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Contiene casos de componentes del control interno
Tipo: Ejercicios
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Usted como jefe de Auditoria de una empresa industrial es miembro de un grupo de dirección estratégica, que está encargado de definir los objetivos y metas para los próximos 5 años. Tiene serias dudas respecto a la capacidad de acción y de cumplimiento por parte de las siguientes áreas Administración y Finanzas y de TIC (Tecnología de la Información). En particular cree que el grupo de profesionales que las integra no estará a la altura de las circunstancias y harán fracasar lo que se planifique.
¿Cuál sería su actitud frente a la situación?
Documentar adecuadamente sus objeciones en un documento a ser firmado por el grupo de trabajo, a efectos de deslindar responsabilidades.
Convencer al grupo de sus dudas y elevarlas al Gerente General a efectos de lograr acciones en consecuencia.
Despreocuparse del tema, por cuanto el fracaso que usted intuye podrá ser atribuido más adelante a las áreas de Administración y Finanzas y la de TIC.
Integrar al grupo a los responsables de Administración y Finanzas y las de TIC a efectos de compenetrarlos con el proyecto y eliminar dudas respecto a su participación y compromiso.
Una de las funciones importantes en la evaluación de los riesgos de las organizaciones representa la integración, compromiso de las todos los involucrados en los proyectos de que lleve adelante las empresas. En este caso es importante que desde su posición busque que todos estén comprometidos y delimitar bien los compromisos y obligaciones (tareas a desarrollar) de cada uno de los sectores.
Considerar también que en muchos casos los riesgos asumidos son los que definen el éxito de los proyectos.
Usted es Director de Sistemas del Banco Exterior de Fomento SA. Actualmente se encuentran inmersos en un proceso de recambio tecnológico que involucra todas las agencias del mismo y que asciende a varios millones de dólares. Administrativamente el proyecto responde a la normativa vigente, no obstante, desde el punto de vista de su puesta en marcha resulta estratégico para la continuidad operativa del banco. ¿Cuál sería su actitud respecto al seguimiento del proyecto?
Dado que se trata de un proyecto eminentemente técnico (hardware, software, comunicaciones e implementación), y confía en el Gerente de Sistemas, entiende que este le informara los problemas que pudieran surgir.
Le pide al Gerente de Sistemas un “Project” detallado del proyecto, con todas las tareas y el camino crítico, a efectos de efectuar personalmente un seguimiento semanal de la ejecución del mismo.
Dado que se trata de un proyecto eminentemente técnico (hardware, software, comunicaciones e implementación), y confía en el Gerente de Sistemas, entiende que este le informara los problemas
que pudieran surgir. No obstante, le solicita que le envíe un informe mensual de estado de avance del proyecto.
Crear una comisión permanente que involucre a todos los participantes y presentación de resultados/avances del proyecto o bien inconvenientes que pudieron darse en el avance es una de las formas de controlar que el proyecto suceda de acuerdo a lo planeado y de garantizar el éxito de la implementación teniendo en cuenta que es estratégico para la continuidad de la operativa.
Usted es el Director de Sistemas y Organización del Banco Continental S.A.E.C.A.
Entre los proyectos que tienen en cartera se encuentra el cambio de su plataforma operativa, desde la actual que esta próxima a ser declarada “back level”, a una nueva versión que en origen involucraba también un aplicativo comercial y nuevas funcionalidades a ser contratadas con la empresa proveedora por varios millones de guaraníes.
Si bien se está realizando un análisis técnico para definir si la propuesta es viable o no, usted ya sabe, por los datos que tiene, que no se podrá continuar con el mismo.
¿Qué actitud asumiría?
Comunicar rápidamente a la empresa proveedora la decisión de no continuar con el proyecto a efectos de mantener un buen nivel de relación comercial, por cuanto la misma deberá continuar prestando mantenimiento.
Esperar a contar con el informe técnico final, comunicarlo al Directorio y una vez tomada la decisión, comunicarlo a la empresa proveedora, aun cuando esto demore varias semanas.
Realizar una reunión conjunta con la empresa proveedora y el Directorio del Banco.
Esperar a contar con el informe técnico final, comunicarlo al Directorio y una vez tomada la decisión, conversar con la empresa proveedora a efectos de acordar términos de continuidad del servicio de mantenimiento, aun cuando esto demore varias semanas.
Es importante que dentro del proceso de implementación del Control Interno se tengan en cuenta los canales oficiales de comunicación de la información, así también que la misma mantenga la calidad respetando las características de la información “ Correcta, Oportuna, Válida”; antes de tener el informe técnico y que la Dirección decida que hacer de acuerdo a cada situación la información que se pueda generar no representa la acción concreta de la Dirección.