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Relatórios contábeis
Norma Sueli Martins
Esperamos que, ao fi nal desta aula, você seja
capaz de:
Identifi car as etapas envolvidas na elaboração
de um relatório contábil.
Identifi car as demonstrações contábeis e seus
conceitos.
Distinguir e categorizar os diferentes bens de
uma entidade contábil.
Aplicar os conceitos de direitos e obrigações
de uma entidade contábil.
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objetivos
A U L A
Metas da aula
Apresentar conceitos básicos de Contabilidade:
fato contábil, método das partidas dobradas;
ativo, passivo, recursos, resultado e patrimônio,
relacionando-os à elaboração de um relatório contábil.
Relacionar as demonstrações e
documentos contábeis.
Pré-requisito
Você encontrará, ao longo desta aula,
várias situações que retomam alguns
dos postulados, convenções e princípios
contábeis estudados na Aula 2. Se você
tiver ainda alguma dúvida, volte àquela
aula e leia novamente a teoria
em questão.
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Contabilidade Geral I | Relatórios contábeis
INTRODUÇÃO Como você viu na última aula, o administrador é um profissional que deve tomar decisões importantes quanto ao planejamento e controle de uma empresa. Durante o estudo desta disciplina, você perceberá que a Contabilidade existe para auxiliar as empresas a se planejar e a controlar os (às vezes escassos) recursos existentes. Não podemos esquecer que o mercado é competitivo, ou seja, empresas do mesmo ramo de atividade disputam os clientes. Sendo assim, o conhecimento acerca das práticas contábeis, dos documentos contábeis, faz-se necessário ao aprendizado da disciplina. Os documentos contábeis registram os fatos que influenciaram ou irão influir na situação financeira, patrimonial ou econômica da empresa, e devem ser feitos de acordo com os padrões da Contabilidade. Aquelas antigas cadernetas de controle dos clientes, que os padeiros ou feirantes ainda usam (ou o bloco de despesas daquelas senhoras que controlam severamente seus ganhos e suas despesas), são bons exemplos de documentos contábeis rudimentares. Para gerar relatórios contábeis de uma empresa, esses documentos são reunidos e organizados. Esses relatórios possibilitam vislumbrar a situação dessa empresa – cada um com sua função e seus objetivos específicos: seja quanto ao patrimônio da empresa, seus resultados (lucro ou prejuízo) ou para controlar o fluxo de caixa (pagamentos e recebimentos). Alguns desses relatórios permitem uma percepção mais completa da contabilidade da empresa. De acordo com a legislação brasileira, eles são exigidos como comprovação da situação econômico-financeira-patrimonial da entidade contábil. Esses relatórios exigidos por lei são as demonstrações contábeis obrigatórias, que você vai estudar na aula de hoje.
DO FATO AO RELATÓRIO CONTÁBIL
Muitas pessoas escrevem diários, alguns até bem específicos. Neles são registrados os fatos marcantes para o autor, dia a dia: um filme que viu e gostou, um livro que leu e que tem uma passagem interessante, um encontro especial, uma frase que achou significativa para sua vida... Tudo isso está no diário, que é organizado na sequência cronológica. Quem quiser reorganizar um diário, classificando as anotações de acordo com outro critério, pode fazê-lo levando em consideração o assunto tratado, o valor (se foi bom ou ruim), a pessoa ou o local mencionado (o namorado, a escola, o cinema).
