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TEMA 4: LA GESTIÓN DOCUMENTAL
- LOS PRINCIPIOS DE LA ARCHIVÍSTICA 1.1. El principio de procedencia 1.2. El ciclo vital de los documentos 1.3. El principio de respeto a la estructura y El principio de respeto al orden original
- AGRUPACIONES DOCUMENTALES
- GESTIÓN DOCUMENTAL
- IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN 4.1. Identificación 4.2. Metodología para la identificación de fondos 4.3. Organización del fondo documental 4.3.1. Las fichas 4.4. Valoración
- EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE FONDOS EL TRATAMIENTO DE LOS ARCHIVOS. Los principios de la Archivística. Son tres paradigmas que han aportado coherencia y solidez al campo del saber y de actividad de la Archivística 0. Tratamiento archivístico. El tratamiento archivístico es un conjunto de operaciones realizada en cada una de las fases que componen el proceso de control intelectual y material de los fondos documentales a lo largo del ciclo vital de los documentos. Comprende varias funciones el tratamiento archivístico:
- La identificación
- La valoración
- La descripción
- La difusión El tratamiento archivístico y sus funciones han de estar desarrolladas partiendo de dos amplias tareas:
- la clasificación, y
- la ordenación.
1. PRINCIPIOS BÁSICOS
1.1. El principio de procedencia El principio de procedencia (Respect des fonds) como señalara Michel Duchein vino a centrar y delimitar el ámbito de acción de la Archivística. Pero el padre de esta teoría fue el historiador francés Natalis de Wailly, quien en 1841, elaboró la circular de 24 de abril. En ella se daba a la luz la noción de "fondo de archivo", entendiéndolo por "reunir los documentos por fondos, es decir, reunir todos los documentos que provienen de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un individuo, y arreglar estos fondos con sujeción a un orden determinado... Los documentos que apenas se relacionan con un establecimiento, un cuerpo o una familia, no deben mezclarse con el fondo de ese establecimiento, de ese cuerpo, de esa familia...". "La clasificación general por fondos es la única verdaderamente apropiada para asegurar el pronto cumplimiento de un orden regular y uniforme...". La enunciación del principio de procedencia en 1841 por parte de Wailly es el punto de arranque de la Archivística, el principio que le da carta de naturaleza y la individualiza. Este principio ha representado el fundamento sobre el que se ha cimentado el ultierior y progresivo desarrollo de la teoría archivística moderna, sirviendo de base para el entramado del eje central sobre el que gira toda ella: la clasificación de fondos. De este principio se derivan tres premisas: a) TODO FONDO ES PRODUCTO NATURAL DE LA ACTIVIDAD DE UNA ENTIDAD, PERSONA FÍSICA O MORAL; EN CONSECUENCIA, RESULTA IMPRESCINDIBLE INDENTIFICAR AL AUTOR, SU NATURALEZA, ESTRUCTURA Y ÁREA DE ACTIVIDAD. b) LA CONCEPCIÓN DE UN FONDO NO VIENE DADA POR EL USO JURÍDICO- ADMINISTRATIVO O HISTÓRICO-CULTURAL DE SUS DOCUMENTOS, SINO POR SU ESTRUCTURA INTERNA, LA CUAL VIENE DADA POR LA PROPIA DEL ENTE QUE LO HA CREADO Y POR LA FORMA EN QUE DICHOS DOCUMENTOS HAN SIDO GENERADOS A LO LARGO DEL TIEMPO, EN EL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES PROPIAS DE AQUEL. c) LA ESTRUCTURACIÓN DE UN FONDO DE ACUERDO CON EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, EXIGE EL CONOCIMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. El principio de procedencia es la base teórica que regula todas las integraciones archivísticas, cuando se respeta en la organización y tratamiento de un archivo. En términos generales, consiste en mantener agrupados los archivos o fondos documentales procedentes de una institución o de una persona física o jurídica. Hay que tener en cuenta el contexto del documento y no sólo el contenido. Este principio garantiza la existencia de la unidad básica, la unidad Archivística y fundamental, denominada fondo o archivo. El principio de procedencia y su resultado, el fondo, se imponen cuando la Archivística se fija como objetivo gestionar el conjunto de