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Todas as marcas ou nomes de empresa referidos neste manual servem única e exclusivamente propósitos pedagógicos e nunca devem ser considerados infracção à propriedade intelectual de qualquer dos proprietários.
GOVERNO DA REPÚBLICA PORTUGUESA
Ficha Técnica
Título: Logística Operacional Autor: António Marques Editor: Companhia Própria – Formação e Consultoria Lda. Edifício World Trade Center, Avenida do Brasil, n.º 1 - 2.º, 1749 – 008 LISBOA Tel: 217 923 811; Fax: 217 923 812/ 3701 www.companhiapropria.pt [email protected] [email protected]
Entidades Promotoras e Apoios: (^) Companhia Própria – Formação e Consultoria Lda. e Programa Operacional Emprego, Formação e Desenvolvimento Social (POEFDS), co-financiado pelo Estado Português e pela União Europeia, através do Fundo Social Europeu. Ministério da Segurança Social e do Trabalho. Coordenador: Ana Pinheiro e Luís Ferreira
Equipa Técnica: (^) SBI Consulting – Consultoria de Gestão, SA Avenida 5 de Outubro, n.º 10 – 8.º andar, 1050 – 056, LISBOA Tel: 213 505 128; Fax: 213 143 492 www.sbi-consulting.com geral@ sbi-consulting.com
Revisão, Projecto Gráfico, Design e Paginação:
e-Ventos CDACE Pólo Tecnológico de Lisboa Lote 1 – Edifício CID Estrada do Paço do Lumiar 1600-546 Lisboa Tel. 217101141 Fax. 217101103 [email protected]
© Companhia Própria – Formação & Consultoria, Lda., 2004, 1.ª edição
Manual subsidiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Português
Índice
Enquadramento
ÁREA PROFISSIONAL
Este manual enquadra-se na área profissional de Técnico de Logística.
CURSO / SAÍDA PROFISSIONAL
Todos os participantes poderão reunir competências no âmbito desta área e obter saídas profissionais a desempenhar funções de Gestão de Superfícies Comerciais, Gestão de Transportes, Gestão de Armazéns ou em departamentos relacionados com estes mercados.
PRÉ-REQUISITOS
Para frequentar uma acção auxiliada por este manual, deve ser colocado como pré-requisito mínimo o 12º ano de escolaridade.
COMPONENTE DE FORMAÇÃO
Através deste manual poderão ser leccionado cursos como:
Logística Operacional;
Logística e Gestão de Materiais;
Logística e Gestão de Armazéns;
Logística e Gestão de Transportes.
A Formação a decorrer, tendo este manual como auxiliar, pretende criar competências ao nível da Gestão Logística, procurando-se Fornecer um nível de serviço desejado a um custo aceitável. Isto é, obter um bom equilíbrio entre o custo da operação adoptada e o nível de serviço por ela oferecido.
UNIDADES DE FORMAÇÃO
Introdução à Logística Operacional (10h)
A Recepção da Mercadoria no âmbito da Logística Operacional (20h)
A preparação da Mercadoria no âmbito da Logística Operacional (20h)
O Controlo Operacional (10h)
OBJECTIVOS GLOBAIS
No final da formação, o formando deve estar apto a:
Mostrar quais são as funções e procedimentos que são necessários para o bom funcionamento de um armazém.
Desenvolver metodologias específicas que permitam estabelecer a melhor sequência de artigos, no sentido de aumentar a produtividade interna do armazém, diminuir as quebras durante o transporte e facilitar a operação de recepção e arrumação.
Desenvolver metodologias específicas para dimensionamento de armazéns, em termos de necessidades de volume, de área, de número de posições e de tipo de posições.
CONTEÚDOS TEMÁTICOS
Conceitos fundamentais de logística;
As funções características de uma operação logística;
Os procedimentos características aos vários processos da operação logística;
O agendamento das ordens de compra e recepção de viaturas;
5. CONTROLO OPERACIONAL E QUALITATIVO
5.1 INVENTÁRIO PERMANENTE
CONJUNTO DE INSTRUMENTOS DE AVALIAÇÃO
Os critérios de avaliação mais significativos para esta formação são:
Assiduidade e Pontualidade
Assertividade
Interesse demonstrado
Conhecimentos Adquiridos
Conhecimentos integrados no seu desempenho profissional. A avaliação poderá ser efectuada através de:
Qualitativa
Trabalhos de Grupo
Jogos Didácticos
Apresentações
Participação
Respostas (Método Interrogativo)
Quantitativa
Testes
Trabalhos práticos individuais
Resolução da Totalidade de Actividades / Exercícios
1. Conceitos Fundamentais
de Logística
1.1 - Conceitos
O termo Logística é de origem militar. Neste âmbito, está relacionado com a aquisição de todos os bens e materiais necessários para cumprir uma missão. Actualmente este termo passou para o domínio civil e está a ser utilizado por organizações com um conjunto de pontos de abastecimento geograficamente dispersos e com um âmbito nacional ou internacional.
