Sin lugar a dudas, la gestión documental es una de las preocupaciones más
relevantes y no tan recientes en las empresas. La cantidad de documentos
operativos, administrativos y justificativos generados se ha incrementado notablemente y la
digitalización de la información está siendo uno de los caballos de batalla de las empresas.
Nos encontramos en muchos casos que el “documento” en sí es el activo más
importante de una compañía y sobre el que se sustenta la mayor parte
del trabajo. Lo podemos ver claramente en las empresas de transporte o industria,
obligados a manejar una gran cantidad de información y documentos para desarrollar su
actividad diaria. O incluso en empresas que enfocan toda su actividad profesional de forma
online (diarios digitales, distribuidores online).
¿A qué nos referimos
exactamente cuando hablamos
de gestión documental?
La definición que nos proporciona la ISO 15489-1:2001 (E) Información y documentación –
Gestión documental es la siguiente: “La gestión documental consiste en controlar de
un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la
utilización y la disposición de los documentos”.
Fácil de decir, pero no tan fácil de implementar… ¿Por qué? Porque a la hora de
gestionar la documentación en nuestras empresas nos encontramos con
una serie de problemas que nos restan visibilidad y agilidad a la hora de generar y
encontrar la información necesaria:
1. Documentación duplicada: los actuales sistemas de almacenamiento de
información en carpetas generan pérdidas de tiempo y organización. Los diferentes
criterios de almacenamiento en los diferentes directorios, muchas veces improvisados y
aleatorios, originan duplicidad de documentos, almacenamientos tanto en local como en
los sistemas centrales, así como de carpetas y directorios
2. Capacidad de almacenamiento limitada: los que trabajamos también en
infraestructuras sabemos perfectamente que el coste del almacenamiento, pese al
decrecimiento del precio del giga, aumenta de forma constante y rápida, ya que la
generación de documentos lo hace de igual manera
3. Fallas en la seguridad de la información: los datos confidenciales quedan
muchas veces expuestos por la complejidad de elaborar una jerarquía en los permisos de
acceso a la misma. La pérdida de documentos por borrados fortuitos o la utilización de
herramientas como dropbox o similares crean agujeros de seguridad en pos de una
mayor agilidad en la disposición de la documentación de las empresas
4. Pérdida de visibilidad: nos encontramos con problemas en el control de
versiones de documentos (que muchas veces llevan anexados condiciones legales),
problemas en la comunicación entre empleados en la elaboración de documentos, falta
de información en la parte comercial que impide la reutilización de propuestas
complejas… En definitiva, problemas que suponen un coste en términos de tiempo (y
dinero) para nuestras empresas.
Cuando somos conscientes de estos problemas, comenzamos a plantearnos seriamente la
implementación de un sistema de gestión documental. Y, para no variar, no es un proceso
sencillo.