informaciones que un organismo genera en el marco de las actividades que están ligadas con su misión y objetivo. Este principio se conoce también como método histórico. Antes del surgimiento de estos principios los archivos eran organizados de distintas formas: por temas, criterios ideológicos; solían utilizarse, también, sistemas ajenos a la naturaleza de los documentos de archivo. El principio de procedencia se extendió rápidamente y fue en Prusia donde quedó completado. H. von Seybel enunció un nuevo principio: el registraturprinzip. En esencia disponía que los documentos de cada fondo debían mantenerse en el orden que les hubiera dado la oficina de origen, en lugar de hacerlo por asuntos o materias. Así nace el PRINCIPIIO DE RESPECTO AL ORDEN ORIGINAL DE LOS
Ciclo de la vida de los documentos Edad Administrativa o Primaria: dura desde que se inicia el trámite hasta los cinco años. Durante este tiempo el documento estará en las oficinas correspondientes porque su uso es frecuente y el usuario necesita tenerlo a mano. Durante esta edad la finalidad de la documentación es servir de información. Estos documentos que se encuentran en la primera fase de su existencia y se conservan para dar respuesta al objetivo por el que fueron creados, se conservan de forma centralizada o descentralizada en cada una de las unidades archivísticas. Cuando finalizan esta fase, pasan al período de semiactividad o bien directamente a la inactividad. En ella el documento tiene pleno valor primario; su uso y consulta suele ser frecuente por parte de las personas que intervienen en su creación; su localización, debe situarse cerca de ellos: archivo de Gestión u oficina, archivo Central. Edad Intermedia o Secundaria: Esta edad comprende desde los diez hasta los treinta años. Durante este período el uso que se hace de los documentos es esporádico. El usuario principal continua siendo el organismo productor. La finalidad continua siendo la de servir de información. En esta edad los documentos se deben conservar por razones de tipo administrativo, legal o financiero, pero no para sostener las actividades de una administración. Estos documentos deben responder a los archivos de su utilización, pero como tiene un índice menor de consulta no se justifica la utilización cerca. Algunos autores identifican dos perídos dentro de este. La cuasa principal de la existencia de este período es la de ahorro de espacio y equipamientos. Aquí se necesita una conservación compacta o densa. Estos documentos semiactivos, cuando terminan su período pasan a la inactividad aunque especialmente hay algunos documentos que pueden recuperar la fase de actividad. En ella los documentos ven disminuidos sus valores primarios, pero sin desaparecer, y los secundarios están iniciándose. Su uso y consulta es esporádica y pueden localizarse en instalaciones distintas: archivo Intermedio. Edad Histórica o Terciaria: Se considera documentación histórica aquella que cuenta con más de treinta años. Esta etapa comienza cuando los documentos no tienen ningún valor para la organización que los ha creado y como no responden al objetivo por el que fueron creados se eliminan o se conservan como archivos definitivos si han adquirido valores secundarios. La documentación es consultada preferentemente por los investigadores del pasado. Su finalidad ha variado, ahora se hará un uso cultural de la documentación, más encaminado a la investigación y la enseñanza. El usuario será el investigador y muy rara vez la Administración. Por tanto, predomina el valor secundario de los documentos y su uso y consulta tienen una finalidad casi exclusivamente cultural o histórica por parte de los investigadores. Quedará ubicada en el local destinado a su conservación definitiva: Archivo Histórico. Esta concepción parte del doble valor que pueden tener los documentos, primario y secundario. Para evitar la acumulación de excesiva documentación en los archivos administrativos y la posible eliminación de documentos trascendentales se creó el archivo intermedio, con el fin de servir de antesala al archivo histórico y ganar en economía y espacio.
