Administración Documental en el Entorno Laboral 1
EVIDENCIA 3
INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”
Presentado por:
Atilano Baldovino Cardenas
Aprendiz
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA
Ficha: 2159437
Agosto 2020
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Tipo: Ejercicios
2019/2020
1 / 16
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EVIDENCIA 3
INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”
Presentado por: Atilano Baldovino Cardenas Aprendiz SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE –SENA Ficha: 2159437 Agosto 2020
Introducción Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o departamentos que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e importancia de la empresa, esa persona o departamento se dedicará exclusivamente a ello o, por el contrario, realizará además otras funciones. “El artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia señalaque las entidades deberan elaborar programad de gestión de documentos pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas aplicaciones deberán observarse los principios y los procesos archivísticos.” Es por ello que se realiza este informe “Administración Documental” para mostrar paso a paso la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de documentos de diferente contexto de las comunicaciones que entran y salen de la empresa, para las que es conveniente establecer un registro, ya que; permite mayor rapidez en su localización; los escritos pueden extraviarse en el envío de una sección a otra; constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas. Existen tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro de salida - Correspondencia interna (comunicación interna).
Desarrollo El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta. ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS: Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignación consecutivo de envíos
ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:
Asignación de consecutivo, fecha y hora Impresión de rótulo de radicación Relación entre los documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas de radicación y control Elaboración de estadísticas
1. Registro de entrada carta: Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa. A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.
Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo sello. En el sello debe aparecer: el número de registro la fecha el destinatario -Original: se envía al correo -Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación Formato del registro de salida: REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA SALIDA Referencia Fecha Nº orden de salida Clase Anexos Destinatario Asunto
3. Correspondencia interna:
En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser: único o existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida) Ejemplos de registro de correspondencia: RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto. Correspondencia Recibida Recepción Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:
Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar. Entrega La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento original en el departamento de destino y hará sellar la copia del mismo. Registro en el sistema Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de la correspondencia enviada.
Archivo de la correspondencia Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá la copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.
Conclusión Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a través de los Centros de recepción y distribución de Comunicaciones es el objetivo primordial de este informe “Administración Documental”