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Introducción
La diplomática es la ciencia de los documentos escritos. Proviene de la palabra diploma, que significa lo mismo que díptico, es decir, dos tablillas unidas por anillas. La comisión internación de Diplomática la define como la ciencia que estudia los documentos escritos con la finalidad de establecer su autenticidad, reconocer la calidad de su texto, extraer de sus fórmulas los datos susceptibles de ser utilizados por el historiador, datarlos y, finalmente, editarlos. Tradicionalmente ha estado al servicio del historiador. La diferencia entre diploma y carta, y simplemente estilística. La relación se puede decir que es un resumen de un documento, son pequeños textos de esos documentos, es objeto de estudio de la ciencia cuando este compendio está generado por un persona con una intención concreta, la historia no puede hacer un estudio de una noticia.
La ciencia que estudia de forma más amplia el documento son los documentalistas, recopilan la información y la ofrecen a cualquier persona que los necesita. Trabajan sobre fotografías, imágenes documentales, grabados, documentos sonoros, documentaciones… Exigen que la información esté fijada a un soporte. Sin embargo los diplomáticos solo pueden analizar documentos escritos, porque esta analiza cómo se formulaban los documentos, cómo se expedían y cómo se validaban. Dentro de los documentos escritos no se puede trabajar con todo, porque hay de muchas clases. No se puede analizar un texto literario o un poema, tampoco un cartel de un anuncio. La diplomática analiza documentos que son producidos de forma espontánea por una persona o institución en el desarrollo de sus tareas y sus funciones normales y habituales. Y además, deben de ser documentos generados siguiendo ciertas normas, ciertas reglas a la hora de escribirlos, que le permitan tener credibilidad. Se hace con la voluntad de dejar ese documento para la historia. A este tipo de documento espontáneo se le da mayor credibilidad que a los que son creados de forma expresa para la posteridad.
El documento es cualquier testimonio escrito de acciones o hechos jurídicos y administrativos, redactado siguiendo ciertas tradiciones y fórmulas que le aportan reconocimiento y validez jurídica.
Clasificación tradicional de las fuentes históricas: fuentes primeras y fuentes secundarias; fuentes escritas y no escritas; testimonios voluntarios e involuntarios. Además hay que tener en cuenta unos nuevos criterios de sistematización, como serían la forma de elaboración, el procedimiento empleado para transmitir la información, la intención de su elaboración y el medio de divulgación.
Las fuentes directas o primarias y fuentes indirectas o secundarias , las primeras son aquellas elaboradas durante el periodo en el que ocurrieron los hechos que se estudian y además generadas en primera persona por parte de las instituciones o sociedades que lo generan. Las segundas son comentarios o interpretaciones acerca de las fuentes primarias realizadas por personas que no participaron en los hechos mismos.
Según el procedimiento empleado para transmitir la información otra clasificación en la de fuentes escritas y las fuentes no escritas. En las fuentes no escritas podemos distinguir entre las Inmateriales (oral) y las materiales (Monumentales, iconográficas, fuentes sonoras, fuentes audiovisuales, fuentes electrónicas) Los diplomatistas solo estudian las fuentes escritas. Estas se pueden clasificar según el medio usado para fijar la escritura al soporte (manuscritas, mecanografiadas, impresas, incisas) o según el tipo de soportes (materiales blandos o duros).
Hay otra clasificación de las fuentes, atendiendo a la intención con que fueron elaboradas , donde se pueden distinguir las fuentes voluntarias y las involuntarias. Las voluntarias son aquellas que tienen una intención o voluntad de posterioridad, proceden de un acto intencionado como por ejemplo una crónica, una tradición oral, la literatura, las memorias, estatuas… Las fuentes involuntarias se generan por sí solas, porque corresponden a una necesidad previamente diseñada, son restos y vestigios del pasado espontáneos, por ejemplo los restos arqueológicos.
Según la voluntad de difusión se puede hacer una nueva clasificación. Ya que las fuentes pueden ser públicas o publicadas y las inéditas. En las publicadas están las editadas (medio por el que se difunde, hay una voluntad por parte del autor para que el máximo número de personas tengan acceso a ese contenido) y las expuestas (como esculturas o monumentos). Y las inéditas son las que no están editadas y son reservadas, ya que su autor no quiere que nadie lo vea.
Los documentos que se analizan son documentos diplomáticos o documento de archivos. Son documentos escritos, producidos o acumulados por una institución o persona en el ejercicio de sus funciones para cumplir sus fines, conservado como testimonio e información. Las características que definen a este tipo de documentos son: que la génesis sea espontánea y natural, que la producción tenga un carácter seriado y que son documentos únicos (no se multiplican ni se difunden aunque sí que se pueden hacer copias).
El documento diplomático es más restrictivo que el documento de archivo, porque aquellos solo estudian documentos escritos, mientras que en los documentos de archivo se encuentran los no escritos como planos, fotografías…
Aspectos de estudio fundamentales de la diplomática son la génesis, que son operaciones por las que pasa un documento desde el momento en que son concebidos o solicitados hasta su expedición. La forma es el modo en que se dispone el contenido del documento y su aspecto formal, es decir, si es normal y se corresponde con la redacción de otros documentos del mismo tipo en esa época. La tradición es el modo en que el texto de un documento ha llegado hasta nosotros.
