Como exportar Japao, Notas de estudo de Administração Empresarial

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Guia Prático para a

Conduta de Negócios no Japão

Embaixada do Brasil no Japão

Setor de Promoção Comercial

Guia Prático para a Conduta de Negócios no Japão

- Índice -

• Introdução
• Primeira parte: Preparativos da Viagem
  • 1. Estudos prévios
  • 2. Agendamentos
  • 3. Hospedagem
  • 4. Transporte
  • 5. O que trazer - a) Cartões de visitas - b) Materiais de divulgação - c) Lista de preços - d) Brindes para distribuição - e) Presentes - f) Amostras
  • 6. Barreiras da língua - a) Falando em inglês.................................................... - b) Contratando um intérprete
• Segunda parte: Durante a Viagem
  • 1. Encontros de negócios - a) Pontualidade - b) Os trajes - c) Na sala de reuniões - d) Troca de cartões - e) A conversa - f) Comportamento dos japoneses - g) Tomada de decisões - h) Amostras e preços - i) Fechamento de Contratos - j) Entrega de presentes
  • 2. Trabalhando com o intérprete........................................
  • 3. Custo de vida no Japão
  • 4. Seguimento do encontro
  • 5. Pesquisa de mercado
  • 6. Participação em feiras comerciais
       • a) Postura no estande
       • b) Negócios................................................................
       • c) Amostras
• Terceira parte: O Seguimento da Viagem - 1. Follow up - a) Correspondências - b) Envio de amostras
  • 2. Participação consecutiva em feiras
  • 3. Recebimento de visitas no Brasil
  • 4. Relação de confiança
• Referência Bibliográfica

interna, tendências de importação, produtos concorrentes etc.)

• Tente informar-se sobre tarifas, bem como sobre barreiras não-tarifárias (técnicas, sani- tárias etc.) que possam restringir a entrada do produto no Japão. Estude também a legis- lação que rege a importação do seu produto (de nada adiantará tentar exportar algo que não seja permitido ao Japão importar), e os canais de distribuição existentes.
• Entidades como o Ministério das Relações Exteriores, o Ministério de Desenvolvimento, Indústria e Comércio, a APEX-Brasil, o Banco do Brasil, a CNI, a FIESP, a Câmara de Co- mércio Brasileira no Japão, os Consulados ou a Embaixada do Japão, a JETRO e as asso- ciações setoriais podem ser de grande ajuda na obtenção de informações.
• Informações gerais e Boletins de Mercado para diversos produtos estão à disposição pela Internet, dentro do site da Embaixada do Brasil no Japão: http://www.brasemb.or.jp/poru- togatu/index.html

2. Agendamentos

• Procure listar previamente as empresas que lhe interessaria contactar, para tentar mar- car com antecedência possíveis encontros.
• Planejar e agendar encontros com antecedência é fundamental para transmitir imagem de organização e seriedade e para aumentar as chances de sucesso dos pedidos de entrevista.
• Agendar encontros no Japão é algo que requer tempo, não devendo ficar para após a chegada, a menos que seja um agendamento eventualmente feito na seqüência de um contato durante a visita.
• O japonês será mais propenso a aceitar um pedido de entrevista, se este partir de alguma entidade conhecida. Assim, na hora de montar sua agenda de encontros, vale a pena pedir o apoio de entidades brasileiras no Japão, contactando-as através de suas sedes no Brasil.
• Em caso de se tentar um contato direto, o mais recomendável seria comunicar-se em japonês. Se precisar utilizar o inglês, recomenda-se que seja sempre na forma escri- ta.
• De qualquer modo, convém sempre que uma solicitação formal esteja expressa na forma escrita, que pode ser por carta ou por fax. O e-mail não seria apropriado para um primeiro contato.
• A ligação telefônica seria recomendável apenas no caso de ser feita dentro do Japão, quando se souber de antemão o nome da pessoa encarregada ou já existir algum canal prévio, e acima de tudo, quando se tiver um bom domínio do idioma japonês e das regras de etiqueta ao telefone.
• Prover previamente informações sobre a sua empresa e o seu produto ajudará o importador japonês a saber com quem estará se encontrando, bem como a decidir que setor da empresa deverá recebê-lo.
• T er um site em japonês (ou no mínimo em inglês) não só ajudará o importador japonês a conhecer previamente a sua empresa , como também dará a impressão de

ser uma empresa séria no comércio internacional.