2. AGRUPACIONES DOCUMENTALES De conformidad con los principios de procedencia y orden original, los documentos, de forma natural, se agrupan en:
a) Fondos b) Subfondos y/o secciones c) Subsecciones d) Series e) Unidad documental compuesta (expediente) f) Unidad documental simple (documento singular o suelto) a) Fondos: Totalidad de la documentación producida, acumulada y/o recibida por una institución o persona, cuya organización refleja la estructura o las funciones de su entidad generadora. b) Subfondo y/o sección: Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación. c) Subsección: División de la sección realizada en virtud de la estructura orgánica y las líneas de acción de entidad generadora del fondo. d) Serie: Conjunto homogéneo de documentos producidos de manera continuada o seraida como resultado de una misma actividad, la cual tiende a repetirse indefinidamente en el tiempo. Es equivalente a la tipología documental. e) Unidad documental compuesta (expediente): Unidad organizada de documentos reunidos ya sea por el productor o durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. En este sentido, constituye la historia del asunto en cuestión, el testimonio del proceso administrativo. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie. El expediente administrativo se define como "la unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgánica y funcionalmente, por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto". Algunas agrupaciones parecidas al expediente son: registro (reunión de documentos que no tiene relación con el otro, sino que han sido agrupados sólo por su función de control. Ejemplo, los minutarios). Dossier (documentos agrupados en razón de un tema, no por tramitación de un asunto). f) Unidad documental simple (documento singular o suelto): La unidad archivística más pequeña, intelectualmente indivisible, por ejemplo: una carta, una memoria, un informe, una fotografía, una grabación sonora, etc. Valor de los documentos Valor primario: es aquel que posee desde su nacimiento, en cuanto tiene por objetivo principal plasmar la gestión de una actividad determinada: es el valor administrativo, que a su vez comporta un valor paralelo, el valor legal, jurídico y probatorio, es decir, el documento como testimonio de una acción, cuyo plazo de prescripción varía según los documentos. Valor secundario: es aquel, que desaparecido el valor primario, desarrolla el documento como fuente para la investigación histórica y para la acción cultural.
4. IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN.
Son relativamente nuevos en el mundo de la archivística. Vamos a identificar los organismos o las series documentales. Y valoraremos cuándo hacemos una transferencia, si tenemos que eliminar algo y aspectos relacionados con el acceso. 4.1 Identificación. Es la fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas, en las que se sustenta la estructura de un fondo. Tenemos ante todo que investigar, que estudiar la documentación, para sistematizar categorías administrativas y archivísticas. Nosotros vamos a estudiar para conocer una estructura administrativa que nos va a permitir conocer una estructura archivística. La estructura administrativa vamos a identificarla, aunque no sea siempre así, en el organigrama. Una estructura archivística que es un fondo, un subfondo, una sección, una serie. Porque toda la documentación se fundamenta, se basa en esta estructura. Por lo tanto, la identificación es la primera fase de la metodología archivística, porque investigamos, es decir, es un proceso intelectual que tiene que hacer el archivero. Y lo que el archivero tendrá que hacer es investigar tanto el sujeto productor como la/s serie/s documentales. Yo tengo que estudiar para conocer el sujeto productor y qué tipos de documentos generan. Aquí probablemente no se toca la documentación. El objetivo es el conocimiento exhaustivo de la institución que ha producido el documento, que me va a permitir conocer la institución a través de su historia y por lo tanto también la evolución orgánica. A la vez que estudiamos el organismo, tenemos que ir estudiando los documentos, la evolución de esos documentos. El resultado de la identificación es permitir organizar el fondo documental, nos va a permitir establecer el cuadro de clasificación, nos va a permitir la posterior valoración y nos ayuda a la descripción. La identificación es la aplicación del principio de procedencia de los documentos, en sus dos niveles, primero no mezclar los documentos generados por distintas instituciones, y por otro respetar la estructura interna de los fondos y respetar el orden en el que fueron producidos los documentos. Todo ello nos permite un buen estudio del órgano productor. LA IDENTIFICACIÓN DE LOS FONDOS Concepto El Diccionario de Terminología Archivística define la identificación como "la fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo". La identificación es obligada para todos los fondos, de cualquier naturaleza, por lo tanto, su ubicación está en cualquier archivo. El momento más adecuado es el cercano a la producción documental y tendría que hacerse desde los archivos centrales adelantándose hasta esas áreas de producción. De ser así, los archiveros evitarían la avalancha de documentación innecesaria. Hasta no hace mucho, al no tener cabida plena en las competencias de los archiveros los archivos administrativos, la identificación se entendía sólo como una fase de la descripción, para fijar la tipología documental, aunque también precisa para la clasificación.