Contabilidade Geral I | Relatórios contábeis
Resposta Comentada Muitas ideias podem ter ocorrido a você ao observar a foto. Várias ferramentas, como chaves de boca, chaves de fenda, arco de serra ou martelos, que estão à venda. Além desses bens, existem outros que não estão à venda: as estan- tes em que os produtos estão expostos e os pequenos gaveteiros nos quais o Sr. José organiza as lixas de papel e outros objetos que devem ser mantidos separadamente: pregos e parafusos, por exemplo. Quais foram as outras coisas que lhe vieram à cabeça e que você não viu na foto? Provavelmente, você pensou que toda loja tem um balcão de atendimento, uma máquina impressora para emissão de notas fiscais, talvez um computador para controle de estoque, sem falar nas luminárias da loja, no aparelho de telefone etc. Você deve ter considerado também que existe um caixa na loja do Sr. José, onde ele guarda o dinheiro que é movimentado durante o dia. Esse dinheiro é resultado dos negócios feitos pelo Sr. José e, portanto, deve ser consi- derado uma propriedade da loja (lembre-se do postulado da entidade contábil, que vimos na Aula 2). Note que os elementos listados caracterizam diferentes tipos de itens de pro- priedade. Alguns representam o estoque de produtos que estão à venda na loja (ferramentas), outros representam bens imóveis, que fazem parte da estrutura do negócio e que não estão à venda (estantes); há ainda os que representam o capital de que o Sr. José dispõe para uso imediato e que lhe permitem fazer a manuten- ção da loja (dinheiro). Do ponto de vista da Contabilidade, os diferentes tipos de propriedade são considerados e classificados de forma diferente, separadamente. Isso facilita a elaboração e a interpretação dos relatórios contábeis.
Imagine agora um dia de movimento na loja do Sr. José. Todas as vendas e os pagamentos realizados foram efetuados à vista. Os valores indicam as quantias envolvidas em cada evento:
- venda de ferramentas – R$ 250,00;
- retirada de dinheiro do caixa para compra de ferramentas para estoque – R$ 600,00;
- compra de papel de embrulho – R$ 50,00;
- retirada de dinheiro do caixa para pagamento da conta de luz e telefone – R$ 300,00;
- retirada de dinheiro do caixa para pagamento do salário do seu vendedor – R$ 500,00;
- entrada (recebimento) de uma quantia paga por cliente em cheque que foi descontado – R$ 250,00;
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- conserto da pia do banheiro que fica nos fundos da loja – R$ 80,00;
- retirada de dinheiro do caixa para pagamento do aluguel da loja – R$ 1.500,00; Além das informações de movimento, vamos levar em consideração informações relativas a outros bens e ao mobiliário da loja do Sr. José:
- um balcão-vitrine – R$ 800,00;
- duas estantes de exposição de material – R$ 300,00;
- dois gaveteiros para acomodação de ferramentas mais delicadas, pregos e parafusos – total de R$ 120,00;
- um computador utilizado para controle de estoque – R$ 1.500,00;
- uma impressora para emissão de notas fiscais – R$ 250,00;
- ferramentas em exposição para venda – R$ 3.000,00.
Observando mais detalhadamente a loja de ferramentas Calcule o valor total destas propriedades da loja do Sr. José (dinheiro, estoque, mobiliário, equipamentos etc.). Calcule também o valor de seus gastos naquele dia. Para facilitar seu trabalho, organize duas listas distintas: uma para as propriedades, outra para os gastos. Compare os dois valores obtidos. Considerando a totalidade de seus bens e dívidas, ganhos e despesas, você pode dizer que, naquele dia, o Sr. José teve acumulados mais lucros e bens diversos ou mais gastos com compras e manutenção?
Bens e Ganhos Despesas e Dívidas
Total: Total:
Atividade 2 1
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estoque para serem vendidas! Como considerar esse tipo de transação, por exemplo? O Sr. José teve uma despesa ou adquiriu uma propriedade? Lembra daquela parte da Aula 1 em que mencionamos o Método das Partidas Dobradas, idealizado pelo frei Luca Paccioli? Pois agora é a hora de voltar a esse tema e de aproveitar as informações que você obte- ve, caso tenha conseguido fazer a pesquisa na internet, que sugerimos. A premissa básica desse método é que, quando considerarmos uma transação contábil, não há gastos ( DÉBITOS ) sem que haja ganhos ( CRÉDITOS ) correspondentes, ou seja, todo débito em uma transação corresponde sempre a um crédito, sendo o valor debitado igual ao valor creditado.
