RESUM ADMIN, Ejercicios de Administración de Empresas

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ADMINISTRACIO DE L'EMPRESA (UB)

ADE

DE L'EMPRESA, ECONOMIA 17-

TEMA 7

DECISIONES DE

APROVISIONAMIENTO Y

GESTIÓN DE EXISTENCIAS

Toda empresa necesita aprovisionarse de aquellos factores que, genéricamente, decimos que dan lugar a los costes variables. Es la tarea o función de aprovisionamiento, la cual se desarrolla normalmente en estrecha conexión con la gestión de existencias.

INVENTARIO

Es el conjunto de artículos acumulados o almacenados en espera de una posterior utilización.

La función del inventario es adecuar un flujo de productos a un flujo de utilización o empleo que tiene una frecuencia diferente.

La propia dinámica de la actuación de la empresa obliga a que se

necesite mantener los siguientes tipos de inventarios: materias

primas, piezas de recambio de los bienes de equipo,

envases y embalajes, productos semiterminados,

productos terminados.

Un sistema de inventarios está integrado por una estructura organizativa y por un conjunto de reglas, políticas y procedimientos de mantenimiento y control de los bienes inventariados.

Al sistema le corresponde:

La ordenación de pedidos y su recepción Determinar el tamaño de cada pedido y el momento en el que ha de enviarse la orden. Mantener información actualizada de qué se ha pedido, cuánto se ha pedido, y a quién se ha pedido.

La gestión de stocks comprende un conjunto de

acciones y decisiones orientadas a minimizar los

costes que están asociados, y su misión es responder

a las preguntas básicas siguientes:

¿Con qué frecuencia se debe conocer o determinar las reservas de un artículo?

¿Cuándo se debe lanzar un pedido o una orden de fabricación de un artículo?

¿Qué cantidad se debe solicitar cada vez que se ordena un pedido?

OBJETIVOS DE LOS INVENTARIOS El principal objetivo de los inventarios es actuar como reguladores entre los ritmos de sus entradas y las cadencias de sus salidas, lo que puede explicitarse como:

REDUCCIÓN DEL RIESGO: Generalmente no se conoce con certeza la demanda de productos terminados que habrá en el próximo período: Para evitar que un repentino aumento de la demanda produzca un desabastecimiento de productos terminados. Para evitar una detención del proceso de producción por agotamiento del almacén de primeras materias. ABARATAR LAS ADQUISICIONES Y LA PRODUCCIÓN: En ocasiones, la forma óptima de producción es hacerlo “por lotes”, es decir, fabricar un gran lote de unidades durante un período de tiempo corto y no volver a fabricar hasta que ese lote se encuentre casi agotado. En las adquisiciones de materia prima también puede ser económico comprar grandes lotes, para aprovechar los descuentos por tamaño del pedido, repartir entre mayor número de unidades los costes de transporte, etc.

ANTICIPAR LAS VARIACIONES PREVISTAS DE LA OFERTA

Y LA DEMANDA:

Existen ocasiones en las que pueden preverse las variaciones de la oferta y la demanda. Puede preverse que una amplia campaña de promoción de uno de los productos va a elevar la demanda del mismo. Para anticiparse a ella, la empresa acumula productos terminados en sus almacenes. Otro tanto ocurre cuando la materia prima o los productos terminados están sometidos a variaciones estacionales. FACILITAR EL TRANSPORTE Y LA DISTRIBUCIÓN DEL PRODUCTO: Aunque la demanda de los consumidores finales sea perfectamente previsible, generalmente los productos han de ser transportados desde lugares de fabricación hasta los de consumo, y el transporte no puede efectuarse de forma continua. Por ello, la producción se almacena para ser transportada en lotes. Otro tanto sucede en el proceso de elaboración de algunos productos que se van completando en sucesivas fases realizadas en puntos más o menos distantes entre sí.

