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Cuestionarios de control interno
INDICE :
PAGINA TEMA
2 Cuestionarios de control interno:
2 Cuestionario Compras
9 Cuestionario Créditos y Cobranzas
24 Cuestionario Cuentas por pagar
30 Cuestionario Personal
39 Cuestionario Tesorería
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO:
CIRCUITO DE COMPRAS
2.1.2) Sistema de compras
Ref. PREGUNTA
N
O
SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES
1. ¿Se usan técnicas que
permitan determinar que las adquisiciones presentan la mejor relación entre costo y utilidad?
2. ¿Se realizan las compras
únicamente a base de solicitudes o peticiones firmadas por funcionarios autorizados?
3. ¿Se necesita la Solicitud de
Compra para:
a) Materias primas?
b) Productos semielaborados?
c) Materiales de reventa?
d) Materiales de construcción?
e) Bienes de Uso?
f) Suministros de fábrica?
g) Papelería y útiles de
escritorio?
4. ¿Son las cantidades
requeridas determinadas en base a métodos cuantitativos adecuados?
5. ¿Son establecidos en forma
adecuada los momentos en los que se realizarán los pedidos por métodos adecuados?
6. ¿Se mantiene información
actualizada y estadísticas de precios que permitan detectar los momentos oportunos de compra?
7. ¿Se solicitan cotizaciones de
precios a los proveedores?
a) ¿Se mantiene un registro de
cotizaciones realizadas y las recibidas?
b) ¿Se exigen explicaciones por
escrito en aquellos casos en los que no se pidieron cotizaciones, o que la compra fue realizada a quien no ofreció la cotización más baja?
8. ¿Consideran las compras:
a) Proveedores oficiales?
b) Antecedentes de¡ proveedor?
c) Calidad de¡ producto?
d) Precio?
e) Condiciones de venta?
f) Plazo de entrega?
g) Forma de pago?
Ref. PREGUNTA
N
SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES
O
h) Descuento o bonificaciones
especiales?
9. ¿Hay constancia por escrito
de:
a) La selección practicada?
b) La adjudicación?
c) La fundamentación de la
adjudicación?
10. ¿Se utilizan adecuados
medios de transporte de los productos adquiridos?
a) ¿Por transportes propios?
b) ¿Por transporte de terceros?
11. ¿En el^ transporte se tiene en
cuenta:
a) Seguridad?
b) Velocidad?
c) Costo?
d) Forma de pago?
12. ¿Existe una política de seguro
adecuada para la mercadería en tránsito?
2.1.3) Ordenes de compra
Ref. PREGUNTA NO
SI
N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES
1. ¿Se preparan Ordenes de
Compra para todas las Adquisiciones?
a) Indique en qué casos no se
hace
2. ¿Se indica en las Ordenes de
Compra:
a) Descripción detallada del
artículo y su calidad?
b) El^ precio?
c) La cantidad?
d) Plazos de^ entrega?
e) Condiciones de pago?
3. ¿Están las Ordenes dé
Compra:
a) Selladas?
b) Prenumeradas?
c) Autorizadas?
c´) Por quién?
4. ¿Cuántas copias se preparan
de la Orden de Compra? Ref. PREGUNTA
N
O
SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES
5. ¿Reciben copia:
a) Contaduría?
b) Producción (planeamiento^ -
Almacenes)?
c) Recepción?
b) Un sistema de reclamos a
proveedores?
c) Una información periódica de
las Ordenes de Compra no cumplidas?
3. ¿Existen archivos adecuados
que contengan:
a) Antecedentes de los
proveedores?
b) Pedidos realizados?
c) Ordenes de Compra emitidas?
d) Informes de Recepción?
e) Informes de Control de
Calidad?
f) Cotizaciones recibidas?
g) Listas de precios recibidas?
2.1.6) Personal
Ref. PREGUNTA
N
O
SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES
1. ¿Los empleados de¡ sector de
compras rotan por otros sectores:
a) Dentro del mismo
departamento?
b) Por otros sectores de la
organización?
2. ¿Se obtienen manifestaciones
de los funcionarios y empleados asegurando que no tienen intereses en conflicto con su función?
a) ¿Con qué periodicidad?
