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A U L A
A U L A
VocÍ se considera uma pessoa ìligadaî e
organizada? Muitas pessoas responderiam ìsimî a essa pergunta. Outras diriam ìmais ou menosî. Umas poucas teriam coragem de confessar que n„o. Talvez nem vocÍ, nem a maioria das pessoas que vocÍ conhece, tenha parado um momento para pensar no quanto È importante para a vida de cada um possuir qualidades como ser organizado e estar ìligadoî nas pessoas ‡ nossa volta.
Por exemplo: se a empresa que fornece ·gua na sua cidade cobrasse uma conta de trÍs meses atr·s e que vocÍ tem certeza que pagou, vocÍ saberia onde guardou o recibo? Se vocÍ precisa fazer um pequeno conserto em sua casa, as ferramentas est„o todas juntas no mesmo lugar?
VocÍ È daquelas pesso- as que abre o chuveiro e depois vai procurar a roupa para vestir? … daquelas que deixa a torneira aberta en- quanto escova os dentes ou faz a barba? Se vocÍ È a ˙lti- ma pessoa a usar o aÁ˙car do aÁucareiro e percebe que ele est· vazio, vocÍ repıe o aÁ˙car para a prÛxima pes- soa que for us·-lo? Se vocÍ for fazer um cafÈ na cozi- nha de sua casa, quantos movimentos ter· que fazer, quantas portas e gavetas ter· que abrir? Pense um pouco em tudo isso. Ser· que vocÍ n„o est· desperdiÁando recursos/dinheiro e energia com tarefas in˙teis e sem planejamento? Se a resposta for ìsimî, ou mesmo ìtalvezî, vocÍ n„o acha que a vida de todos, inclusive a sua seria melhor se vocÍ se preocupasse com esses ìpequenos detalhesî? Certamente que sim!
O problema È que a maioria das pessoas n„o se preocupa com isso em sua prÛpria casa, e acaba n„o se preocupando com isso em seu local de trabalho.
Vamos arrumar a casa?
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Mas, vocÍ deve estar se perguntando: ìO que ser· que essa aula tem a ver A U L A com a maneira como eu arrumo as coisas na minha casa?î Exatamente tudo, caro aluno. Porque os programas de qualidade das empresas v„o acabar mexendo com as idÈias que vocÍ tem sobre como organizar as coisas na sua vida.
Ent„o, nesta aula, vamos falar de uma sÈrie de pequenas coisas que a gente pode fazer, que s„o bem simples, n„o custam quase nada e que contribuem grandemente para a melhoria de nosso ambiente de trabalho e das pessoas que nos cercam. Elas s„o aplic·veis ao seu dia-a-dia profissional, mas podem perfeitamente ser usadas para melhorar pequenas coisas em sua prÛpria casa.
… um ìpacoteî de cinco fases, chamado de MÈtodo 5S. N„o È nada do outro mundo. … apenas um conjunto de medidas de extremo bom senso, t„o simples que vocÍ mesmo vai se espantar: ìMas, È sÛ isso?!î. SÛ que, se forem seguidas ‡ risca, dar„o um resultado excelente! Acompanhe a nossa aula e julgue vocÍ mesmo!
DesperdÌcio e qualidade: dois bicudos que n„o se beijam
Um dos maiores problemas dos paÌses em desenvolvimento È o desperdÌcio. Mais por inconsciÍncia, incompetÍncia e ignor‚ncia do que por m· fÈ, todos desperdiÁam: as famÌlias, as empresas, o governo.
No Brasil, a construÁ„o civil parece ser a campe„: aproximadamente um terÁo do material usado È para ser jogado fora. Na agricultura, as perdas comeÁam na colheita, pioram no transporte e tornam-se criminosas no armazenamento. A ind˙stria e o comÈrcio n„o ficam atr·s. As empresas estatais, ent„o, nem se fala! Resultado: joga-se fora capital, trabalho e recursos naturais. Quem paga a conta? NÛs, contribuintes e consumidores.
E dentro da sua casa n„o È diferente: se vocÍ deixa luzes acesas no cÙmodo onde n„o h· ninguÈm; se deixa a torneira aberta enquanto ensaboa a roupa ou os pratos; se compra alimentos demais e eles estragam; se usa mais sab„o ou detergente do que o necess·rio; se deixa torneiras pingando, vocÍ est· contribu- indo para todo esse desperdÌcio. E, mais uma vez, pagando a conta.
Do ponto de vista da empresa e do cidad„o comum, desperdÌcio È, pois, todo e qualquer recurso que se gasta alÈm do necess·rio na fabricaÁ„o de um produto, prestaÁ„o de um serviÁo, ou nas tarefas comuns do dia-a-dia. Esse recurso pode ser a matÈria-prima, os materiais de consumo, o tempo, o dinheiro, a energia etc. … um gasto extra que È acrescentado aos custos normais do produto ou serviÁo e que n„o traz nenhuma melhoria para o cliente. E, na sua casa, È aquele dinheirinho suado que some nas contas de g·s, luz, ·gua...