• Uma vez feito o agendamento, não deixe também de estudar previamente o perfil da empresa a encontrar. Isto otimizará a conversa.
• Caso precise chegar sozinho ao local, peça orientações sobre o acesso, e se possível também um mapa.
• O japonês não está habituado a receber contatos de diferentes fontes para tratar de um mesmo assunto. Assim, caso tenha incumbido uma entidade de fazer os agendamentos para a sua empresa, não duplique o contato com o interlocutor japonês. A multiplici- dade de interlocutores cria confusão e insegurança.
• Não é de bom tom que o requerente do encontro queira alterar a data ou o ho- rário de um encontro já agendado , a menos que haja uma justificativa bastante forte. Tenha isto em mente na hora de organizar sua agenda, tomando cuidado com agenda- mentos coincidentes.

3. Hospedagem

• Na hora de escolher o hotel e fazer a reserva, tenha em mente que o tipo de hotel onde o visitante está hospedado reflete, aos olhos japoneses, a posição da em- presa.
• Tome em consideração também a localização do hotel e as facilidades de locomoção, para otimizar sua estadia.
• Os custos de estadia no Japão são altos. Um quarto em um hotel de boa categoria, bem localizado em Tóquio, não sairia por menos de 200 dólares.

4. Transporte

• Para otimizar seu tempo de estadia no Japão, procure verificar com antecedência o meio que utilizará para se locomover, bem como o tempo que isto levaria.
• Em caso de planejar locomover-se em longas distâncias dentro do Japão (de Tóquio a Osaka, por exemplo), o Japan Rail Pass talvez seja uma boa opção. (Para maiores detalhes, visite o site: http://www.japanrailpass.net/ ).
• No Japão , o transporte coletivo é bastante desenvolvido, e principalmente nas grandes cidades (onde o trânsito é mais congestionado), o melhor meio de locomoção é o trem ou o metrô.
• Todos os transportes coletivos (trens, metrôs etc.) têm horários precisos de chegada e partida, ajudando a calcular previamente o tempo de locomoção de um local a outro.
• Tabelas de horários, bem como diagramas com as linhas de trens e metrôs (orientando as baldeações necessárias) podem ser verificadas previamente pela Internet, em publica- ções, ou pelo computador.

• Note-se que o preço do produto no varejo por si só nem sempre serve de refe- rência. Um produto pode custar bastante caro na prateleira, sem que a margem de lu- cro do importador seja tão alta, pois no Japão os custos de propaganda e marketing são extremamente altos.
• Uma vez que as feiras comerciais do Japão são muito visitadas também por im- portadores chineses ou coreanos , é interessante calcular previamente os preços tam- bém para outros mercados asiáticos.

d) Brindes para distribuição

• Embora não sejam imprescindíveis, pequenos brindes a serem distribuídos por ocasião de participação em feiras ou eventos são muito bem aceitos pelos visitantes, e servem de atrativo para o estande.

e) Presentes

• Pequenos presentes tipicamente brasileiros podem vir a ser úteis durante a viagem. Po- deriam ser livros com belas fotografias, artesanatos, gravuras com motivos brasileiros etc. Nada muito pessoal, nem excessivamente valioso, mas certamente de boa qualidade.
• Em um primeiro encontro de negócios, contudo, recomenda-se um pouco de cautela na oferta de presentes, apropriados somente após já se ter estabelecido uma boa relação.
• Seja atento ao acabamento do produto , bem como à embalagem e ao embrulho do presente, pois a cultura do presente no Japão exige alto nível de atenção aos detalhes de acabamento.
• Se o seu produto for algum artigo de consumo, algumas amostras ou brindes institucio- nais também podem muitas vezes ser utilizados como presentes. Atenção, entretanto, para as restrições alfandegárias quanto à importação desses produtos, sobretudo como baga- gem acompanhada.
• O presente será útil especialmente quando se tratar de uma visita a instituições sem fins lucrativos (tais como entidades de classe etc.), para a obtenção de informações de seu interesse. Oferecê-lo seria um gesto amável de demonstração de gratidão e respeito.
• Em certos casos , por exemplo quando o encontro previsto for entre pessoas de grande hierarquia, convém avisar de antemão a intenção de se oferecer algum presente.

