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Primeiros passos
- Dica 1Dica 1Dica 1Dica 1Dica 1 – Inserindo e excluindo planilhas --------------------------------------------
- Dica 2Dica 2Dica 2Dica 2Dica 2 – Organizando planilhas --------------------------------------------------------------
- Dica 3Dica 3Dica 3Dica 3Dica 3 – Mudando a largura das colunas ---------------------------------------------
- Dica 4Dica 4Dica 4Dica 4Dica 4 – Mudando a altura das linhas ---------------------------------------------------
- Dica 5Dica 5Dica 5Dica 5Dica 5 – Inserindo linhas e colunas ------------------------------------------------------
- Dica 6Dica 6Dica 6Dica 6Dica 6 – Ocultando e excluindo linhas e colunas ----------------------------
- Dica 7Dica 7Dica 7Dica 7Dica 7 – Exibindo e ocultando barras de ferramentas -------------------
- Dica 8Dica 8Dica 8Dica 8Dica 8 – Salvando a pasta de trabalho --------------------------------------------------
- Dica 9Dica 9Dica 9Dica 9Dica 9 – Abrindo uma pasta de trabalho ---------------------------------------------
- Dica 10Dica 10Dica 10Dica 10Dica 10 – Autopreenchimento ___________________________ Edição de dados
- Dica 11Dica 11Dica 11Dica 11Dica 11 – Copiando valores _____________________________
- Dica 12Dica 12Dica 12Dica 12Dica 12 – Movendo e excluindo células ___________________
- Dica 13Dica 13Dica 13Dica 13Dica 13 – Utilizando o Colar Especial _____________________
- Dica 14Dica 14Dica 14Dica 14Dica 14 – O painel da Área de Transferência _______________
- Dica 15Dica 15Dica 15Dica 15Dica 15 – Localizando e substituindo dados _______________
- Dica 16Dica 16Dica 16Dica 16Dica 16 – Trabalhando com comentários __________________
- Dica 17Dica 17Dica 17Dica 17Dica 17 – Limpando células _____________________________
- Dica 18Dica 18Dica 18Dica 18Dica 18 – Localizando rapidamente células ________________
- Dica 19Dica 19Dica 19Dica 19Dica 19 – Entendendo o que são fórmulas e funções _________ Criação de fórmulas e funções
- Dica 20Dica 20Dica 20Dica 20Dica 20 – Encontrar a média aritmética ___________________
- Dica 21Dica 21Dica 21Dica 21Dica 21 – Calculando o menor e o maior número __________
- Dica 22Dica 22Dica 22Dica 22Dica 22 – Funções para contagem de células ______________
- Dica 23Dica 23Dica 23Dica 23Dica 23 – Trabalhando com porcentagens _________________
- Dica 24Dica 24Dica 24Dica 24Dica 24 – Usando funções lógicas ________________________
- Dica 25Dica 25Dica 25Dica 25Dica 25 – Construindo fórmulas condicionais ______________
- Dica 26Dica 26Dica 26Dica 26Dica 26 – Adicionando valores ___________________________
- Dica 27Dica 27Dica 27Dica 27Dica 27 – Funções para busca de dados ___________________
- Dica 28Dica 28Dica 28Dica 28Dica 28 – Convertendo medidas _________________________
- Dica 29Dica 29Dica 29Dica 29Dica 29 – Trabalhando com datas e horas __________________
- Dica 30Dica 30Dica 30Dica 30Dica 30 – Arredondando valores _________________________
- Dica 31Dica 31Dica 31Dica 31Dica 31 – Fazendo verificações nas células com funções É ___
- Dica 32Dica 32Dica 32Dica 32Dica 32 – Planejando Investimentos ______________________
- Dica 33Dica 33Dica 33Dica 33Dica 33 – Calculando pagamentos e juros _________________
- Dica 34Dica 34Dica 34Dica 34Dica 34 – Combinando textos ___________________________
- Dica 35Dica 35Dica 35Dica 35Dica 35 – Encontrando potência, raiz quadrada e logaritmo __
- Dica 36Dica 36Dica 36Dica 36Dica 36 – Encontrando o seno, cosseno e tangente _________
- Dica 37Dica 37Dica 37Dica 37Dica 37 – Assistente de pesquisa _________________________
