pressione Nova tecla de Atalho você deverá escolher a combinação de teclas desejado: Por exemplo CTRL + ALT + G e logo depois clicar no botão Fechar.
- Inserir no canto superior direito da página a figura Logominas.bmp que está em C:\Meus documentos\WordAvançado ;
- O nome da macro deverá ser MacroMTrade ;
- A macro deve ficar na barra ferramentas padrão com o nome MacroMT.
O que o Colar com Vínculos Faz e qual a sua Aplicabilidade
No Word for Windows assim como na maior parte dos programas for Windows, podemos colar objetos de outros programas de forma que sempre que este sofrer alguma atualização, a mesma refletirá no documento do Word for Windows em que foi colada.
Você fez uma planilha no Excel e a partir dela gerou um gráfico que demonstra a % de crescimento de clientes anuais de sua empresa. No Word você fez um documento onde relata os motivos deste crescimento e para demostrar estes dados em seu documento você utilizará o gráfico que gerou no Excel. Utilizando o colar com vínculos você poderá inserir o gráfico sabendo que caso a planilha do Excel seja alterada e consequentemente o gráfico que foi gerado a partir dela, o gráfico que você colou no Word será atualizado também.
Colando um Gráfico do Microsoft Excel no Word
Para utilizarmos este recurso, usaremos um arquivo do excel. Outros arquivos também serão necessários durante seu curso. Faça o download do arquivo wordavan.zip, salvando-o na pasta Meus documentos do seu computador clicando aqui Após o download vá até a pasta Meus documentos e descompacte o arquivo.
- Abra o Word e digite o texto abaixo:
Empresa D & B Ltda
Relatório do Crescimento Anual de Clientes
Desde o ano de 97 quando modificamos a nossa estratégia de marketing, passando a adotar uma postura mais "agressiva" de abordagem notamos um crescimento contínuo no número de clientes de nossa empresa.
O gráfico abaixo demostra em % estes números:
Agora vamos inserir o gráfico do Excel no texto do Word:
- Vá até o Microsoft Excel e abra o arquivo crescimento anual clientes que está na pasta WordAvançado , dentro da pasta Meus documentos.
- Selecione o gráfico clicando 1 vez em cima dele.
- Clique no menu Editar / Copiar.
- Volte ao texto do Word e posicione o cursor no local onde deseja inserir o gráfico.
- Clique no menu Editar / Colar especial. Será apresentada a seguinte caixa:
- Na caixa Como escolha Gráfico do Microsoft Excel Objeto. Clique na opção Colar Vincular para que o gráfico no Word seja modificado caso o gráfico original do Excel sofra alterações.
- Marque a opção Flutuar sobre texto para que o gráfico seja movido como uma figura. A opção Exibir como ícone faz com no lugar do gráfico seja mostrado um ícone que ao ser clicado 2X exibe o gráfico (para o nosso exemplo, não marque esta opção)
- Clique no botão OK. gráfico é inserido. Agora vamos testar o vínculo:
- Salve o arquivo com o nome Relatório Crescimento Clientes na pasta WordAvançado que está na pasta Meus documentos.
- Feche o arquivo.
- Volte ao Excel e no no arquivo Crescimento Anual de Clientes alteração o nº clientes do ano de 1998 para 210.
- Salve as alterações feitas na planilha.
- Feche o Excel.
- Abra novamente o documento do Word. Observe: o gráfico foi atualizado!
- Ao terminar a seleção do texto clique no ícone de Verificar Ortografia. O Verificador Ortográfico utilizará o idioma escolhido para fazer a verificação.
Como Utilizar o Dicionário de Sinônimos
- Selecione ou digite a palavra para a qual você deseja encontrar um sinônimo. Por exemplo a palavra Livro.
- Clique Ferramentas / Idioma / Dicionário de Sinônimos. Aparecerá a seguinte caixa de diálogo;
- Uma palavra pode ter mais de um significado. A caixa de texto Significados apresenta definições da palavra. No nosso exemplo a palavra Livro pode ter 2 significados diferentes. Para serem apresentados novos significados para as palavras que estão na caixa Significados , selecione a palavra nesta caixa e clique Consultar. Para voltar a exibir a palavra anterior clique no botão Anterior. Na caixa Substituir pelo sinônimo selecione o
sinônimo para a palavra desejada. Após escolher o sinônimo desejado, clique em Substituir.
O que o Dicionário de Sinônimos Faz e qual a sua
Aplicabilidade
Use um dicionário de sinônimos para aperfeiçoar a precisão e a diversidade de linguagem na escrita. Ele permite encontrar rapidamente sinônimos (palavras com o mesmo significado) para qualquer palavra ou frase que você selecionar.
Imagine que você digitou um documento que contém uma palavra que está se repetindo diversas vezes comprometendo a elaboração de seu texto. Você poderá utilizar o dicionáriode sinônimos para que o Word substituia algumas destas palavras repetidas por sinônimos.
O que é e qual a Aplicabilidade da Estatística Sobre o
Documento
Permite a contagem do número de páginas, palavras, caracteres, parágrafos e linhas de um documento, ou de uma seleção.