f) Amostras

• Nas participações em feiras, as amostras de seu produto têm um papel especial- mente importante para atrair o cliente. Devem ser escolhidas com cuidado e dispostas no estande com esmero.
• Lembre-se que o consumidor japonês é extremamente exigente na qualidade e no acabamento de um produto , o que faz com que o importador também seja bastante crítico na análise de uma amostra.
• Tome cuidado para que os produtos estejam impecáveis, prestando atenção mesmo nos mínimos detalhes de acabamento.
• Para garantir a qualidade de suas amostras, especial atenção deve ser dada na

hora de transportá-las.

• Caso as amostras sejam enviadas antes de sair do Brasil, seja bastante cuidadoso na hora de embalar e empacotar, para prevenir danificações do produto durante o transporte. Contratar uma empresa especializada é uma boa opção, para evitar contratempos e facili- tar a liberação alfandegária.
• Quando se tratar de peças de maior volume, deve-se prever formas e gastos para retirada das amostras do local da exposição, ou para seu desfazimento.

6. Barreiras da língua

• Um dos maiores obstáculos para um visitante que queira fazer negócios no Japão é a língua japonesa.

a) Falando em inglês

• É raro encontrar um japonês que domine bem o inglês falado (embora muitos compreendam bem o inglês escrito), mesmo dentre os que estão acostumados com o co- mércio exterior.
• Quando a conversa for em inglês, são grandes as chances de não se conseguir compre- ender bem o que o japonês diz, devido a particularidades na pronúncia.
• Mesmo quando o japonês não compreender o que lhe foi dito em inglês, ele jamais admitirá publicamente que não entendeu , e há chances de que a conversa prossiga de forma distorcida.

b) Contratando um intérprete

• A contratação de um intérprete português-japonês faz-se praticamente indis- pensável para poder comunicar-se no Japão.
• A busca de um bom intérprete deve ser feita com antecedência, pois como a maioria dos intérpretes trabalha como free lance, nem sempre é fácil encontrar alguém disponível nas datas desejadas.
• Procure buscar intérpretes de alto nível, não somente com bom domínio do idioma, mas também com suficiente conhecimento das regras de conduta perante os japoneses, pois a imagem do intérprete contratado muitas vezes acaba influenciando a imagem da empresa visitante.
• Em caso de planejar proferir uma palestra a ser apresentada através de um intérprete, é extremamente importante que o conteúdo de sua fala seja entregue com antecipação ao intérprete, para que este possa estudar previamente e garantir a precisão da interpretação.
  • Pelas mesmas razões, deve-se conversar antes com o intérprete sobre a empresa, os produtos e as intenções da viagem.
  • A contratação de um intérprete consecutivo varia bastante (desde 150 até 600 dólares por dia), dependendo do nível do intérprete e seu grau de experiência.

to para homens quanto para mulheres.

• O japonês está acostumado a vestir-se com sobriedade em situações de negócios, e dão bastante atenção à boa apresentação dos sapatos.
• Eventualmente poderá haver uma situação em que seja necessário tirar os sapatos em público, sendo recomendável prestar atenção também ao estado das meias.
• Os homens de negócio no Japão costumam trajar terno escuro e gravata.
• No caso de mulheres, é recomendável evitar grandes decotes, roupas muito chamativas, ou exagero em acessórios, pois isto poderá causar desconforto para o empresário japonês.

c) Na sala de reuniões

• A reunião poderá ter lugar em uma sala de visitas (com sofás), em uma sala de reuni- ões (com poltronas), ou ainda em pequenos espaços (com cadeiras) para reuniões, criados por divisórias.
• Ao ser conduzido à sala onde acontecerá a reunião, convém aguardar que lhe indiquem seu assento. Tenha em mente que existem no Japão regras de etiqueta sobre onde se sentar, devido à hierarquia dada aos assentos.
• Na hora de se sentar, tome cuidado para não dar a impressão de estar “demasiado à vontade”. Não é de bom tom cruzar as pernas, nem apoiar-se demais no encosto, ou dei- xar os braços abertos sobre o encosto, o que daria a impressão de uma certa arrogância.
• Costuma-se agradecer à pessoa que esteja lhe servindo um chá ou um café, ou pelo menos abaixar de leve a cabeça, como sinal de agradecimento, caso estejam em meio à conversa.
• Seria educado aguardar que o anfitrião lhe indique para se servir, ou esperar que ele próprio comece a tomar, antes de se servir da bebida oferecida.