- Dica 38Dica 38Dica 38Dica 38Dica 38 – Usando o botão Inserir função __________________
- Dica 39Dica 39Dica 39Dica 39Dica 39 – Localizando e corrigindo erros nas fórmulas ________
- Dica 40Dica 40Dica 40Dica 40Dica 40 – Formato Número e Moeda _____________________ Formatando a planilha
- Dica 41Dica 41Dica 41Dica 41Dica 41 – Formato Data e Hora __________________________
- Dica 42Dica 42Dica 42Dica 42Dica 42 – Formato Fração _______________________________
- Dica 43Dica 43Dica 43Dica 43Dica 43 – Formato de CEP, CIC e telefone _________________
- Dica 44Dica 44Dica 44Dica 44Dica 44 – Mesclando células ____________________________
- Dica 45Dica 45Dica 45Dica 45Dica 45 – Inclinando o texto de uma célula _______________
- Dica 46Dica 46Dica 46Dica 46Dica 46 – Ajustando o texto na célula _____________________
- Dica 47Dica 47Dica 47Dica 47Dica 47 – Formatando o texto ___________________________
- Dica 48Dica 48Dica 48Dica 48Dica 48 – Alterando a cor de fundo da célula ______________
- Dica 49Dica 49Dica 49Dica 49Dica 49 – Alterando a borda das células ___________________
- Dica 50Dica 50Dica 50Dica 50Dica 50 – Inserindo um gráfico com o assistente ___________ Criação de gráficos
- Dica 51Dica 51Dica 51Dica 51Dica 51 – Alterando o tipo do gráfico _____________________
- Dica 52Dica 52Dica 52Dica 52Dica 52 – Formatando o eixo ____________________________
- Dica 53Dica 53Dica 53Dica 53Dica 53 – Formatando a legenda e título __________________
- Dica 54Dica 54Dica 54Dica 54Dica 54 – Mudando cores e linhas ________________________
- Dica 55Dica 55Dica 55Dica 55Dica 55 – Inserindo diagramas ___________________________
- Dica 56Dica 56Dica 56Dica 56Dica 56 – Formatando um gráfico 3D _____________________
- Dica 57Dica 57Dica 57Dica 57Dica 57 – Visualizando a planilha antes da impressão _________ Impressão
- Dica 58Dica 58Dica 58Dica 58Dica 58 – Preparando a página para impressão _____________
- Dica 59Dica 59Dica 59Dica 59Dica 59 – Inserindo cabeçalho e rodapé __________________
- Dica 60Dica 60Dica 60Dica 60Dica 60 – Alterando as margens __________________________
- Dica 61Dica 61Dica 61Dica 61Dica 61 – Definindo a área de impressão __________________
- Dica 62Dica 62Dica 62Dica 62Dica 62 – Visualizando a planilha em um browser __________ A Internet
- Dica 63Dica 63Dica 63Dica 63Dica 63 – Salvando como página da web __________________
- Dica 64Dica 64Dica 64Dica 64Dica 64 – Criando hiperlinks ____________________________
- Dica 65Dica 65Dica 65Dica 65Dica 65 – Importando tabelas da internet para uma planilha _
- Dica 66Dica 66Dica 66Dica 66Dica 66 – Vinculando objetos ____________________________ Integração do Excel com outros aplicativos
- Dica 67Dica 67Dica 67Dica 67Dica 67 – Incorporando objetos _________________________
- Dica 68Dica 68Dica 68Dica 68Dica 68 – Usando hiperlinks para acessar outros programas __
- Dica 69Dica 69Dica 69Dica 69Dica 69 – Construindo uma tabela dinâmica _______________ Tabelas dinâmicas
- Dica 70Dica 70Dica 70Dica 70Dica 70 – Modificando uma tabela dinâmica _______________
- Dica 71Dica 71Dica 71Dica 71Dica 71 – Construindo um gráfico dinâmico _______________
- Dica 72Dica 72Dica 72Dica 72Dica 72 – Outras opções de configuração _________________
- Dica 73Dica 73Dica 73Dica 73Dica 73 – Procurando arquivos do computador no Excel ____ Aspectos avançados
- Dica 74Dica 74Dica 74Dica 74Dica 74 – Distribuindo texto em colunas __________________
- Dica 75Dica 75Dica 75Dica 75Dica 75 – Vinculando planilhas __________________________