4.2 Metodología para la identificación de fondos. Metodología La identificación nos permite por una parte controlar las series documentales desde el momento de su creación y por otra los fondos que ya están acumulados en los archivos, estableciendo un límite cronológico como punto de partida. La identificación de los órganos productores de los fondos antecesores y la continuidad de sus funciones es tarea importante y previa para la identificación de las series. Los pasos en el proceso de identificación de fondos documentales acumulados son los siguientes:
- Acotación de los fondos documentales objeto de tratamiento, que deberá hacerse dando prioridad a aquellas que estén presentes en mayor número de archivos y que supongan un volumen mayor en el conjunto documental.
- La elaboración de un censo que recoja información sobre los aspectos cuantitativos y cualitativos de los fondos y servicios archivísticos existentes, lo que nos permitirá conocer: a) Los organismos productores de documentos b) Volumen de los fondos c) Localización
- Fijación de los límites cronológicos que debe abarcar el proceso de identificación de los fondos acumulados.
- Identificación de los organismos productores, que no siempre coinciden con los remitentes, y para lo cual se hace necesario el institucional, su evolución orgánica, funcional y técnico-archivística, a través de la recopilación legislativa de las normas que han regulado y regulan su organización y funciones, lo que nos llevará a conocer: a) La estructura del organismo b) Su funcionamiento interno c) Sus competencias d) Sus transformaciones históricas
- Elaboración de un primer cuadro "teórico" de organización, como punto de partida para su constatación con la realidad documental.
- Análisis de la realidad documental y su confrontación con el cuadro provisional, que deberá ser ajustado en los casos en que exista alguna diferencia.
- Elaboración de los instrumentos que faciliten el posterior proceso de valoración. Los resultados de la fase de identificación proporcionarán una información suficiente sobre los valores primarios, y el momento de su prescripción, y la existencia de duplicados, lo que permitirá restablecer los plazos de transferencias y una primera sección. Los datos obtenidos en esta fase de identificación son:
Esta es la tarea del archivero. La organización de un fondo documental se compone de tres actuaciones: la propia organización, la clasificación y la ordenación. Organización : organizar, un archivo entero, una serie, significa una adaptación material o física de ese fondo o serie, a la estructura que le corresponde, una vez realizado el proceso de identificación. Es la aplicación de la identificación y de la valoración a un fondo documental. Qué es la organización: es la adaptación material o física de un fondo a la estructura que le corresponde una vez realizado el proceso intelectual de identificación. Y la organización se desarrolla en otros dos momentos: la clasificación y la ordenación. El objeto de organizar un fondo de un archivo consiste en dotarlo de una estructura, que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos fueron creados. El archivero no inventa nada a la hora de organizar un fondo, porque en este momento estamos aplicando todos los principios de la archivística: respeto a la procedencia, a su estructura, a la edad… Series documentales: es la unidad básica de trabajo del archivero. Hay distintos tipos de series en función de un tratamiento archivístico. La serie es el conjunto de documentos producidos por un sujeto (órgano productor) en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulada por la misma norma jurídica y/o de procedimiento. (procedimiento= expediente= serie). La serie está formada por expedientes, que son documentos compuestos. Procedimiento administrativo: es el cauce formal del conjunto de actos por el que discurre la actividad administrativa para la consecución de un fin. Definición de serie sólo desde el punto de vista de la archivística:
- Serie Abierta: es aquella generada por un sujeto productor que continúa en el ejercicio de sus actividades administrativas. (esto en un archivo hay que tenerlo en cuenta a la hora de la organización.