El valor unitario de un artículo mantenido en inventario es:

En el caso de un artículo suministrado por un proveedor externo, el precio de adquisición

En el caso de un artículo que ha sufrido alguna transformación en la empresa, el precio de coste (dependerá del sistema de costes empleado)

El coste de mantener un artículo en inventario

dependerá, entre otros factores de su valor.

b) LOS COSTES

Coste de aprovisionamiento

Coste de pedido

Coste de emisión de pedido

Coste de almacenaje

Coste asociado a la existencia de

demanda insatisfecha

COSTES RELEVANTES

Es el coste total que se origina cada vez que se efectúa un pedido de un artículo.

Se desglosa en:

1. Coste de pedido: nº artículos del pedido x valor unitario del artículo

Coste de emisión (artículos comprados a un proveedor externo)

Coste de preparación del pedido (aprovisionamiento interno a la propia empresa)

2. Coste de emisión del pedido:

COSTE DE APROVISIONAMIENTO

Se incluyen todos aquellos conceptos de coste en que

incurre la empresa como consecuencia de mantener una

determinada cantidad de artículo en inventario.

Elementos integrantes: Obsolescencia

Robos y desperfectos (mermas)

Seguros

Almacén (disponer de almacenes, con su personal, equipo de manejo de materiales, etc.)

Capital (coste de oportunidad del capital)

El coste de almacenaje se expresa, normalmente, como

un porcentaje anual de la inversión en inventarios

COSTE DE ALMACENAJE

LOS COSTES DE LOS INVENTARIOS

Costes de ruptura de stocks: La ruptura de stocks se produce cuando la empresa se queda sin inventarios. Cuando la ruptura se produce en el almacén de productos terminados, la empresa se enfrenta a la imposibilidad temporal de satisfacer las demandas de sus clientes, lo cual provoca siempre una pérdida de imagen, y en ocasiones una pérdida de ventas. Si la ruptura se produce en el inventario de materias primas o en el de productos semiterminados, provoca una detención total o parcial del proceso de producción. Además, si esta situación se prolonga, la ruptura de stock de materias primas o del almacén de productos semielaborados puede dar lugar a una ruptura del inventario de productos terminados. La probabilidad de incurrir en costes de ruptura de inventario es tanto mayor cuanto menor sea el tamaño del inventario. Así las rupturas son más frecuentes en inventarios pequeños y, por tanto, los costes anuales por rupturas son mayores en éstas que en las que detentan grandes almacenes.

COSTE ASOCIADO A LA EXISTENCIA DE DEMANDA INSATISFECHA

Es el coste en que se incurre cuando no se puede atender a la demanda debido a que cuando ésta se presenta no hay existencias en el almacén, situación que se denomina rotura de stocks.

Hay dos casos de demanda insatisfecha:

 Demanda insatisfecha DIFERIDA: Coste de carencia

 Demanda insatisfecha PERDIDA: Coste de rotura

Generalmente son muy difíciles de determinar con precisión

TIPOS DE DEMANDA

En materia de inventarios tiene gran importancia la distinción de dos tipos de demanda:

La demanda independiente: Aquella que viene determinada directamente por el mercado. Es la demanda propia de aquellos artículos que son demandados por el mercado de manera inmediata, sin la mediación de otros bienes. Es el caso de la demanda de productos terminados, de repuestos, etc. Denominados también bienes finales.

La demanda dependiente: La que se encuentra vinculada a la demanda de otros productos. Es una demanda mediata, en el sentido de que entre el mercado y los bienes que son objeto de la misma median otros bienes.