d)Troca de cartões

• O primeiro contato no Japão sempre começa pelo ritual da troca de cartões de visita.
• Lembre-se sempre que no Japão o cartão simboliza o rosto da própria pessoa. Não o trate como se fosse um simples papel a ser guardado desatentamente no bolso (muito menos no da calça!).
• O visitante, que assume a posição de requerente, deve entregar primeiro o cartão.
• É bastante comum que haja mais do que uma pessoa a receber a visita. Neste caso, a troca deve começar pelas pessoas de nível hierárquico mais alto.
• No momento da troca, deve-se demonstrar respeito, entregando e recebendo com as duas mãos, ou entregando com a mão direita e recebendo com a esquerda, se o ato for simultâneo. Além de entregar o cartão, anuncie-se também oralmente.
• Apresente o cartão com a face voltada para o seu interlocutor, de modo a lhe facilitar

a leitura. Cuidado para que o cartão não fique invertido ou perpendicular aos olhos do interlocutor.

• Em caso de faltar cartão para entregar, não deixe de prometer e de enviá-lo mais tarde.
• Ao receber o cartão , o comportamento esperado por parte dos japoneses é de que seu interlocutor pare para ler o seu nome, o cargo e o nome da empresa. A falta desse gesto pode ser tomada como falta de consideração.
• Durante a reunião, deixe os cartões visíveis sobre a mesa, lembrando-se de dispô-los de acordo com a ordem hierárquica dos cargos, ou de acordo com a posição em que os interlocutores estão sentados à mesa, para facilitar a identificação.
• Ao final da reunião, guarde os cartões de forma gentil. Lembre-se que as anotações sobre o cartão não devem ser feitas na presença da pessoa.

e) A conversa

• Ao apresentar-se, seria interessante entregar também um prospecto da empresa (mes- mo que já o tenha enviado previamente), para facilitar a compreensão dos presentes.
• Nas reuniões, em geral os japoneses já têm estruturada uma espécie de ordem do dia, e seria aconselhável respeitá-la.
• A boa etiqueta recomenda que em uma visita, seja tomado o cuidado de não alon- gar-se demais no tempo da reunião.
• Tome cuidado para ser moderado na postura e nas propostas apresentadas. Um com- portamento agressivo terá efeito bastante negativo sobre os japoneses.
• Ao tomar a fala, tente ser sucinto nas idéias e não se estender demais na exposição. O excesso de informações dificulta o trabalho do intérprete e reduz o conteúdo que pode ser compreendido pelo ouvinte.
• Ao apresentar seu produto, seria muito útil entregar também um material escrito sobre ele, como resultado de análises, estudo de seus benefícios, estatísticas de consumo, resul- tados já alcançados em exportações etc. Histórias de sucesso nos mercados norte-america- no ou europeu são sempre impressionantes para os japoneses.
• Esteja preparado, contudo, para eventuais consultas sobre a possibilidade de alterações nas especificações ou na embalagem do produto, para melhor adaptá- lo às exigências do mercado japonês. Recomenda-se uma postura flexível neste aspec- to.

f) Comportamento dos japoneses

• A cultura japonesa é regida de um modo geral pela sutileza, pela moderação, e pela contenção das emoções. Isto é observado também na postura de negócios. Procure manter a percepção aguçada, aprendendo a ler nas entrelinhas do que é exposto pelos japoneses.
• Muito possivelmente o empresário japonês não demonstrará com muita clareza suas reais impressões, o que não implica necessariamente falta de interesse.

