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FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS
O conjunto das funções administrativas, consideradas como um todo integrado dá-se o nome de processo administrativo. Ela serve de base para a literatura neoclássica da administração, que busca explicar como as funções administrativas são desenvolvidas pelas organizações.
As funções do processo administrativo são: (PODC)
**1. Planejamento;
- Organização;
- Direção;
- Controle.**
Essas quatro funções organizacionais são à base do estudo da administração para os neoclássicos, e representam as funções desempenhadas pelos administradores nas organizações.
Elas formam um ciclo contínuo de atividades que a função administração desenvolve nas organizações, atuando da seguinte forma:
Planejar – consiste num processo de antever e definir objetivos, estratégias, responsáveis, prazos e ações a serem realizadas ao longo do tempo. Organizar – consiste em criar as condições necessárias para que os objetivos sejam alcançados. Isto é, colocar a empresa na devida ordem. Dirigir – consiste na execução das ações empresariais em busca dos objetivos. É a ação empresarial, propriamente dita. Controlar – consiste no acompanhamento do que esta sendo feito. Para tanto se faz a mensuração do que é feito; a comparação com o planejado; e a correção, quando necessário, para que os objetivos sejam alcançados.
PLANEJAMENTO
O planejamento, como função básica do administrador, define os objetivos a serem atingidos pela organização (seja pública ou privada), além de determinar a maneira (como) alcançá-los. A definição de como atingir o objetivo, determinando a maneira como serão alocados os recursos da empresa ou órgão, é chamada de estratégia. Em suma, quando se efetua o planejamento, deseja-se determinar onde se pretende chegar , o que deve ser feito , quando, como e em que sequência.
Tipos de Planejamento São três os tipos de planejamento: a) Estratégico; b) Tático; c) Operacional. A diferença entre eles se refere ao nível hierárquico em que são elaborados, a abrangência em relação às unidades e o período para o qual se refere. Vejamos:
O planejamento estratégico é o processo administrativo que proporciona sustentação mercadológica para se estabelecer a melhor direção a ser seguida pela empresa, visando ao melhor grau de interação com os fatores externos - não controláveis - e atuando de forma inovadora e diferenciada. Ele é, normalmente, responsabilidade dos níveis mais altos da organização (nível institucional). Assim, o planejamento estratégico:
É projetado para o longo prazo; Envolve a empresa como um todo; É definido pela cúpula organizacional; É voltado para a eficácia; É voltado para o atendimento do cliente.
O planejamento tático é voltado para uma área da organização específica, planejando a utilização eficiente dos recursos disponíveis para a consolidação dos objetivos previamente fixados. É conduzido pelos níveis organizacionais intermediários. Assim, o planejamento tático:
É projetado para o médio prazo; Envolve cada departamento ou unidade organizacional; É definido pelo nível gerencial intermediário; É voltado para a coordenação e integração das atividades.
O planejamento operacional , por sua vez, está mais ligado à formalização de metodologias e procedimentos, gerando basicamente os planos de ação ou planos
2. Pessoas: cada pessoa é designada para ocupar um cargo, que é uma parte específica do trabalho global. Essa designação deve considerar habilidades, aptidões, interesses, experiência e comportamento de cada pessoa. Cada pessoa é ocupante de um cargo na organização formal. 3. Órgãos : as tarefas e as pessoas são agrupadas em órgãos, como divisões, departamentos ou unidades da organização. À medida que envolva características ou objetivos similares, os órgãos passam a ser dispostos em níveis hierárquicos e em áreas de atividades. Em função da ligação direta ou indireta com os objetivos da empresa, passam a existir os órgãos de linha e de staff. 4. Relações: os relacionamentos constituem o conceito talvez mais importante da organização. A preocupação inicial focalizou as relações entre os órgãos componentes da organização e entre as pessoas com relação ao seu trabalho. Posteriormente, essa preocupação estendeu-se a outros aspectos fora da organização, como relacionamentos com clientes (a partir de sistemas de gestão como o CRM - Customer Relationship Management), com fornecedores (a partir de sistemas de gestão como o SCM - Supply Chain Management).