Segundo o fascÌculo 5 da sÈrie Qualidade Total da Folha/Sebrae, s„o sete os tipos de desperdÌcio nas empresas:
- ProduÁ„o alÈm do estritamente necess·rio.
- AusÍncia de agilidade nos processos: produto ou serviÁos em fila, esperando para serem executados.
- Transporte de produtos ou serviÁos entre m·quinas e seÁıes.
Leiaute (do inglês “lay out”) é a distribuição ou organização de objetos, que podem ser móveis, máquinas, equipamentos dentro de um determinado espaço.
Nossa aula
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Sim para separar tudo o que È in˙til A U L A
O primeiro S È de ìseiriî. Dependendo do autor, ele È traduzido de v·rias formas: descarte, organizaÁ„o, senso de ordenaÁ„o, separar, eliminar, suprimir. Para manter o S, a gente vai traduzir como ìSim para separar tudo o que È in˙tilî. … a mesma coisa que todo o mundo faz quando inicia uma faxina: separa-se o que È necess·rio do que È desnecess·rio e joga-se fora o que n„o presta.
Para fazer isso, deve-se usar os seguintes critÈrios:
· Se È usado a toda hora, coloque no prÛprio local de trabalho;
· Se È usado todo dia, coloque prÛximo ao local de trabalho;
· Se È usado toda a semana, coloque no almoxarifado;
· Se n„o È necess·rio, descarte.
Nessa fase, costuma-se usar a tÈcnica do ìcart„o vermelhoî (ou etiqueta vermelha): o grupo encarregado do trabalho vistoria o local e coloca cartıes nas coisas que julga desnecess·rias. ApÛs um prazo determinado, as etiquetas s„o verificadas. Os objetos, ferramentas e equipamentos que n„o tÍm anotaÁıes de uso dentro do prazo estabelecido s„o retirados do local. Exemplos de coisas que podem ser descartadas: formul·rios e papÈis desatualizados, coisas em grande estoque mas que s„o pouco usadas, m·quinas quebradas ou sem utilizaÁ„o, banco de dados n„o usados.
Deve-se tambÈm usar o conceito de que um È melhor, e ter somente uma ferramenta, uma m·quina, um arquivo, uma hora para reuni„o, uma cÛpia e um original de documento, por exemplo.
A aplicaÁ„o do ìSim para separar tudo o que È in˙tilî traz como benefÌcios a otimizaÁ„o dos espaÁos disponÌveis, a reduÁ„o de custos, a diminuiÁ„o do tempo de procura, a melhoria da comunicaÁ„o, e a agilizaÁ„o do trabalho.
Sim para a arrumaÁ„o
Depois que o ìseiriî foi implantado e consolidado, vem o segundo S, de ìseitonî, que os autores traduzem por arrumaÁ„o, e que nada mais È que o velho ditado: ìum lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugarî. O objetivo dessa etapa È organizar os itens absolutamente necess·rios e identificar e colocar tudo em ordem, para que seja f·cil localiz·-los. Vamos chamar essa fase de ìSim para a arrumaÁ„oî.
Algumas estratÈgias podem ser usadas nessa fase:
· PadronizaÁ„o da nomenclatura, ou seja, o mesmo objeto ou a mesma informaÁ„o devem ter o mesmo nome em todos os setores da empresa. · Garantia da informaÁ„o, ou seja, todas as pessoas devem ser informadas sobre o significado da padronizaÁ„o adotada. · UtilizaÁ„o de rÛtulos, cores e painÈis visÌveis para facilitar a localizaÁ„o e identificaÁ„o de itens. Um exemplo cl·ssico È o painel com desenhos dos contornos das ferramentas. Uma simples olhada identifica a ferramenta que est· faltando.
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A U L A ·^ Estabelecimento de critÈrios para a estocagem: itens mais usados devem estar mais acessÌveis; itens mais pesados devem ser guardados em locais mais baixos; itens devem ser localizados por meio de indicadores para localizaÁ„o; itens devem ser indicados por n˙meros; os locais de armazenamento devem ter indicadores de quantidade (estoque m·ximo e mÌnimo). · Treinamento dos envolvidos.
S„o exemplos de intervenÁıes de arrumaÁ„o: mudanÁa de leiaute, ou seja, na arrumaÁ„o de mÛveis e equipamentos; identificaÁ„o de materiais de escritÛrio, sistema de identificaÁ„o de livros em uma biblioteca.
A aplicaÁ„o do ìSim para a arrumaÁ„oî traz ordem para o local de trabalho, materiais e equipamentos; facilita o acesso a materiais; agiliza o trabalho.