Há muitas definições de Logística. Aquela que iremos utilizar neste módulo é: A Gestão de Logística é o processo que integra, coordena e controla a Movimentação de Materiais, o Inventário Final e a Informação Relacionada ao longo de toda a cadeia de abastecimento.
A Logística preocupa-se com a gestão dos fluxos físicos que começam na fonte de abastecimento e terminam no ponto de consumo. É claramente mais do que uma preocupação com os artigos finais – a visão tradicional da Distribuição Física. A Logística preocupa-se tanto com a localização da unidade produtiva e do armazém, como com os níveis de inventário, com os sistemas de informação e com o transporte e armazenamento.
O processo logístico, tal como foi definido acima, é tanto interno como externo a uma empresa específica. É interno no sentido em que o abastecimento e a distribuição física têm de ser geridos pela própria empresa. Externo porque os fornecedores e os clientes estão no exterior da empresa.
Alguns observadores referem-se à Logística como sendo as operações internas e à Gestão da Cadeia de Abastecimento como sendo os interface externos. Contudo, outros observadores utilizam os termos Logística e Gestão da Cadeia da Abastecimento indistintamente. O que é importante reter é que ambos consideram
Equilíbrio dos objectivos tradicionais
O passo mais importante para alcançar o equilíbrio entre todas estas actividades é reconhecer que elas são interdependentes. Por isso, não podem existir objectivos parciais, só globais. Neste contexto apareceu o conceito de custo total como factor agregador dos custos das várias actividades concorrentes.
O custo total não leva obrigatoriamente a uma redução dos custos, ou a um aumento da receita. O que ele introduz é o conceito de balanço entre receitas, despesas, investimento e oportunidade como forma de aferir qual é a melhor decisão ou política.
Mais concretamente, o preço de um produto, a sua qualidade intrínseca, o investimento para o processar e o risco de ruptura por ele introduzido na cadeia de abastecimento contam para determinar se ele é mais vantajoso do que um seu concorrente.
Numa palavra, procura-se o retorno do investimento.
Objectivos actuais
O conceito de retorno de investimento pode também ser encarado como um equilíbrio entre o nível de serviço oferecido e o custo associado. Assim procura-se Fornecer um nível de serviço desejado a um custo aceitável. Isto é, obter um bom equilíbrio entre o custo da operação adoptada e o nível de serviço por ela oferecido.
Como consequência deste objectivo verifica-se que hoje em dia existe uma troca de inventário por informação, fazendo com que produtos se movam rapidamente na cadeia de abastecimento.
Compras & abastecimento
Mercado abastecimento
Fabrico & produção Inventário^
Transporte & armazenagem
Mercado consumo
Fluxo de informação
Fluxo de artigos
Gestão de Materiais Gestão da Distribuição
Abastecimento físico Distribuição física
Figura 1: Diagrama de caracterização da logística
1.3 - O Enquadramento dentro de Empresa
Posição no organigrama
É importante aperceber-mo-nos que a estrutura de gestão internacional é construída sobre uma integração vertical.
Compras Produção Distribuição Marketing Finanças
Estrutura vertical
de gestão
Fluxo horizontal de artigos e informação
Director Geral
Figura 2: Enquadramento da logística dentro da empresa
Na prática, a Logística representa um fluxo horizontal de artigos e de informação. A Logística é um processo total de integração de funções individuais. Ele tem, portanto, de ser gerido como um sistema integrador, que estabelece ligações entre as fronteiras verticais.
1.4 - Conceitos Relacionados
Prazo dominante
Um modo útil de considerar o prazo dominante é separar o prazo dominante de abastecimento de todos os outros prazos dominantes. Isto tem o efeito de ilustrar graficamente o efeito cumulativo do inventário e o seu relacionamento com o processo logístico. O exemplo seguinte dá-nos uma ilustração simples.