Quem estuda a função organizacional deve estar atento também a o fato de que esta função também se desdobra nos três níveis organizacionais:
Estratégico: estabelece o desenho organizacional (toda organização). Tático: estabelece o desenho departamental das unidades organizacionais. Operacional: estabelece o desenho de cargos e tarefas.
Organização no nível global : trata-se da organização que envolve a empresa como um todo, tratando de realizar o desenho organizacional. Esta organização é tratada pela cúpula organizacional no nível institucional. Organização no nível departamental: é quando esta função organizacional é tratada pela gerência intermediária, abrangendo cada departamento ou unidade da empresa. Trata-se do desenho departamental ou departamentalização. Organização no nível das tarefas e operações: é o caso da organização que focaliza as tarefas do empreendimento, suas atividades e operações. É aqui que se insere o desenho de cargos ou tarefas, tratado no nível mais baixo da organização: o operacional.
DIREÇÃO
A função de dirigir está relacionada com a direção dos trabalhos executados , para que os objetivos da organização possam ser atingidos. Esta função é responsável por acionar e dinamizar a empresa para que ela possa funcionar adequadamente.
A direção se relaciona com as pessoas da empresa. Ela é a função administrativa que trata do relacionamento entre os administradores e os seus subordinados , por isso, é possível dizer que ela está centrada nas relações humanas.
Deve-se perceber que as pessoas são o principal recurso da organização, devendo ser dirigidas no exercício de suas funções para a consecução dos objetivos organizacionais. Neste sentido, as pessoas utilizam os demais recursos disponíveis (financeiros, materiais, tecnológicos, etc.) para concretizarem suas ações. Veja agora alguns princípios da direção:
Unidade de Comando : Cada funcionário tem um superior ao qual deve prestar contas
Delegação : Compreende designação de tarefas, de autoridade, de responsabilidade.
Amplitude de Controle: Há um limite quanto ao número de posições que podem ser eficientemente supervisionadas por um único indivíduo.
Princípio da coordenação ou relações humanas : harmoniza os esforços individuais em benefício de um bem comum.
Na função de direção , são três as principais atividades desempenhadas pelo administrador:
- Comunicação : os administradores precisam se comunicar com os seus subordinados para indicar-lhes os caminhos a serem seguidos e receberem feedback;
- Motivação: no exercício da função de direção, os administradores buscam utilizar-se da comunicação para estimular a motivação dos subordinados;
- Liderança : o exercício da liderança também utiliza da comunicação para influenciar o comportamento dos subordinados para que eles desejem realizar as atividades relevantes para a organização.
O conceito de direção é aplicável a todas as pessoas que atuam dentro dos limites organizacionais, em qualquer um de seus três níveis:
Presidente, Diretores, altos executivos : são as posições de direção ocupada por pessoas no nível institucional, que abrange a organização como um todo ou grandes áreas da mesma. Gerentes e pessoal intermediário: trata-se das posições que exercem a direção no nível intermediário da organização, abordando cada departamento ou unidade; Supervisores e encarregados : são as posições de direção que abrangem grupos de pessoas e tarefas no nível operacional da organização.
- Padronizar a qualidade de produtos e serviços: oferecidos pela empresa, por meio de treinamento de pessoal, inspeções, controle estatístico de qualidade e sistemas de incentivo.
- Limitar a quantidade de autoridade : que está sendo exercida pelas várias posições ou pelos níveis organizacionais, por meio de descrições de cargos, diretrizes e políticas, regras e regulamentos e sistemas de controle.
- Medir e dirigir o desempenho das pessoas : por meio de sistemas de avaliação do desempenho do pessoal, supervisão direta, vigilância e registros, incluindo informações sobre produção por empregado ou perdas por refugos por empregados, etc.
6. Como meios preventivos para o alcance dos objetivos organizacionais : pela articulação de objetivos em um planejamento, pois os objetivos ajudam a definir o escopo apropriado e a direção do comportamento das pessoas para o alcance dos resultados desejados.
