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O que é a planilha eletrônica Excel?
É um software que manipula uma tabela, composta de linhas (identifica- das por números) e colunas (identificadas por letras) e executa uma interse- ção entre elas (linhas e colunas). Com essa combinação matricial podemos estipular valores, fórmulas, funções e diversas manipulações para a obten- ção de resultados.
Uma das grandes vantagens da planilha é a da referência, permitindo que à medida que se altera um valor da planilha, todos os cálculos que envolvem o valor alterado serão recalculados automaticamente.
O MS-Excel é um programa gerenciador de planilhas eletrônicas de cálcu- los e integrante do pacote de aplicativos Office da Microsoft.
O que vamos fazer com ele?
Vamos mostrar as funções básicas e algumas avançadas, focando no ob- jetivo do concurso que é o de selecionar um candidato com duas caracterís- ticas de experiência no Excel:
Ter familiaridade de navegação nas funcionalidades básicas no am- biente do Excel.
Conseguir obter resultados práticos usando funções básicas lógicas e aritméticas no Excel, consciente também de que o software permite a utilização de funções avançadas.
Tenha em mente que mesmo o Excel como software consegue atingir níveis muito altos de complexidade lógica e matemática em suas fórmulas, as questões dos concursos na sua média visam selecionar aqueles que co- nhecem a operação básica do produto, pois posteriormente, já concursados, quando necessário a autarquia aplica treinamentos dirigidos a sua necessi-
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dade utilizando o produto, entretanto mesmo nesses treinamentos o conhe- cimento básico que estamos nos referindo e que vamos mostrar é sempre prerrequisito.
Apresentação do ambiente
Quando carregamos o programa, aparece a primeira tela de iniciação:
Fonte: Microsoft Office Excel 2003.
Barra de Menus
Contém os comandos do Excel dispostos em menus horizontais (Arquivo, Editar, Exibir, Inserir, Formatar, Ferramentas, Dados, Janela, Ajuda) que são acionados pelo mouse quando clicados ou pela tecla de atalho, combinando- -se a tecla ALT + Letra Sublinhada como é o padrão. Exemplo: Formatar (a letra f é maiúscula e sublinhada). Esse é um padrão do Excel nessa versão 2003.
Fonte: Microsoft Office Excel 2003. Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A.,
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Fonte: Microsoft Office Excel 2003.
Barra de Status
É uma barra que fica localizada na base (parte de baixo) da tela inicial do Excel. Ela vai apresentando uma série de informações na medida que traba- lhamos com as planilhas com o título de Pronto.
Fonte: Microsoft Office Excel 2003.
Planilhas abertas
Localizada na parte inferior da tela inicial, são abas com o nome das pla- nilhas que estão abertas ou podem ser trabalhadas. Quando o Excel é inicia- do por padrão, ele carrega e fornece três planilhas para o usuário trabalhar (Plan1, Plan2, Plan3).
Podemos renomear as planilhas padrão do sistema através do menu, em Formatar / Planilha / Renomear.
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Podemos inserir novas planilhas através do menu Inserir / Planilha.
Outra forma de edição é através do mouse. Leve o cursor do mouse até o nome da planilha (Plan1) e clique com o botão direito do mouse que vai aparecer uma janela com opções.
Fonte: Microsoft Office Excel 2003.
Criando e editando planilhas
Criando uma nova planilha
Quando o Excel é iniciado, por padrão ele carrega e fornece três planilhas para o usuário trabalhar (Plan1, Plan2, Plan3). Podemos inserir novas plani- lhas através do menu inserir selecionando Planilha.
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Fonte: Microsoft Office Excel 2003.
Intervalos horizontais e verticais
Exemplo de um intervalo de F4 até K10:
Fonte: Microsoft Office Excel 2003.
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Podemos movimentar livremente o cursor do mouse ou as setas de nave- gação do teclado sobre as células.
Uma célula pode ter seu nome padrão (letra X linha) mudado por outro livremente pelo usuário, entretanto devemos organizar esses apelidos para poder utilizá-los de forma ordenada em nossa planilha.
Para nomear uma célula com o apelido VALOR TOTAL, coloque o cursor na Caixa de nome que está com o nome padrão (A1) e digite o novo valor. Somente são aceitas palavras completas. Caso necessite de espaço em seu projeto, utilize então o traço baixo entre os nomes (VALOR_TOTAL).
Fonte: Microsoft Office Excel 2003.
Introdução de dados
Podemos introduzir dados de diferentes tipos nas células como numéricos e alfanuméricos e em vários formatos, além de textos, datas/horas e fórmulas.
Quando digitados repare que os dados aparecem também na barra de fórmulas, devem-se confirmar os dados através do ENTER ou ESC para retor- nar ao valor anterior.
Fonte: Microsoft Office Excel 2003.
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Fonte: Microsoft Office Excel 2003.
Vai aparecer uma caixa de diálogo com seis opções de possibilidades de formatação de edição para a célula e cada opção possui ainda suas proprie- dades de edição. Vamos comentar as principais:
Número
Permite a configuração de inteiros e decimais.