La finalidad es establecer cómo los documentos fueron producidos, cuáles son sus caracteres externos e internos, su tipología, y cómo su contenido ha llegado hasta nosotros. La diplomática se ha dedicado a estudiar los documentos de especial valor jurídico producidos en la época medieval, fundamentalmente en la época altomedieval y no se considera objeto de la diplomática el estudio de los documentos anteriores ni posteriores a la alta edad media. La baja edad media se incorpora poco a poco y con respecto a la época moderna se está en ello.
La diplomática nace vinculada al derecho y sobre todo a los pleitos. El análisis de los documentos fijándose en estos aspectos, como la fórmula, los signos de validación... todo empezó a hacerse en el ámbito jurídico y con la finalidad de probar en juicio la fiabilidad de los documentos aportados como pruebas para demostrar propiedades, herencias… Existen numerosas peritaciones de época medieval.
La primera vez que alguien trata de hacer una teoría de todas estas prácticas que desde antiguo se llevaban a cabo, va a ser en el siglo XVII con Jean Mabillon, fue encargado de demostrar la autenticidad de demostrar la veracidad de una serie de documentos de la Abadía de Saint-Denis, que habían sido cuestionados por un jesuita y que todas las donaciones eran todo
desmontar, demoler ese montaje, desestructurar esa construcción y analizar las condiciones en las que han sido producidos esos documentos-monumentos”.
Muchos historiadores rechazan el trabajo de archivo como fuentes para hacer Historia. Lo que hacen es interpretar lo que otros historiadores hacen. Esta línea de trabajo se está desarrollando mucho actualmente.
Lo que hay que tener en cuenta sin embargo, es que no se puede concebir el texto de un documento como la panacea de sus problemas o resolución de una hipótesis o teoría. A veces muchos investigadores leen los documentos simplemente buscando abstraer el texto, sin tener en cuenta la forma. Pero esto anula el valor del documento. Un historiador debe saber que un mismo texto, un contenido, puede mostrarse en documentos materiales cuyos componentes van a dotarle de un valor determinado o de otro totalmente diferente. El documento por tanto no es historia, sino que forma parte de la historia. Y a la hora de hacer un análisis crítico, social y funcional hay que hacer varias preguntas como quién crea el documento, cómo se crea, quién lo pone por escrito, para qué, a quién va dirigido, qué funciones pretende cubrir, qué efectos produjo su recepción, o por qué ha llegado hasta nosotros. La diplomática tiene el objetivo de dar a conocer la función que tenía ese documento en el momento de ser escrito y qué repercusiones tenía en la sociedad.
Todo este conjunto de información va a ser lo que permita descubrir los valores que el documento han tenido a lo largo de la historia y que no siempre van a ser los mismos y que poco a poco se han ido desarrollando a medida que el documento ha ido adquiriendo su autonomía como documento administrativo, jurídico.
Los valores del documento son 4:
- el valor informativo, todos los documentos transmiten una información, se escriben para comunicar algo a otras personas, este valor va a ser captado directamente por la persona o institución que recibe ese documento, antes el documento no era recibido desde forma tan directa como ahora, en la Edad Media sin embargo muchos documento eran expedido pero no podían ser asimilados bien por la sociedad que lo recibía, el valor informativo de ese documento no era tan evidente, por eso el documento necesitaba intérpretes. El valor informativo por tanto, no va a ser similar al que hoy en día tiene.
- El valor representativo, según lo que represente la persona o sociedad que lo represente por eso el documento está plagado de símbolos que identifican a la persona que lo escribe. Conforme el valor informativo es más perceptivo para la sociedad el valor representativo va decayendo. Además facilitaba que las personas vieran de alguna manera al autor del documento.
- El valor probatorio, la escritura como prueba de algo. Es uno de los valores más antiguo que todos los documentos van a tener, los documentos se generan para informar y se conservan para probar. Antiguamente ante la falta de un registro, para probar algo se hacía mediante testigos. Este valor va a favorecer el que las personas conserven los documentos que consideran importantes pero también va a llegar un momento en el que
las personas y las instituciones van a conservar documentos para probar el desarrollo de su propia actividad (ej, resguardo registro).
- El valor de gestión, el documento escrito va a servir para facilitar la gestión de los negocios Conforme avanza la época medieval y se amplían los negocios, la memoria de las personas que deciden los asuntos va a necesitar apoyos documentales o textuales. Es cuando se ponen por escrito aspectos de la gestión y que antes no se podían por escrito. Cuando los negocios son muchos va a ser necesario que se apunten las resoluciones o a quiénes se da. Todo va a generar papeles, pero de apoyo a la gestión.
TEMA 2: El proceso de elaboración documental
LA GÉNESIS DOCUMENTAL
La génesis, según el vocabulario internacional de diplomática, es la sucesión de operaciones por las que pasan los documentos desde el momento en que son solicitados o concebidos y puestos por escrito, hasta el cumplimiento de todas las formalidades susceptibles de concurrir a su ejecución.
El estudio de la génesis del documento se acompaña del análisis de los medios y métodos establecidos para su creación y del conocimiento de la organización y funcionamiento de las cancillerías, instituciones y otras oficinas de expedición en cuyo seno los documentos son elaborados.
