1. INTRODUCCIÓN
1.1 Servicio de Gestión Documental
La documentación es parte vital de una empresa para tener sustentos de información
u otros fines, como tal se necesita que se mantenga cuidado con los documentos.
Ransa archivo ofrece el Servicio de Gestión Documental, rigiéndose a parámetros de la
empresa cliente para complementar el trabajo diario, teniendo en cuenta la seguridad
y confidencialidad de la información.
1.2 Proceso
El proceso del servicio está dividido en 3 subprocesos, los cuales son: Mesa de Partes,
Digitalización de documentos y Archivo de documentos.
1.2.1 Mesa de partes
Mesa de partes es el filtro de ingreso de correspondencias externas e internas,
conformado por las siguientes actividades generales: Recibo, digitalizado,
indexado, despacho y muestreo de control de calidad. El subproceso consiste
en recibir los documentos tanto de clientes externos como internos para su
respectiva distribución a los destinatarios indicados, clasificándolos por
radicados (Radicados, Enviados y Memos) según sea el destino. Así como
también, tener los documentos cargados en un sistema del cliente para la
visualización.
1.2.2 Digitalización de documentos
La digitalización de documentos consiste en transformar a una imagen los
documentos físicos, salvaguardando la información convirtiéndolo en un
archivo .tif facilitando una ubicación oportuna para fines del cliente. Consta de
actividades generales como: Preparación, digitalizado, control de calidad y el
reagrupado. Posteriormente estas imágenes estarán cargadas al sistema del
cliente para la visualización de los documentos.
1.2.3 Archivo de documentos
El archivo de documentos tiene la función de administrar, almacenar y
atender la documentación que puede solicitar el cliente para diferentes fines.
En este subproceso existen tres tipos de trabajo: Correspondencia,
transferencias y atención de documentos.