- Serie Cerrada: Es aquella que ha dejado de producirse por desaparición del sujeto productor o por desaparición de la actividad administrativa o judicial regulada por una norma de procedimiento.
- Serie Facticia: es una serie que no es natural, porque la serie facticia está creada por el archivero por motivos de conservación (mapa, planos y dibujos M.P.D.; Pergaminos; Fotografías; Objetos; Sigilografía). Pero para no romper la estructura de la serie ni del fondo, se hacen las signaturas cruzadas, rompo físicamente la unidad, pero no la rompo intelectualmente.
- Series Complementarias: son aquellas que respondiendo a trámites administrativos diferentes contribuyen todas a la realización de un mismo objetivo. Esto es muy importante para la selección documental, es la que el archivero tiene que plantear la eliminación.
- Series Paralelas: son aquellas que materializan actividades comunes dentro de las funciones administrativas. Las comunes siempre serían la gestión económica y personal. Siempre hay una diferencia, pero serán prácticamente iguales. Es muy importante también para la selección documental, así puedo eliminar algo. Esto ocurre tanto en la administración pública como en la privada. Pero en la administración desde los años 60 produce más documentación, estas series aumentan La clasificación: meter cada elemento dentro de su clase. Es estructurar la documentación dentro de las categorías establecidas, categorías o grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional de un fondo. Hay cuadros de clasificación sólo orgánicos, porque no puede descender a la función.
Es física y material, porque es colocar o distribuir el material físicamente. Hay ya un espacio en el archivo, en todo archivo, que es un lugar especial para ello, la sala de clasificación. Una vez que hemos clasificados los documentos viene el tercer momento, que es la ordenación. Y ordenamos varias cosas, se ordenan las series documentales, es lo primero que ordeno, y las ordeno según su categoría, según el cuadro de clasificación. Pero tengo que dar un paso más en la ordenación, que es ordenar los expedientes de cada serie, ordeno los expedientes que están dentro de una función, de una serie. La ordenación es una de las cosas más difíciles, porque no depende del archivero, porque cada serie documental nos va a indicar qué tipo de ordenación requiere, y si no la hay el archivero tendrá que aplicar la ordenación que más racional sea para la búsqueda, luego, de ese documento. Qué tipos de orden tenemos: un orden numérico, el orden alfabético, y tenemos el orden cronológico. Por lo tanto, el archivero no decide el orden, el orden viene dado por los documentos, por la serie, y siempre que se pueda se ha de respetar ese orden original. Por lo tanto, la ordenación es una operación intelectual, y segundo físico, porque ahí es cuando lo cojo todo y lo ordeno. Hay documentación que se genera ya ordenada, como por ejemplo la judicial. Consiste en establecer las secuencias dentro de categorías y grupos. Ordenar, qué es la ordenación: es una operación archivística dentro del tratamiento archivístico, realizada dentro de un proceso de organización. La ordenación consiste en establecer las secuencias dentro de las categorías y grupos, siempre de acuerdo con las series documentales. La ordenación siempre es de una serie documental, y consiste en establecer secuencias. Por lo tanto, tiene una parte intelectual, que es establecer esa secuencia, ese criterio, pero también tiene una parte física, porque requiere el acondicionamiento de los documentos siguiendo esta secuencia que hemos determinado. Se deben ordenar tanto las unidades documentales (expediente) como las unidades de instalación (caja archivadora, carpeta, libro). El objetivo de la ordenación de los documentos, tiene tres elementos de control:
- facilitar el hallazgo y la búsqueda de los documentos.
