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Desarrollo actividad 2: Paralelo clases de documentos
Curso. Administración documental en el entorno laboral
PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS
Su raíz lingüística proviene del latín documentum , un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra
acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se refiere al escrito que presenta datos susceptibles
de ser utilizados para comprar algo. A parte de la anterior definición, también encontramos que los
documentos se clasifican en dos gran des grupos: En primer lugar, encontramos los documentos textuales,
los cuales son los realizados en papel, y en segundo lugar encontramos aquellos documentos no textuales,
que son aquellos que utilizan cualquier otro tipo de soporte para guardar una información concreta.
Por otra parte tenemos los archivos los cuales constituyen la garantía de la evolución jurídica y administrativa
de la sociedad, puesto que posibilitan mantener la continuidad institucional e integración de todos sus
procesos que contribuyen a su planificación y control, teniendo en cuenta que la delimitación entre los
históricos y los administrativos es convencional, y que los documentos son los mismos desde que se
producen en la oficina , como soporte físico de una gestión determinada hasta que son depositados en los
archivos históricos donde son considerados, además de testimonio como fuente primaria para la investigación
y conforman el patrimonio histórico documental del país.
CLASES DE DOCUMENTOS
Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación de información y
conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su
soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir
ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden identificar y resumir dos clases de
documentos.
Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o
recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.
Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por
medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción
durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.
CLASE DE
DOCUMEN
TO
DEFINICI
ÓN
U
S
O
DIFERENCIA SIMILITUDES
DOCUMEN
TO DE
ARCHIVO
Según el artículo 3 de la ley 594 de 2000, se
conoce como documento de archivo, el
registro de información producida o recibida
por una organización pública o privada, en
razón de sus funciones y/o actividades.
También podemos decir que el documento
de archivo se refiere al resultado de una
acción y es definido por distintos autores
como aquel que el producido y/o recibido
por institución o individuo durante la
trayectoria de su comisión o actividad para
el cumplimiento de sus objetivos y
conservado como prueba e información, es
decir, su finalidad es cumplir con alguna
gestión.
Los Documentos de Archivo nacen debido a
los procesos administrativos. Esto ocurre
porque los autores de dichos procesos han
de justificar documentalmente sus
decisiones, expresando el cumplimiento de
la ley, la oportunidad del criterio adoptado y
la lógica, y coherencia del procedimiento
seguido.
Parte importante de los documentos de
archivo son sus valores documentales
mismos que tienen una estrecha relación
con la teoría del ciclo vital, estos valores
denominados primarios y secundarios se
deben identificar durante una
valoración documental que se da en el
archivo de concentración.
Son el
conjunto de
documentos
que se usan
de manera
frecuente
por la
organizació
n emisora
y/o
receptora y
por las
entidades
públicas,
privadas y/o
personas
naturales
interesadas.
Pueden hacer parte de
ellos los documentos
electrónicos, pero
también hacen parte los
documentos textuales que
se trasmiten a través de
medios magnéticos o
evidencias fisicas.El valor
documental se determina
de acuerdo a su
autenticidad y el
contenido de los
documentos debe
permanecer con sus
soportes, esto permite
que se mantenga la
integridad de la
información que reposa
en el documento.
Comparten los
mismos objetivos,
los cuales son el
mantener y
preservar la
información de
manera
organizada y
preservada.
En ambos casos
se debe contar
con el personal
idóneo para su
manipulación al
igual que con los
equipos para su
mantenimiento.
El proceso de
clasificación
documental se
desarrolla de
igual forma
para ambos
tipos.
Se deben
realizar
archivos para
su
clasificación. DOCUMENT
O
ELECTRÓNI
CO
Se conoce como documento electrónico, el
conjunto de la información generada,
enviada, recibida, almacenada o acumulado
por una organización pública o privada, por
medio magnético, los cuales pueden hacer
parte a su vez del archivo de gestión,
archivo central o archivo histórico.
Debe ser entendido como el conjunto de
documentos producidos, recibidos o
reunidos por una persona física o jurídica de
modo involuntario, natural y espontáneo
En el transcurso, y como apoyo, de su
actividad de la que es testimonio, haciendo
uso de la electrónica, que se conservan y
transmiten también mediante medios
electrónicos en depósitos de conservación
permanente tras efectuar una selección a
partir de la identificación y valoración de las
series, con medidas de autentificación y de
preservación adecuadas y con una
organización respetuosa con su modo de
producción, con el fin de garantizar su valor
informativo, legal y cultural así como de
permitir su acceso y uso también mediante
las tecnologías de la información.
Su diseño y
creación se
realiza, en
la mayoría
de los casos
para ser
interpretado
s visual,
auditiva e
incluso
manualment
e y como
reflejo y/o
prueba de lo
plasmado
de manera
escrita.
Puede ser que no todo
documento electrónico se
convierta en un
documento de archivo,
además que no son
físicos, si no que se
hacen visibles u oídos a
través de herramientas
como pantallas
(computadores, Tablet,
iPhone, tv) o de audio
(grabadoras, celulares,
computadores, entre
otros). Su contenido solo
puede ser leído mediante
un dispositivo electrónico,
ya sea iPad, ordenador o
móvil. Su autenticidad
depende del hardware o
software utilizado para su
creación, además que
solo se podrá mantener si
se conserva en su
estructura original.