No caso do Sr. José, houve um débito de R$ 600,00 em dinheiro que corresponde a um crédito de R$ 600,00 em ferramentas. Pensando assim, fica muito mais fácil controlar as finanças de qualquer negócio. Essas movimentações financeiras são registradas de maneira especial. É mais fácil associar cada débito com o crédito correspondente, se essas informações forem organizadas em duas colunas, lado a lado. Em Contabilidade, esse tipo de esquema de organização é o que chamamos de R A Z O N E T E.
D É B I T O E
C R É D I T O Para a Contabilidade, débito não é uma operação negativa, e sim o que é lançado no lado esquerdo do razonete; e crédito não é uma operação positiva, mas sim o que é lançado no lado direito do razonete, conforme ensina o professor Marion, da Universidade de São Paulo (USP).
R A Z O N E T E
É a anotação, a representação gráfica de um dos livros obrigatórios utilizados pela Contabilidade, chamado Razão. Nele, o débito fica na coluna da esquerda e o crédito deve ser colocado na coluna da direita.
Querida, você gastou R$ 3.000, em roupas e acessórios no shopping?
Ah, querido, pensa que agora não temos mais R$ 3.000, no caixa, mas em propriedade dentro do armário!
Contabilidade Geral I | Relatórios contábeis
Por esse método, cada movimentação financeira feita na loja do Sr. José é registrada no livro Razão, onde a cada valor de crédito se associa um débito correspondente, de mesmo valor.
Figura 3.2: Esquematização do livro Razão (aberto).
O razonete utilizado para registrar os eventos contábeis tem formato idêntico ao do livro Razão. Você pode notar semelhanças com a estrutura do Balanço Patrimonial, que você verá na próxima aula. Veja alguns exemplos que levam em consideração algumas transações registradas em um dia de movimento da loja do Sr. José. Observe que as movimentações surgem de acordo com as necessidades da empresa: comprar mercadorias, vendê-las, comprar um carro, adquirir móveis funcionais... certo?
Nome da conta Débito Crédito
Contabilidade Geral I | Relatórios contábeis
Essas maneiras de lançamento facilitam o registro, o controle e a avaliação das finanças de uma empresa. Juntas, formam as demonstrações contábeis, de forma resumida, que ajudaram o usuário da contabilidade a tomar decisões. Através desse tipo de procedimento – que vai desde o registro de cada movimentação financeira efetuada em uma empresa até o levantamento de todas as suas propriedades –, é possível passar do fato ao relatório contábil, que é o principal objeto de interesse do administrador. Os diferentes tipos de relatórios contábeis envolvem tipos de registro e de documentos distintos. Esse conjunto de informações possibilita a análise e o reconhecimento de situações específicas e marcantes da vida da empresa.
Fato contábil
Registro contábil
Organização
Elaboração das demonstrações contábeis
Usuários Figura 3.4: Processo de elaboração das demonstrações contábeis.
As entidades devem divulgar, por meio de suas demonstrações contábeis, as informações referentes à situação econômica e finan- ceira de suas atividades a cada exercício social. A Lei das Sociedades por Ações, 6.404/76, alterada pela Lei 11.638/2007, MP 449/2008 e Lei 11.941/2009, prevê todas as demonstrações contábeis que uma empresa deve apresentar.
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^3 O exercício social terá duração de um ano, ou seja, nesse período as empresas regis- tram, controlam e apuram seus resulta- dos. As movimentações são anuais, o que significa dizer que transações ocorridas no ano de 2004 serão apuradas em 2004. Nor- malmente, o exercício social se estende de 1º de janeiro até 31 de dezem- bro do mesmo ano.
Os relatórios ou demonstrações contábeis obrigatórios são: Balanço Patrimonial (BP). Demonstração do Resultado do Exercício (DRE). Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPAc). Demonstração dos Fluxos de Caixa (DFC). Demonstração do Valor Adicionado (DVA) – se companhia aberta.