Sim para a limpeza
O terceiro S È o de ìseisoî, que se traduz por limpeza, e que nÛs vamos chamar de ìSim para a limpezaî. N„o parece ser preciso ìvenderî a idÈia de que limpeza È uma coisa fundamental. Pois nada È mais gostoso do que tomar um banho e colocar roupas limpas, deitar em uma cama com lenÁÛis limpos, comer em uma mesa em que a toalha n„o esteja cheia de manchas... Para o cliente, a imagem de uma empresa limpa tambÈm È extremamente positiva. E mesmo que os profissionais tenham a mesma competÍncia, em quem vocÍ confiaria mais? No mec‚nico da oficina ìboca-de-porcoî, onde tudo È sujo e bagunÁado, inclu- sive o profissional, ou num mec‚nico com macac„o impec·vel trabalhando em uma oficina limpa e arrumada, como o box de uma equipe de FÛrmula 1?
Mas isso n„o È sÛ para o cliente, n„o. Serve para o empregado, tambÈm. O que È importante, ent„o, È compreender e acreditar que a limpeza n„o È sÛ trabalho do pessoal da faxina. Ela È responsabilidade de todos, porque um ambiente limpo parece que melhora a vontade de trabalhar das pessoas.
Ent„o, o objetivo È eliminar o lixo e a sujeira (pÛ, cavacos, manchas de Ûleo) para tornar o ambiente de trabalho mais agrad·vel. Assim, todos devem deixar ferramentas e utensÌlios limpos antes de guard·-los; as mesas, arm·rios, mÛveis e equipamentos devem estar limpos e em condiÁıes de uso; nada deve ser jogado no ch„o. A melhor maneira de limpar È n„o sujar, por isso, as causas da sujeira devem ser eliminadas: entupimentos; vazamentos de ·gua, Ûleo e ar; juntas estragadas; filtros entupidos; parafusos e porcas soltas; vidros trincados; rebarbas; fios soltos; v·lvulas, mangueiras e canos em m·s condiÁıes.
Dizer ìSim para a limpezaî È manter instalaÁıes e equipamentos em perfeitas condiÁıes; e manter o local de trabalho continuamente limpo. As vantagens s„o Ûbvias: condiÁıes mais favor·veis de trabalho, maior produtivi- dade de pessoas e m·quinas, diminuiÁ„o de perdas e danos de equipamentos, materiais e produtos.
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A U L A Em resumo, a disciplina:
· Reduz a necessidade de controle.
· Facilita a execuÁ„o de toda e qualquer tarefa ou operaÁ„o. · Evita perdas.
· Possibilita prever os resultados finais de qualquer operaÁ„o. · Divide a responsabilidade por todas as pessoas do grupo, sem sobrecarregar nenhuma.
· Reduz a necessidade de pressıes e controles e garante que os produtos fiquem dentro dos requisitos de qualidade.
Disciplina significa fazer coisas simples como: · Ao sair, deixar tudo limpo e em ordem. · Devolver as coisas, no mÌnimo, nas mesmas condiÁıes em que as encontrou. · Reparar ou substituir qualquer coisa que vocÍ danifique ou quebre. · Reabastecer qualquer item que usar atÈ o fim: sabonete, papel higiÍnico, papel da copiadora, gasolina, alimentos, bebidas etc. · Colocar as coisas de volta aos seus lugares, para que os outros possam ach·-las. · Informar as pessoas que v„o substituÌ-lo e/ou completar seu trabalho sobre a situaÁ„o exatamente como ele est·. · N„o desperdiÁar tempo, dinheiro, materiais ou outros recursos. · Planejar o ritmo de seu trabalho para que outros n„o fiquem sem trabalhar por sua causa. · Evitar desperdÌcios, n„o usando papel, ·gua, eletricidade, ou qualquer outro recurso mais do que o necess·rio.
Como vocÍ vÍ, tudo o que falamos nesta aula n„o È novidade nenhuma. Basta apenas fazer com que as coisas sob sua responsabilidade estejam sempre prontas para qualquer inspeÁ„o. Ou ent„o, deixar para as outras pessoas as coisas como vocÍ gostaria de encontr·-las. … tudo muito simples, mas um verdadeiro ìovo de Colomboî, se seguido ‡ risca. Experimente usar em sua prÛpria casa, ou em sua vida. VocÍ vai ver como tudo fica mais f·cil.
O mÈtodo dos 5S nada mais È do que higiene, bom senso e disciplina. E isso a gente tem de praticar. Releia a aula e faÁa o exercÌcio pr·tico que apresentamos a seguir.
ExercÌcio 2 Da lista que apresentamos abaixo, vocÍ deve escolher dois itens e praticar os 5S com os itens escolhidos.
a) Gaveta ou arm·rio de roupas. b) Carteira de dinheiro e/ou documentos. c) Arm·rio de ferramentas. d) Seu quarto. e) A cozinha de sua casa.
… hora
de pensar
