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RESUMEN TEMA 1 IAE.
INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS.
¿QUIÉNES SON LOS GERENTES?
Sus edades varían entre los 18 y 80 años. Dirigen tanto grandes empresas como aquellas que apenas empiezan. Se encuentran en hospitales, pequeños negocios, museos, escuelas… Se encuentran en cualquier parte del mundo. Algunos son de alto nivel y otros de primera línea. Tanto hombres como mujeres.
¡Los gerentes importan! Gallup Organization encontró que la variable más importante relacionada con la productividad y lealtad de los empleados no son el salario, prestaciones o ambiente de trabajo: es la calidad de la relación empleado-jefe directo. Solía ser muy sencillo definir quiénes eran los gerentes, pero ya no lo es tanto.
Un gerente es alguien que coordina y supervisa el trabajo de otras personas para que se logren los objetivos de la organización. El trabajo de un gerente no tiene que ver con logros personales, sino con ayudar a otras a realizar su trabajo, ya sea la coordinación del trabajo de un departamento o supervisar a una sola persona. Podría involucrar la coordinación de las actividades de un equipo de personas de distintos departamentos o de personas ajenas a la organización, como empleados temporales. Los gerentes pueden realizar labores no relacionadas con coordinar y supervisar el trabajo de otros.
¿Cómo clasificar a los gerentes de una empresa? En organizaciones estructuradas de origen tradicional se los clasifica en gerentes de primera línea, de nivel medio y de nivel alto (directivos). Los de primera línea dirigen el trabajo del personal que está involucrado con la producción de la organización o el servicio a los clientes de la empresa. Los gerentes medios dirigen el trabajo de los de primera línea y los directivos son los responsables de tomar las decisiones de la empresa y de establecer los planes y objetivos que afectan a toda la organización.
Algunas empresas están configuradas de manera más general y realizan el trabajo por medio de equipos de empleados en constante cambio, los cuales pasan de un proyecto a otro según lo demande el trabajo.
¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN?
Es a lo que se dedican los gerentes. La administración involucra la coordinación y supervisión de las actividades de otros, de tal forma que éstas se lleven a cabo de forma eficiente y eficaz.
Eficiencia: Obtener los mejores resultados a partir de la menor cantidad de recursos. Debido a que los gerentes cuentan con escasos recursos, se encargan de utilizar eficientemente dichos recursos (“hacer bien las cosas”).
Eficacia: Realizar las actividades tales que se logren los objetivos organizacionales, es decir, alcancen las metas (“hacer las cosas correctas”).
Mientras que la eficiencia tiene que ver con los medios para que las cosas se hagan, la eficacia tiene que ver con los fines o los logros de los objetivos de la organización. En organizaciones exitosas, la alta eficiencia y eficacia van de la mano. Una mala administración generalmente implica ser ineficiente e ineficaz o eficaz pero ineficiente.
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN.
Los gerentes realizan ciertas actividades o funciones mientras coordinan eficiente y eficazmente el trabajo de otros. Fayol propuso que todos los gerentes ejecutan 5 funciones: planear, organizar, mandar, coordinar y controlar. Éstas se han resumido hoy en día en 4: planeación, organización, dirección y control.
- Planeación: Definen objetivos, establecen estrategias para lograrlos y desarrollan planes para integrar y coordinar actividades.
- (^) Organización: Acuerdan y estructuran el trabajo para cumplir con las metas de la empresa, es decir, determinan las tareas por realizar, quién lo hara, dónde, etc…
- Dirección: Cuando los gerentes motivan a sus subordinados, ayudan a resolver conflictos, influyen en los individuos o equipos cuando trabajan, seleccionan canal de comunicación más efectivo.
- (^) Control: Dar seguimiento y evaluar el rendimiento comparándolo con los objetivos establecidos, y si no se están logrando reajustar el trabajo.
Aunque el enfoque de las funciones se utiliza mucho para describir lo que hacen los gerentes, algunos argumentan que no es importante defendiendo los roles gerenciales.
ROLES GERENCIALES.
