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Gestión documental
Se da a entender que la gestión documental permite interactuar con la información de una manera ágil permitiendo la facilidad para mayor eficiencia en el manejo colectivo.
Documento es la herramienta o medio de comunicación a través de un instrumento de reproducción grafica o plasmado en un formato electrónico, que por lo general contiene información fija escrita y espacio para información variable. En el momento que una forma se completa se convierte en un documento.
De acuerdo con el tipo de información y grado de dificultad para su llenado, puede integrar o acompañarse de un instructivo.
Enfoque
La gestión documental forma parte de la estrategia para administrar los recursos de información en una organización .por su naturaleza, el punto de partida radica en el enfoque clásico para manejar la documentación que constituye la plataforma de las operaciones que día con día afrontan una organización, cuyo registros se centran en sus competencias centrales, estructura sector de actividad, giro industrial, tamaño, número de empleados, relaciones de coordinación, nivel de desarrollo tecnológico, sistema de comunicación e información, trato a clientes ( internos y externos), generación de bienes, servicios capital, capital y conocimiento y gestión de calidad.
Esta disposición obedece a que sea cual sea la forma de establecer el formato para emplear los recursos documentales deben utilizarse respetando la secuencia de datos, instrucciones, forma de llenado (fijos y variables), utilizando columnas, renglones, cuadros, casillas y bloques; además, debe mantenerse la unidad , claridad, agrupación, jerarquización, saturación, movimiento, ritmo e imagen residual.
Propósito
- Contar con los formatos adecuados en función de las necesidades de la organización.
- Identificar y proteger información vital.
- Mejorar la gestión de los procesos y de los procedimientos.
- (^) Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo.
- Administrar efectivamente los recursos, y sistemas destinados al manejo de la información de la entidad.
- Interrelacionar correctamente la gestión documental con las estructura organizacional.
- Evaluar la gestión documental de la organización.
Enfoque clásico
Por lo general las operaciones administrativas que se efectúan en una organización requieren documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando estas operaciones son numerosas y repetitivas se utilizan formas impresas, cuyo uso incide de manera directa, tanto con en la simplificación del trabajo como en la calidad de la información que se maneja; por ello, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Su contenido
- La cantidad de que ellas se utiliza
- El costo que representan
- El grado en que permiten imprimir celeridad y cohesión a las acciones
- Que constituyen un vehículo confiable para generar y transmitir información
Diseño
- Formas para llenarse manualmente
- Formas para llenarse a maquina
- Formatos de línea
Estos son algunos de los formatos en diseño más utilizados en la gestión documental, ahora hablaremos un poco de los sistemas en la gestión documental.
Sistema de administración documental
- Combina la digitalización y la administración de documentos con el flujo de trabajo a nivel corporativo.
- Captura los formatos en papel o electrónicos para convertirlos en datos digitales que puedan ser explorados.
Sistemas de automatización de procesos
- Efectuar los seguimientos de los procesos administrativos que se inicien en formatos electrónicos.
- Detectar cuellos de botella en los procesos administrativos en línea.
- Agilizar la gestión administrativa en los sectores públicos y privados.
- Diseña, ejecuta y audita procesos de flujo de trabajo.
- Implementa y conserva sistemas administrativos con certificación ISO.
Sistemas de análisis ejecutivos de datos
- Tableros para el análisis de indicadores
- Métodos de proyección
- Modelos de tendencia
- Semáforos y alarmas
- Graficas interactivas
- Navegación flotante
- Creación y administración de escenarios
Sistema de búsqueda de información corporativa
- Plataforma comprensiva para recuperar datos
- Administrar remota o localmente con un web browser
- Acciona la búsqueda en intranets, extranet y web site
- Facilita el uso y escalabilidad
En gran medida, el empleo racional de los recursos de una organización depende del uso inteligente de la información escrita, ya que agrupa, relaciona
Organizaciones lucrativas
estas buscan un beneficio económico, se crean para producir bienes y servicios rentables y están constituidas por personas que desean multiplicar su capital y obtener beneficios o utilidades que se denominan dividendos.
Organizaciones no lucrativas
No persiguen fines de lucro, manejan recursos pero no obtienen utilidades, su finalidad es comúnmente asistencial, educativa, cultural, intelectual social o recreativa sin fines utilitarios.
Actividad económica según la empresa (agrícola, industriales, comerciales y de servicio)
- Empresa industriales geóticas
Son las que se dedican al beneficio de los productos físicos naturales.
- Empresas industriales bióticas
Son las que benefician los productos biológicos con naturaleza
Se distinguen por la obtención de recursos y productos del reino vegetal y animal, mediante el cultivo de la tierra (agricultura y silvicultura) y la explotación de los productos del reino animal (ganadería, apicultura entre otros).
- Empresas agropecuarias genéticas
Son las que se dedican a la explotación de los recursos naturales renovables o que sean susceptibles de reproducirse, ya sea a través del cultivo o de la cría.
- Empresas agropecuarias extractivas
Se dedican a la extracción y beneficios de los productos naturales del subsuelo y del agua o de los mares no renovables.
Son entidades económicas integradas por particulares que integra el recurso humano y material de la producción y los coordina bajo una dirección común a efecto de lograr una finalidad predeterminada.
Son constituidas y administradas por particulares; los empresarios son los que se encargan de crear, sostener y acrecentar el patrimonio y resultado de la empresa. Las compañías privadas fueron las primeras en reconocer, por motivos de supervivencia, la necesidad de la administración.