Moeda
Permite a digitação de valores em várias moedas.
Data
Permite a digitação de data com vários formatos de edição
Hora
Idem.
Especial
Permite a formatação de edição do valor digitado para CEP, CIC, telefone etc.
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Alinhamento
É uma opção usada para alinhar a digitação de textos na célula.
Fonte
Podemos selecionar um tipo de fonte e características específicas para a célula.
Edição aritmética básica de dados
Todos os dados numéricos digitados na célula podem ser agrupados em operações aritméticas com o resultado sendo mostrado e consistido pelo Excel logo após a confirmação (ENTER).
Quando escrevemos uma equação aritmética com o operador desejado, o Excel resolve a equação na ordem matemática ou seja: potenciação, multi- plicação e divisão, adição e subtração.
Podemos escrever equações mais complexas para a célula utilizando pa- rêntesis. No Excel usamos somente parêntesis; colchetes não são aceitos.
Na célula, quando escrevemos a equação, ela deve ser precedida do sinal = o Excel fundamenta a equação em busca de erros quando teclado o ENTER.
Podemos utilizar operadores aritméticos e operadores lógicos para defi- nir nossas equações.
Operadores aritméticos
Operador Operação
/ divisão
^ potencialização
% porcentagem
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Autocorreção
No caso de faltar algum componente da nossa fórmula, o Excel nos ajuda avisando e sugerindo mudanças.
Exemplo:
Se não declararmos o último parêntese, ao teclar o ENTER a seguinte mensagem será exibida:
Fonte: Microsoft Office Excel 2003.
Como informa a mensagem, podemos corrigir manualmente a fórmula ou aceitar que o Excel complemente a fórmula com o parêntese que falta. Caso optemos por corrigir manualmente (opção Não) o Excel exibe uma mensagem com a correção devida:
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Fonte: Microsoft Office Excel 2003.
Funções de referência
No Excel, em geral, utiliza-se as funções de referência de célula para de- terminar ou declarar a fórmula desejada. Utilizamos a referência de linhas (1,2,3,4,5....) e colunas (A,B,C,D,E...) ou a referência de apelido da coluna (caso seu nome tenha sido alterado) para criar as equações aritméticas que mani- pulam os dados das células obtendo o resultado desejado.
Portanto, caso utilize o nome de apelido da célula na declaração das equações, essa documentação deve estar muito bem estruturada para a sua correta utilização, caso contrário o Excel vai reclamar das inconsistências nas declarações gerando vários erros.
As funções de referência do Excel são as responsáveis pelo sucesso e po- pularidade que o produto atingiu em todos os seus níveis de utilização.
Exemplo:
Vamos criar uma planilha de Demonstrativo Mensal (Despesas X Receita) e inserir valores para os meses de janeiro / fevereiro e março:
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C – renomeando a planilha
Utilizamos a planilha padrão (Plan1) para montar nosso exemplo. Clique com o botão direito do mouse sobre Plan1 e altere o nome para orçamento.
Navegação aritmética simples
O Excel permite recursos simples de navegação com aritmética pelas cé- lulas no sentido vertical e horizontal.
Clique com o mouse na célula de salário do mês de janeiro e com o botão apertado desça para a célula de bolsa e depois para a de ajuda de custo e assim sucessivamente. Na medida em que vamos descendo e iluminando outras célu- las, o Excel está internamente somando os valores encontrados em cada célula e vai incrementando e mostrando na Barra de Status (parte de baixo).
Fonte: Microsoft Office Excel 2003.
O mesmo movimento no sentido horizontal iluminando a célula do salá- rio de janeiro e arrastando para fevereiro e março a soma do resultado será mostrado na Barra de Status.
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Fonte: Microsoft Office Excel 2003.
AutoSoma
Podemos também utilizar um recurso chamado AutoSoma, que possui um botão na caixa de ferramentas. Quando iluminadas as células e o botão é acionado o Excel gera um total de cada coluna na célula seguinte.
Fonte: Microsoft Office Excel 2003. Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A.,
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uma pequena cruz. Clique nesse símbolo que se chama alça e arraste até a coluna J. O Excel vai “entender” que se trata de uma declaração de meses e vai preencher o restante logicamente.
Fonte: Microsoft Office Excel 2003.
O Excel preenche células em datas, meses, dias da semana ou até com sequências numéricas simples. Nesses casos ele se comporta da seguinte forma:
Exemplo:
Digitando na célula F21 o valor numérico 1 apenas e usando o recurso da alça arrastando até J21, o Excel “entende” apenas que se quer repetir o valor numérico 1 nas demais células.
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Fonte: Microsoft Office Excel 2003.
Quando queremos uma sequência numérica, temos de sinalizar para o Excel do que se trata. Repetindo o mesmo exemplo agora, mas digitando o valor numérico 1 na célula F21 e o valor numérico 2 na célula G21.
Clique em F21 e com a tecla SHIFT apertada em G21 iluminando ambas as células. Clique em seguida no símbolo de alça de G21 e arraste até J21.
O Excel “entendeu” então que se trata de uma sequência numérica e pre- encheu as células automaticamente.
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