Procedimiento de expedición.
diseñar el documento, y para esto solían usan ayudas o colecciones de fórmulas que les guiaban en el trabajo de redacción de documentos, estos formularios comienzan a desarrollarse en la Alta Edad Media. Los borradores solían ser revisados por un superior de la oficina de expedición. Al borrador aprobado o visado, es a lo que se le conoce con el nombre de Minuta),
- Minuta (Es un borrador de un documento que todavía no se ha expedido, pero cuyo contenido ha sido revisado y aprobado por un responsable de la oficina de expedición. Una minuta auténtica debe llevar alguna marca de visado. Muchas veces será una cruz al final del documento. Esa marca significa que ese texto será el mismo que tenga el documento original que finalmente se expide. A lo largo de la Edad Media y sobre todo en época Moderna, la cancillería pontificia fue la pionera en todas las cautelas y era la que marcaba la pauta y ejercía tal influencia que rápidamente los reyes imitaban el estilo de funcionamiento y documental de los Papas. Cuando una cancillería u oficina de expedición toma este tipo de cuestiones, comienza a conservar los borradores y estas minutas van a poder ejercer la misma función que un original o van a poder ser tomadas como prueba si alguien reclamaba algo relativo al contenido del documento o si perdía el documento. Esta minuta podía servir para realizar un nuevo original, servía como garantía externa e interna. Una vez aprobada la minuta, el profesional procedía a pasarlo a limpio, servía de guía en la copia y se llega así a la fase del Mundum),
- Mundum (Es el texto de una minuta pasado a limpio en el soporte que ese oficina de expedición ha escogido para la expedición de un documento. Es un estado imperfecto todavía, no es original, en el sentido que el Mundum carece de los signos de autenticidad y los signos de validación. Lo normal es que el Mundum se transforme luego en original. En plural Munda. Una vez pasado a limpio, el responsable de la institución tenía la obligación de volver a revisar el texto),
- Recognitio (Significaba que cuando ya estaba el documento casi listo para validarse, un responsable de la oficina de expedición o un responsable de la institución misma se encargaba de revisarlos),
- Validatio( Una vez reconocido se pasaba a la validación, que consiste en otorgar al documento aquellos signos que son necesarios para que su contenido tenga plena validez , para que sea reconocido como auténtico y que la persona que lo tenga pueda ejercer sus derechos. Puede ser muy diversa según épocas, lugares, tipos documentales… Los documentos se van a validar mediante suscripciones y firmas autógrafas, que son expresiones o frases donde alguien declara su nombre o su conformidad con lo que está escrito arriba, estas validaciones se encuentran debajo del documento, siempre se encuentra cerrando los contenidos del documento. También va a mostrar un signo. En la validación también puede intervenir no solo la persona que expide el documento sino también las personas que han participado en la toma de decisiones. También muchos documentos van a necesitar la suscripción del responsable de la oficina de expedición. Muchas veces los documentos van a precisar de un signo más “supremo” como son los sellos de validación ),
- (^) Registratio (Los documentos solían registrarse. La registratio implica registrar la copia en libros registros antes de que el documento salga de la institución que lo expide. Los libros registros servirán para probar la expedición de un documento por una institución
concreta, es la misma función que tenía la conservación de las minutas visadas, es la copia del registro lo que suple a la original. Los libros registros se crearán a partir del siglo XII y XII, y será la Corona de Aragón la primera. Hasta los RRCC no se conservan series de forma continuada). *Definiciones en el Manual de la UNED
Autenticidad de la génesis documental
A lo largo de la época Moderna, se ve como en las instituciones se van a ir adoptando prácticas que van a tener como finalidad, demostrar la autenticidad no solo del documento final que se expide, sino la autenticidad de todo el proceso interno que lleva a una institución a expedir un documento. Los documentos tendrá una serie d signos que marcan su autenticidad. En la administración que lo expide quedan documentos validados que confirman la validación del documento original. Y será solo en la época Moderna cuando se tenga constancia de esos procesos de autentificación. Todos los documentos que testifican o prueban como se expide otro documento se conoce con el nombre de expediente. Tanto los expedientes como los procesos no hacen más que recoger por escrito prácticas que antes eran orales y que comienzan a conservarse para garantizar el trabajo de las instituciones.
Los expedientes pueden definirse como el conjunto de documentos producidos o recibidos por una institución en el ejercicio de sus funciones, que le son propias. No son colecciones de documentos, sino documentos que se van generando de forma espontánea que se generan para resolver un tema. La palabra expediente significaba o era sinónimo de conveniente. Hasta 1803 se comienza a definir como conjunto de todos los papeles correspondientes a un asunto o negocio, es la primera vez que aparece de esta forma en un diccionario. A lo largo del desarrollo de las instituciones se pensó que era conveniente o expediente el ir conservando o vinculando entre sí, todos aquellos documentos que se iban generando en la institución para resolver un tema en cuestión.
La aparición del expediente nos permite analizar no solo tipos documentales, ni la tradición documental, sino también analizar la función que ejercen los documentos dentro del proceso que les da vida. Dentro de un expediente se pueden distinguir los documentos de inicio , que inician un proceso dentro de una institución. También se encuentran documentos que por su función lo que hacen es tramitar el documento inicial , dentro de este tipo se pueden encontrar gran variedad de documentos. Los documentos de trámites se consideran a todos los documentos que ayudan a resolver un tema, pero que no dan una resolución. Otra función que pueden cumplir los documentos, son los documentos de despacho y resolución , suelen ser palabras, frases breves, escritas en los dorsos de los documentos de inicio o en hojas sueltas conservadas junto a los documentos de inicio, donde de forma sintética se escribe la decisión que la autoridad correspondiente ha dado a un tema. Otro proceso sería el documento de comunicación , de esa resolución a las partes interesadas. La resolución es equivalente a la Iussio, y a partir de esa orden comienza la conscriptio, es decirla puesta por escrito esa orden que se da. De una misma resolución se pueden dar varios documentos de comunicación. Cuando de una resolución se expiden muchos documentos iguales, cambiando solo los nombres, son documentos circulares.