- Dica 76Dica 76Dica 76Dica 76Dica 76 – Personalizando a barra de ferramentas ___________
- Dica 77Dica 77Dica 77Dica 77Dica 77 – Construindo uma nova barra de ferramentas _________
- Dica 78Dica 78Dica 78Dica 78Dica 78 – Ferramenta Solver ____________________________
- Dica 79Dica 79Dica 79Dica 79Dica 79 – Protegendo a planilha _________________________
- Dica 80Dica 80Dica 80Dica 80Dica 80 – Outras opções de proteção _____________________
- Dica 81Dica 81Dica 81Dica 81Dica 81 – Formatação condicional _______________________
- Dica 82Dica 82Dica 82Dica 82Dica 82 – Rastreando erros na planilha ___________________
- Dica 83Dica 83Dica 83Dica 83Dica 83 – Definindo regras de validação __________________
- Dica 84Dica 84Dica 84Dica 84Dica 84 – Nomeando intervalos de células ________________
- Dica 85Dica 85Dica 85Dica 85Dica 85 – Criando cenários _____________________________
- Dica 86Dica 86Dica 86Dica 86Dica 86 – Usando o recurso Atingir Meta __________________
- Dica 87Dica 87Dica 87Dica 87Dica 87 – Alterando um gráfico com a ferramenta Atingir Meta
- Dica 88Dica 88Dica 88Dica 88Dica 88 – Personalizando o Excel ________________________
- Dica 89Dica 89Dica 89Dica 89Dica 89 – Criando relatórios ____________________________
- Dica 90Dica 90Dica 90Dica 90Dica 90 – Editando relatórios ____________________________
- Dica 91Dica 91Dica 91Dica 91Dica 91 – Construindo um banco de dados ________________
- Dica 92Dica 92Dica 92Dica 92Dica 92 – Usando o formulário de dados __________________
- Dica 93Dica 93Dica 93Dica 93Dica 93 – Classificando dados ___________________________
- Dica 94Dica 94Dica 94Dica 94Dica 94 – Acrescentando um filtro avançado _______________
- Dica 95Dica 95Dica 95Dica 95Dica 95 – Localizando dados com critérios ________________
- Dica 96Dica 96Dica 96Dica 96Dica 96 – Trabalhando com subtotais _____________________
- Dica 97Dica 97Dica 97Dica 97Dica 97 – Gravando uma nova macro _____________________ Macros e Programação
- Dica 98Dica 98Dica 98Dica 98Dica 98 – Executando uma macro ________________________
- Dica 99Dica 99Dica 99Dica 99Dica 99 – Outras opções de macro _______________________
- Dica 100Dica 100Dica 100Dica 100Dica 100 – Criando uma função para verificar se um número é par
- Dica 101Dica 101Dica 101Dica 101Dica 101 – Criando uma função para saber o tipo de um triângulo
8 – 101 Dicas Excel - 2 a^ Edição
Primeiros passos
Dica 1 – Inserindo e excluindo planilhas
Ao iniciar o aplicativo Micro- soft Excel, você se depara com uma janela dividida em linhas e co- lunas. Esta folha quadriculada é chamada de planilha e é nela que você vai trabalhar. O encontro de uma linha com uma coluna é cha- mado de célula e, para identificar cada célula, há o que denomina- mos endereço. Se você um dia já brincou de batalha naval, não terá
problemas em entender esse ter- mo, pois cada linha da planilha é representada por um número, e cada coluna, por uma letra. Assim, o encontro da coluna A com a li- nha 3, resulta na célula A3. As planilhas de sua pasta de trabalho são representadas por abas na parte de baixo da tela. Aprenda abaixo como inserir ou excluir uma planilha:
- Para inserir uma planilha, clique sobre uma das célu- las da planilha atual.
- Em seguida, clique em In- serir. Surgirá uma tela, na qual você pode escolher exa- tamente o que deseja inserir, como, por exemplo, um gráfi- co, uma macro etc.
- Para finalizar, escolha a opção Planilha.
- Para excluir uma planilha existente, clique com o botão direito sobre a aba correspon- dente, na parte de baixo da tela.
- Em seguida, clique em Excluir.