2.1.7) Cambios en la negociación
Ref. PREGUNTA
N
O
SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES
1. ¿Son los cambios surgidos^ en
la negociación: Ref. PREGUNTA
N
O
SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES
a) Gestionados por el sector de
compras?
b) Autorizados?
b´) Por quién?
2. ¿Todos los que recibieron
copia de la Orden de Compra reciben los cambios ocurridos sobre la misma?
3) PROCEDIMIENTO
1. Procedimiento:
Ref. Sector /
Responsable
Qué Cómo / Frecuencia Doc. emitido /
cant. ejemplares /
tipo de soporte
Empresa:
Cuestionario de Evaluación de
Control Interno
Confeccionó:
Fecha:
Entrevistado:
Cargo:
Revisó:
Versión:
Circuito: CREDITOS Y COBRANZAS
1) OBJETIVOS:
1.1) Detección de Controles Clave (por desconocimiento de los circuitos)
1.2) Prueba de Controles Clave (hallados en 1.1.)
1.3) Determinar el alcance, frecuencia y oportunidad del trabajo de auditoría.
1.4) Observar las debilidades de control e informarlas a la Dirección.
2) CUESTIONARIO
2.1) Circuito de Créditos y Cobranzas
2.1.1) Organización
Ref. PREGUNTA
N
O
SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES
1. ¿Existe un manual de
funciones y procedimientos?
a) ¿Está escrito?
b) ¿Es claro y preciso?
2. ¿Se encuentran claramente
definidas las líneas de autoridad y responsabilidad?
a) ¿Están fiiadas por escrito?
3. ¿Están definidas las funciones
de:
a) Gerencia de Ventas?
b) Jefe de producto?
c) Vendedores?
d) Servicios y atención a
clientes?
e) Publicidad?
f) Investigación de mercado?
g) Nuevos productos?
h) Ventas especiales?
4. ¿Se encuentran claramente
separadas las funciones de:
a) Ventas?
b) Expedición?
c) Créditos?
d) Facturación?
e) Gestión de cobros?
f) Cobranzas?
g) Registración?
h) Custodia de documentos?
i) Seguimiento de la cobranza?
5. ¿Existen políticas referentes
al circuito?
a) ¿Están claramente
expresadas?
b) ¿Están claramente
expresadas?
c) ¿Están por escrito?
6. ¿Hay políticas referentes a:
a) Condiciones generales de
venta?
b) Otorgamiento de créditos?
c) Condiciones generales de
cobranza?
d) Determinación de precios?
2.1.2) Ventas
Ref. PREGUNTA NO
SI
N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES
1. ¿El sistema de operación
de ventas es apropiado o adecuado?
2. ¿El mismo abarca todo el
país?
3. ¿Se vende en el exterior?
4. ¿Son los formularios de Nota
de Pedido:
a) Prenumerados?
b) ¿Se controla la correlatividad?
b´) ¿Quien lo realiza?
c) ¿Producción se entera de la
cantidad de productos solicitados?
d) ¿Son autorizados?
d´) ¿Por quién?
5. Son los pedidos de los
Clientes revisados y Aprobados por un Funcionario independiente de:
a) Expedición?
b) Facturación?
c) Contaduría?
6. ¿Se cuenta con un sistema
de información que permita tomar decisiones adecuadas?
7. ¿Se está seguro que no se
pierden Ventas?
8. ¿Existen presupuestos de
Ventas?
a) ¿Quién los prepara?
b) ¿Se compara la realidad
contra el presupuesto?
c) ¿Se estudian las variaciones?
O a) ¿Son claros y precisos? b) ¿Están expresados por escrito?
- ¿Están las funciones del sector separadas de las de: a) Recepción? b) Facturación? c) Contaduría d) Créditos? e) Cobranzas?
- ¿Son todos los despachos realizados con la debida autorización? a) ¿De Ventas? b) ¿De Créditos?
- ¿Se efectúan los despachos en base a ordenes de Expedición, o Remitos? a) ¿Son prenumerados? b) ¿Quién los confecciona? c) ¿Quién los autoriza?
- ¿Es controlada la correlatividad de los formularios? a) ¿Por expedición? b) ¿Por facturación? c) ¿Por Contaduría?