Los roles gerenciales se refieren a acciones o comportamientos específicos que se esperan de un gerente. Existen tres tipos:
- Roles interpersonales: Aquellos que involucran personas (subordinados y personas ajenas). Encontramos al representante, líder y enlace.
- Roles informativos: Involucran, reúnen, reciben y transmiten información. Encontramos al monitor, difusor y portavoz.
- Roles decisorios: Toman decisiones y elecciones. Encontramos al emprendedor, manejador de problemas, asignador de recursos y negociador.
Mintzberg propuso que sus actividades incluían tanto la reflexión (razonamiento) como la acción (ejecución). El énfasis que los gerentes dan a los diferentes roles parece cambiar con el nivel en la organización. ¿Cuál es mejor enfoque, roles o funciones? Aunque cada uno describe lo que hacen los gerentes, el enfoque de funciones parece ser la mejor forma de describir el trabajo de un gerente. Esto es así, ya que proporcionan métodos claros y discretos para clasificar los miles de actividades que realizan los gerentes.
HABILIDADES DE LOS GERENTES.
Robert Katz desarrolló un enfoque para describir las habilidades gerenciales concluyendo con que los gerentes necesitaban 3 habilidades básicas:
- Habilidades técnicas: Conocimiento específico del trabajo y las técnicas necesarias para realizar competentemente las tareas laborales. Suelen ser más importantes en gerentes de primera línea, ya que manejan empleados que usan herramientas y técnicas para manufacturar los productos de la empresa.
- Habilidades humanas: Involucran la capacidad de trabajar bien con otras personas, ya sea individual o en grupo. Debido a que todos los gerentes tienen que ver con personas, estas habilidades son igualmente importantes en todos los niveles de la administración. Los gerentes con buenas habilidades humanas obtienen lo mejor de su gente.
- (^) Habilidades conceptuales: Son las que los gerentes usan para pensar y conceptualizar situaciones abstractas y complejas. Son más importantes para gerentes de nivel alto.
Frederick W. Taylor: Trabajaba como ingeniero mecánico y se horrorizaba con las ineficiencias de los trabajadores. Taylor se propuso remediarlo aplicando el método científico al trabajo de los obreros. Expuso cuatro principios afirmando que darían como resultado la prosperidad tanto de los trabajadores como de los gerentes. Hizo un experimento con lingotes de hierro, dónde solo cargaban 12,5 toneladas de lingotes, mientras que con “la mejor forma” para cargar lingotes de hierro aumentaba la producción a 47 toneladas.
Frank y Lillian Gilbreth: Ambos estudiaron el trabajo para eliminar movimientos manuales y corporales ineficientes. También experimentaron con el diseño y uso de herramientas y equipo adecuados para optimizar el rendimiento laboral. Son conocidos por sus experimentos en albañilería (redujeron el número de movimientos para colocar ladrillos de 18 a 5 y de 18 a 2).
¿Cómo utilizan los gerentes actuales la administración científica? Cuando los gerentes analizan las tareas básicas que deben realizarse, utilizan un estudio de tiempos y movimientos para eliminar movimientos inútiles, contratan empleados más calificados, etc…
Teoría general de la administración.
Se centra más en lo que hacen los gerentes y en lo que constituye una buena práctica de administración.
Henri Fayol: Su atención se dirigía hacia las actividades de todos los gerentes. Partiendo de su experiencia personal como director general de una gran empresa francesa de minas de carbón. Lo llevaron a desarrollar 14 principios de la administración que podían aplicarse a todas las situaciones de una organización y enseñarse en las escuelas.
Max Weber: Se dedicó al estudio de las organizaciones. Desarrolló una teoría de estructuras de autoridad y relaciones basadas en un tipo de ideal de organización a la cual llamó burocracia (división de trabajo, jerarquía definida, normas detalladas…).
¿Cómo utilizan los gerentes actuales la teoría general de la administración? Sus 14 principios sirven como marco de referencia a partir del cual muchos conceptos de administración de hoy en día han evolucionado. La burocracia de Weber no es tan popular como lo fue en el siglo XX. Muchos gerentes creen que una estructura burocrática dificulta la creatividad individual de los empleados y limita la capacidad de una organización, aunque sí que se necesitan mecanismos burocráticos para garantizar que los recursos se usen eficiente y eficazmente.
