Excel - 101 dicas, Notas de estudo de Microsoft Excel

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• Dica 1 - Inserindo e excluindo planilhas
• Dica 2 - Organizando planilhas
• Dica 3 - Mudando a largura das colunas
• Dica 4 - Mudando a altura das linhas
• Dica 5 - Inserindo linhas e colunas
• Dica 6 - Ocultando e excluindo linhas e colunas
• Dica 7 - Exibindo e ocultando barras de ferramentas
• Dica 8 - Salvando a pasta de trabalho
• Dica 9 - Abrindo uma pasta de trabalho
• Dica 10 - Autopreenchimento Cap. 2 - Edição de dados
• Dica 11 - Copiando valores
• Dica 12 - Movendo e excluindo células
• Dica 13 - Utilizando o Colar Especial
• Dica 14 - O painel da Área de Transferência
• Dica 15 - Localizando e substituindo dados
• Dica 16 - Trabalhando com comentários
• Dica 17 - Limpando células
• Dica 18 - Localizando rapidamente células
• Dica 19 - Entendendo o que são fórmulas e funções Cap. 3 - Criação de fórmulas e funções
• Dica 20 - Encontrando a média aritmética de valores
• Dica 21 - Calculando o menor e o maior número
• Dica 22 - Funções para contagem de células
• Dica 23 - Trabalhando com porcentagens
• Dica 24 - Usando funções lógicas
• Dica 25 - Construindo fórmulas condicionais
• Dica 26 - Adicionando valores
• Dica 27 - Funções para busca de dados
• Dica 28 - Convertendo medidas
• Dica 29 - Trabalhando com datas e horas
• Dica 30 - Arredondando valores
• Dica 31 - Fazendo verificações nas células com funções É
• Dica 32 - Planejando investimentos
• Dica 33 - Calculando pagamentos e juros
• Dica 34 - Combinando textos
• Dica 35 - Potência, raiz quadrada e logaritmo
• Dica 36 - Seno, co-seno e tangente de um valor
• Dica 37 - Assistente de pesquisa
• Dica 38 - Usando o botão Inserir função
• Dica 39 - Localizando e corrigindo erros nas fórmulas
• Dica 40 - Formato Número e Moeda Cap. 4 - Formatando a planilha
• Dica 41 - Formato Data e Hora
• Dica 42 - Formato Fração
• Dica 43 - Formato de CEP, CIC e telefone
• Dica 44 - Mesclando células
• Dica 45 - Inclinando o texto de uma célula
• Dica 46 - Ajustando o texto na célula
• Dica 47 - Formatando o texto
• Dica 48 - Alterando a cor de fundo da célula
• Dica 49 - Alterando a borda das células
• Dica 50 - Inserindo um gráfico com o assistente Cap. 5 - Criação de gráficos
• Dica 51 - Alterando o tipo do gráfico
• Dica 52 - Formatando o eixo
• Dica 53 - Formatando a legenda e título
• Dica 54 - Mudando cores e linhas
• Dica 55 - Inserindo diagramas
• Dica 56 - Formatando um gráfico 3D
• Dica 57 - Visualizando a planilha antes da impressão Cap. 6 - Impressão
• Dica 58 - Preparando a página para impressão
• Dica 59 - Inserindo cabeçalho e rodapé
• Dica 60 - Alterando as margens
• Dica 61 - Definindo a área de impressão
• Dica 62 - Visualizando a planilha em um browser Cap. 7 - Internet
• Dica 63 - Salvando como página da Web
• Dica 64 - Criando hiperlinks
• Dica 65 - Importando tabelas da Internet para uma planilha
• Dica 66 - Vinculando objetos Cap. 8 - Integração do Excel com outros aplicativos
• Dica 67 - Incorporando objetos
• Dica 68 - Usando hiperlinks para acessar outros programas
• Dica 69 - Construindo uma tabela dinâmica Cap. 9 - Tabelas Dinâmicas
• Dica 70 - Modificando uma tabela dinâmica
• Dica 71 - Construindo um gráfico dinâmico
• Dica 72 - Outras opções de configuração
• Dica 73 - Procurando arquivos do computador no Excel Cap. 10 - Aspectos Avançados
• Dica 74 - Distribuindo texto em colunas
• Dica 75 - Vinculando planilhas
• Dica 76 - Personalizando a barra de ferramentas
• Dica 77 - Construindo uma nova barra de ferramentas
• Dica 78 - Ferramenta Solver
• Dica 79 - Protegendo a planilha
• Dica 80 - Outras opções de proteção
• Dica 81 - Formatação condicional
• Dica 82 - Rastreando erros na planilha
• Dica 83 - Definindo regras de validação
• Dica 84 - Nomeando intervalos de células
• Dica 85 - Criando cenários
• Dica 86 - Usando o recurso Atingir Meta
• Dica 87 - Alterando um gráfico com a ferramenta Atingir Meta
• Dica 88 - Personalizando o Excel
• Dica 89 - Criando relatórios
• Dica 90 - Editando relatórios
• Dica 91 - Construindo um banco de dados
• Dica 92 - Usando o formulário de dados
• Dica 93 - Classificando dados
• Dica 94 - Acrescentando um filtro avançado
• Dica 95 - Localizando dados com critérios
• Dica 96 - Trabalhando com Subtotais
• Dica 97 - Gravando uma nova macro Cap. 11 - Macros e Programação
• Dica 98 - Executando uma macro
• Dica 99 - Outras opções de macro
• Dica 100 - Criando uma função para verificar se um número é par
• Dica 101 - Criando uma função para saber o tipo de um triângulo