Imagine que você digitou um texto muito grande onde cada parágrafo deverá receber numeração de vários níveis e portanto não será possível a partir dos numeradores saber quantos parágrafos existem a menos que você os conte. Neste caso você pode utilizar o contar palavras.
Como Utilizar as Estatísticas Sobre o Documento
Para contar as palavra contidas no documento você deve clicar no menu Ferramentas/Contar Palavras. A contagem das palavras inclui somente as palavras do corpo do texto. Ele desconsidera os cabeçalhos e rodapés, mas pode incluir notas de rodapé e notas de fim de página se for selecionada a caixa de verificação correspondente mostrada na janela abaixo:
- Digite os tópicos abaixo para o documento mestre como mostra a janela a seguir:
- Os itens de Programa de Qualidade Total até Planos para 2002 serão subdocumentos do Reunião Anual. Para isto selecione-os e clique sobre o botão Rebaixar Nível do Tópico. Você pode usar os botões da barra de ferramentas para elevar ou rebaixar o nível de títulos a medida que criar seus tópicos.
Os itens selecionados serão deslocados. Observe que na caixa Estilo da barra de formatação os itens selecionados agora são denominados Título 2. O Word usa os estilos predefinidos (título 1 ao título 9) quando cria subdocumentos.
- Selecione os títulos que serão utilizados para criar os subdocumentos.
Na barra de ferramentas Documento Mestre , clique sobre o ícone Criar Subdocumento. O Word coloca cada subdocumento em uma caixa e exibe um ícone correspondente no canto superior esquerdo de cada caixa, além de separar os
subdocumentos com quebras de seção.
6. Para salvar o novo documento mestre e todos os seus subdocumentos, clique em Arquivo / Salvar Como. Salve-o com o nome de Reunião Anual na pasta C:\Meus documentos\WordAvançado.
O Microsoft Word atribui um nome de arquivo a cada subdocumento; esses nomes baseiam-se nos primeiros caracteres do título com o qual se inicia o subdocumento.
Para exibir o nome de arquivo que foi atribuído a um subdocumento, clique duas vezes sobre o ícone correspondente para abrir o subdocumento e, em seguida, escolha Salvar Como no menu Arquivo. Feche o arquivo do subdocumento. Feche o arquivo mestre que você acabou de criar.
Abrindo um Subdocumento a Partir do Documento Mestre
- Abra o documento mestre, nós o chamamos de Reunião Anual e ele está na pasta c:\meus documentos\word avançado, e alterne para o modo de exibição documento mestre.
- Para abrir o subdocumento, clique duas vezes sobre o ícone do subdocumento que é exibido no canto esquerdo ao lado do nome
- Feche os arquivos.
O que os Controles de Alteração Fazem e qual a sua
Aplicabilidade
Os controles de alteração guardam as alterações executadas no documento e mostram onde, quando e por quem foram feitas as modificações. O Word usa formatação especial, como caracteres sublinhados e tachados, para mostrar onde foram inseridos, excluídos e movidos trechos de texto e elementos gráficos.
Você deseja controlar a alteração da formatação que você ou outra pessoa está realizando em um documento. Você poderá usar o controle de alteração para verificar as modificações e aceitá-las ou não.
Utilizando os Controles de Alteração
- Abra o documento Relação de Materiais.doc que está em C:\Meus docuementos\WordAvançado. O texto está com a formatação abaixo:
Relação de materiais a serem comprados
Atenção: Fazer cotação de preços em pelo menos cinco empresas e comparar além de preços os prazos para pagamento.
Qualquer dúvida falar com o setor Financeiro.
- Como nós queremos controlar as formatações que serão feitas, antes de formatá-lo, devemos ativar os controles de alteração.
- Clique em Ferramentas / Controlar Alterações / Realçar Alterações. A janela abaixo será apresentada:
- Em Realçar Alterações, selecione a caixa de verificação Manter controle das alterações durante a Edição para que o Word controle o que for modificado ;
- Deixe marcada a caixa Realçar alterações na tela para que as modificações possam ser exibidas. Para ocultar na tela os controles de alteração mas continuar monitorando as alterações desative esta caixa de verificação.
- Para ocultar os controles de alteração ao imprimir o documento, desative a caixa de verificação Realçar alterações no documento impresso. Se a mesma estiver marcada, os controles que você vê na tela também serão impressos.
Personalizando as Marcas de Alteração
Você pode personalizar as marcas de alterações para que caso várias pessoas revisem o mesmo documento, o Word atribua as marcas com cores diferentes para cada revisor.
- Para especificar como os controles de alteração serão exibidos, escolha o botão Opções. Aparecerá a seguinte caixa de diálogo:
- À medida que revê as alterações, é possível aceitar ou rejeitar cada uma delas. Selecione o texto e clique no menu Ferramentas / Controlar alterações / Aceitar ou rejeitar alterações. A janela abaixo é exibida:
- Na caixa Exibir é possível visualizar o texto com os realces que mostram as alterações, sem os realces e o texto sem as alterações (original), mostrando-o como era antes de ser modificado.