Muchas veces de una resolución se tenían que expedir no solo circulare, sino de originales múltiples, que era la expedición simultánea de varios originales y dirigido a la misma persona. Se hacían para evitar que por causas ajenas que podían ocurrir en el correo del trayecto, el documento no llegase a su destinatario. Esos documentos se enviaban por diferentes vías. En la correspondencia con América, los documentos reales siempre se expedían por duplicado. En los expedientes también se pueden distinguir documentos de cautela y de
Las cancillerías suelen vinculares de forma directa a la presencia delos sellos como signos de validación. La palabra canciller parece poner en relación a la cancela que solía proteger el lugar donde se sellaban los documentos, aunque también se puede vincular al acto de cancelar aquellos documentos que se consideraban erróneos o mal realizados. Una cancillería plenamente organizada no se entiende sin la función de custodiar y usar los sellos, y con ello todos los signos de validación utilizados por la autoridad en cada momento. El primero que en Castilla usó los sellos para validar sus documentos fue Alfonso VII. Y además vincula esa adopción de los sellos a su coronación como emperador, en 1135. En Castilla va a existir solo un canciller, pero tras la muerte de este rey se divide el reino entre sus hijos, y por lo tanto se divide la cancillería en el reino de León (vinculado al arzobispo de Santiago), y se crea un canciller para el reino de Castilla (vinculado al arzobispo de Toledo). Esta vinculación del canciller mayor se mantuvo durante toda la Edad Media y la Edad Moderna, hasta la caída del Antiguo Régimen, y se pueden ver los documentos los elementos solemnes y sus firmas.
Alfonso X el Sabio, va a normalizar en las partidas y en las leyes de estilo, con gran detalle, el funcionamiento de esta cancillería que él hereda. Para Alfonso X la función del canciller era el de revisar el contenido del documento para que fuese conforme al derecho, es decir, digno del rey, además de la apariencia exterior del documento, de ahí la importancia del canciller en esa época. Esta función la cancillería la va a ir perdiendo, que para vigilar el contenido se van a ir creando instituciones delegadas de la institución real, como las audiencias y chancillerías y los consejos.
El Sello , las partidas lo definen, es la señal que el rey u otro hombre manda hacer en metal o piedra para firmar sus cartas con él. Para analizar el sello hay que distinguir el instrumento con el que se sella, y cómo se sella sobre un documento determinado. El canciller era la persona que tenía la responsabilidad de guardar y custodiar las matrices de los sellos del rey, y lo debía custodiar con cuidado, porque estas matrices van a tener un enorme poder. Durante la Baja Edad Media, y la época Moderna, los documentos que llevaban el sello o de otra jurisdicción eran más efectivas u obedecidas o creídas que las que no los llevaban.
En otra de las partidas, Alfonso X nos acerca a lo que podía significar el sello, para la época, un sello si era entregado y usado bajo ciertas solemnidades, hacía posible que el propio cuerpo del monarca se hiciera presente donde el rey no estaba, incluso donde nunca el rey había ido. La representación de la jurisdicción real se encontraba en los sellos reales y en las matrices de estos. Cuando el rey se mueve por el reino precisa dejar sustitutos que hagan efectiva su autoridad.
Bajo el reinado de Alfonso X comienza a observarse una nueva figura, el canciller mayor del rey o canciller del rey, apareciendo al final del texto. Es un oficio que no se normaliza hasta más tarde. Es el que termina asumiendo las funciones más directas en el control de la documentación directamente emanada de la voluntad del monarca. Asume la función de poner por escrito la voluntad del monarca. A partir de Alfonso X, cada vez que una norma, ordenanza habla del canciller del rey parece que hace referencia al trabajo de este canciller mayor del rey y no a los cancilleres mayores de León y Castilla, que a partir de Alfonso X quedarán como oficio honorífico que ni tocan ni ven los documentos, aunque pueden aparecer al final de los textos suscribiendo. Esta oficina será la que desde el siglo XIII monopoliza la validación y revisión de los documentos expedidos por el rey. A pesar de esto, hay que tener en cuenta, que a partir de Alfonso X, se observa cómo distintas personas o instancias dependientes de la monarquía, van a tener capacidad para poner por escrito documentos reales. Esto quiere
decir que todos los documentos del rey que se expedía, tenían que pasar por la cancillería mayor del rey. El documento del rey realizado por el canciller mayor tenía que ser llevado a la cancillería para validarlo y plasmar el sello.
En tiempos de Sancho IV va a nacer una segunda cancillería que va a tener capacidad para expedir documentos reales. Es la que se conoce como cancillería del sello secreto o de la poridad. Esta cancillería estaba a cargo de un canciller, el canciller de la poridad. Y tenía la capacidad para expedir documentos reales, al igual que la cancillería mayor, es decir, podía escribirlo, validarlo, sellarlo... La cancillería secreta ase concebía en la época como una cancillería personal y privada del rey. Era la oficina donde el monarca ponía por escrito aquellos documentos que transmitían voluntades personales y privadas.