Da mesma maneira que é possível au- mentar ou diminuir a largura das colunas em uma planilha, você também pode mudar a altura das linhas que são repre- sentadas por números no canto esquerdo da planilha. Aprenda agora os passos ne- cessários para alterar a altura das linhas:

1 Coloque o ponteiro do mouse entre uma linha e outra, para que apareça uma seta preta dupla.

2 Em seguida, clique e arraste para cima ou para baixo. Assim a altura da linha acima da seta preta será alterada.

3 Para configurar um valor exato da al- t u ra da linha, clique no menu Formatar>Linha>Altura...

4 Digite o valor e pressione Enter.

Mudando a

largura

das colunas

Mudando a

altura

das linhas

Dica 003 Dica 004

Primeiros Passos

As colunas representadas pelas letras no alto de sua planilha podem ser redi- mensionadas, dependendo da sua neces- sidade. Existem duas maneiras de mu- dar a largura das colunas. Acompanhe abaixo os procedimentos para aumentar ou diminuir a largura das colunas:

1 Posicione o ponteiro do mouse entre uma coluna e outra e note que ele assu- mirá a forma de uma seta preta dupla.

2 Clique e arraste, assim a largura da coluna à esquerda da seta mudará.

3 No momento em que você arrastar o mouse, é possível ver a medida exata da coluna.

4 Para determinar um valor exato para a largura da coluna, clique na coluna de- sejada e, em seguida, clique no menu Formatar>Coluna>Largura...

5 Digite um valor para a largura e pressi- one Enter.

Ao digitar um dado numa planilha de cálculos, você está sujeito a esquecer al- guma informação e só se dar conta disso no futuro. Neste caso você pode aumen- tar essa planilha, acrescentando linhas e colunas vazias. Acompanhe passo a pas- so os procedimentos para inserir uma li- nha ou coluna em branco:

1 Para inserir uma coluna, clique na co- luna à esquerda de onde você deseja que ela seja inserida. Por exemplo, se a colu- na vazia deve aparecer entre a coluna B e C, clique na coluna C. Você pode sele- cionar rapidamente a coluna toda, pres- sionando CTRL + barra de espaço.

2 Em seguida, clique no menu Inserir e escolha a opção Colunas.

3 Para inserir uma linha, clique na linha abaixo de onde você quer inseri-la. Por exemplo, se a linha vazia deve aparecer entre a linha 29 e 30, selecione a linha

30. Você pode selecionar rapidamente a linha toda. Para isso, basta pressionar a tecla SHIFT + barra de espaço.

4 Logo após, clique no menu Inserir e na opção Linhas.

Do mesmo modo que você consegue inserir linhas e colunas para aumentar o tamanho de sua planilha, é possível tam- bém excluí-las quando não são mais ne- cessárias ou somente ocultá-las, caso você queira apenas esconder alguma in- formação sem destruí-la. O procedimen- to para isso é extremamente fácil. Confira a seguir:

1 A maneira mais rápida para excluir uma linha ou coluna é clicar com o botão di- reito sobre ela.

2 Em seguida, você deve escolher a op- ção Excluir.

3 Para simplesmente ocultar, ou seja, esconder a coluna ou linha, clique com o botão direito sobre ela.

4 Depois, clique em Ocultar.

5 Para exibi-las novamente, pressione Ctrl+ T. Dessa forma, toda a planilha será selecionada.

6 A seguir, clique no menu Formatar> Colunas ou Linhas e depois selecione Reexibir.

Inserindo

linhas

e colunas

Ocultando e

excluindo

linhas e colunas

Dica 005 Dica 006

Primeiros Passos

A pasta de trabalho é o conjunto de planilhas em que você está trabalhando. Salvar seu trabalho de tempos em tem- pos é muito importante para garantir que as informações não sejam perdidas. Por- tanto, salve a sua pasta procedendo da seguinte forma:

Salvando a pasta

de trabalho

Dica 008

1 Se for a primeira vez que a pasta será salva, utilize o menu Arquivo>Salvar ou Arquivo>Salvar como... Tanto a primei- ra quanto a segunda opção abrem a cai- xa de diálogo Salvar como.

2 Na caixa chamada Salvar em:, locali- ze o disco e a pasta de destino para a gravação do arquivo.

3 Em seguida, digite um nome na caixa Nome do arquivo. Clique no botão Salvar.

4 As próximas vezes em que você for salvar a pasta, clique na opção Salvar para atualizar o arquivo e no botão Sal- var como..., caso queira salvá-lo em ou- tra pasta ou com outro nome.

Primeiros Passos

Quando você salvar a sua pasta de tra- balho, um arquivo com extensão XLS é criado no disco. Para abrir esse arquivo e continuar a trabalhar com suas planilhas, proceda assim:

Abrindo uma

pasta de trabalho

Dica 009

Primeiros Passos

1 Clique no menu Arquivo>Abrir... Você também pode pressionar Ctrl + A.

2 Na janela que surgiu, localize o disco e a pasta em que se encontra o arquivo. No caso, utilize a caixa Examinar para localizar o disco e, em seguida, o painel branco localizado logo abaixo para abrir alguma pasta, caso seja necessário.

3 Ao encontrar o arquivo XLS, selecione-o e clique na seta ao lado do botão Abrir.

4 A primeira opção simplesmente abre o arquivo, a segunda abre como “somente leitura”, ou seja, as alterações feitas não poderão ser gravadas posteriormente.

5 A opção Abrir como cópia cria um novo arquivo XLS, que recebe uma cópia das informações do arquivo seleciona- do anteriormente.

6 A última opção chamada Abrir e repa- rar... é muito útil para corrigir um arqui- vo, caso ele esteja corrompido.

7 Ao escolher a alternativa mais ade- quada, basta dar um clique sobre a mes- ma, para que o arquivo seja carregado na tela do Excel.

Muitas vezes você vai precisar copiar o conteúdo de uma célula em outro local. Para ajudá-lo nessa tarefa, além do autopreenchimento já visto, você pode proceder da seguinte forma:

Copiando valores

Dica 011

Edição de dados

1 Dê um clique na célula a ser copiada.

2 Clique no menu Editar>Copiar ou sim- plesmente pressione Ctrl + C.

3 Note que a célula fica com um tracejado ao seu redor.

4 Em seguida, clique na célula de destino e clique no menu Editar>Colar ou sim- plesmente pressione a combinação de te- clas Ctrl + V.

5 Você ainda pode simplesmente pressio- nar a tecla Enter, na célula de destino.

6 Assim que o conteúdo for colado, note que uma marca inteligente surgiu no lado esquerdo da célula. O nome desse botão é Opções de colagem.

7 Clique na seta ao lado do botão e veja as alternativas.

8 Clicando na opção Manter formatação original, além do conteúdo, os forma- tos da célula de origem também serão copiados para a célula de destino.

9 A segunda opção: Fazer correspondên- cia com a formatação de destino, ignora a formatação de origem e permanece com a formatação da célula destino.

10 Você pode colar somente a formata- ção da célula de origem, ignorando o seu conteúdo. Para isso, escolha a opção So- mente formatação.