Lembrete Você sabia que existem dois tipos distintos de sociedades, que se destacam em nosso país? Vejamos: As sociedades limitadas e anônimas (ou por ações), também chamadas de companhias. As sociedades limitadas, como o nome já diz, são empresas constituídas com um número definido de sócios. Já as sociedades anônimas têm um número bem maior de sócios ou proprietários, conhecidos como acionistas. As sociedades anônimas (que devem publicar suas Demonstrações Finan- ceiras) são divididas em de capital fechado e de capital aberto. A companhia fechada (Sociedade Anônima de Capital Fechado) é um tipo tradicional, normalmente restrito a pequenos grupos e que capta recursos entre os próprios acionistas, não recorrendo ao público em geral. A Sociedade Anônima de Capital Aberto (companhia aberta) é um tipo de sociedade cuja captação de recursos é realizada junto ao público. Estas empresas estão sujeitas às regras estabelecidas pela Comissão de Valores Mobiliários (CVM). Para fins exclusivos da Lei 11.638/2007, MP 449/2008 e Lei 11.941/2009 são Sociedades de Grande Porte aquelas sociedades, ou conjunto de socieda- des sob controle comum, que atingiram no ano anterior saldos de Ativo Total superior a R$ 240 milhões ou Receita Bruta anual superior a R$ 300 milhões. Essas sociedades, ainda que não sejam anônimas, estão sujeitas à Lei das Sociedades por Ações quanto à escrituração e elaboração das Demonstrações Financeiras. Concluindo, há exigências específicas para as Companhias Abertas no que tange às Demonstrações Financeiras. Assim, estas companhias deverão apresentar, além das demonstrações normais:
- Demonstração do Valor Adicionado (DVA) – já evidenciado anteriormente;
- Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL) – que substituirá a Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA).
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Além de controlar as condições que poderiam levar uma empresa à falência, os registros contábeis constantes permitem que elas analisem seus resultados e tomem decisões, de forma a manter as políticas de desenvolvimento adotadas ou modificá-las, se for preciso. Todas as demonstrações contábeis serão detalhadas em aulas específicas; na aula de hoje você terá apenas uma visão geral do significado e da estrutura básica de cada demonstração e de seus complementos. Aproveitaremos, no entanto, para falar um pouco mais sobre o Balanço Patrimonial, uma importante demonstração contábil que será detalhada na próxima aula.
DEMONSTRAÇÃO DO RESULTADO DO EXERCÍCIO (DRE)
Essa demonstração tem o objetivo de apurar os resultados obtidos pela empresa (ou seja, lucro ou prejuízo) durante o período (exercício social). Isso é feito por meio do confronto entre as receitas, os custos e as despesas da empresa. Quer dizer, quando as receitas são comparadas ao total dos custos e às despesas aparece o resultado da empresa. Para dar lucro, uma organização deve ter receitas maiores do que a soma dos custos com as despesas. Os itens patrimoniais (que compõem o patrimônio da empresa) não são considerados aqui, já que eles são os meios para a empresa atingir sua finalidade: o lucro. Você já ouviu falar nos cortes de despesas e de pessoal feitos pelas empresas para contenção de custos? A DRE fornece as informações que orientam os administradores na tomada de decisão quanto a esses cortes. O resultado (lucro ou prejuízo) encontrado na DRE é levado para a Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPAc).
DEMONSTRAÇÃO DE LUCROS OU PREJUÍZOS
ACUMULADOS (DLPAc)
Esta demonstração tem como objetivo demonstrar as variações da conta Lucros ou Prejuízos Acumulados (resultado) durante o exercício social. Ela pode ser encontrada também em outra demonstração contábil, a Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL), na coluna Lucros Acumulados.