(em dias)
∑=
10
15
5
Matérias primas @ Produção
(^2 1 1 1 2 3 2 1 2) ∑=
∑= dias
Artigos finais @ Armazém
Artigos finais @ Consumidor
PD Produção
PD Armazém
Prazo Dominante Processo
Prazo Dominante Acumulado
Inventário em dias de cobertura
Inventário em dias de cobertura
Prazo Dominante Processo 2 = Processamento encomendas 1 = Preparação 1 = Fabrico 1 = Embalamento e carga 2 = Trânsito
3 = Processamento encomendas 2 = Preparação 1 = Embalamento e carga 2 = Trânsito
Figura 4: Diagrama de decomposição do prazo dominante
Isto ilustra a construção do prazo dominante desde o fabricante até que artigo final é entregue no cliente. Os prazos dominantes de procura e de pagamento não são mostrados.
O inventário de matérias-primas retido dá para 5 dias, o processo produtivo demora 5 dias mais 2 dias de trânsito para o armazém. No armazém, é retido inventário de artigos finais para 15 dias, o processamento do armazém é de seis dias e são necessários 2 dias de trânsito para o cliente. O cliente possui inventário de artigos finais para 10 dias.
Assim, neste simples exemplo, foi encontrado inventário para 30 dias e um prazo dominante total do processo de 15 dias. Estas análises dos gráficos indicam claramente áreas críticas da construção do prazo dominante, permitindo a sua avaliação adequada.
Aprovisionamento Eficiente ou Contínuo (ER ou CRP)
O Aprovisionamento Eficiente (ou Aprovisionamento Contínuo) é um método que visa uma pronta reposição dos inventários, acelerando a circulação dos artigos na rede e evitando a sua retenção, com os custos associados.
Esta técnica faz parte do Efficient Consumer Response (ECR), que além dela utiliza a gestão eficiente de gamas, as promoções eficientes e a introdução eficiente de novos artigos como um conjunto de técnicas para dar uma resposta mais rápida e de melhor qualidade às necessidades dos clientes.
Ideias chave
As ideias chave do Aprovisionamento Eficiente são:
Cooperação e visão conjunta; Empenhamento; Troca de informação; Desenvolvimento de padrões de serviço; Obtenção de massa crítica.
Método
A forma pela qual este método pretende atingir os seus objectivos é
através de:
Just in time logistics (Cross Docking); Encomendas automáticas; Produção sincronizada; Troca de dados como base para melhores decisões de planeamento.
Ganhos potenciais
Os ganhos tipicamente associados a um aprovisionamento eficiente são:
Gerais
Redução de inventário; Redução das necessidades de armazenamento; Aumento da eficiência das operações de armazém;
Aspectos a ter em conta
O EDI deve ser uma realidade; É necessário volume para o CRP ser vantajoso; O CRP requer investimento (principalmente do lado do fornecedor); O CRP exige confiança mútua entre as partes.
Acompanhamento
Discussão entre as duas empresas ao nível da administração; Revisão dos pontos fracos e fortes da relação; Revisão da estrutura de interface; Alterar a forma como se faz negócio.
1.5 - Filosofias Associadas
Qualidade
A qualidade, quer em relação à Gestão pela Qualidade Total ou aos sistemas de qualidade tem sido recentemente reconhecida pela gestão. É uma filosofia, uma atitude de condução dos negócios e que actua como uma capa onde são feitas várias coisas que já deveriam ter sido feitas há muitos anos.
O cliente é posto de forma firme como o foco de atenção e os sistemas são desenvolvidos para assegurar que os requisitos dos clientes são sempre cumpridos.
A qualidade coloca um grande desafio à gestão, em muitos países ocidentais o mundo dos negócios foca-se muito no curto prazo, sacrificando as estratégias de longo prazo. A qualidade não é um projecto de curto prazo, é uma jornada requerendo dedicação, paciência e tempo. A alteração de atitudes e cultura requer muitos anos a alcançar.
A qualidade leva ao desenvolvimento do serviço para além do nosso cliente, em direcção ao cliente dele. Como tal representa o ideal da Gestão da Cadeia de Abastecimento – para ligar totalmente todos os fornecedores e todos os clientes.