- ¿Existe prueba del despacho de las mercaderías? a) ¿En que consiste? b) ¿Quién lo efectúa?
- ¿Existe prueba de la recepción de las mercaderías o servicios por el cliente? a) ¿Se obtiene constancia a través de la firma y sello? b) ¿En qué formulario?
- ¿La mercadería viaja por cuenta y riesgo del cliente?
- En caso contrario, ¿hay una adecuada cobertura de seguros sobre el tránsito de los productos?
- ¿Hay programas de distribución, en función de: a) Numérica? Ref. PREGUNTA N O
SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES
b) De la importancia de los clientes? c) De la zona de distribución? d) Costos?
- ¿Se mantiene un sistema adecuado de control sobre los
despachos a realizar?
a) ¿Quién lo^ efectúa?
b) ¿Con que frecuencia?
2.1.5) Devoluciones
Ref. PREGUNTA
N
O
SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES
1. ¿Hay establecidas normas
o procedimientos al efecto?
a) ¿Son adecuadas, claras y
precisas?
b) ¿Están expresadas por
escrito?
2. ¿Hay algún formulario
utilizado para el caso?
a) ¿Como se denomina?
b) ¿Quién lo confecciona?
c) ¿A quién se le da copia?
- ¿Son las mercaderías recibidas o reingresadas:
a) Controlada su cantidad?
b) Detallado el tipo de producto?
c) Controlada la calidad?
d) Determinado el remitente?
4. La mercadería que regresa
de un viaje de Expedición y que por algún motivo del cliente o de la empresa no pudo ser entregada, ¿tiene un tratamiento especial?
a) ¿,Cuál es?
b) ¿Se hace recepción?
c) ¿Se detalla en algún
formulario el motivo?
d) ¿Se detalla en algún
formulario el motivo?
5. ¿Se realizan informes
sobre las devoluciones?
a) ¿Quién los recibe?
6. ¿Es el sector de Ventas:
a) Informado?
b) Investiga las razones?
Ref. PREGUNTA
N
O
SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES
c) Autoriza la devolución?
7. ¿El sector de control de
calidad recibe la mercadería?
a) ¿Realiza algún informe?
b) ¿En qué formulario?
c) ¿Quién es informado?
c) Condiciones y descripción de
la venta?
d) Cálculos?
e) Correlatividad numérica?
f) Fecha?
12. ¿Incluyen^ las Facturas:
a) Las discriminaciones
provenientes de leyes impositivas?
b) Los recaudos legales?
c) Los números de inscripción
de la empresa?
13. ¿Se pasa al sector Contaduría
algún resumen de la facturación?
a) ¿Con qué frecuencia?
14. ¿Se preparan resúmenes o
estadísticas de ventas en un sector ajeno al contable?
15. ¿Son controladas
numéricamente (en su correlatividad) las facturas emitidas, en los sectores:
a) Facturación?
b) Contaduría?
c) Cuentas^ Corrientes?
2.1.7) Ventas al contado
Ref. PREGUNTA
N
O
SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES
1. ¿Existen normas o
instrucciones al respecto?
a) ¿Son adecuadas, claras y
precisas?
b) ¿Están expresadas por
escrito? Ref. PREGUNTA
N
O
SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES
2. Indique^ en cuántos sectores o
lugares se efectúan ventas al mostrador.
3. ¿Se emiten facturas para toda
venta al contado?
4. ¿Se encuentran separadas las
funciones de:
a) Ventas?
b) Cobranzas?
c) Despacho?
5. ¿Llevan las Notas de Venta
numeración correlativa preimpresa?
6. ¿Se^ controla^ la numeración
correlativa en los sectores:
a) Contaduría?
b) Cobranzas?
c) Caja?
d) Ventas?
7. ¿Se envía a Contaduría un
resumen de las ventas diarias?
8. ¿Son aprobadas las ventas al
contado por algún funcionario que no tiene ingerencia en la venta?
a) Indique quiénes.
9. ¿Las Notas de Venta reúnen
todos los requisitos legales que se exigen a las Facturas?
10. ¿Los talonarios de venta:
a) Son controlados?
b) Son adecuadamente
Custodiados los que están en blanco?
b´) Quién los custodia?