Contabilidade Geral I | Relatórios contábeis
A DMPL não é obrigatória e visa demonstrar as variações ocorridas em cada conta e no Patrimônio Líquido como um todo. O Patrimônio Líquido é composto de várias contas (Capital, Reservas de Lucros, e outras que ainda serão estudadas).
DEMONSTRAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA (DFC)
Esta demonstração, que será estudada em Contabilidade Geral II, não era obrigatória, passando a ser agora, com a nova lei, que diz que a companhia fechada com Patrimônio Líquido, na data do balanço, inferior a R$ 2 milhões não estará obrigada à elaboração e publicação da DFC. De forma condensada, a DFC indica a origem de todo dinheiro que entrou no Caixa, bem como a aplicação de todo o dinheiro que saiu do Caixa em determinado período, e, ainda, o Resultado do Fluxo Financeiro. Este demonstrativo evidenciará as alterações ocorridas, durante o exercício, no saldo da conta Caixa e equivalentes a ela, separando essas alterações em três fluxos no mínimo, a saber:
- Fluxos das Operações.
- Fluxos dos Financiamentos.
- Fluxos dos Investimentos.
DEMONSTRAÇÃO DO VALOR ADICIONADO (DVA)
Também não existia obrigatoriedade antes da nova Lei das S.As., passando só agora ser obrigatória. A DVA, que também será estudada em Contabilidade Geral II, indicará o valor da riqueza gerada pela companhia, a sua distribuição entre os elementos que contribuíram para a geração dessa riqueza, tais como empregados, financiadores, acionistas, governo e outros, bem como a parcela não distribuída. Muito comum nos países da Europa Ocidental, o Valor Adicionado ou Valor Agregado procura evidenciar para quem a empresa está cana- lizando a renda obtida, ou ainda, admitindo que o valor que a empresa adiciona por meio de sua atividade seja um “bolo”, para quem estão sendo distribuídas as fatias do bolo e de que tamanho são estas fatias.
Contabilidade Geral I | Relatórios contábeis
COMO IDENTIFICAR OS BENS DE UMA ENTIDADE
CONTÁBIL?
Você percebeu, na Atividade 1, que na loja do Sr. José havia diver- sos tipos de propriedade: dinheiro, estantes, ferramentas e computador, entre outros. Esses são os bens do seu negócio. Você deve ter notado que todos os bens citados são tangíveis, isto é, palpáveis. Porém, um bem também pode ser intangível. A marca da empresa é um exemplo típico de bem não palpável.
Figura 3.5: Os bens de uma empresa.
Foto: Paige Foster Foto: Vicky S
Foto: Ben Spear
Foto: Davide Guglielmo
Foto: Fabio Sasso
Resposta Comentada A) A DRE é uma demonstração contábil que confronta receitas e despesas, fornecendo o resultado da empresa durante um exercício. A DRE diz se a empresa teve lucros ou prejuízos! B) A DMPL não é uma demonstração obrigatória. Sua importância está em mostrar alterações em todas as contas do Patrimônio Líquido, indicando como este se comportou de um exercício para o outro. C) O BP é uma das demonstrações contábeis mais importantes, e revela tudo aquilo que a entidade tem em bens e direitos (ativo), assim como tudo que ela possui em obrigações (passivo).
AULA
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Definindo bens e propriedade Como exercício, olhe em volta do local onde você está agora. Não importa onde você estiver: na sala de sua casa, em seu escritório de trabalho, no ônibus a caminho de casa. Dentre os objetos, móveis e valores ao seu redor, identifique quais são de sua propriedade. Esta atividade ajudará você a entender melhor os conceitos contábeis de bens e direitos e estabelecer seus valores.
