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TEMA 8. INTRODUCCIÓN AL SUBSISTEMA DE
ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA:
1. Concepto, naturaleza y niveles del subsista de administración. 2. Las funciones administrativas: concepto, clases e interpelación 3. Las decisiones en la gestión de la empresa. 4. Características del trabajo de dirección.
8.1. Concepto, Naturaleza y niveles del Subsistema dé
administración.
La empresa es un sistema donde se combinan factores económicos elementales que se resumen en tres:
a ) tierra (RR. Materiales) b) trabajo (RR. HH) c) capital (RR financieros ) Su funcionamiento no se produce de forma espontáneas sino que es necesaria la intervención de una Voluntad Rectora y precisamente aquí es donde está el sistema gestor de la empresa Se resume en dos niveles de circulación fundamentales:
Operativo o sistema de operaciones: donde intervienen los factores económicos elementales
Sistema de decisión: que aporta un cuarto factor a los tres anteriores, llamado Factor Dispositivo. En su estado actual, es el, resultado histórico integrado de .aportaciones acumuladas y procedentes de distintos campos de actividad profesional científica y, técnica; esto justifica que la Administración no utilice principios, desarrollados por otras ramas del saber.
Características de la Administración
Universalidad de las Organizaciones : el ámbito no está formado por un tipo particular de empresas; la administración trata de las, organizaciones en general , asociaciones culturales, deportivas, .etc.
La característica anterior posibilita el estudió de forma unitaria las problemáticas centrales de los distintos tipos de organizaciones , al ofrecer características comunes. Esto significa que el objetivo de los administradores en una empresa comercial, sea el mismo que en, cualquier tipo de organización; cuyo objetivo es crear el ambiente adecuado para conseguir los objetivos, impuestos por la empresa.
La administración comprende el análisis teórico, a nivel científico, del comportamiento de las organizaciones ( Ciencia de la Administración ).
También comprende una tecnología o conjunto de conocimientos en materia de procedimientos operativos aplicables a la obtención de la máxima eficacia de las distintas áreas de la organización (Tecnología Administrativa).
Ese carácter universal de las organizaciones respecto a su administración, justifica la necesidad de adquirir una .serie de conocimientos específicos y una serie de habilidades tanto teóricas como aplicadas que proponen al administrador para realizar las tareas eficientes en el campo administrativo.
Esta idea explica el fenómeno de la intercambiabilidad de los directivos entre empresas y organizaciones de diferente naturaleza y actividad. Si analizamos el tipo de conocimientos y habilidades (capacidades) necesarios según los distintos niveles directivos, Vemos que la composición de estas capacidades son distintas según el nivel que se ocupe dentro de la Organización
- Nivel de alta dirección : predominaría necesidad de unas capacidades de tipo conceptual, nos referimos a capacidad de abstracción, de idear e imaginar, de identificar las variables significativas de un problema
- Nivel de dirección intermedia : jefe de taller, sección, departamento, Se requiere una menor capacidad conceptual pero gran capacidad para las relaciones humanas, .para comprender y orientar a las personas, ya que en este nivel intermedio se ejerce en la práctica las subfunciones directivas liderazgo, motivación y comunicación. También es necesario un conocimiento técnico ya que en la dirección media se traducen las orientaciones de orden superior al ejercicio de la actividad básica de la organización.
- A nivel más bajo de dirección : lo fundamental es el conocimiento de carácter técnico, también se requiere la conducción y orientación en relaciones humanas.
Dirección : trata de influir en las personas para que de forma voluntaria y con interés contribuya a alcanzar tanto los objetivos globales como, los específicos de su unidad funcional. La actividad directiva incide en el comportamiento humano y opera con, variables psicológicas en el manejo de', las personas Y grupos, tiene como objetivo, el integrar al grupo en la organización, acercando o recortando la 'distancia entre el sistema organizativo o y la realidad del comportamiento o humano
Esta función se desarrolla a través de tres subfunciones. a) Liderazgo : arte o proceso de influir en las personas o individuos de la organización, b) Motivación: acción directiva encaminada a impulsar el comportamiento de otras personas en una determinada dirección, considerada conveniente. c) Comunicación : entendida como transferencia de Información
Control : se define como la actividad de seguimiento encaminada a corregir las desviaciones que puedan darse respecto a los objetivos, Compara lo planeado con lo realmente hecho con el fin de establecer 'las acciones correctoras convenientes para mantener el sistema regulado; reorientando las acciones para alcanzar el propósito planeado, Por el control se detectan las desviaciones que se pueden producir en las restantes' funciones administrativas,
8.3. LAS DECISIONES DE LA GESTIÓN DE LA EMPRESA.
La toma de decisiones es la tarea esencial del directivo. Se ha definido como el proceso de convertir información en acción mediante la selección de un determinado curso de acción, entre las distintas alternativas posibles. En esencia, tomar decisiones, es solucionar problemas, esta idea nos recuerda el ciclo decisional y no solo la fase donde se adopta una determinada alternativa, Bajo una perspectiva de racionalidad, se compone de una serie de etapas de carácter no lineal sino cíclico, dotado de mecanismos de retroalimentación o control que permite regular el proceso por la propia información generada por los resultados del propio proceso.
La información es el elemento fundamental en todo ese proceso: forma la materia prima del ciclo de decisión, es .tanto en cuanto el input ó estimulo que alerta al dirigente sobre la necesidad de actuar, pero es también el output o resultado del proceso mental del decisor que se concreta en planes, programas, ordenes.
Al ser la información todo el proceso de incremento de conocimiento o de reducción de la incertidumbre, el sistema de información empresarial, puede ser entendido como la' agrupación coherente de todos los elementos que: captan, procesan y generan las
diferentes clases de información necesarias para posibilitar las decisiones y coordinar todos los recursos de la organización hacia la consecución de los objetivos. Los elementos son: a) Humano : las personas dedicadas a captar, procesar, almacenar y proporcionar datos e informaciones a quienes lo demanden en cualquier nivel de organización b) Materiales : utilizados en la captación, tratamiento, almacenaje y transmisión de datos e información. Se incluyen fichas, documentos, ordenadores... c) Procedimientos, métodos y técnicas para el tratamiento de la información, d) Datos : unidades elementales de información que por si solo no tiene ningún valor en tanto no se relacionen.
El papel de la información en el proceso decisorio queda patente en el esquema de la figura 1, que representa el denominado ciclo cibernético información-decisión-acción.
Con independencia del sistema de información las decisiones pueden clasificarse en tres tipos: 1.Estratégicas: propias de la alta dirección y son de gran alcance, tanto en el tiempo como en recursos que afectan a la totalidad de la empresa. 2.-Tácticas: nivel jerárquico intermedio y son de mediano alcance tanto en el tiempo como en recursos. 3-Operativas: son decisiones rutinarias de corto alcance en tiempo y recursos.
8.4. CARACTERÍSTICAS DEL TRABAJO DE DIRECCIÓN.
Se considera uno de los enfoques más modernos en el estudio de la administración el realizado por Mitzberg. Trata de introducirse en las características en base al concepto de rol que se define desde el punto de vista sociológico como el conjunto organizado de comportamientos correspondientes a un oficio puesto o porcentaje determinado
Los roles del dirigente son los siguientes:
a) Interpersonales: relativos al puesto y al estatus.