Uno de los parámetros más importantes de los

modelos de inventarios es el llamado plazo de

entrega o tiempo de espera, que se define como:

“el tiempo que transcurre desde que

se lanza una orden de pedido hasta

que ésta se recibe en el almacén”

c) PLAZOS

En general, interesará mantener grandes inventarios cuando:

Los costes de realización de pedidos son elevados. Los costes de almacenamiento son bajos. Realizando grandes pedidos es posible obtener importantes descuentos de los proveedores. Se espera un crecimiento sustancial de la demanda. Se esperan fuertes subidas de precios. Se mantendrán bajos niveles de inventarios cuando: Los costes de almacenamiento son altos y los de realización de pedidos son bajos. La demanda de la empresa es estable, siendo improbable un crecimiento súbito. Los proveedores son de confianza y no existen dificultades de reaprovisionamiento. No es posible aplazar el pago a los proveedores y existen dificultades de financiación de las existencias. Se esperan importantes disminuciones de precios.

EL SISTEMA DE INFORMACIÓN

El sistema de información encargado de realizar la revisión de existencias es el que nos permite conocer los niveles disponibles de stock en un momento dado y responder a la pregunta: ¿Con qué frecuencia se revisará el nivel de inventario?.

Básicamente, puede ser de dos tipos:

 Un sistema de revisión continua: el nivel de

existencias es conocido en todo momento (vigilancia

permanente y registro de todas las entradas y salidas

en el momento en que se producen, como de las

mermas que se puedan producir.

 Un sistema de revisión periódica: sólo se conoce

los niveles de stock en momentos muy concretos

separados en el tiempo por un lapso normalmente

constante denominado período de revisión (R)

Todos los sistemas de inventarios incorporan un sistema de control que se responsabiliza de las siguientes funciones: Mantener un registro actualizado de las existencias. La periodicidad de la actualización varía de unas empresas a otras y depende, además, del tipo de producto de que se trate (de su valor, de su importancia para el mantenimiento de la actividad de la empresa, etc.) Informar sobre el nivel de existencias para saber cuándo se debe hacer un pedido y cuanto se debe pedir de cada uno de los productos. En muchos casos, se establecen reglas de decisión relativas a sistemas de pedido constante (Q) o de periodo constante (P) y el propio sistema informático que registra las existencias extiende una orden de pedido en el momento adecuado y del tamaño preciso. Notificar situaciones fuera de lo común que pueden constituir síntomas de errores o de un mal funcionamiento del sistema, como el sistemático exceso de inventarlos, la realización de un pedido extraordinariamente grande o pequeño dadas las existencias, o la excesiva frecuencia de las rupturas de stocks. Elaborar informes para la dirección y para los responsables de los inventarios.

Sistemas de control del inventarios: concepto y funciones

Existen dos tipos básicos de sistemas de inventarios que dan lugar a dos tipos de modelos: El sistema de volumen de pedido constante (sistema Q)(sistema Q), al, que también se suele denominar sistema de volumen económico de pedido. En él todos los pedidos tienen el mismo tamaño y se realizan cuando se comprueba que es necesario, lo cual puede suceder en cualquier momento, dado el nivel de existencias del almacén y la demanda prevista. El sistema de periodo constante (sistema P),, que también recibe otras denominaciones, como sistema periódico, sistema de revisión periódica, o sistema de intervalo fijo de pedido. En él se establece un periodo constante entre cada par de pedidos. Estos se efectúan cuando ha transcurrido ese periodo, y su tamaño es variable dependiendo del nivel que tenga el inventario al llegar ese momento y de la demanda prevista. En la práctica, se utilizan los dos tipos de sistemas:

• El sistema P, por requerir mayores inventarios, se aplica en los inventarios de productos de poco valor.
• Por el contrario, el sistema Q se utiliza mucho para artículos caros en los que lo que se gana teniendo una inmovilización de recursos financieros más baja, compensa los gastos derivados del elevado nivel de control que requiere.

Tipos de sistemas y modelos de inventarios

GESTIÓN DE INVENTARIOS

Situación del inventario

• Revisión continua
• Revisión periódica

Factores relevantes

• Demanda
• Costes *Plazos

CUADRO DE CONTROL

CUADRO DE MANDO

• Cantidad de pedido
• Momento de pedido

OBJETIVO Minimizar costes

MODELOS DETERMINISTAS DE GESTIÓN DE INVENTARIOS

En 1915, F. W. Harris desarrolló el modelo de volumen económico de pedido, que es el más conocido y utilizado de los modelos deterministas.