Resposta Comentada Você deve ter identifi cado bens de naturezas muito diferentes (assim como fi zemos para a loja do Sr. José). Alguns exemplos de bens que você pode ter considerado são: o dinheiro que está com você, suas roupas, seus livros, seu computador, sua escrivaninha de estudo, seu lápis, seus óculos, em suma, tudo que for seu e estiver com você. Você se lembra do princípio contábil do denominador comum monetário, que estudamos na Aula 1? Este é um bom momento para você relembrar que todos os itens que com- põem o Balanço Patrimonial deverão ser avaliados em uma mesma moeda. Então, para concluir esta atividade, atribua um valor, em real, a três dos bens que você relacionou, de acordo com o preço pelo qual você os comprou. Assim, você aprende a fazer um Balanço Patrimonial e poderá fazer o da sua família.
Atividade 4
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CONTABILMENTE FALANDO, O QUE SÃO OS DIREITOS DE
UMA EMPRESA?
Suponha que uma empresa venda mercadorias a prazo, no valor de R$ 100,00, para receber daqui a 15 dias. Com essa transação, a empresa adquiriu o direito de receber os R$ 100,00 15 dias depois da data da venda. O pagamento das mercadorias pode ter sido efetuado com um cheque que será descontado apenas na data de vencimento do prazo acor- dado. Até o vencimento, esse cheque é considerado um valor a receber e, portanto, um direito da empresa. Outras transações podem gerar bens para uma empresa: Contas a Receber, Títulos a Receber e Duplicatas a Receber, dentre outros. É dessa maneira que os diferentes direitos de uma empresa aparecem em seu balanço patrimonial.
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Quem disse, por exemplo, “a roupa que comprei para pagar no final do mês” (Duplicatas a Pagar), “o pagamento da minha casa no final do mês, o pagamento da conta do telefone, da energia, do aluguel” (Contas a Pagar, Títulos a Pagar) acertou em cheio. Nos documentos contábeis de uma empresa, você encontra registros como: Contas a Pagar, Salários a Pagar, Encargos Sociais a Recolher, Empréstimos a Pagar, todos referindo-se às obrigações daquele negócio.
CONTROLAR PARA NÃO SE SURPREENDER!
Como vimos, todo o levantamento dos bens, direitos e obrigações de uma empresa (é claro, com seus respectivos valores) será colocado em um único relatório contábil: o Balanço Patrimonial. Uma demonstração anual pode ser um documento muito complexo de ser elaborado, pois reúne todas as informações financeiras e patrimoniais de uma empresa ao longo de um ano. Balanços Patrimoniais podem ser encontrados em sites de busca na internet. Busque a expressão “Balanço Patrimonial”. Além disso, é muito comum encontrar balanços de grandes empresas publicados em jornais de grande circulação.
ATIVO PASSIVO bens direitos (aplicações)
obrigações (origens)
Balanço Patrimonial
Hoje em dia, com a informatização da contabilidade, ficou mais fácil elaborar os diversos documentos (inclusive o Balanço Patrimonial) e, assim, obter informações a respeito de como está a situação econômica e financeira da empresa.
Contabilidade Geral I | Relatórios contábeis
Você verá, na próxima aula, os elementos que constituem um Balanço Patrimonial, bem como a maneira de construí-lo. É importante, por ora, que você aprenda que tudo aquilo que se refere a ganhos da empresa (bens e direitos) é chamado de ATIVO, ao passo que tudo que constitui as obrigações é chamado de PASSIVO.
CONCLUSÃO
Manter a contabilidade atualizada é de fundamental importância para os profissionais que precisam dela para tomar decisões. Pessoas físicas e jurídicas (usuários da contabilidade), administradores da empresa ou externos a ela, aguardam a divulgação dos relatórios contábeis e seus complementos pelas empresas, pois é com base nessas informações que tomam decisões importantes. Registrar os fatos, demonstrá-los nos relatórios contábeis especí- ficos e analisá-los são atividades dos profissionais da contabilidade das empresas, especializados no assunto (gestores dos números). Logo, tais conhecimentos não podem faltar na formação do administrador, pois a interpretação desses relatórios, assegurando a tomada de decisões com precisão, é que vai garantir a continuidade de existência das empresas.