Como todo o seu trabalho esta- rá dentro de uma ou mais planilhas, é muito interessante deixá-las orga- nizadas. Assim, você poupa tempo quando, no futuro, tiver de buscar informações dentro das muitas planilhas da sua pasta de trabalho. Cada planilha deve ter um nome condizente com o seu conteúdo;
por exemplo, se você estiver fechan- do uma folha de pagamento, pode nomear a planilha correspondente como Pagamento. Além disso, a or- dem em que as planilhas são exibi- das também pode influenciar no seu trabalho. Para organizar as planilhas de sua pasta de trabalho siga estes passos:
Dica 2 – Organizando planilhas
- Para mudar o nome de uma planilha, clique com o botão direito do mouse sobre o nome atual.
- Clique na opção Reno- mear e, em seguida, digite o nome desejado.
10 – 101 Dicas Excel - 2 a^ Edição
- Coloque o ponteiro do mouse entre uma linha e ou- tra, até que apareça uma seta preta dupla.
- Em seguida, clique e arraste para cima ou para baixo. As- sim, a altura da linha acima da seta preta será alterada.
- Para digitar um valor exa- to para a altura da linha, vá ao menu Formatar > Li- nha > Altura....
- Digite o valor desejado e pressione Enter.
Dica 5 – Inserindo linhas e colunas
A o d i g i t a r d a d o s e m u m a planilha de cálculos, você está sujeito a esquecer de alguma in- formação e só se dar conta dis- so no futuro. Neste caso, você
pode aumentar essa planilha, acrescentando linhas e colunas vazias. Acompanhe o passo-a- passo a seguir para saber como fazer isso:
- As colunas são sempre inseridas à esquerda daquela que estiver selecionada. Por exemplo, se a coluna vazia deve aparecer entre as colunas B e C, clique na coluna C. Você pode selecionar rapidamente a coluna toda, pressionando Ctrl
- Em seguida, utilize o menu Inserir > Colunas.
- Para inserir uma linha, clique na linha abaixo do local onde você quer inseri-la. Por exem- plo, se a linha vazia deve apa- recer entre as linhas 29 e 30, selecione a linha 30. Você pode selecionar rapidamente a linha toda, pressionando Shift + bar- ra de espaço.
- Em seguida, clique no menu Inserir > Linhas.
Dica 6 – Ocultando e excluindo linhas e colunas
Do mesmo modo que você con- segue inserir linhas e colunas para aumentar o tamanho de sua planilha, é possível excluí-las quan-
do não são mais necessárias, ou so- mente ocultá-las, caso você queira apenas esconder alguma informa- ção sem destruí-la.
- A maneira mais rápida de excluir uma linha ou coluna é clicando com o botão direito sobre ela e, em seguida, na opção Excluir.
- Para ocultar, ou seja, escon- der uma coluna ou linha, seleci- one a linha desejada e, em se- guida, vá ao menu Formatar > Linha / Coluna > Ocultar.
Primeiros passos – 11
- Para exibi-la novamente, pres- sione Ctrl + T. Dessa forma, toda a planilha será selecionada.
- Em seguida, clique no menu Formatar > Coluna / Linha > Reexibir.
Dica 7 – Exibindo e ocultando barras de ferramentas
As barras de ferramentas são conjuntos de vários botões, que, na verdade, servem de atalhos para os itens do menu. Cada uma das bar- ras tem um fim específico e as mais utilizadas são: PPPPPadrãoadrãoadrãoadrãoadrão e FFFFFororororormataçãomataçãomataçãomatação.matação A barra PPPPPadrãoadrãoadrãoadrãoadrão contém funções- padrão do Office, por isso ela é a mesma para todos os programas.
Nela, você encontra recursos para criar um novo arquivo, abrir, salvar ou imprimir um existente, entre ou- tros. Na barra de ferramentas FFFFFororororormataçãomataçãomataçãomataçãomatação, há recursos para alte- rar a aparência de células e textos. Mas, para que você possa acessar as outras barras do programa, siga este procedimento:
- Clique no menu Exibir > Barras de ferramentas.
- Em seguida, escolha a bar- ra desejada, como, por exem- plo, a de Figura.
- Note que em algum local da tela surgiu um conjunto di- ferente de botões. As barras podem ser movimentadas para qualquer local da tela, o que facilita o seu trabalho. Para isso, clique em sua parte superior (o ponteiro do mouse ficará preto e com quatro pon- tas) e arraste.
- A barra pode ser colocada em qualquer um dos quatro cantos da janela ou mesmo ser deixada no meio da tela.