- el control de la documentación (relacionado con una de las funciones de los archivos que es la custodia)
- el conocimiento de la documentación. La ordenación siempre tiene que tener un criterio establecido de antemano y ese criterio lo tengo que mantener siempre en esa serie. Hay varios niveles de ordenación. El primero es el de las series (ya ordenadas partiendo del propio cuadro de clasificación). Luego voy a ordenar los expedientes. Y además también debo ordenar los documentos dentro del expediente (siempre a lápiz). Los documentos siempre de un expediente se van a ordenar según el procedimiento administrativo (no siempre el orden cronológico es el orden de los documentos de un expediente). Qué no se debe hacer nunca para ordenar:
- No se debe ordenar por materias
- No se debe ordenar nunca por formatos
- Y no se debe ordenar por tipos de soportes (estamos hablando dentro de una serie). Los criterios que voy a seguir, qué tipos de ordenación hay:
documentación catastral, tanto de rústica como de urbana. Qué ventajas tiene: casi todo el mundo conoce esta jerarquía administrativa, se puede ordenar por municipios fácilmente, tiene todas las ventajas de la ordenación alfabética en general. Pero también tiene unos inconvenientes que es el uso compuesto de algunos nombres de lugar, por ejemplo, El Viso o Medina del Campo, por eso para subsanar este inconveniente de esta complejidad se debería de utilizar un nomenclator (como un índice, un diccionario de nombres de lugar. El nomenclater del INE, que él publica, porque el INE cuando lo hace, lo publica periódicamente, vienen incluso las entidades menores, así no tenemos dudas). o (materia): haremos una ordenación por materias siempre que el expediente haya sido producido así. (por ejemplo, en Málaga, ascensores). No se debe usar porque no se producen por materia, pero a veces el documento en su propio nombre, el expediente es denominado, producido en su momento por algo que es una materia. En ese momento hay que emplear el orden alfabeto de esa materia, como por ejemplo los ascensores. Pero este orden por materias no tiene nada que ver con la CDU. El problema principal que tiene este orden es que casi siempre puede ser subjetivo, por lo tanto, vamos a procurar no usarlo, a no ser que la documentación fuera creada así.
- Ordenación alfanumérica Como conclusión: que un archivo bien organizado no sólo supone una economía de horas de trabajo diario, sino también una organización bien determinada impone una calidad del trabajo. Esto quiere decir que si lo ordeno bien me va a rendir mucho, tiene como resultado una gran calidad. 4.3.1. LAS FICHAS DE IDENTIFICACIÓN
- Lo que primero se identifica es el nombre del organismo: DIRECCIÓN PROVINCIAL DE TRÁFICO DE MÁLAGA.
- Las fechas.
- La función.
- Depende de.
- De ese organismo quién depende: policía local.
- Antededente: (algunos organismos tienen un precedente): Gobierno civil.
- El sucesor:
- Relación de Series: Esta ficha sirve para un organismo tan grande como la dirección provincial de tráfico de Málaga, o sólo para una función. Por ejemplo:
- Nombre: HOSPTIAL CIVIL
- Fechas: 1894-1983.
- Función: geriatría, oftalmología, etc.
- Depende de: La Diputación Provincial.
- De él dependen: el Psiquiátrico.
- Antecedente: Hospital Misericordia.
- Sucesor: Hospital Clínico.
- Relación de Series: Expediente de Maternidad. Esta ficha se va a ir completando con el paso del tiempo. FICHA DE APÉNDICE DE LEGISLACIÓN:
- Tema: Hospital Civil.
- Año: 1898.
- Mes: Mayo.
- Día: 23.
- Tipo de Disposición: Real Orden.
- Institución:
- Título: Concesión de bienes para el mantenimiento.
- Datos de la publicación: La Gaceta de Madrid.
- En Caso de Norma no Editada: nota interior de...
- Series Documentales con las que se relaciona (esta orden): compra de material, pago personal sanitario (decimos funciones y expedientes).
- Descriptores (no los recomienda).
- Observaciones. FICHA DE IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE LA SERIE:
- Tipo documental: expediente personal Sanitario Hospital Civil de Málaga.
- Fechas: 1900-1983.
- Organismo Productor: Hospital Civil Málaga. Servicio de Personal.