JIT
Os sistemas de fabrico JIT representam um conceito único que coloca requisitos de procura sobre um negócio. O JIT difere dramaticamente dos sistemas existentes e é esperado que continue a crescer. É baseado na entrega de materiais na quantidade exacta e no momento necessário em que eles são necessários, empurrando assim os níveis de inventário para um mínimo. O JIT necessita que a forma como planeamos, desenhamos, fazemos, marcamos, guardamos e transportamos os artigos seja alterada. Os requisitos de um sistema JIT ficam-se em:
Nível zero de inventário;
Prazos dominantes curtos; Abastecimentos pequenos e frequentes; Alta qualidade e zero defeitos.
Ambiente
Os assuntos ambientais cada vez ocupam mais tempo dos legisladores.
A função logística tem um grande impacto sobre o ambiente. O desenho e localização dos armazéns podem contribuir para a poluição visual, especialmente se o armazém tem um pé direito elevado. Isto pode levar a problemas consideráveis com os vizinhos.
Os transportes contribuem com o barulho, vibração, poluição do ar e com a poluição visual. Também causam acidentes com perdas de vidas humanas. Como consequência, não surpreende que o público não simpatize muito com os veículos.
A estratégia de inventário também tem um grande impacto porque determina onde existirá retenção de inventário e, consequentemente, quão longe é que ele terá de ser transportado até o cliente final. A deslocação no sentido do JIT e da centralização só aumenta a actividade de transporte.
Finalmente, deve ser notado que as embalagens também são uma forma de poluição ambiental muito sensível. Desta forma, o desperdício, a reciclagem e os tipos de materiais utilizados são de grande importância.
Os perigos são evidentes e a não ser que a indústria faça qualquer coisa, os legisladores irão impor restrições que influenciarão significativamente a eficácia das operações logísticas.
Nos anos recentes, houve uma pressão enorme no sentido da redução dos prazos de entrega. Esta pressão foi particularmente guiada por desenvolvimentos estratégicos. Pode muito bem ser que uma solução, do ponto de vista ambiental, seja uma redefinição dos prazos de entrega no sentido de dar maior tempo ao planeamento, originando uma melhor utilização dos veículos. É desnecessário afirmar que esta abordagem poderá ter consequências dramáticas para o negócio.
Se a logística falhar na satisfação dos ambientalistas poderá esperar que aparecerão soluções impostas. Estas poderão ser a proibição de viaturas pesadas, com a consequente transferência dos artigos para viaturas ligeiras, o que por sua vez leva a maiores problemas de congestão de tráfego e aumento de custos.
Como é natural, os assuntos ambientais devem ser considerados e eles deverão ser uma prioridade da atenção da gestão – uma vez que eles já estão sensíveis às áreas ambientais, como por exemplo o embalamento na Alemanha, as estradas na Suiça e a proibição de camiões em Londres.
Serviço ao cliente
Actualmente verifica-se que os níveis de serviço podem ser estabelecidos e depois desenvolvem-se estratégias que os garantam. Deixar de tentar ser tudo para todos os clientes levou ao desenvolvimento de serviços diferenciados que são oferecidos a segmentos de mercado específicos.
Os maiores desenvolvimentos deram-se pelo reconhecimento de que a Logística é um elemento chave no marketing mix. De facto a Logística é o elemento com um grande potencial para desenvolver uma vantagem competitiva. Isto é verdade pela sua capacidade para responder mais rapidamente às necessidades dos clientes.
Em muitos mercados ocorreram mudanças nas políticas de posse de inventário tendo como consequência uma redução dos inventários nos pontos de consumo. Para suportar essas estratégias é essencial desenvolver sistemas de informação capazes de coligir, agregar e transferir dados a uma grande velocidade e de ter meios para desenvolver artigos rápida e eficazmente.
Figura 5: Fluxo de Material versus Fluxo de Informação
A tendência quanto aos níveis de serviço é estreitar a diferença existente entre o cliente e o fornecedor quanto à percepção do serviço prestado. Isto envolve gerir os clientes em vez de gerir ofertas de artigos e serviços.
As expectativas de serviço por parte do cliente aumentarão e terão de ser correspondidas pelo desenvolvimento de uma abordagem proactiva às necessidades dos clientes. A Gestão da Procura está a emergir como uma abordagem inter-funcional para servir clientes. Entretanto, o aumento da frequência de entrega, menores prazos dominantes e maior rigor na entrega são tendências imparáveis.
Figura 6: Questões fundamentais na criação e operação de uma cadeia de fornecimento