El problema es que para la sociedad de la época estas cartas o documentos expedidos por la cancillería de la poridad no tenía validez jurídica. Es un problema que empieza en el siglo XIV y continúa hasta el final del régimen. En las Cortes, fueron reiteradas las quejas de las ciudades al rey, protestando de la expedición de documentos a través de esta cancillería, y pidiendo su prohibición, y que solo se pudieran expedir documentos válidos a través de la cancillería mayor. Esto era así porque se consideraba que el rey no tenía capacidad ni conocimiento suficiente como para controlar todos los privilegios y los fueros que las distintas ciudades o estamentos había ido adquiriendo con el tiempo. Se exigía que aquellos documentos que alterasen o pudieran alterar los fueros o los privilegios de alguien, pasaran por el control de la cancillería mayor, porque allí estaban custodiados los documentos legales y los documentos previos expedidos por la monarquía.
Por otro lado, se entendía que el rey por sí solo no tenía capacidad para administrar correctamente la justicia, y que por tanto el rey no podía expedir documentos que afectasen a terceras personas, sin la ayuda del consejo de juristas, de expertos, de personas que conocían el orden jurídico que otorgaba autoridad al rey. La cancillería de la poridad es un instrumento que va a ayudar al rey a realizar su propia parcela de poder, en contraposición del otro orden, en el que debía ser vigilado por los juristas. El canciller de la poridad siempre iba con el rey. Los documentos sellados por el canciller de la poridad al principio sí se admitía como derechos de cancillería, es decir, las tasas a pagar por un documento expedido.
Por un lado están los cancilleres honoríficos, el de León y el de Castilla. Por otro la cancillería mayor, que es la que tiene validez en los documentos y cuyo ejercicio está validado por un personal jurídico. Y por último está la cancillería secreta, que tiene acceso directo a los documentos del rey.
Todos los documentos que expedía el rey, se controlaban por la cancillería mayor del rey, aunque se podían escribir en otro lugar, pero para validarlo tenía que ser esta. O bien la cancillería secreta, cada una con su propia matriz. Este esquema será más complejo, a partir de la época Trastámara , a fines del siglo XIV en adelante, que se crean instituciones para representar la jurisdicción del rey en distintos lugares, se produce lo que se conoce como la institucionalización de la monarquía, entendida como la organización de forma sistemática o reglada mediante ordenanzas, de una serie de personas estables (no depende de la persona, siempre está ese cargo) que van a tener capacidad para expedir determinados tipos de documentos actuando como si fueran el mismo rey. Y van a tener la capacidad de custodiar matrices de sellos reales y de usarlos igual que si estuviera el rey presente o el canciller mayor del rey presente.
Tipos de sellos
La primera gran institución del monarca es la audiencia. Esta audiencia y chancillería asentada en Valladolid va a usar los mismos sellos que se utilizaban antes de la creación de la audiencia. Eran sellos mayores , llamados así no solo por su tamaño, sino porque se vincula al canciller mayor, tiene a su cargo estos sellos que son más representativos de la jurisdicción del monarca y los que tienen mayor autoridad. Existían dos tipos de sellos mayores, que luego se exponen de tres maneras diferentes en los textos. Se distinguen por un lado, los tipos en sí jurídicos y por otro los “modo de aposición”,cómo el sello se pone en el documento. También se pueden distinguir un tercer nivel, clases de sellos según el tipo de matriz. Del que hablamos es un sello jurídico, el sello mayor, pero tiene distintas formas de ponerse en el documento y tiene distintas matrices. Las dos clases fundamentales del sello mayor son, el sello mayor de plomo y el sello mayor de cera.
El sello mayor de plomo es el más importante, los documentos que llevan este sello van a ser más obedecidos, más creídos, se va a exigir un mayor cumplimiento a la sociedad. El documento sellado con este tipo de sello ofrecía a la sociedad mayores garantías de que su contenido era auténtico y de que su contenido debía ser necesariamente respetado. Además este sello, los reyes van a limitar su uso, solamente van a poder expedir documentos sellados en plomo las audiencias y chancillerías de Valladolid y luego la que se crea en Ciudad Real y que luego se traslada a Granada. Es un sello en pendiente, que cuelga de los documentos. Para conseguir la impronta de plomo era necesaria un tipo de matriz, un objeto que conseguía sellar el documento diferente al resto, y que en el siglo XVIII eran cuños dobles que se rellenaban de plomo líquido. Con esta matriz se obtenían esas improntas de plomo, que podían colocarse a los documentos de dos formas diferentes, una mediante la perforación de la materia escriptoria, con dos orificios, a través de los cuales se introducía la cinta o la cuerda que permitía atar el sello de plomo al documento. Para evitar que la materia escriptoria (siempre pergamino) se rompiese, se reforzaba la parte final, se hacía un pliegue al pie del documento, para asegurar que ese pergamino soportase el peso del sello. Ese pliegue se llamaba plica. Lo normal es que un documento sellado sea siempre expedido en pergamino y este esté reforzado mediante la plica. En esta plica, en su interior muchas veces, los cancilleres solían dejar sus nombres.