- Dê dois cliques no nome da barra para que ela volte a se encaixar no menu.
- Colocando várias barras lado a lado, provavelmente al- guns botões ficarão escondi- dos. Para acessá-los, clique na seta preta que aparece no canto direito da barra.
- Para ocultar as barras, bas- ta acessar o mesmo menu (Exibir > Barras de ferra- mentas) e clicar novamente no nome da barra (se ela esti- ver visível, note que antes do nome aparece um visto).
Dica 8 – Salvando a pasta de trabalho A pasta de trabalho é o conjun- to de planilhas em que você está tra- balhando. Salvar seu trabalho de tempos em tempos é muito impor-
tante para garantir que as informa- ções não sejam perdidas. Portanto, salve a sua pasta procedendo da seguinte forma:
- Se for a primeira vez que a pasta será salva, utilize o
menu Arquivo > Salvar ou Arquivo > Salvar Como....
Primeiros passos – 13
lize o recurso de autopre- enchimento do Excel. Com isso, os dados de que você necessita são gerados automaticamente, poupan- do o seu tempo e esforço. Caso você queira simplesmente copiar os da-
dos, sem a necessidade de gerar uma seqüência, ou ainda, caso queira co- piar apenas a formatação de uma cé- lula para as células vizinhas, também é possível. Utilizar a ferramenta de autopreenchimento é muito simples:
- Ao digitar o texto em uma célula, clique sobre a alça de preenchimento (pequeno qua- drado preto localizado no can- to esquerdo da célula) e arras- te até o local desejado.
- Você ainda pode escolher a alternativa Preencher forma- tação somente. Assim, não é mais o texto que será copiado para as células vizinhas e sim, a formatação da célula de ori- gem, ou seja, a cor da letra, do fundo, das bordas etc.
- Algumas opções especiais podem aparecer neste botão, dependendo do conteúdo que você está copiando ou geran- do a seqüência. No mesmo exemplo dos dias da semana, surgem duas opções: Preen- cher dias e Preencher dias da semana. A primeira pre- enche a seqüência com todos os dias da semana, incluindo sábado e domingo. A segun- da opção coloca apenas os dias de segunda a sexta-feira.
- É possível personalizar ain- da mais o preenchimento. Você pode criar uma lista com incrementos diferentes de 1, ou seja, uma lista com núme- ros que variem de dois em dois ou de três em três.
- Para fazer isso, digite o pri- meiro valor na célula desejada.
- Selecione a célula digitada e todas as células vizinhas que farão parte da seqüência.
- Clique no menu Editar > Preencher > Série....
- Note que surgiu um peque- no ícone ao lado da seleção, chamado de Opções de autopreenchimento. Este ícone serve para ajudar você a escolher exatamente o que deve ser feito.
- Clique na seta ao lado do botão. A opção Copiar célu- las apenas gera cópias da cé- lula original; a opção Preen- cher série é a que gera a lista com a seqüência do que foi digitado. Se você, por exemplo, digitou segunda-feira, os ou- tros dias da semana serão cri- ados nas células vizinhas.
14 – 101 Dicas Excel - 2 a^ Edição
- Escolha se essa seqüência será apresentada em Linhas ou Colunas. Escolha Linear e, na caixa Incremento, digite qual será a variação dos números.
- Em seguida, clique em OK.
Dica 11 – Copiando valores Muitas vezes, você vai precisar copiar o conteúdo de uma célula em outro local. Para ajudar nessa
tarefa, além do autopreenchimento já visto, você pode proceder da se- guinte forma:
- Dê um clique na célula a ser copiada.
- Clique no menu Editar > Copiar ou simplesmente pres- sione Ctrl + C. Observe que a célula fica com um tracejado ao seu redor.
- Em seguida, clique na célu- la de destino e vá ao menu Editar > Colar ou pressione Ctrl + V.
- Você também pode simples- mente pressionar a tecla Enter na célula de destino.
- Assim que o conteúdo for colado, note que uma marca in- teligente surgiu no lado direito da célula. O nome desse botão é Opções de colagem.
- Clique na seta ao lado do botão e veja as alternativas.