Valores secundarios: Definición: aquél que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento, y surgen con el paso del tiempo como son el valor histórico, o el valor archivístico, y el valor informativo, al que no hace falta que pase el tiempo. Valor archivístico: conjunto de valores administrativos, legales, probatorios y/o informativos, que justifican la conservación permanente de los documentos. Valor histórico: aquél que posee el documento como fuente primaria para la historia Valor informativo: La determinación de estos valores no es siempre fácil. Los valores primarios vienen dados muchas veces por la legislación. Las comisiones calificadoras de Documentos administrativos, que hay en el estado, y las comunidades autónomas, que algunas tienen muchas veces subcomisiones, lo que hacen es analizar este tipo de valores.
5. EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN Concepto Estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o la recepción de documentos. Se trata en suma de un sistema que organiza intelectualmente la información y que permite situar los documentos en sus relaciones los unos con los otros para constituir eso que se llama generalmente expedientes. El sistema de clasificación es un modelador de información, irreemplazable por un índice, por más sofisticado que sea. Elaborado a partir de las funciones de la organización, el sistema de clasificación tiene igualmente como ventaja el normalizar la denominación de los expedientes. El requisito previo indispensable para la elaboración de un sistema de clasificación es, pues, un perfecto conocimiento de las funciones del organismo que genera los documentos. El instrumento que tenemos para la clasificación es el cuadro de clasificación que refleja la organización de un fondo documental o de un archivo entero y que aporta los datos esenciales sobre la estructura de este fondo o de un archivo. Porqué puede ser también de un archivo entero: porque recoge todos los fondos documentales. Todos los archivos tienen su cuadro de clasificación. La peculiaridad del archivo histórico provincial, es igual para todos, así hay un cuadro de clasificación tipo, aunque después no todos hayan recogido lo mismo. Es un instrumento, porque es una herramienta que sirve tanto al archivero como al usuario del archivo para conocer qué documentos hay, de qué fechas, etc. En francés este cuadro de clasificación se llama cuadro jurídico, porque refleja el contenido y la estructura del archivo, y es jurídico porque para elaborarlo se han realizado disposiciones, reglamentos, etc. El cuadro de clasificación nunca acaba de hacerse, porque casi todos los archivos ingresan fondos, por lo tanto, cada ingreso es algo nuevo al cuadro de clasificación, por eso es un instrumento que tiene dos finalidades: el control, pero también la consulta. Control, es un control interno del archivo, realmente se hace para que el archivo controle lo que custodia. Pero es un instrumento de consulta para cualquier usuario. Así lo primero que difunde un archivo son los cuadros de clasificación, y el usuario se puede orientar así.
Para que sea un instrumento eficaz, el cuadro está basado en un sistema de divisiones jerárquicas, y a su vez estructuradas. Porqué: porque el cuadro de clasificación tiene unas características: tiene que ser sistemático, tiene que ser lógico (no depende de la voluntad del archivero), tiene que ser sencillo (porque lo que prima es que sea simple y claro), y tiene que ser un instrumento flexible y abierto (porque siempre se modifica, porque hay ingresos o salidas, en los archivos administrativos). Hay varios tipos de cuadros: orgánicos, basados sólo en la estructura orgánica; funcionales, atendiendo a sus funciones; o lo que es más general en los archivos, que son los cuadros orgánicos-funcionales, porque combina la estructura orgánica con las funciones que tiene esa estructura, esto es lo ideal, y lo que vamos a pretender alcanzar. Lo que en un archivo está descartado es un cuadro de clasificación de materia, porque no respeta su origen, aunque es un error común, por desgracia. Porqué tiene que ser flexible, cómo conseguimos que sea jerárquico y flexible a la vez: tengo una jerarquía que responde a algo, pero es flexible porque puedo meter cosas en esa jerarquía, por ello lleva unos dígitos, y como los números son infinitos, yo puedo ampliar todo lo que quiera, pero siempre siguiendo una jerarquía. La estructura jerárquica sería también de los org