Conforme avanza la Baja Edad Media, sobre todo en la época Moderna, los documentos sellados en plomo van a ir adoptando la forma del cuadernillo. Un documento abierto es aquel que se escribe sin plegar la materia escriptoria, otra cosa es que alguien después lo pliegue. Un cuadernillo son los formatos de los documentos plegados. En la cancillería, el escribano antes de escribir, cogió la materia escriptoria y la plegó, y luego escribe sobre ese formato. Cuando la hoja se pliega sobre sí misma una sola vez se obtiene un bifolio, la palabra folio hace referencia a aquellas materias escriptorias que se han plegado sobre sí mismas una sola vez, es decir, un bifolio es de formato folio. Pero si se pliego sobre sí misma dos veces, es el formato cuarto. Si se pliega otra vez más es el formato octavo. Cuando el contenido de un documento era suficientemente amplio para superar un bifolio, lo preveía, y lo que hacía era superponer varios bifolios, y eso es un cuadernillo. Por lo que un cuaderno es la superposición de varios bifolios. Y cuando el texto era aún más amplio, lo que se hacía era unir varios cuadernillos, esto es un códice. Un códice por lo tanto, es la unión de dos o más cuadernos. Cuando se hacían cuadernillos ya no había plica, el sello de plomo se cosía del lomo del cuaderno, del lomo pendía la cuerda o el hilo que sujetaba el sello de plomo. El sello tenía anverso y reverso, el anverso aparece el rey y el reverso el escudo.
El sello mayor de cera, este sello se obtenía con una matriz diferente a la del plomo, era una matriz manual, donde se grababan las armas heráldicas del rey, una leyenda alrededor... todo esto variará según las épocas. Esta matriz, su materia solía ser la plata, y para utilizarla, esta se engarzaba a un puño de madera con el que se presionaba la matriz. Esta matriz se multiplicó cada vez que se creó una audiencia y chancillería, no solo en España, sino también en América. El rey llegó a permitir un duplicado de esta matriz para depositarla en el Consejo real. Esta matriz permitía dos tipos de impronta, con dos modos de aposición diferentes, por un lado la más solemne, el sello mayor de cera pendiente encajado. El sello de cera, durante la Edad Media pudo ponerse también sin caja, la única diferencia que el sello al pesar menos, solo se hacía un orificio en la plica. La segunda forma de aposición era, el sello placado o adherente. Para obtenerlo, se usaba la misma matriz que la del sello pendiente encajado. Este sello se conseguía depositando sobre la materia escriptoria un poco de cera y sobre ella se presionaba la matriz. El problema que tenían estos sellos placados era que se deterioraban mucho con el tiempo. El remedio más frecuente para protegerlo, es mediante un papel, un trozo de papel recortado, puesto encima de la cera, y luego se sellaba encima del papel. En muchos casos ese papel se doblaba para proteger la impronta del sello. A lo largo del siglo XVI en adelante, la cera fue sustituida por la oblea, que humedecida, era la que servía para recibir la impronta y para adherirse al papel, y que al igual que la cera, estaba protegida por un papel. Esto fue lo que dio como resultado el sello de papel.
Casa y Corte.
Los consejos van a custodiar las matrices de los sellos. El proceso de cómo se llega a esta delegación es difícil de determinar, a medida que se crean consejos nuevos custodió una matriz del sello mayor del rey, aunque no fue así. En la corte se custodió solamente una matriz, que estaba al servicio de todos los consejos que poco a poco se fueron creando. El estudio de la custodia y uso de cada uno de los sellos requiere un estudio particular. Solamente el Consejo de Indias, antes de que se estableciera el consejo como tal, contó con una matriz y un sello diferente a que se creó en 1514 para validar con él todos los documentos que debían de portar el sello y eran con dirección a Indias, creándose así también un cargo mayor de canciller de Indias. Todas las matrices de sellos enviadas a América, eran duplicados de esta matriz del sello mayor de las Indias.
En la casa están los secretarios que van a ayudar al rey en aquellos negocios más directos y que él nunca va a querer delegar. Estos secretarios van a ser los que finalmente terminen custodiando el sello secreto de la poridad. El sello de la poridad cobrará más importancia cuando los Borbones engrandecen los secretarios en poder y despacho, que constituyen el gobierno junto con los consejos. Van a tener una autoridad enorme, y van a utilizar el sello en mayor cantidad. Estos secretarios luego pasarán a ser los ministros.
El sello de los cancilleres, el canciller mayor del rey terminó vinculándose a una familia Manrique, los marqueses de Aguilar. Esto quiere decir que la persona que detentara el título de Marqués de Aguilar, desde Juan II al siglo XIX, fue el canciller mayor, que custodiaba el sello de plomo y la matriz manual para sellar en cera como en placada. Pero este oficio se ejercía por lugartenientes. Había un solo canciller, pero había tres lugartenientes, estos actuaban en Valladolid, Granada y Madrid (donde estuviese la Casa y Corte). Los lugartenientes tenían la obligación de controlar todos los documentos que se expedían bajo el sello, y este control lo ejercían mediante el registro de los documentos. En esos tres sitios se establecieron los registros generales del sello, el más conocido es el que se custodia hoy en día en el Archivo de Simancas y en el Archivo General, y el registro general del sello que en realidad controlaba el canciller de
los ciudadanos les va a servir para tener esa seguridad de lo que se ponga por escrito va a ser creído por todos. Es el documento el instrumento que permite que esto sea así.