• Uma possível pergunta que pode surgir além do preço é qual o lote mínimo para uma primeira encomenda (que pode vir a ser experimental), e qual o tempo e custo do frete.
• Tenha sempre em mente que o Brasil sai em desvantagem em relação a países asiáticos, quando se considera o tempo que demora o frete para o Japão. Leve isto em consideração na hora de calcular os preços, e tente apresentar aos japoneses outras vantagens que superem o fator da demora na entrega.
• Se for acertado o envio posterior de amostras, tenha em mente que os japoneses não têm o hábito de pagar por amostras. Caso a sua intenção seja a de cobrar pelas amostras, deixe isto claro desde o início.

i) Fechamento de Contratos

• Muito dificilmente o fechamento de um contrato será alcançado em um primeiro encon- tro.
• Dentro do sistema japonês, o fechamento de um contrato em geral acontece após um longo processo de negociações , como uma forma de se revisar os pontos acorda- dos.
• Os termos do contrato poderão por vezes parecer um pouco vagos, por ser comum no Japão haver uma certa flexibilidade que possibilite ajustes ou negociações posteriores ao fechamento do contrato, em caso de uma eventual necessidade.
  • O fechamento de um contrato de negócios dificilmente envolve advogados, que são chamados somente em casos litigiosos.

j) Entrega de presentes

• Em uma visita de negócios, quando já se tiver estabelecido um bom relaciona- mento com o seu interlocutor, a entrega de um pequeno presente no final da con- versa pode aprofundar o clima de harmonia entre as partes.
• Se a visita não for exatamente de negócios, mas de cortesia ou para obtenção de informações, um pequeno presente seria apropriado para se demonstrar gratidão e respeito.
• Seria indelicado, contudo, referir-se em demasia aos méritos do presente oferecido, pois a modéstia é considerada uma virtude no Japão. Mesmo quando o japonês oferece algo bastante caro, ele diz: “trata-se de algo insignificante, apenas simbólico”.

2. Trabalhando com o intérprete

• A boa coordenação com o seu intérprete será fundamental para o sucesso de seus con- tatos.
• Tenha em mente que a utilização de um intérprete costuma duplicar o tempo da conver- sa, reduzindo o volume do conteúdo a ser transmitido.
• A produtividade do intérprete depende de sua segurança e tranqüilidade quanto ao que está sendo dito.
• O intérprete saberá transmitir muito melhor um conteúdo que ele compreenda. As- sim, dê a ele previamente o máximo de informações possíveis sobre o que deseja

transmitir. Mantenha-o informado também sobre a evolução da situação até então.

• Procure usar sentenças curtas para facilitar o trabalho do intérprete.
• Procure falar devagar e claramente, evitando sempre que possível o uso de abreviações e jargões técnicos.
• O intérprete poderá muitas vezes ter captado mais informações do que as que foram colocadas à mesa pelos japoneses. Procure ouvir suas impressões após a reunião.
• O intérprete contratado poderá também ajudar a fazer agendamentos e traduções de textos.

3. Custo de vida no Japão

• O custo de vida no Japão é bastante alto. Qualquer tipo de prestação de serviços requer gastos consideráveis.
• Não se deve contar com descontos para cifras quebradas, nem é necessário arredondar o valor para mais na hora de pagar. Não há barganha para preços de mercadorias em lojas.
• O preço de uma refeição no Japão varia bastante. O valor médio para um almoço sim- ples em Tóquio é de cerca de 1.200 ienes. Para o jantar este valor pode se duplicar. Natu- ralmente, um eventual convite para almoço ou jantar de trabalho deve ser formulado em restaurante de bom nível.
• A bandeirada inicial para os táxis em Tóquio é de 660 ienes (cerca de 6 dólares). Ao uti- lizar o táxi no Japão, esteja preparado para pagar um valor bem mais alto do que o pago em outros países.
• As gorjetas não são usuais no país, de modo que não é necessário oferecê-las no res- taurante, taxi, ou hotel.