- Clicando na primeira op- ção, chamada Manter for- matação original, além do conteúdo, a formatação tam- bém será copiada; a segunda opção, Fazer correspondên- cia com a formatação de destino, ignora a formatação de origem e permanece com a formatação da célula de des- tino; para colar somente a formatação da célula de ori- gem, ignorando o seu conteú- do, escolha a opção Somen- te formatação.
Dica 12 – Movendo e excluindo células O conteúdo de cada célula pode sofrer mudanças de lugar sempre que você achar necessário. O processo para mover as células com seus conteúdos é tão simples
quanto o de arrastar um ícone na área de trabalho. Além disso, você ainda pode eliminar as células que não são mais úteis em sua planilha. Acompanhe:
- Selecione a célula (ou o conjunto de células) a ser movimentada.
- Posicione o ponteiro do mouse sobre uma das bordas pretas das células selecio-
16 – 101 Dicas Excel - 2 a^ Edição
- Em Operação, você pode escolher uma das quatro ope- rações básicas (Adição, Sub- tração, Multiplicação e Divi- são). Por exemplo: digite 17 na célula A2 e 12 na célula B2. Em seguida, copie a célula A2, clique na célula B2, acesse a janela de Colar especial e selecione a opção Adição.
- Restam ainda duas opções na parte de baixo da janela: Ig- norar em branco e Transpor. Selecione a primeira para evi- tar colar valores em branco; já a opção Transpor serve para mudar a ordem dos dados co- piados nas células de destino. Esse recurso só tem efeito se você selecionar duas ou mais células, copiá-las e clicar no lo- cal de destino na planilha.
- Em seguida, acesse o Co- lar especial..., selecione a opção Transpor e clique em OK. Veja o resultado:
- Em seguida, clique em OK. O valor na célula B2 será 29 , pois os dois números serão somados e o resultado arma- zenado na célula de destino.
- Existem dois resultados possíveis: se os dados que você copiou estavam em linhas, ao colar foram transpostos em co- lunas; se estavam em colunas, foram transpostos em linhas.
Dica 14 – O painel da Área de Transferência O painel de tarefas é um recur- so que surgiu na versão do Office XP. Com ele, você pode criar rapi- damente novas pastas de trabalho, inserir cliparts na planilha, pesquisar arquivos e acessar a área de transferência. O painel da área
de transferência pode armazenar até 24 itens e o seu conteúdo fica disponível para qualquer um dos programas do pacote Office. Veja abaixo como usá-lo, acessar seu con- teúdo, limpá-lo e configurá-lo.
- Quando você copia alguma informação ou imagem em um programa do Excel, um item é adicionado automaticamente ao painel da Área de trans- ferência. A maneira mais rá- pida de abrir esse painel é pressionar duas vezes segui-
das as teclas Ctrl + C. Você também pode abri-lo pelo menu Editar > Área de transferência do Office....
Primeiros passos – 17
- Cada item pode ser visu- alizado em miniatura dentro desse painel. Caso queira colá-lo em alguma parte da planilha, passe o mouse sobre ele e clique na seta preta que aparece ao seu lado.
- Surgirá um pequeno menu com apenas dois itens: Colar e Excluir. O primeiro cola o item da área de transferência na célula selecionada. O se- gundo elimina o item da área de transferência.
- Para limpar todo o conteú- do do painel de uma só vez, clique no botão Limpar tudo, localizado na parte de cima do painel.
- Para configurar esse painel, use o botão Opções, que fica na parte inferior do painel. Esse botão apresenta cinco opções de configuração:
- A opção Mostrar ‘Área de transferência do Office’ au- tomaticamente permite que o painel da área de transferên- cia seja aberto assim que al- gum dado for copiado; a se- gunda opção, Mostrar Área de Transferência do Office Quando Usuário Pressionar Ctrl+C Duas Vezes, habilita essa possibilidade; a opção Coletar sem mostrar ‘Área de transferência do Office’ guarda os itens copiados na área de transferência do Office, sem, no entanto, exibi-la; a opção Mostrar ícone da ‘Área de transferência do Office’ na barra de tarefas insere um ícone na bandeja da barra de tarefas do Windows, tornando bem mais fácil acessar a área de transferên- cia a partir de qualquer progra- ma do Office; a última opção, chamada Mostrar status ao lado da barra de tarefas ao copiar, exibe uma pequena mensagem ao lado do ícone da barra de tarefas assim que um novo item é coletado.
