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CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL, Ejercicios de Gestión Estratégica

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)Gestión Estratégica

Cuestionario de preguntas clasificación documental

Tipo: Ejercicios

2022/2023

Subido el 13/04/2023

carolay-mercado-geliz
carolay-mercado-geliz 🇨🇴

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ACTIVIDAD COMPONENTE PRACTICO PRIMER CORTE 20% CON RELACION
AL ACUERDO 005 DE 2013
CAROLAY MERCADO GELIZ
Guía de actividad acuerdo 005 de 2013
Hilda Nova Jiménez
Docente
CEDESARROLLO COMFENALCO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO GRUPO 1- JORNADA NOCTURNA
II SEMESTRE
CARTAGENA DE INDIAS
24 DE MARZO DE 2023
pf3
pf4

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ACTIVIDAD COMPONENTE PRACTICO PRIMER CORTE 20% CON RELACION

AL ACUERDO 005 DE 2013

CAROLAY MERCADO GELIZ

Guía de actividad acuerdo 005 de 2013 Hilda Nova Jiménez Docente CEDESARROLLO COMFENALCO AUXILIAR ADMINISTRATIVO GRUPO 1- JORNADA NOCTURNA II SEMESTRE CARTAGENA DE INDIAS 24 DE MARZO DE 2023

GUÍA DE ACTIVIDAD ACUERDO 005 DE 2013

Con base en lo regulado por la Norma citada, responder los siguientes Ítems:

  1. Aspecto regulado. Criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
  2. Relacione los principios a tener en cuenta para la clasificación documental en los archivos de gestión. Principios de procedencia, orden original y demás requisitos exigidos en la normatividad que sobre esta materia expida el Archivo General de la Nación.
  3. Enuncie las responsabilidades relacionadas con la clasificación documental en el archivo central. Recibir, organizar, custodiar, describir, controlar y prestar el servicio de consulta de los documentos recibidos en transferencia primaria de los distintos archivos de gestión de la entidad.
  4. Según el Acuerdo 005 de 2013, ¿a qué hace referencia la descripción documental? Es el proceso que permite conocer y controlar las unidades documentales que conforman el archivo, para apoyar y estimular la difusión de la información y consulta por el ciudadano. Este proceso debe ser realizado en las diferentes fases del archivo, iniciando con el registro y radicación oficial en las áreas de gestión documental o quien haga sus veces en la entidad, continuando durante la fase de archivo de gestión, hasta su transferencia al archivo central e histórico de cada entidad cuando corresponda. Dentro de este proceso, se relaciona o se describe uno o un conjunto de documentos, con el fin de establecer control físico, administrativo o intelectual de los mismos, para la oportuna y adecuada localización y recuperación del documento físico o electrónico y de la información en él contenida.

 Diligenciar la ficha de descripción documental, de acuerdo con el nivel de descripción establecido (fondo, sección, subsección, serie, subserie, unidad documental).  Validación de la información y generación de instrumentas de descripción, a través de medios tecnológicos.  Divulgación de los instrumentos de descripción.  Acceso a la información.

  1. ¿A qué hace referencia la compatibilidad e interoperabilidad relacionada con los sistemas automatizados de descripción documental? Los medios tecnológicos o sistemas automatizados utilizados por entidades del estado para el proceso de descripción documental, deben ser compatibles, es decir, funcionar junto con los sistemas utilizados por el Archivo General de la Nación, los de otras entidades públicas, demás archivos generales territoriales y con el sistema de gestión documental de la misma entidad, ya que deben ser diseñados para adaptarse y funcionar al mismo tiempo sin impedimento cuando se accede a la información y visualización de los instrumentos de descripción. Estos sistemas, también deben ser interoperables, es decir, capaces de compartir o posibilitar el intercambio de información entre diferentes sistemas automatizados de archivo, utilizar la información intercambiada y consultar documentos conservados en los archivos públicos independientemente de su ubicación geográfica.