4. Seguimento do encontro

• Embora não seja freqüente, é possível que em uma negociação particularmente positiva surja um convite para um jantar ou alguma outra atividade além do encontro. Se isto ocorrer, será um indicativo de que o japonês está de fato interessado no seu pro- duto.
• Recorde-se que, assim como na sala de reuniões, existe à mesa uma hierarquia nos assentos. Aguarde até que lhe indiquem aonde deve se sentar.
• Não se espante se o seu interlocutor falar com a boca cheia, ou emitir ruídos ao sabore- ar um prato, pois tais atitudes são consideradas normais no Japão.
• Em uma situação mais descontraída, o japonês muitas vezes deixa escapar uma opinião mais franca, ajudando a compreender melhor sua real intenção.
• De qualquer forma, deve-se ter em mente que a visão de longo prazo e o empenho posterior ao encontro para dar seguimento ao contato são fundamentais para se obter êxito no trabalho.

sa japonesa , ou a idéia de um encontro fora da feira. Isto é indicativo de um interesse sério no seu produto e vale a pena organizar-se para aceitar.

c) Amostras

• É muito comum que um visitante japonês que se interesse pelo seu produto peça por amostras, de modo que talvez seja interessante ter pequenas amostras preparadas para distribuição.
• Tendo em conta que, no Japão, dar destino às amostras que sobrarem após a feira im- plica custos para o expositor, é recomendável buscar durante a feira possíveis interessados que se prontifiquem a ficar com as amostras.
• De qualquer forma, recomenda-se prever gastos para o desfazimento das amostras sem destino. Terceira parte: O Seguimento da Viagem Fazer negócios no Japão requer tempo e paciência. Ter visão de longo prazo e re- alizar trabalho de seguimento após a viagem tornam-se extremamente importantes para que os resultados desejados possam ser alcançados.

1. Follow up

a) Correspondências

• Uma das primeiras coisas que se recomenda fazer após regressar ao Brasil é enviar uma correspondência às pessoas encontradas durante a viagem, agradecendo pela atenção recebida.
• Incluir no texto algumas referências a pontos conversados durante o encontro, sem se limitar a uma carta-padrão, seria demonstração de um real interesse, e teriam efeito positivo sobre o empresário japonês.
• Correspondências para cumprimentar por uma ocasião festiva, ou para informar algu- ma alteração na diretoria ou na estrutura da empresa, seriam uma boa justificativa para se manter um contato regular.
• O lançamento de um novo produto, a confecção de um novo catálogo de pro- dutos em japonês, ou a edição de algum boletim da empresa em japonês também seriam boas ocasiões para se manter ativa a correspondência.
• Não se deve esquecer de transmitir também eventuais alterações no cargo ou nos dados de contato do interlocutor que esteve visitando o Japão.
• O japonês é sensível a tais gestos de atenção, e irá se lembrar de seu esforço quando necessitar de um produto da sua linha de produção.

b) Envio de amostras

• Caso tenha prometido enviar amostras após regressar ao Brasil, nunca deixe de cum- prir a promessa, e tente ser rápido no envio.
• Qualquer outro tipo de promessa de envio, como catálogos, diretórios da empresa, resultados de análises etc., carece ser cumprida sem demora.

2. Participação consecutiva em feiras

• Uma única participação em feira comercial não costuma trazer de imediato resultados. Contudo, a participação repetida e persistente eleva a credibilidade da empresa , aumentando as chances de se fechar bons negócios.
• Repetir a participação em feiras e eventos comerciais é também uma forma de se manter ativo o contato com possíveis clientes encontrados em participações anterio- res.

3. Recebimento de visitas no Brasil

• Convidar um cliente em potencial para visitar o Brasil e conhecer a sua empresa também ampliam as chances de um bom contrato.
• É importante ter em mente, contudo, que a imagem apresentada pela empresa ao visi- tante japonês será crucial para que este mantenha ou não o interesse no negócio.
• Deve-se assim cercar a visita de cuidados especiais (como interpretação) , e pres- tar o máximo de atenção na forma de se receber o visitante, tendo sempre em mente o grau de organização, meticulosidade, precisão e responsabilidade com o qual o japonês está acostumado a trabalhar.

4. Relação de confiança

• Uma vez estabelecida a relação de negócio, dedique atenção à preservação da confiança mútua. O japonês costuma ser leal nas relações, e espera o mesmo de seu parceiro.
• Quebras de promessas sobre prazos e formas de entrega, preços, detalhes de espe- cificações etc. são vistas no Japão com maior severidade que na maioria dos outros mercados.
• Assegurar um bom serviço pós-venda também é bastante importante para se manter um negócio a longo prazo.