Dica 15 – Localizando e substituindo dados As informações que você digita em uma planilha podem tornar-se muito extensas e certamente você precisará acessá-las em algum mo-
mento. Para resolver situações como essa é que existem dois re- cursos no Office para localizar e substituir dados:
Primeiros passos – 19
- Nesta tela são encontra- dos os mesmos botões da tela anterior. Ao terminar de digitar e configurar o que for neces- sário, você pode clicar no bo- tão Substituir, para ir substi-
tuindo o texto a cada ocorrên- cia (tendo, portanto, a opção de pular alguma) ou clicar no botão Substituir tudo para substituir todas as ocorrênci- as de uma só vez.
Dica 16 – Trabalhando com comentários
Se as suas planilhas estão fican- do lotadas de dados – e, principal- mente, de fórmulas –, é hora de co- meçar a colocar algumas “dicas” para que outras pessoas entendam tudo o que você fez. O Excel possibilita a criação de comentários dentro de cada célula; assim, quando alguém
acessar a planilha e ler cada comen- tário, entenderá do que se trata e para que serve a planilha. Cada célula é capaz de comportar um comentário, mas o ideal é escolher as células mais significativas e que precisem mesmo de comentários.
- Para inserir um novo co- mentário em uma célula, clique sobre ela e acesse o menu Inserir > Comentário.
- Note que um pequeno re- tângulo amarelo aparece ao lado da célula selecionada. Digite nesta caixa o texto a inserir no comentário. Além de digitar, você pode aumentar ou diminuir o tamanho da cai- xa, clicando e arrastando uma das alças brancas que apare- cem ao redor dela.
- As cores do fundo e da fon- te podem ser alteradas. Essas opções e muitas outras estão na caixa Formatar comentá- rio. Para acessá-la, clique duas vezes na borda do comentário.
- Clique na guia Fonte para mudar o formato do texto do co- mentário. Você pode escolher outra fonte, estilo, tamanho, cor e efeitos. Todas as alterações podem ser visualizadas dentro da própria janela.
- A guia Alinhamento per- mite escolher a maneira como o texto será exibido, mudan- do o alinhamento horizontal e vertical, a orientação e esco- lhendo a direção do texto.
- A guia Cores e linhas é dividida em três seções: em Preencher, você pode alterar a cor do fundo do comentário (usando a primeira caixa,
20 – 101 Dicas Excel - 2 a^ Edição
chamada Cor:) e determinar uma porcentagem de transpa- rência para a caixa; em Linha, você pode mudar a cor, o estilo, o tracejado e a espessura da li- nha que envolve o comentário.
- Após configurar o que for necessário, clique no botão OK.
- Para acessar o comentário de uma célula, basta passar o ponteiro do mouse sobre ela (observe que todas as células com comentários têm uma seta vermelha na parte superior).
- Para mudar o texto ou a formatação de seu comentá- rio novamente, basta selecio- nar a célula e clicar no menu Formatar > Comentário.
- Finalmente, para eliminar o comentário da célula, basta clicar com o botão direito so- bre a célula e depois clicar em Excluir comentário.
Dica 17 – Limpando células Quando você for corrigir as in- formações digitadas incorretamen- te em sua planilha, terá de se livrar desse conteúdo incorreto. Em algu- mas situações, você pode querer
apenas deixar uma célula ou um in- tervalo de células sem qualquer formatação. Tanto o primeiro quan- to o segundo caso podem ser resol- vidos num piscar de olhos.
- A maneira mais simples de apagar o conteúdo de uma cé- lula é selecionando-a e pressi- onando a tecla Delete. Caso queira usufruir de outras opções de limpeza de células, acesse o menu Editar > Limpar.
- A primeira opção (Tudo), como o próprio nome diz, vai limpar tudo na célula: conteú- do, comentários e formatação.
- A segunda opção (Formatos) elimina todos os formatos da cé- lula, mantendo o conteúdo e o comentário, caso existam.
- A terceira opção (Conteúdo Del), corresponde à tecla Delete citada acima, apagando apenas o conteúdo e mantendo a formatação e o comentário.
22 – 101 Dicas Excel - 2 a^ Edição
Criação de fórmulas e funções
Dica 19 – Entendendo o que são fórmulas e funções
- Digite os seguintes valores nas células:
A1 – 12 B1 – 30 C1 – 27 D1 – 45
- Toda fórmula no Excel deve, obrigatoriamente, começar com o sinal de igual (=). Por- tanto, digite-o na célula D para começar uma nova fór- mula. Para construir as fórmu- las, você utiliza os operadores: +, - , * e /.