Esa popularidad del modelo se debe a los esfuerzos de un consultor y asesor de empresas denominado Wilson. Por ello también se le suele denominar modelo de Wilson aunque fue desarrollado por Harris.

Los supuestos en los que se basa este modelo son los siguientes:

La demanda del producto es constante, uniforme y conocida. Dicho de otro modo, cada día sale del almacén la misma cantidad. El tiempo transcurrido desde la solicitud del pedido hasta su recepción (plazo de entrega) es constante. El precio de cada unidad de producto es constante e independiente del nivel del inventario y del tamaño del pedido, por lo que no es una variable que deba incorporarse en el modelo. Esto incluye el supuesto de que no existen descuentos por tamaño del pedido. El coste de mantenimiento o almacenamiento depende del nivel medio del inventario. Las entradas en el almacén se realizan por lotes o pedidos constantes y el coste de realización de cada pedido es también constante e independiente de su tamaño. No se permiten rupturas de stocks, sino que ha de satisfacerse toda la demanda. El bien almacenado es un producto individual que no tiene relación con otros productos.

MODELOS DETERMINISTAS DE GESTIÓN DE INVENTARIOS

Cuando se cumplen estos supuestos, la evolución temporal del inventario, en unidades físicas, se ajusta a una forma de «dientes de sierra».

La forma que tienen estos dientes (vertical a la izquierda e inclinada a la derecha) se explica por el supuesto de que las entradas se efectúan por lotes y de que las salidas (demanda) se producen de forma constante y continua.

En la figura resulta: Q : tamaño del lote o pedido L : plazo de entrega R : número de unidades físicas que hay en el almacén en el momento de realizar el pedido además del stock de seguridad Ss: stock de seguridad

Q

S R

SS L L L

Unidades físicas en el inventario

Tiempo

MODELOS DETERMINISTAS DE GESTIÓN DE INVENTARIOS

El tamaño del pedido Q, influye en la frecuencia con la que se tendrán que realizar los pedidos y en el nivel de inventario. Cuanto menor es el tamaño del pedido, mayor es la frecuencia con la que hay que renovar el almacén (lo que hace que el coste anual de realización de pedidos se eleve) y menor es el nivel medio del almacén (con lo que también resulta menor el coste de mantenimiento). Si el tamaño del pedido es grande, también lo será el nivel medio del almacén y el coste de mantenimiento, pero el número de pedidos al año y el coste de realización de pedidos serán pequeños. El modelo de Wilson permite determinar el tamaño del pedido para el cual es mínimo el coste total.

Q

S R

SS L L L

Unidades físicas en el inventario

Tiempo

Sistemas de control de inventarios: el método ABC de control de inventarios El Principio de Pareto también suele ser aplicable en los inventarios, en los que unas pocas unidades almacenadas representan un gran porcentaje del valor del inventario. De ello se deduce que el control minucioso sólo es necesario en unos pocos artículos, en tanto que en los demás es suficiente una revisión menos rigurosa.

A

B

C

Valor de la inversión(en % sobre el total)

Unidades almacenadas (en % sobre el total)

El grupo A está formado por los artículos que, suponiendo un importante porcentaje de la inversión total en productos inventariados, representan una proporción muy pequeña del número de unidades almacenadas. Controlando esta pequeña parte de las unidades, se tiene controlada la mayor parte del valor del almacén.

Los productos del grupo C son aquellos que menos interesa controlar, pues representan la mayor proporción de las unidades almacenadas y, sin embargo, su valor es muy pequeño.

Los artículos del grupo B tienen una importancia relativa al número de unidades del almacén semejante a la que tienen con referencia al valor total de la inversión en el inventario.