O conteúdo de cada célula pode ser mudado de lugar no momento que você achar necessário. O processo para mover as células com seus conteúdos é tão sim- ples quanto arrastar um ícone na área de trabalho. Além de mudar as informações de lugar, você pode ainda eliminar as cé- lulas que não são mais úteis em sua planilha. Acompanhe:

Movendo e

excluindo células

Dica 012

1 Selecione a célula (ou o conjunto de cé- lulas) a ser movimentada.

2 Posicione o ponteiro do mouse sobre uma das bordas pretas das células selecionadas e veja que surgirá uma seta preta de quatro pontas junto ao ponteiro.

3 Clique e arraste para o local desejado. Caso haja informação na célula de des- tino, uma mensagem surgirá para que você confirme o processo. Se você clicar em OK, o conteúdo da célula de destino será perdido. Se clicar em Cancelar, a movimentação é ignorada.

4 Ao mover a célula, você pode pressio- nar a tecla Ctrl para que a célula de ori- gem permaneça com o conteúdo e seja criada a sua cópia na célula de destino.

5 Para excluir uma célula de sua planilha, basta selecioná-la e clicar no menu Editar>Excluir...

6 Assim, uma pequena caixa de diálogo surgirá para que você possa escolher o que vai acontecer com as células vizi- nhas à que está sendo eliminada, ou seja, através desta op- ção, você pode deslocar as célu- las para esquerda, para cima ou ain- da excluir a linha ou a coluna inteira da planilha.

Edição de dados

O painel de tarefas é um novo recurso do Office XP. Através dele, você pode cri- ar novas pastas de trabalho, inserir cliparts na planilha, pesquisar arquivos e acessar a Área de transferência. O painel da Área de transferência pode armazenar até 24 itens e o seu conteúdo fica disponível para qualquer um dos programas do Office. Aprenda a usá-lo, acessar seu conteú- do, limpá-lo e configurá-lo abaixo:

O painel da Área

de Transferência

Dica 014

1 Assim que você copiar alguma informa- ção ou imagem, automaticamente é adici- onado um item ao painel da Área de trans- ferência. A maneira mais rápida para abrir esse painel é pressionando duas vezes seguidas as teclas Ctrl + C. Você ainda pode abri-lo pelo menu Editar>Área de transferência do Office...

2 Cada item pode ser visualizado em mi- niatura dentro desse painel e, se você quiser colá-lo em alguma parte da planilha, basta clicar na seta preta que aparece quando você passa o ponteiro do mouse sobre o item apresentado.

3 Surgirá um pequeno menu com apenas dois itens: Colar e Excluir. O primeiro cola o item da Área de transferên- cia na célula selecionada. O segundo elimina o item da Área de transferência.

4 Caso queira limpar todo o conteúdo do painel de uma vez só, basta clicar no botão Limpar tudo localizado na parte de cima do painel.

5 Para configurar esse painel, use o bo- tão Opções, encontrado na parte inferior do painel. A opção Mostrar Área de trans- ferência do Office automaticamente, permite que o painel seja aberto assim que algo for copiado.

6 A segunda opção chamada Coletar sem mostrar ‘Área de transferência do Office’ guarda os itens copiados na área de transferência, sem mostrá-la.

7 A opção Mostrar ícone da ‘Área de transferência do Office’ na barra de tarefas insere um ícone na bandeja da barra de tarefas do Windows, tornando bem mais fácil acessar a Área de trans- ferência a partir de qualquer programa.

8 A última opção chamada Mostrar status ao lado da barra de tarefas ao copiar exibe uma mensagem ao lado do ícone da barra de ta- refas quando um novo item é coletado.

Edição de dados

As informações que você digita dentro de uma planilha podem se tornar muito extensas e certamente você precisará em algum momento consultá-las, seja para uma simples conferência ou mesmo uma grande alteração. Para resolver isso, exis- tem dois recursos dentro do Office para localizar e substituir dados:

1 Estando com a planilha aberta, clique no menu Editar>Localizar... ou pressio- ne Ctrl + L.

2 A janela que apare- cer possui uma caixa chamada Localizar, na qual você irá digitar o que deseja procurar.

3 Após a digitação, clique no botão Locali- zar próxima, para a- char a primeira célula em que o texto aparece. Clicando no mes- mo botão, outras ocorrências vão sendo mostradas até chegar ao fim da planilha.