ENFOQUE CUANTITATIVO.
Uso de técnicas cuantitativas para mejorar la toma de decisiones, también conocido como ciencia de la administración.
Contribuciones importantes.
Este enfoque evolucionó de soluciones matemáticas y estadísticas desarrolladas para problemas militares durante la 2ªG.M. Consiste en la aplicación de la estadística, de modelos de optimización y de información, de simulación de computadoras y de otras técnicas cuantitativas a actividades de administración.
Administración de la calidad total (ACT).
Es una filosofía de administración comprometida con la mejora continua para responder a las necesidades y expectativas del cliente. El término cliente incluye a cualquiera que interactúe con los productos o servicios de la empresa, ya sea de manera interna o externa. La mejora continua no es posible sin mediciones precisas que requiere técnicas estadísticas. Los fabricantes de muchas industrias ahora reconocen la importancia de la administración de la calidad e implementan muchos de sus componentes básicos.
¿Cómo utilizan los gerentes actuales el enfoque cuantitativo?
Como aplicación de este enfoque encontramos la “teoría de colas”. Para Whole Foods, esta técnica cuantitativa se ha traducido en mayores ventas en sus tiendas. El enfoque cuantitativo contribuye al manejo de la toma de decisiones en las áreas de planeación y control (toma de decisiones en presupuestos, planeación, control de calidad, etc…).
ENFOQUE CONDUCTUAL.
Al campo de estudios que investiga las acciones de la gente en el trabajo se le conoce como comportamiento organizacional (CO). Mucho de las acciones gerenciales cuando manejan personas ha surgido de la investigación del CO.
Primeros partidarios del CO.
Aunque varios individuos de principios del s.XX reconocían la importancia de la gente para el éxito de una organización, sobresalieron cuatro: Owen, Munstenberg, Follett y Barnard. Sus contribuciones fueron diversas y distintas, aun cuando todos creían que la gente era el activo más importante de la organización.
Los estudios de Hawthorne.
La contribución más importante al campo del CO provino de estos estudios, llevados a cabo en Western Electric Company en 1924. Querían analizar el efecto de varios niveles de iluminación sobre la productividad de trabajadores. Los ingenieros no estaban seguros, pero concluyeron que la iluminación no estaba relacionada con la productividad del grupo y que algo más había contribuido a los resultados (sin poder precisar ese algo). Aunque los críticos atacaron el procedimiento de investigación, el análisis de resultados y conclusiones, desde una perspectiva histórica tiene poca importancia si esos estudios tuvieron sentido académico. Lo que sí es importante que estimularon el interés de las organizaciones en el comportamiento humano.
¿Cómo utilizan los gerentes actuales el enfoque conductual? Este enfoque ha moldeado la forma en que se manejan las organizaciones hoy en día. Desde la manera en que los gerentes diseñan los trabajos, hasta la forma en que trabajan con equipos de empleados. CO y las conclusiones de los estudios Hawthorne han servido como base de nuestras teorías actuales de motivación, liderazgo, comportamiento grupal y desarrollo.
ENFOQUE CONTEMPORÁNEO.
La mayoría de los primeros enfoques se centraban en la preocupación de los gerentes al interior de la administración. Desde 1960, los investigadores en administración comenzaron a analizar lo que pasaba en el entorno de fuera de los límites de la organización. Existen dos perspectivas:
Teoría de sistemas.
En 1938 Barnard escribió en su libro que una organización funcionaba como un sistema cooperativo. Un sistema es un conjunto de partes interrelacionadas dispuestas de tal forma, que se produce un todo unificado. Existen dos tipos: cerrados (sin influencia de su entorno) y abiertos (influenciado por su entorno). Hoy en día cuando describimos a las organizaciones como sistemas, nos referimos a sistemas abiertos.
Enfoque sistémico y los gerentes.
Los investigadores visualizan una organización como si estuviera formada por “factores independientes que incluyen individuos, grupos, actitudes, motivos, objetivos, estatus y