11. ¿Está prohibido al vendedor
el acceso a las Fichas o Registros de las Existencias o Mercaderías?
12. ¿La mercadería que ingresa al
local de ventas es debidamente controlada?
a) ¿Por quién?
13. ¿Cuando se entrega la
mercadería al cliente: Ref. PREGUNTA
N
O
SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES
a) Se controla que la misma fue
pagada?
b) Se controla que la mercadería
a entregar es la que fue facturada?
c) Quién realiza el control?
2.1.8) Notas de Crédito
Ref. PREGUNTA
N
O
SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES
1. ¿Existe una norma, método o
procedimiento para su confección?
a) ¿Está por escrito?
b) ¿Es adecuado?
c) ¿Es claro y preciso?
2. ¿El sector facturación es el
encargado de su confección?
3. ¿Se recibe la información en
forma directa?
a) ¿Recepción le comunica las
devoluciones de clientes?
autorizan el otorgamiento de créditos son independientes de los sectores: a) Ventas? b) Cobranzas? c) Contaduría?
- ¿Es el importe de¡ crédito acordado expresado por escrito en la Ficha o Cuenta del Deudor?
- ¿Las fichas o Cuentas abiertas en "Deudores por Ventas" se limitan a incluir solamente este concepto?
- ¿Los empleados y funcionarios encargados de los registros de deudores por Ventas, desempeñan esta función en forma exclusiva?
- ¿Es el sector Créditos, o algún funcionarios que no tenga ingerencia en las cobranzas el encargado de aprobar los descuentos tomados indebidamente por los clientes? Ref. PREGUNTA N O
SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES
a) ¿En caso de no estar autorizado, es reclamado su pago? b) ¿Quién hace el reclamo? c) ¿Quién efectúa el seguimiento de recupero de esos fondos?
- ¿Son confeccionados análisis periódicos de: a) Antigüedad de deuda? b) Cuentas vencidas? c) Comparación con el monto de Crédito asignado? d) Anticipos de clientes? e´) Saldos acreedores? f) Con qué frecuencia^ se hace el análisis? g) Quién lo hace?
- ¿A qué funcionario se le informas obre el análisis?
- ¿Se controla la sumatoria de las cuentas analíticas con la cuenta del Mayor General? a) ¿Con qué frecuencia? b) ¿Quién lo hace?
- ¿Se gestiona la recuperación de las cuentas atrasadas?
- ¿Se conocen^ - en forma clara- las vías legales para recuperar montos de cuentas dudosas? a) ¿Se ejercen las acciones
legales correspondientes?
b) ¿Quién se encarga de
realizarlas?
11. ¿Se envían a los clientes
Resúmenes de Cuentas?
a) ¿Con qué frecuencia?
b) ¿Quién los confecciona es una
persona o sector responsable ajeno a los sectores de Deudores por Ventas y de Cobranzas?
c) ¿Qué sector es?
12. ¿Los Resúmenes de Cuenta
los despacha una persona o sector ajeno a los sectores de Deudores por Ventas y de Cobranzas?
a) ¿Quién lo hace?
Ref. PREGUNTA
N
O
SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES
13. ¿Los discrepancias
informadas por los clientes, son investigadas y aclaradas por una persona responsable no relacionada con el manejo de las Cuentas Corrientes y de las Cobranzas?
a) ¿Quién lo hace?
14. ¿Se cerciora la gerencia de
que fueron enviados los Resúmenes de Cuenta a todos los clientes?
a) ¿Mediante qué sistema?
15. ¿Se efectúa durante el
Ejercicio alguna confirmación de saldos de Clientes por funcionarios ajenos a los sectores de Ctas Ctes y de Cobranzas?
a) ¿Quién lo hace?
b) ¿Con qué frecuencia?
16. ¿Existe autorización en forma
expresa para la cancelación de cuentas consideradas incobrables?
a) ¿Quién lo lleva?
17. ¿Se lleva un control posterior
sobre dichas cuentas incobrables?
a) ¿Quién lo hace?
b) ¿Con qué periodicidad?
2.1.11) Documentos a cobrar
Ref. PREGUNTA
N
O
SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES
1. ¿Qué tipo de documentos
son?