La diferencia con respecto a otros documentos se encuentra en que el notario mismo lo que tenía que conseguir es preservar una registro autentico donde él iba controlando por escrito todas aquellas actuaciones que se hacían delante suya. Al comienzo, ese registro se hacía mediante simples notas, por ejemplo el tipo de negocio, quiénes participaban... también era requisito que en ese acto hubiera testigos, es decir, personas ajenas y diferentes a las del negocio, que luego sus nombres figuran en las notas y pudieran ser llamados a testificar si hubiese algún problema. En los libros de notas cada día se iniciaba con la fecha del día y a continuación el notario apuntaba los negocios, las personas y los testigos. Estos libros de notas los tenía que conservar el notario siempre consigo, y cuando moría, su sucesor tenía que responsabilizarse de custodiar y mantener esos libros de su sucesor, y así sucesivamente. Las partes interesadas también van a tener algún tipo de prueba de que ese negocio se ha llevado a cabo. Y el notario por ello va a tener capacidad para entregar o expedir documentos donde se reproducía de forma extensa el negocio previamente pactado.
Para dotar de credibilidad a ese documento, los notarios, cuando eran nombrados, recibían un signo, que asimila ese signo a su persona, cada notario tenía un signo distinto. La base de este signo es una cruz, pero con diferente desarrollo. Siempre que se vea un signo de este tipo al final de un documento, estaba realizado por un notario.
Junto al signo notarial era muy normal en el siglo XVI el que los otorgantes, es decir, las personas presentes, firmaran en el libro de notas, y no en el documento. A partir del siglo XVI en Castilla, en concreto en 1503 se va a hacer obligatorio que los notarios no se limiten a tomar una nota de los negocios, sino que lleven un auténtico registro, un auténtico protocolo, que significaba que los notarios desde entonces tenían la obligación de escribir en un libro el texto íntegro de los negocios que ocurrían ante él. Lo normal es que el notario siguiera haciendo una nota, pero luego lo que era obligatorio conservar era el protocolo donde el notario escribía todo el texto. Nunca el notario va a poner su signo notarial en el protocolo, solo en el documento que se entrega a las partes. El protocolo es un documento original, y el documento que se entrega a las partes también. Tanto el protocolo como los documentos entregados tenían plena autoridad.
En la ley VIII se habla de los escribanos que trabajan en la casa y corte y las cancillerías del rey. Un escribano es el que redacta y el que sabe expresar las fórmulas y los negocios que le son mandados. Los que pasaban a limpio los documentos que redactaban los escribanos, van a ser los escribientes. El notario es el que le entrega el primer apuntamiento al escribano para que este lo desarrolle.
La idea a tener presente para entender la práctica del escribano es que son personas que trabajan para los particulares pero sus documentos escritos van a tener reconocimiento público, van a tener autoridad pública, es decir, un documento escrito ante un notario o un escribano público independientemente de su contenido, podrá hacer o dar fe y auténtico crédito en cualquier lugar, pleito o juicio. El notario público nace con la finalidad de evitar problemas entre los particulares, problemas de veracidad de los contratos, problemas de reconocimiento público... Los problemas venían cuando una voluntad no era inmediata y que por tanto no podía controlar, y quería que se mantuviese por ejemplo tras su muerte. Para conseguir esto, era necesario disponer de una serie de instrumentos que hicieran permanentes actuaciones concretas
que tenían lugar en un momento determinado, y unos instrumentos serán la escritura, el documento y el notariado.
En la Baja Edad Media es abundante este tipo de actuaciones y contratos entre partes, y sobre todo más frecuentes en las ciudades, y en estas se van a concentrar por un lado clérigos pero también laicos, que van a necesitar el uso de la escritura con fines normales. Es en este ámbito urbano donde se debe de estudiar el nacimiento del notariado tal y como lo entendemos hoy, es decir, una persona nombrada por una autoridad suprema capacitándola para que sus escritos tengan validez pública en juicio o fuera de él.
Los notarios nacen en Italia en los siglos XI y XII, y en el siglo XIII se va a desarrollar por toda Europa. El norte de Europa tenía una característica diferente, la feaciencia entre particulares fue llevada a cabo por los clérigos durante mucho tiempo. Pero en el sur la figura del notario público fue la que se impuso y se mantuvo hasta nuestros días.
Se puede decir que el notario comenzó a trabajar en tiendas (notarías), donde recibía a las personas que estaban interesadas en llegar a algún tipo de acuerdo, este recibimiento era un recibimiento real. En este recibimiento el notario solía llamar a una serie de testigos, personas que certificaban que las personas que estaban delante del notario eran las que debían ser, y también certificaba que lo que el notario iba a poner por escrito era lo que en esa reunión declararon las distintas partes. El notario acostumbraba a tomar una serie de notas de esa presentación del negocio y de los nombres de las partes. También el notario solía agrupar esos negocios por fecha en cuadernos. Anotaba brevemente los datos más fundamentales de los negocios y de esta actividad de tomar nota proviene la palabra notario, que es el que hace las notas. Ese mismo día que se presentaban las partes ante el notario, u otro día, se procedía al otorgamiento, es decir, se procedía al acto de otorgar por extenso un documento a las partes donde ya quedaba redactado en forma de acta o carta notarial, donde se especifican todas las normas, cláusulas y condiciones del contrato o cualquier documento. Este documento era el que se entregaba a las partes, pero él tenía la obligación de conservar sus notas. Cuando este notario fallecía tenían que entregar sus notas en la notaría, a su sucesor. Y se acudían a estas notas en caso de que los interesados perdieran el documento, necesitaran una copia... Este conjunto de notas era lo que otorgaba validez a los documentos. Los documentos notariales se caracterizan por estar validado por el signo notarial, que no es un sello, sino un monograma. La base de todos estos monogramas será siempre una cruz, pero que luego tienen distintas variaciones. También pueden aparecer junto al signo notarial otras rúbricas u otras firmas de otros notarios.