4 Ao clicar no botão Localizar Tudo, a caixa de diálogo é expandida e, na parte inferior, aparecem todas as ocorrências do texto procurado. Basta clicar em um item e navegar à célula correspondente.

5 Clique no bo- tão Opções pa- ra aperfeiçoar a sua pesquisa.

6 Você pode pro- curar por algu- ma célula for- matada. Para isso, clique na seta preta ao lado do botão Formatar...

Localizando e

substituindo dados

Dica 015

Edição de dados

7 Em seguida, clique na opção Formatar... e na caixa de diálogo que aparecer, es- colha o tipo de formatação que deseja encontrar.

8 Você ainda pode determinar o local que será pesquisado, utilizando a caixa Em: e a caixa Pesquisar.

9 Ao selecionar a opção Diferenciar mai- úsculas de minúsculas, você força o Excel a pesquisar o texto exatamente como você digitou, ou seja, respeitando letras maiús- culas e minúsculas.

10 A opção Coincidir conteúdo da cé- lula inteira serve para encontrar somen- te as células que contenham exatamen- te o texto procurado.

11 Além de localizar, você também pode substituir as informações por outras. Para isso, utilize a guia Substituir da mesma caixa de diálogo.

12 Nela, você encontra duas caixas de texto: a primeira serve para inserir o texto a ser localizado, e a segunda o texto que vai substituir o que foi encontrado.

13 Nesta tela são encontrados os mesmos bo- tões da tela an- terior. Ao termi- nar de digitar e de configurar o que for necessá- rio, você pode clicar no botão Substituir, para ir substi- tuindo o texto aos poucos ou clicar no botão Substituir Tudo para substituir todo o texto da planilha de uma vez só.

Quando você for corrigir a sua planilha em busca de informações digitadas in- corretamente, precisará se “livrar” do conteúdo equivocado nas células en- contradas. Se quiser você pode deixar uma célula ou um intervalo de células sem formatação nenhuma. Tanto o pri- meiro quanto o segundo caso podem ser resolvidos num piscar de olhos.

1 A maneira mais fácil de apagar o con- teúdo de uma célula é selecionando-a e pressionando a tecla Delete.

2 Mas, se você quer usufruir das outras opções de limpeza de células, acesse o menu Editar>Limpar.

3 A primeira opção, como o próprio nome diz, vai limpar tudo na célula, conteúdo, comentários e formatação.

4 A segunda opção elimina todos os for- matos da célula e permanece com o con- teúdo e comentário, caso existam.

5 A terceira opção, que corresponde à te- cla Delete citada acima, apaga apenas o conteúdo, deixando na célula, a forma- tação e o comentário.

6 E a última opção apaga apenas o co- mentário da célula, permanecendo todo o restante.

Limpando células

Dica 017

Edição de dados

Da mesma maneira que você utiliza o recurso Localizar, para pesquisar na sua planilha ou pasta de trabalho por algum dado importante, é possível localizar en- dereços de células. Muitas vezes você não tem a informação da célula em mãos, e sim apenas a sua referência ou o seu endereço. Por isso é que o Excel disponibiliza uma ferramenta de locali- zação rápida de célula:

1 A maneira mais rápida de ir para uma célula específica é digitando o seu en- dereço na caixa de nome, ao lado da bar- ra de fórmulas. Basta pressionar Enter após a digitação e automaticamente a célula será localizada.

2 Outra alternativa é utilizar o menu Editar>Ir para... Da mesma maneira, você deve digitar a referência da célula na caixa e clicar em OK.

Localizando células

rapidamente

Dica 018

3 Clique no botão Especial, caso queira configurar seleções especiais. Por exem- plo, você pode selecionar todas as células em branco da sua planilha.

4 Ao selecionar a opção Comentários, todas as células que possuem comen- tários serão selecionadas.

5 Se você escolher a opção Objetos, todos os objetos da planilha, como auto- formas ou cliparts desenhados, serão selecionados.

6 Caso você clique na alternativa Cons- tantes, todas as células que contêm tex- tos que não se alteram, ou seja, que não possuem fórmulas, serão selecionadas.

7 Ao fazer a sua escolha, clique em OK.

Edição de dados