- Clique no botão Localizar para que uma alteração seja mostrada. Para cada marca de revisão selecionada, o Word exibe o nome do revisor e a data e a hora de sua inserção.
- Clique no botão Aceitar para aceitar a modificação do texto localizado. Para aceitar todas as modificações sem revisa-las clique no botão Aceitar Todas. Para cancelar a alteração do texto localizado clique no botão Rejeitar. Para cancelar todas as modificações feitas no documento, clique Rejeitar Todas. Se você aceitou ou rejeitou uma modificação e depois se arrependeu, é possível voltar atrás clicando no botão Desfazer.
- Feche a janela Aceitar ou Rejeitar alterações e salve o documento.
Exercícios:
Pratique os conhecimentos adquiridos:
A imobiliária Casa Nossa fará alterações em um contrato de um de seus clientes e deseja que as alterações feitas sejam controladas. Por isto, você usará o recurso Controlar Alterações do Word.
- Abra o arquivo Contrato5.doc que está na pasta C:\Meus documentos\WordAvançado.
- Faça as seguintes modificações lembrando-se de pedir que as marcas de revisão sejam mostradas na tela:
- Título: Acrescentar após a palavra Locação as palavras de Imóvel Domiciliar.
- Colocar o primeiro parágrafo em negrito.
- Excluir a frase A Imobiliária Casa Nossa não se responsabiliza pelos danos causados ao domicílio pelo inquilino.
- Incluir após as assinaturas a frase: Belo Horizonte, Novembro de 2000.
- Visualize o documento sem que as marcas de alterações sejam exibidas (lembre-se que será necessário desmarcar a caixa Realçar Alterações no documento impresso ).
- Salve o arquivo.
O que os Comentários Fazem e qual a sua Aplicabilidade
Insere no final da página, um anotação que você deseje fazer e que não é impressa a menos que você queira.
Se você está redigindo um documento que será lido por outra pessoa e gostaria de colocar neste documento alguns lembretes apenas para você e não deseja que estes lembretes sejam vistos pela pessoa que receberá o documento, você poderá coloca-los como comentários. Ou se você está revisando um obra para um autor, poderá utilizar o recurso Comentários para fazer anotação para o mesmo.
Como Utilizar os Comentários
Quando você insere um cometário, o Word marca a posição no documento e abre o painel de comentários. Nesse painel, você pode digitar seus comentários e até mesmo formatá-los.
Para inserir um comentário, siga os seguintes passos:
- Selecione a palavra ou passagem que você deseja comentar.
- Clique Inserir / Comentário ;
- No painel de Comentários que apareceu, digite seu comentário. Você pode utilizar formatação de fonte e parágrafo como usaria normalmente.Na frente da palavra selecionada aparecerão as inicias do revisor e um número (por exemplo T&S1) que é seqüencial. Para fechar o painel de comentários, dê um clique sobre o botão Fechar.
Alterando as Iniciais do Revisor
Para alterar as iniciais do revisor que são exibidas quando uma anotação é inserida, clique Ferramentas / Opções. Escolha a guia Usuário e na caixa de Iniciais , digite o nome ou as iniciais que desejar. Veja a janela abaixo:
Para excluir um comentário clique em Exbir/Comentário. Delete a marca de comentário com as iniciais do revisor que aparece após o texto. O comentário será excluído automaticamente.
Imprimindo Comentários
Para obter uma cópia impressa de um documento com comentário, você pode imprimir simplesmente os comentários ou imprimi-las ao final do documento.
- Clique Arquivo / Imprimir ;
- Selecione Comentários na caixa de listagem suspensa Imprimir ;
- Clique OK.
Imprimindo o Documento Com os Comentários
- Clique Arquivo / Imprimir ;
- Clique no botão Opções ;
- Selecione a caixa de verificação Comentários. Automaticamente a opção Texto Oculto será ativada;
- Clique OK.
Os comentários serão impressos ao final do documento.
Exercícios:
Pratique os conhecimentos adquiridos:
- Abra o arquivo Relatório001.doc que está na pasta C:\Meus documentos\WordAvançado.
- Crie o seguinte comentário para a palavra Cotação:
- Devem ser feitas 5 cotações para cada material a ser comprado.
- Salve e feche o arquivo.
O que os Indicadores Fazem e qual a sua Aplicabilidade
Um indicador cria um nome que representa um parte de texto ou objeto de forma que fica mais fácil localiza-lo. Se você tem um documento extenso e com frequencia necessita ir até partes deste documento, você poderá criar para estas partes indicadores, fazendo com que fique muito mais fácil deslocar-se até as mesmas.
Você tem um documento que contém várias partes como conclusão1, conclusão2, etc., e freqüentemente necessita ir até estas partes para fazer qualquer alteração. Se o documento é muito extenso, fica demorado se deslocar até estas. Para resolver este problema você pode criar um indicador para cada parte. Assim, basta informar ao Word qual é o indicador desejado e ele exibe a parte do texto correspondente.
Criando Indicadores
Para criar um indicador, siga estes passos:
- Selecione o texto ou elemento gráfico que você deseja nomear;
- Clique Inserir/Indicador ;
- Digite um nome para o indicador e clique no botão Adicionar.