En el momento del otorgamiento el notario firma el documento que se entrega a las partes, y estas firman el libro donde el notario había anotado el asunto en cuestión. Y también los testigos se hacen presentes en el acto del otorgamiento.
Esta práctica está normalizada pero en el año 1503 los reyes Católicos emiten una pragmática donde se regula y se modifica este procedimiento, para darle mayor feaciencia y autenticidad. Esta reforma va a traer como consecuencia principal, la aparición de los protocolos notariales o escritura matriz. El protocolo notarial es la conversión de los libros de notas en la escritura íntegra de los documentos que se entregaban a las partes, en un libro previamente encuadernado que debía conservarse en poder del notario. Se entiende que ese documento que escribe es el documento original y estará firmado por las partes y verificado por el notario pero sin el signo notarial. El documento que se entrega a las partes puede entenderse como la primera copia del documento original. Otras personas consideran que son dos originales creados con una función distinta pero serán auténticos y válidos. Estos protocolos van a ser textos validados y que va a tener que conservar a lo largo del tiempo.
Tema 3: la forma de los documentos
Según la comisión internacional diplomática, es el conjunto de fórmulas, elementos y características que dotan al documento de esa validez y autoridad. La forma del documento es el molde en el que se ha vaciado el contenido del acto documentado, o sea, el conjunto de los caracteres externos y de los caracteres internos, que dan al documento el aspecto que responde a su naturaleza diplomática y jurídica, según las reglas o los usos de la cancillería que lo expide o de la oficina de escritura que lo redacta. Ese conjunto de elementos se compone de dos tipos de elementos fundamentales, los caracteres externos y caracteres internos.
- Caracteres externos : se refieren a la apariencia externa del documento, es decir, son la envoltura exterior que primero llama la atención del lector, antes de conocer su contenido. Están destinados a presentar el documento de forma que inspiren confianza, indicando y garantizando la procedencia. Los elementos de forma que no pueden ser examinados y estudiados más que sobre el original o su exacta reproducción: naturaleza y presentación del soporte, escritura, elementos figurados o decorativos.
- Caracteres internos : se refieren al modo en que se articula la expresión de su contenido, es decir, se refiere especialmente al objeto que constata. Son los elementos de forma que atañen al texto mismo de las actas. Unos provienen del estudio de la lengua y el estilo; otros vienen dados por el arreglo y formulación del discurso diplomático.
Dentro de los caracteres externos hay ciertos elementos que deben ser analizados y estudiados.
- (^) La materia o el soporte , mediante la cual se hace perceptible el contenido del documento, pueden destacar el papiro o el papel, siendo este último el más común en Occidentes, pero desde el siglo XIII la materia escriptoria más común es el pergamino, en este se distinguen pergaminos de mayor o menos calidad, su grosor, contrastes de color... El pergamino más delicado es la vitela, que procedía de un animal recién nacido. El papel comienza a utilizarse en la cancillería en la Baja Edad Media. Este parecía ser más frágil que el pergamino, pero en España con la influencia de los árabes se comenzó a utilizarlo desde muy temprano. Pero esto no quiere decir que desaparezca el uso del pergamino, aunque se reserva a aquellos documentos que se quieren dotar de mayor autoridad. Esto va a perdurar en la cancillería durante toda la época Moderna e incluso Contemporánea. El que se expida el documento en pergamino va a depender del particular que recibe ese documento. El uso de una materia o de otra va a depender a veces de la voluntad del que otorga el documento, otras del que recibe, otras veces de que para que un tipo documental concreto debe utilizar esa material, por ejemplo los privilegios rodados nunca se escribieron en papel.
- El formato , en que se presenta el soporte (tamaño y plegado). Se hacen referencia a dos aspectos diferentes, por un lado la medida en cm o mm del documento o libro que se está estudiando; y por otro entendido como el número de veces que la materia escriptoria original se pliega sobre sí misma para dotar al documento de un aspecto determinado. (Explicación formatos, visto antes).
- La disposición del texto (“mise en page”), la forma en que el escriba organiza la disposición de las letras y los diversos caracteres que va a escribir. Es decir cómo el escribano dispone en el documento el texto que ya se ha preparado. Lo normal es que el texto del documentos e disponga de dos formas diferentes o bien a línea tirada, que escribe de forma continua formando renglones que abarcan de un extremo a otro del documento, o bien dispone el texto en columnas. A veces los documentos combinan ambos estilos. El encargado de escribir el texto prepara la materia escriptoria antes de comenzar a escribir, por ejemplo los márgenes o un pautado en los renglones. Se marca el tamaño de la caja de escritura, el espacio que está ocupado por escritura y esta puede ser única o múltiple si son columnas, y el pautado es una marca para encuadrar esa caja de escritura. También nos tenemos que fijar si la escritura se dispone paralela al borde más ancho o menos ancho de la materia. La forma apaisada, es ver si la escritura se dispone paralela al borde más largo. Mientras que de forma vertical se dispone de forma paralela al borde más corto.
- La escritura , es el medio adoptado para fijar en la materia la representación del contenido documental. Debe ser estudiada como elemento de análisis que nos puede ayudar a conocer cómo y cuándo se puso por escrito y en qué cancillería se realizó. También su escritura va a aportar mayor o menos solemnidad al documento, o de