- Você vai realizar uma soma simples com os valores digitados. O resultado aparece- rá na mesma célula em que a fórmula for executada. Bem, em vez de digitar: 12+ 30+27+45, você deve digitar: A1 + B1 + C1 + D1. Fazendo isso, caso os valores dessas células sejam al- terados, a fórmula continua vá- lida, pois o Excel fará a soma dos valores contidos em cada uma das células, sejam eles quais forem. Portanto, sempre utilize os endereços das células no lugar dos seus conteúdos.
- Após terminar a digitação, pressione a tecla Enter e, se a fórmula não contiver ne- nhum erro, o resultado apa- recerá na célula.
- Porém, como muitos tipos de cálculos (como soma ou média, por exemplo) repetem-se com freqüência, foram criadas as funções, que são fórmulas pré- definidas pelo Excel. Para usar uma função, é necessário se- guir algumas regras.
- Vamos criar uma função para calcular a soma dos va- lores constantes em algumas células. Para isso, você vai uti- lizar a função SOMA. Ela tam- bém deve começar com o si- nal de igual. Em seguida, digite o nome da função e abra parênteses.
- Feito isso, informe o inter- valo de células a ser somado, separando a primeira e a últi- ma célula pelo sinal de dois pontos (:). A fórmula ficará as- sim: =SOMA(A1:D1).
- Caso você não queira digitar o intervalo, também é possível selecionar as células com o mouse no momento de construir a função.
Grande parte do poder do Excel está na sua capacidade de executar desde cálculos simples até funções es- pecíficas e complexas. E, antes de você começar a aproveitar todos es- ses recursos, entenda o que são fór-
mulas e funções.As fórmulas são equa- ções efetuadas entre valores com o objetivo de chegar a um resultado específico. No Excel, esses valores são as células da planilha. Acompanhe a seguir como criar uma fórmula:
Primeiros passos – 23
Dica 20 – Encontrar a média aritmética
Um dos cálculos matemáticos mais usados é o da média. Usan- do-a, você pode obter um valor médio a partir de vários argumen- tos numéricos. Sua aplicação é bas-
tante ampla, principalmente na área de estatística. Mas, você tam- bém pode usá-la para tarefas bem simples, como o controle de no- tas escolares.
- Para calcular a média de uma seqüência de números – caso esta esteja ordenada em uma linha ou coluna –, a maneira mais simples e rápida é usar o recurso de criação de fórmulas automáticas. Selecione a célu- la à direita da lista de valores que fazem parte da operação.
- Clique na seta preta que apa- rece ao lado do botão Auto- Soma, na barra de ferramentas.
- Em seguida, clique na op- ção Média. Observe que a função é inserida automatica- mente e a seqüência de nú- meros fica com um pontilha- do ao seu redor. Caso você queira escolher outro interva- lo ou parte desse intervalo, basta selecionar com o mouse.
- Para concluir, basta pres- sionar a tecla Enter.
- Agora, se você precisa en- contrar a média entre o con- teúdo de células distantes umas das outras, o processo é um pouco diferente. Você pode clicar no mesmo botão para gerar a função e digitar as células que serão usadas.
- Para fazer referência a cé- lulas fora de seqüência, basta digitar ponto e vírgula (;) en- tre elas. Assim: =MÉDIA(C2; D1;E2;F2;A1;B1).
- Você também pode mistu- rar intervalos com valores in- dependentes, por exemplo: =MÉDIA(A1:A5;A10).
- Quando você utiliza a fun- ção MÉDIA, cada célula do intervalo escolhido faz parte do cálculo, a não ser que exista alguma com valores de texto. Por exemplo, se o seu intervalo possui seis células, sendo que apenas cinco pos- suem valores numéricos e uma possui texto, o cálculo da média será feito apenas com as cinco numéricas.
- No entanto, existe uma va- riação da função MÉDIA, cha- mada MÉDIAA, que aceita cé- lulas com textos e valores ló- gicos, tratando-as como se va- lessem zero. Sendo assim, ob- serve abaixo a diferença em um cálculo feito com o mes- mo intervalo de células:
